Ďakujeme za vašu spätnú väzbu.

Je čas začať! Začnite pracovať na mieste 12 týždňov pred vašou udalosťou. To vám poskytne dostatok času na prepracovanie podrobností o vašej udalosti a potrebách vlast ného odznak u alebo vybavenia.

Či už plánujete prenajať alebo kúpiť vybavenie, objednajte si čo najskôr, aby ste predbehli potenciálne spätné objednávky a dlhé dodacie lehoty.

• Ak plánujete kúpiť zariadenie, prečítajte si náš sprievodca nákupom vybavenia.

• Prečítajte si ná š článok o prenájme hardvéru na tlač odznakov na mieste s funkciou Choose 2 Rent a dozviete sa, ako si prenajať vybavenie. Máte už preferovaného predajcu? Žiadny problém!

Je čas sa učiť! Na mieste je veľmi intuitívne. Vždy však existujú nuansy. Preto máme kurz Webex Academy o Onsite a články venované každej časti procesu Onsite. 📚

Vrelo odporúčame, aby ste si vybrali aspoň jedného člena svojho tímu, ktorý bude vaším odborníkom na mieste. Pri podujatiach väčších ako 1 000 ľudí odporúčame aspoň dvoch odborníkov. Naučia sa, ako nakonfigurovať aplikáciu Onsite, vytvárať odznaky, nasadiť zariadenie a pomáhať tlačiť odznaky. Keď si vyberiete odborníka, dajte mu tieto zdroje, aby ste mohli začať:

• Sprievodca organizátorom podujatí Webex na mieste (vzdelávací plán Akadémie)

• Základy nastavenia na mieste (článok)

• Konfigurácia aplikácie Onsite (článok)

Keď váš odborník na mieste zhromaždí určité znalosti, je čas nastaviť aplikáciu Onsite a nakonfigurovať aplikáciu v platforme Webex Events.

Pamätajte, že registrácia udalostí Webex je dokonalým párom s Webex Events Onsite pre jednoduché používanie a zníženú údržbu. Ak používate iný registračný systém, uistite sa, že máte naplánovaný dátum finalizácie a nahrávania účastníkov s dostatkom času na testovanie.

Bez ohľadu na to, akýkoľvek registračný systém používate, nezabudnite vo svojom registračnom formulári položiť akékoľvek otázky, ktoré sa môže personál registrácie spýtať, keď sú na mieste v mieste konania. Pridajte tieto otázky na stránku Ch eck-in, aby ste urýchlili proces registrácie.

Je čas stavať! Teraz by váš odborník na mieste mal začať nastavovať Onsite a konfigurovať aplik áciu Onsite v platforme pomocou vlastných farieb, grafiky, štítkov tlačidiel a akýchkoľvek ďalších požadovaných prispôsobení.

Teraz je čas naučiť sa navrhnúť odznaky. Odznaky môžu byť také jednoduché alebo zložité, ako sa vám páči. V každom prípade majú tieto články všetko, čo potrebujete vedieť:

• Typy odznakov na mieste (článok)

• Dizajnové odznaky na mieste (článok)

  • (Voliteľné) Pravidlá viditeľnosti na mieste (článok) — Ak sú vaše odznaky univerzálne a nebudú vytlačené žiadne informácie pre konkrétne skupiny účastníkov, pravdepodobne nebudete potrebovať pravidlá viditeľnosti. Je dobré prečítať si článok aj tak, aby ste vedeli, čo je možné.

Naučenie sa o navrhovaní odznakov na mieste by vám malo pomôcť rozhodnúť sa presne, čo chcete na svojich odznakoch. Napríklad, pretože tlačiarne tlačia iba čiernobielo, môžete sa rozhodnúť, že chcete niektoré prvky vopred vytlačiť na vašom odznaku. Začnite vytvárať návrhy a hrať sa s možnosťami prispôsobenia — nič nie je konečné, kým neodošlete objednávku na zásoby odznaku. Po ceste neváhajte a porozprávajte sa s naším tímom podpory s akýmikoľvek otázkami.

Je čas objednať! V tomto okamihu by ste sa mali rozhodnúť pre veľkosť odznaku a mať solídnu predstavu o dizajne odznaku.

Ak kupujete vlastné vybavenie, objednajte si teraz, aby ste sa uistili, že dostanete všetko včas.

Je čas plánovať! Vytvorenie pôdorysu pre tabuľky tlače odznakov je rozhodujúce. Zvážte podrobnosti ako:

• Miesto vstupu a tok prichádzajúcej dopravy

• Značenie

• Prístup do výťahu a prístupnosť ADA v celom mieste konania

• Bezpečnostné a zdravotné opatrenia

• Prevádzkový tok a informácie po registrácii

• Elektrické zásuvky, káble a rozbočovače pre odbavovacie zariadenia

• Stoly a stoličky pre vybavenie a personál

• Možné samostatné registračné stanice pre VIP osoby, personál, tlač atď.

