Danke für Ihr Feedback.

Es ist Zeit zu beginnen! Beginnen Sie 12 Wochen vor Ihrer Veranstaltung mit der Arbeit an Onsite. Das gibt Ihnen ausreichend Zeit, um die Details Ihrer Veranstaltung und Ihre individuellen Ausweise oder Ausrüstungsbedürfnisse durchzuarbeiten.

Egal, ob Sie planen, Ausrüstung zu mieten oder zu kaufen, bestellen Sie so schnell wie möglich, um möglichen Nachbestellungen und langen Lieferzeiten einen Schritt voraus zu sein.

• Lesen Sie unseren Leitfaden zum Kauf von Ausrüstung, wenn Sie planen, Ausrüstung zu kaufen.

• Lesen Sie unseren Artikel über den Verleih von Ausweisdruckgeräten vor Ort mit Choose 2 Rent, um zu erfahren, wie Sie Ausrüstung ausleihen können. Haben Sie bereits einen bevorzugten Anbieter? Kein Problem!

Es ist Zeit zu lernen! Onsite ist sehr intuitiv. Es gibt jedoch immer Nuancen. Deshalb haben wir einen Webex Academy-Kurs rund um Onsite und Artikel, die jedem Teil des Onsite-Prozesses gewidmet sind. 📚

Wir empfehlen Ihnen dringend, mindestens ein Mitglied Ihres Teams als Ihren Onsite-Experten auszuwählen. Für Veranstaltungen mit mehr als 1.000 Personen empfehlen wir mindestens zwei Experten. Sie werden lernen, die Onsite-App zu konfigurieren, Ausweise zu erstellen, die Ausrüstung bereitzustellen und beim Drucken von Ausweisen zu helfen. Wenn Sie einen Experten ausgewählt haben, geben Sie ihm diese Ressourcen, um loszulegen:

• Leitfaden für Eventorganisatoren zu Webex Events Onsite (Academy-Lernplan)

• Grundlagen der Einrichtung vor Ort (Artikel)

• Die Onsite-App konfigurieren (Artikel)

Nachdem Ihr Onsite-Experte einige Kenntnisse gesammelt hat, ist es an der Zeit, Onsite einzurichten und die App auf der Webex Events-Plattform zu konfigurieren.

Denken Sie daran, Webex Events Registration ist die ultimative Kombination mit Webex Events Onsite, um die Bedienung zu vereinfachen und den Wartungsaufwand zu reduzieren. Wenn Sie ein anderes Registrierungssystem verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie einen geplanten Termin für die Finalisierung und das Hochladen Ihrer Teilnehmer haben, und genügend Zeit zum Testen zur Verfügung haben.

Welches Registrierungssystem Sie auch verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrem Anmeldeformular alle Fragen stellen, die die Check-in-Mitarbeiter möglicherweise stellen, wenn sie vor Ort am Veranstaltungsort sind. Fügen Sie diese Fragen zur Check-In-Seite hinzu, um den Check-in-Vorgang zu beschleunigen.

Es ist Zeit zu bauen! Inzwischen sollte Ihr Onsite-Experte mit der Einrichtung von Onsite und der Konfiguration der Onsite-App auf der Plattform mit benutzerdefinierten Farben, Grafiken, Schaltflächenbeschriftungen und allen anderen Anpassungen, die Sie wünschen, begonnen haben.

Jetzt ist es an der Zeit zu lernen, wie man Abzeichen entwirft. Abzeichen können so einfach oder komplex sein, wie Sie möchten. Wie dem auch sei, diese Artikel enthalten alles, was Sie wissen müssen:

• Arten von Ausweisen vor Ort (Artikel)

• Designen Sie Onsite-Badges (Artikel)

  • (Optional) Sichtbarkeitsregeln vor Ort (Artikel) — Wenn es sich bei Ihren Ausweisen um eine Einheitslösung handelt und keine Informationen für bestimmte Teilnehmergruppen gedruckt werden müssen, benötigen Sie wahrscheinlich keine Sichtbarkeitsregeln. Es ist trotzdem eine gute Idee, den Artikel zu lesen, damit Sie wissen, was möglich ist.

Wenn Sie wissen, wie Sie Onsite-Badges entwerfen, können Sie besser entscheiden, was Sie genau auf Ihren Badges haben möchten. Da die Drucker zum Beispiel nur in Schwarzweiß drucken, können Sie entscheiden, dass Sie einige Elemente auf Ihrem Ausweismaterial vordrucken lassen möchten. Fangen Sie an, Designs zu erstellen und mit Anpassungsoptionen herumzuspielen — nichts ist endgültig, bis Sie die Badge-Lagerbestellung abschicken. Unterwegs zögern Sie nicht, mit unserem Support-Team zu chatten, falls Sie Fragen haben.

Es ist Zeit zu bestellen! An diesem Punkt sollten Sie sich für eine Abzeichengröße entscheiden und eine solide Vorstellung vom Design des Abzeichens haben.

Wenn Sie Ihre eigene Ausrüstung kaufen, bestellen Sie jetzt, um sicherzustellen, dass Sie alles rechtzeitig erhalten.

Es ist Zeit zu planen! Es ist wichtig, einen Grundriss für Ihre (n) Ausweisdrucktische zu erstellen. Erwägen Sie Details wie:

• Eingangsorte und eingehender Verkehrsfluss

• Signage

• Zugang zum Aufzug und barrierefreier Zugang im gesamten Veranstaltungsort

• Gesundheits- und Sicherheitsvorkehrungen

• Verkehrsfluss und Information nach dem Check-in

• Steckdosen, Kabel und Splitter für Check-In-Geräte

• Tische und Stühle für Ausrüstung und Personal

• Mögliche separate Check-in-Stationen für VIPs, Mitarbeiter, Presse usw.

