Hartelijk dank voor uw feedback

Het is tijd om te beginnen! Begin 12 weken voor uw evenement op locatie te werken. Zo hebt u voldoende tijd om de details van uw evenement en uw aangepaste badge of uitrusting door te nemen.

Of u nu van plan bent apparatuur te huren of te kopen, bestel zo snel mogelijk om eventuele nabestellingen en lange levertijden voor te blijven.

• Lees onze handleiding voor de aankoop van apparatuur als u van plan bent apparatuur te kopen.

• Lees ons artikel over de verhuur van hardware voor het afdrukken van badges op locatie bij Choose 2 Rent om te leren hoe u apparatuur kunt huren. Hebt u al een voorkeursleverancier? Geen probleem!

Het is tijd om te leren! Onsite is erg intuïtief. Er is echter altijd een nuance. Daarom hebben we een Webex Academy-cursus over Onsite en artikelen gewijd aan elk onderdeel van het Onsite-proces. 📚

We raden u ten zeerste aan om ten minste één lid van uw team te kiezen als expert op locatie. Voor evenementen met meer dan 1.000 personen raden we ten minste twee experts aan. Ze zullen leren hoe ze de Onsite App kunnen configureren, badges kunnen aanmaken, de apparatuur kunnen inzetten en kunnen helpen bij het afdrukken van badges. Als u een expert hebt gekozen, geef hem dan de volgende hulpmiddelen om aan de slag te gaan:

• Handleiding voor de organisator van evenementen voor Webex Events Onsite (Academy-leerplan)

• Basisbeginselen van de installatie op locatie (artikel)

• Configureer de app op locatie (artikel)

Nadat uw Onsite-expert enige kennis heeft verzameld, is het tijd om Onsite in te stellen en de app te configureren op het Webex Events-platform.

Onthoud dat Webex Events Registration de ultieme koppeling is met Webex Events Onsite voor gebruiksgemak en minder onderhoud. Als u een ander registratiesysteem gebruikt, zorg er dan voor dat u een geplande datum hebt voor het finaliseren en uploaden van uw deelnemers, en dat er voldoende tijd over is om te testen.

Welk registratiesysteem u ook gebruikt, zorg ervoor dat u op uw registratieformulier alle vragen stelt die het incheckpersoneel zou kunnen stellen wanneer ze ter plaatse op de locatie zijn. Voeg deze vragen toe aan de incheckpagina om het incheckproces te versnellen.

Het is tijd om te bouwen! Uw Onsite-expert zou inmiddels moeten zijn begonnen met het instellen van Onsite en het configureren van de Onsite-app op het platform met aangepaste kleuren, afbeeldingen, knoplabels en alle andere aanpassingen die u maar wilt.

Nu is het tijd om te leren hoe u badges ontwerpt. Badges kunnen zo eenvoudig of complex zijn als u wilt. Hoe dan ook, deze artikelen bevatten alles wat u moet weten:

• Badgetypes ter plaatse (artikel)

• Badges ter plaatse ontwerpen (artikel)

  • (Optioneel) Regels voor zichtbaarheid op locatie (artikel) - Als uw badges voor iedereen geschikt zijn en er geen informatie hoeft te worden afgedrukt voor specifieke groepen deelnemers, hebt u waarschijnlijk geen zichtbaarheidsregels nodig. Het is sowieso een goed idee om het artikel te lezen, zodat u weet wat er mogelijk is.

Als u meer te weten komt over het ontwerpen van badges op locatie, kunt u beter beslissen wat u precies op uw badges wilt hebben. Omdat de printers bijvoorbeeld alleen in zwart-wit afdrukken, kunt u besluiten dat u bepaalde elementen voorgedrukt wilt hebben op uw badgemateriaal. Begin met het maken van ontwerpen en speel wat met aanpassingsopties — niets is definitief tot u de stockbestelling voor de badge indient. Aarzel onderweg niet om met ons ondersteuningsteam te praten als u vragen hebt.

Het is tijd om te bestellen! Op dit moment moet u een badgeformaat kiezen en een goed idee hebben over het ontwerp van de badge.

Als u uw eigen apparatuur koopt, bestel dan nu om er zeker van te zijn dat u alles op tijd ontvangt.

Het is tijd om een plan te maken! Het is van cruciaal belang dat u een plattegrond opstelt voor de printtafel (s) van uw badges. Denk aan gegevens zoals:

• Entreelocaties en inkomende verkeersstromen

• Signalisatie

• Lift en ADA-toegankelijkheid in de hele zaal

• Voorzorgsmaatregelen op het gebied van gezondheid en veiligheid

• Verkeersstroom en informatie na het inchecken

• Stopcontacten, kabels en splitters voor incheckapparatuur

• Tafels en stoelen voor apparatuur en personeel

• Mogelijke aparte incheckstations voor VIP's, personeel, pers, enz.

