Gracias por sus comentarios.

¡Es hora de empezar! Comience a trabajar en Onsite 12 semanas antes de su evento. Esto le da tiempo suficiente para trabajar en los detalles de su evento y las necesidades de equipo o insignia personalizada.

Ya sea que planee alquilar o comprar equipo, ordene lo antes posible para adelantarse a posibles pedidos en espera y largos plazos de entrega.

• Lea nuestra Guía de compra de equipos si planea comprar equipo.

• Lea nuestro artículo sobre el alquiler de hardware de impresión de insignias en el sitio con Choose 2 Rent para aprender a alquilar equipos. ¿Ya tiene un proveedor preferido? ¡No hay problema!

¡Es hora de aprender! En el sitio es muy intuitivo. Sin embargo, siempre hay matices. Es por eso que tenemos un curso de Webex Academy sobre Onsite y artículos dedicados a cada parte del proceso Onsite. 📚

Le recomendamos encarecidamente que elija al menos un miembro de su equipo para que sea su experto en el sitio. Para eventos de más de 1,000 personas, recomendamos al menos dos expertos. Aprenderán cómo configurar la aplicación en el sitio, crear insignias, implementar el equipo y ayudar a imprimir insignias. Cuando haya elegido a un experto, deles estos recursos para comenzar:

• Guía del organizador de eventos para Webex Events in situ (plan de aprendizaje de la Academia)

• Conceptos básicos de configuración in situ (Artículo)

• Configurar la aplicación in situ (Artículo)

Después de que su experto en el sitio haya reunido algunos conocimientos, es hora de configurar Onsite y configurar la aplicación en la plataforma Webex Events.

Recuerde, Webex Events Registration es el mejor emparejamiento con Webex Events Onsite para facilitar su uso y reducir el mantenimiento. Si está utilizando un sistema de registro diferente, asegúrese de tener una fecha planificada para finalizar y subir a sus asistentes, con suficiente tiempo de sobra para las pruebas.

Cualquiera que sea el sistema de registro que utilice, asegúrese de hacer cualquier pregunta en su formulario de registro que el personal de registro pueda hacer cuando esté en el lugar. Agregue estas preguntas a la página de check-in para acelerar el proceso de registro.

¡Es hora de construir! A estas alturas, su experto en el sitio debería haber comenzado a configurar Onsite y configurar la aplicación Onsite en la plataforma con colores personalizados, gráficos, etiquetas de botones y cualquier otra personalización que desee.

Ahora es el momento de aprender a diseñar insignias. Las insignias pueden ser tan simples o complejas como desee. Cualquiera que sea el caso, estos artículos tienen todo lo que necesita saber:

• Tipos de insignias in situ (Artículo)

• Diseño de insignias in situ (Artículo)

  • (Opcional) Reglas de visibilidad en el sitio (Artículo) - Si sus insignias son únicas para todos y no se debe imprimir información para grupos específicos de asistentes, es probable que no necesite Reglas de Visibilidad. Es una buena idea leer el artículo de todos modos, así que sabe lo que es posible.

Aprender sobre el diseño de insignias in situ debería ayudarle a decidir exactamente lo que quiere en sus insignias. Por ejemplo, debido a que las impresoras imprimen solo en blanco y negro, puede decidir que quiere que algunos elementos estén preimpresos en el material de su placa. Comience a hacer diseños y jugar con las opciones de personalización; nada es definitivo hasta que envíe el pedido de existencias de insignias. En el camino, no dude en conversar con nuestro equipo de soporte si tiene alguna pregunta.

¡Es hora de ordenar! En este punto, debería decidir el tamaño de una insignia y tener una idea sólida sobre el diseño de la insignia.

Si va a comprar su propio equipo, ordene ahora para asegurarse de que obtiene todo a tiempo.