Wenn Ihre Router mit einer SIM-Karte eine Verbindung zum Internet herstellen, testen Sie die Mobilfunkstärke an dem Ort, an dem Sie Ihre Check-in-Stationen platzieren möchten. Wenn das Signal schwach oder intermittierend ist, erwägen Sie, den Check-in an einen Ort zu verlegen, an dem Ihre Router ein stabiles Mobilfunksignal empfangen können, oder erwägen Sie, die Router an Ihrem Veranstaltungsort fest mit dem Internet zu verbinden.

Apropos Ausrüstung vor Ort. Wenn Sie wissen, welche Ausrüstung Sie benötigen und wie Sie sie einrichten, können Sie einen Einblick erhalten, wie Sie den Check-in-Bereich einrichten. Lesen Sie unseren Artikel zur Hardware-Einrichtung beim Event-Check-in vor Ort, um zu erfahren, wie das Setup funktioniert.

Denken Sie im Rahmen der Planung sorgfältig darüber nach, wie die Teilnehmer bestimmte Informationen, wie den Gesundheitszustand, überprüfen werden. Stellen Sie im Rahmen des Registrierungsprozesses so viele Fragen wie möglich, damit das Veranstaltungsteam einfach die Antworten der Teilnehmer auf der Check-In-Seite lesen kann, anstatt jede Person nach Informationen zu fragen.

Planen Sie, eine Zeile in Ihrem Check-in-Bereich als Helpdesk mit eigenem Drucker und iPad oder iPhone einzurichten, wo die Leute Fragen stellen, verlorene Ausweise nachdrucken und Probleme mit persönlichen Daten lösen können. Das sorgt dafür, dass Ihre wichtigsten Check-in-Warteschlangen schnell abgewickelt werden und dass die Leute nicht wieder in der Schlange stehen müssen, nachdem Sie ihr Problem gelöst haben. Ihre Experten vor Ort sollten in der Regel am Helpdesk sein.

Es ist Zeit, Gewissheit zu haben! Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie einen detaillierten Betriebsplan für den Ausweisdruck haben. Falls zutreffend, stellen Sie doppelt sicher, dass Ihre Mietausrüstung vor Ort bis zu drei Tage vor der Veranstaltung an den Veranstaltungsort geliefert werden kann. Wenn an Ihrem Veranstaltungsort kein Lager verfügbar ist, erwägen Sie, die Ausrüstung in Ihr Büro oder das Hotel liefern zu lassen, in dem die Mitarbeiter wohnen.

Wenn Sie Ausrüstung von Choose 2 Rent mieten, senden sie Ihnen in diesem Zeitraum die Tracking-Informationen für Ihr Mietkit. Wenn Sie bei einem anderen Anbieter mieten, überprüfen Sie dessen Versandzeitplan.

Das ist die beste Zeit für den Experten vor Ort, um mit der Schulung Ihres Check-in-Personals zu beginnen. Gehen Sie den Einrichtungsplan für den Veranstaltungsort durch, überprüfen Sie die Sicherheitsprotokolle und zeigen Sie den Mitarbeitern, wie Probleme mit den Teilnehmerausweisinformationen behoben werden können. Zeigen Sie ihnen die unten verlinkten Artikel, damit sie verstehen, wie Drucken aus der Sicht der Teilnehmer ist, und wissen, wie man Geräte vor Ort einrichtet:

• Hardware-Einrichtung vor Ort (Artikel)

• Zebra-Drucker-Setup (Artikel)

Erstellen Sie Testteilnehmerprofile auf der Plattform, um zu überprüfen, ob alle Sichtbarkeitsregeln wie geplant funktionieren, und zeigen Sie den Check-In-Mitarbeitern die Unterschiede, damit sie wissen, was sie erwartet.

Es ist Zeit! Sobald Sie Zugang zum Veranstaltungsort haben, lassen Sie Ihren Experten und Mitarbeiter vor Ort Ihre Hardware einrichten und ein paar Testausweise drucken. Wenn die Tests abgeschlossen sind, checken die Mitarbeiter so schnell wie möglich ein, damit alle Mitarbeiter ihre Ausweise haben, bevor die Teilnehmer ankommen.

Das Check-in-Personal sollte am Abend vor Beginn des Check-ins und jeden Morgen, an dem Sie den Check-in öffnen, testen, mindestens einen Ausweis auf jedem iPad und Drucker zu drucken. Das hilft neuen Mitarbeitern, sich an den Prozess zu gewöhnen, sodass sie genau wissen, wie das Erlebnis der Teilnehmer aussehen wird. Das Testen hilft auch, jegliche Verwirrung zu beseitigen und stellt sicher, dass die Drucker richtig geladen und konfiguriert sind.

• Hardware-Einrichtung vor Ort (Artikel)

• Zebra-Drucker-Setup (Artikel)

Jeder Mitarbeiter sollte mindestens einmal üben, einen Drucker zu laden und zu kalibrieren. Je nach Größe Ihrer Veranstaltung müssen die Mitarbeiter beim Check-in möglicherweise mehr Ausweise in die Drucker laden, falls eine Rolle oder ein Stapel aufgebraucht ist. Das schnelle Laden neuer Badges sorgt für einen reibungslosen Ablauf des Check-ins. 🏃