Tak for din feedback.

Det er tid til at starte! Begynd at arbejde på Onsite 12 uger før dit arrangement. Dette giver dig masser af tid til at arbejde igennem detaljerne i din begivenhed og brugerdefinerede badge eller udstyrsbehov.

Uanset om du planlægger at leje eller købe udstyr, bestil så hurtigt som muligt for at komme i forkant med potentielle restordrer og lange leveringstider.

• Læs vores vejledning til køb af udstyr, hvis du planlægger at købe udstyr.

• Læs vores artikel om udlejning af hardware til mærkeudskrivning på stedet med Choose 2 Rent for at lære, hvordan du lejer udstyr. Har du allerede en foretrukken leverandør? Intet problem!

Det er tid til at lære! Onsite er meget intuitivt. Der er dog altid nuancer. Derfor har vi et Webex Academy-kursus om Onsite og artikler dedikeret til hver del af Onsite-processen. 📚

Vi anbefaler stærkt, at du vælger mindst et medlem af dit team til at være din Onsite-ekspert. Til arrangementer større end 1.000 personer anbefaler vi mindst to eksperter. De lærer, hvordan man konfigurerer Onsite-appen, opretter badges, implementerer udstyret og hjælper med at udskrive badges. Når du har valgt en ekspert, skal du give dem disse ressourcer for at komme i gang:

• B@@ egivenhedsarrangørens vejledning til Webex Events Onsite (Academy-læringsplan)

• Grundlæggende om opsætning på stedet (artikel)

• Konfigurere Onsite-appen (artikel)

Når din Onsite-ekspert har samlet noget viden, er det tid til at konfigurere Onsite og konfigurere appen på Webex Events-platformen.

Husk, at Webex Events Registration er den ultimative parring med Webex Events Onsite for brugervenlighed og reduceret vedligeholdelse. Hvis du bruger et andet registreringssystem, skal du sørge for, at du har en planlagt dato for færdiggørelse og upload af dine deltagere, med masser af tid til rådighed til test.

Uanset hvilket registreringssystem du bruger, skal du sørge for at stille spørgsmål i din registreringsformular, som check-in-personalet måske stiller, når de er på stedet på stedet. Tilføj disse spørgsmål til ind tjekningssiden for at fremskynde indtjekningsprocessen.

Det er tid til at bygge! Nu skulle din Onsite-ekspert være begyndt at konfigurere Onsite og konfigurere Onsite-appen på platformen med brugerdefinerede farver, grafik, knapetiketter og andre tilpasninger, du ønsker.

Nu er det tid til at lære at designe badges. Badges kan være så enkle eller komplekse, som du vil. Uanset hvad der er tilfældet, har disse artikler alt hvad du behøver at vide:

• Onsite-badgety per (artikel)

• Design Onsite-badges (artikel)

  • (Valgfrit) Regler for synlighed på stedet (artikel) — Hvis dine badges er ensartet og ingen oplysninger, der skal udskrives for bestemte grupper af deltagere, har du sandsynligvis ikke brug for synlighedsregler. Det er en god ide at læse artiklen alligevel, så du ved, hvad der er muligt.

At lære om at designe Onsite-badges bør hjælpe dig med at beslutte nøjagtigt, hvad du vil have på dine badges. For eksempel, fordi printere kun udskriver i sort/hvid, kan du beslutte, at du vil have nogle elementer fortrykt på dit badge stock. Begynd at lave designs og lege med tilpasningsmuligheder - intet er endeligt, før du indsender badgeordren. Undervejs, tøv ikke med at chatte med vores supportteam med spørgsmål.

Det er tid til at bestille! På dette tidspunkt skal du beslutte dig for en badgestørrelse og have en solid idé om badge-designet.

Hvis du køber dit eget udstyr, bes til nu for at sikre dig, at du får alt i tide.

Det er tid til at planlægge! Oprettelse af en grundplan til dine badge-udskrivningstabeller er er afgørende. Overvej detaljer som:

• Indgangssteder og indgående trafikstrøm

• Skiltning

• Elevatoradgang og ADA-tilgængelighed i hele lokalet

• Sundheds- og sikkerhedsforholdsregler

• Trafikflow og information efter check-in

• Stikkontakter, kabler og splittere til indtjekningsudstyr

• Borde og stole til udstyr og personale

• Mulige separate indtjekningsstationer for VIP'er, personale, presse osv.