¡Es hora de planificar! Crear un plano de planta para su (s) mesa (s) de impresión de insignias es fundamental. Considere detalles como:

• Ubicaciones de entrada y flujo de tráfico entrante

• Señalización

• Acceso al ascensor y accesibilidad ADA en todo el lugar

• Precauciones de salud y seguridad

• Flujo de tráfico e información después de la entrada

• Toma de corriente, cables y separadores para el equipo de registro

• Mesas y sillas para equipos y personal

• Posibles estaciones de entrada separadas para VIP, personal, prensa, etc.

Si sus routers se conectan a Internet con una tarjeta SIM, pruebe la potencia celular en el lugar donde desea colocar sus estaciones de facturación. Si la señal es débil o intermitente, considere trasladar el check-in a un lugar donde sus enrutadores puedan recibir una señal celular sólida, o considere cablear los enrutadores a Internet en su lugar.

Hablando de su equipo en el sitio, saber qué equipo necesita y cómo configurarlo puede darle una idea de cómo configurará el área de registro. Lea nuestro artículo Configuración de hardware de registro de eventos in situ para saber cómo es la configuración.

Como parte de la planificación, piense detenidamente cómo los asistentes verificarán cierta información, como su estado médico. Haga tantas preguntas como sea posible como parte del proceso de registro para que el personal del evento pueda simplemente consultar las respuestas de los asistentes en la página de registro en lugar de pedir información a cada persona.

Planee tener una línea de su área de registro configurada como mesa de ayuda con su propia impresora y iPad o iPhone donde las personas puedan hacer preguntas, volver a imprimir insignias perdidas y resolver problemas de datos personales. Esto mantiene sus líneas principales de entrada en movimiento rápidamente y garantiza que las personas no tengan que volver a la fila después de que resuelva su problema. Su (s) experto (s) in situ (s) generalmente deben estar en la mesa de ayuda.

¡Es hora de estar seguro! En este punto, debería tener un plan detallado de operación para la impresión de insignias. Si corresponde, asegúrese doblemente de que su equipo de alquiler en el sitio pueda enviarse al lugar hasta tres días antes del evento. Si el almacenamiento no está disponible en su lugar, considere enviar el equipo a sus oficinas o al hotel donde se hospeda el personal.

Si alquila equipo de Choose 2 Rent, le enviarán la información de seguimiento de su kit de alquiler durante este período de tiempo. Si alquila a otro proveedor, verifique su cronograma de envío.

Este es el mejor momento para que el experto en el sitio comience a capacitar a su personal de registro. Revise el plan de configuración del lugar, revise los protocolos de seguridad y muestre al personal cómo corregir los problemas con la información de las insignias de los asistentes. Muéstreles los artículos vinculados a continuación para que entiendan cómo es la impresión desde la perspectiva de los asistentes y sepan cómo configurar el hardware en el sitio:

• Configuración de hardware in situ (Artículo)

• Configuración de la impresora Zebra (Artículo)

Cree perfiles de los asistentes a la prueba en la plataforma para verificar que las reglas de visibilidad estén funcionando según lo planeado y mostrar las diferencias con el personal de registro para que sepa qué esperar.

¡Es hora! Tan pronto como tenga acceso al lugar, pida a su experto en el sitio y al personal que configure su hardware e imprima algunas insignias de prueba. Cuando se completen las pruebas, haga el check-in del personal lo antes posible para que todo el personal tenga sus insignias antes de que lleguen los asistentes.

El personal de registro debe probar la impresión de al menos una placa en cada iPad e impresora la noche antes de que comience el check-in y todas las mañanas abra el check-in. Esto ayuda a que el nuevo personal se aclimate al proceso para que sepan exactamente cómo será la experiencia de los asistentes. Las pruebas también ayudan a despejar cualquier confusión y aseguran que las impresoras estén cargadas y configuradas correctamente.

• Configuración de hardware in situ (Artículo)

• Configuración de la impresora Zebra (Artículo)

Cada miembro del personal debe practicar la carga y calibración de una impresora al menos una vez. Dependiendo del tamaño de su evento, es posible que el personal deba cargar más existencias de insignias en las impresoras durante el check-in si se agota un rollo o pila. Cargar nuevas insignias rápidamente hace que el check-in funcione sin problemas. 🏃