Als uw routers verbinding maken met het internet met een simkaart, test dan de sterkte van uw mobiele telefoon op de locatie waar u uw incheckstations wilt plaatsen. Als het signaal zwak is of met tussenpozen optreedt, overweeg dan om in te checken naar een locatie waar uw routers een solide mobiel signaal kunnen ontvangen, of overweeg om de routers vast te leggen op het internet op uw locatie.

Over uw apparatuur ter plaatse gesproken, als u weet welke apparatuur u nodig hebt en hoe u die moet installeren, kunt u inzicht krijgen in hoe u de incheckruimte gaat inrichten. Lees ons artikel Hardware Setup voor evenementen ter plaatse om te zien hoe de installatie is.

Denk bij de planning goed na over hoe de deelnemers bepaalde informatie, zoals hun medische status, zullen verifiëren. Stel zoveel mogelijk vragen als onderdeel van het registratieproces, zodat het personeel van het evenement gewoon kan verwijzen naar de antwoorden van de deelnemers op de incheckpagina in plaats van elke persoon om informatie te vragen.

U bent van plan om één lijn van uw incheckruimte in te richten als helpdesk met een eigen printer en iPad of iPhone waar mensen vragen kunnen stellen, verloren badges opnieuw kunnen afdrukken en problemen met persoonlijke gegevens kunnen oplossen. Zo blijven uw belangrijkste inchecklijnen snel beschikbaar en hoeven mensen niet weer in de rij te staan nadat u hun probleem hebt opgelost. Uw expert (en) ter plaatse moet over het algemeen bij de helpdesk zijn.

Het is tijd om het zeker te weten! Op dit moment zou u een gedetailleerd plan van aanpak moeten hebben voor het afdrukken van badges. Zorg er indien van toepassing voor dat uw huurmateriaal ter plaatse tot drie dagen voor het evenement naar de locatie kan worden verzonden. Als er op uw locatie geen opslagruimte beschikbaar is, overweeg dan om apparatuur naar uw kantoren of naar het hotel waar het personeel verblijft te laten verzenden.

Als u apparatuur huurt bij Choose 2 Rent, sturen zij u gedurende deze periode de trackinginformatie voor uw huurpakket. Als u bij een andere leverancier huurt, controleer dan hun verzendschema.

Dit is het beste moment voor de expert ter plaatse om te beginnen met de opleiding van uw incheckpersoneel. Bekijk het plan voor de inrichting van de locatie, bekijk de veiligheidsprotocollen en laat het personeel zien hoe problemen met de badge-informatie van de deelnemers kunnen worden opgelost. Laat ze de artikelen zien waarnaar hieronder wordt gelinkt, zodat ze begrijpen hoe printen is vanuit het perspectief van de deelnemers en weten hoe ze hardware op locatie moeten installeren:

• Hardware-installatie op locatie (artikel)

• Zebra Printer instellen (artikel)

Maak profielen van testdeelnemers op het platform om te controleren of de zichtbaarheidsregels werken zoals gepland, en laat de verschillen zien aan het incheckpersoneel, zodat ze weten wat ze kunnen verwachten.

Het is tijd! Zodra u toegang hebt tot de locatie, moet u uw hardware laten installeren door uw expert en personeel ter plaatse en een paar testbadges laten afdrukken. Als de test is voltooid, moet het personeel zo snel mogelijk inchecken, zodat alle medewerkers hun badge hebben voordat de aanwezigen arriveren.

Het incheckpersoneel moet de avond voor het begin van het inchecken testen of het afdrukken van minstens één badge op elke iPad en printer en elke ochtend dat u de check-in opent. Dit helpt nieuwe medewerkers om aan het proces te wennen, zodat ze precies weten wat de ervaring van de deelnemers zal zijn. Testen helpt ook om eventuele verwarring weg te nemen en zorgt ervoor dat de printers correct zijn geladen en geconfigureerd.

• Hardware-installatie op locatie (artikel)

• Zebra Printer instellen (artikel)

Elk personeelslid moet minstens één keer oefenen met het laden en kalibreren van een printer. Afhankelijk van de grootte van uw evenement moet het personeel mogelijk meer badgemateriaal in de printers laden tijdens het inchecken als een rol of stapel op is. Door snel nieuwe badges in te laden, blijft het inchecken soepel verlopen. 🏃