Hvis dine routere opretter forbindelse til internettet med et SIM-kort, skal du teste mobilstyrken på det sted, hvor du vil placere dine indtjekningsstationer. Hvis signalet er svagt eller intermitterende, kan du overveje at flytte check-in til et sted, hvor dine routere kan få et solidt cellesignal, eller overveje at koble routerne til internettet på dit sted.

Når vi taler om dit Onsite-udstyr, kan du vide, hvilket udstyr du har brug for, og hvordan du konfigurerer det, give dig indsigt i, hvordan du konfigurerer indtjekningsområdet. Læs vores artikel om opsætning af hardware til indtjekning til hændelser på stedet for at få mere at vide, hvordan opsætningen er.

Som en del af planlægningen skal du nøje overveje, hvordan deltagerne vil verificere visse oplysninger, såsom medicinsk status. Stil så mange spørgsmål som muligt som en del af registreringsprocessen, så begivenhedspersonalet simpelthen kan henvise til deltagernes svar på Chec k-in-siden i stedet for at bede hver person om information.

Planlæg at få en linje i dit indtjekningsområde konfigureret som en helpdesk med sin egen printer og iPad eller iPhone, hvor folk kan stille spørgsmål, genudskrive mistede badges og løse problemer med personlige data. Dette holder dine vigtigste check-in-linjer i gang hurtigt og sikrer, at folk ikke behøver at komme tilbage i kø, når du har løst deres problem. Din Onsite-ekspert (e) bør normalt være ved helpdesken.

Det er tid til at være sikker! På dette tidspunkt skal du have en detaljeret driftsplan for badgeudskrivning. Hvis det er relevant, sørg dobbelt for, at dit udlejningsudstyr på stedet kan sendes til lokalet op til tre dage før begivenheden. Hvis der ikke er lagerplads på dit sted, kan du overveje at få udstyret sendt til dine kontorer eller det hotel, hvor personalet bor.

Hvis du lejer udstyr fra Choose 2 Rent, sender de dig sporingsoplysningerne for dit udlejningssæt i løbet af denne tidsramme. Hvis du lejer fra en anden leverandør, skal du kontrollere deres leveringstid.

Dette er det bedste tidspunkt for Onsite-eksperten til at begynde at træne dit check-in-personale. Gennemgå spillestedets opsætningsplan, gennemgå sikkerhedsprotokoller, og vis personalet, hvordan man retter problemer med deltagerbadgeoplysninger. Vis dem artiklerne, der er linket nedenfor, så de forstår, hvordan udskrivning er fra deltagerens perspektiv, og ved, hvordan de konfigurerer Onsite-hardware:

• Opsætning af hardware på stedet (artikel)

• Zebra-printeropsætning (artikel)

Opret testdeltagerprofiler på platformen for at dobbelttjekke, at eventuelle synlighedsregler fungerer som planlagt, og vis forskellene til check-in-personalet, så de ved, hvad de kan forvente.

Det er på tide! Så snart du har adgang til lokalet, skal du få din Onsite-ekspert og personale til at konfigurere din hardware og udskrive et par testbadges. Når testen er afsluttet, skal personalet tjekke ind så hurtigt som muligt, så alt personale har deres badges, før deltagerne ankommer.

Check-in-personalet skal teste udskrivning af mindst et badge på hver iPad og printer natten før indtjekningen begynder, og hver morgen, du åbner check-in. Dette hjælper nye medarbejdere med at vænne sig til processen, så de ved nøjagtigt, hvordan deltageroplevelsen vil være. Test hjælper også med at fjerne enhver forvirring og sikrer, at printere er indlæst og konfigureret korrekt.

• Opsætning af hardware på stedet (artikel)

• Zebra-printeropsætning (artikel)

Hver medarbejder skal øve sig på at indlæse og kalibrere en printer mindst én gang. Afhængigt af størrelsen på dit arrangement kan personalet muligvis være nødt til at indlæse mere badgeskemateriale i printere under indtjekning, hvis en rulle eller stak løber tør. Indlæsning af nye badges holder check-in hurtigt kørende. 🏃