Ak sa vaše smerovače pripájajú k internetu pomocou SIM karty, otestujte silu mobilnej siete v mieste, kde chcete umiestniť svoje registračné stanice. Ak je signál slabý alebo prerušovaný, zvážte presunutie registrácie na miesto, kde môžu vaše smerovače získať pevný signál bunky, alebo zvážte tvrdé zapojenie smerovačov k internetu vo vašom mieste.

Keď už hovoríme o vašom zariadení na mieste, vedieť, aké vybavenie potrebujete a ako ho nastaviť, vám môže poskytnúť prehľad o tom, ako nastavíte oblasť registrácie. Prečítajte si ná š článok Nastavenie hardvéru pri registrácii udalostí na mieste a zistite, aké je nastavenie.

V rámci plánovania starostlivo premýšľajte o tom, ako účastníci overia určité informácie, napríklad zdravotný stav. V rámci procesu registrácie položte čo najviac otázok, aby zamestnanci podujatia mohli jednoducho odkázať na odpovede účastníkov na stránke Check-in namiesto toho, aby požiadali každú osobu o informácie.

Naplánujte si, aby bol jeden riadok v oblasti registrácie nastavený ako služba pomoci s vlastnou tlačiarňou a iPadom alebo iPhonom, kde môžu ľudia klásť otázky, opätovne tlačiť stratené odznaky a riešiť problémy s osobnými údajmi. Vďaka tomu sa vaše hlavné registračné linky rýchlo pohybujú a zaisťuje sa, že ľudia sa po vyriešení problému nebudú musieť vrátiť do rady. Váš odborník (odborníci) na mieste by mali byť vo všeobecnosti v službe pomoci.

Je čas si byť istý! V tomto okamihu by ste mali mať podrobný plán prevádzky pre tlač odznakov. Ak je to možné, dvojnásobne sa uistite, že vaše zariadenie na prenájom na mieste môže byť odoslané na miesto konania až tri dni pred podujatím. Ak vo vašom mieste nie je k dispozícii úložný priestor, zvážte odoslanie vybavenia do vašich kancelárií alebo hotela, v ktorom personál ubytuje.

Ak si pre najímate vybavenie od spoločnosti Choose 2 Rent, počas tohto časového rámca vám pošlú informácie o sledovaní vašej požičovne súpravy. Ak si prenajímate od iného dodávateľa, overte si jeho časovú os dopravy.

Toto je najlepší čas na to, aby odborník na mieste začal trénovať váš personál pre registráciu. Prejdite si plán nastavenia miesta konania, prečítajte si bezpečnostné protokoly a ukážte zamestnancom, ako napraviť problémy s informáciami o odznakoch účastníka. Ukážte im články uvedené nižšie, aby pochopili, aká je tlač z pohľadu účastníka a vedeli, ako nastaviť hardvér na mieste:

• Nastavenie hardvéru na mieste (článok)

• Nastavenie tlačiarne Zebra (článok)

Vytvorte si na platforme profily účastníkov testu, aby ste skontrolovali, či pravidlá viditeľnosti fungujú podľa plánu, a zobrazte rozdiely personálom, ktorí sa zaregistrujú, aby vedeli, čo môžu očakávať.

Je čas! Akonáhle budete mať prístup na miesto konania, nechajte svojho odborníka a zamestnancov na mieste nastaviť hardvér a vytlačiť niekoľko testovacích odznakov. Po dokončení testovania sa personál zaregistrujte čo najskôr, aby všetci zamestnanci mali odznaky pred príchodom účastníkov.

Personál registrácie by mal otestovať vytlačenie aspoň jedného odznaku na každom iPade a tlačiarni večer pred začiatkom registrácie a každé ráno, keď otvoríte registráciu. To pomáha novým zamestnancom aklimatizovať sa na proces, aby presne vedeli, aké budú skúsenosti účastníkov. Testovanie tiež pomáha odstrániť všetky nejasnosti a zabezpečuje správne načítanie a nakonfigurovanie tlačiarní.

• Nastavenie hardvéru na mieste (článok)

• Nastavenie tlačiarne Zebra (článok)

Každý zamestnanec by mal aspoň raz precvičiť načítanie a kalibráciu tlačiarne. V závislosti od veľkosti podujatia môže personál musieť počas registrácie vložiť viac zásob odznakov do tlačiarní, ak dôjde kotúč alebo stoh. Rýchle načítanie nových odznakov zabezpečí hladký chod. 🏃