Grazie per il feedback.

È ora di iniziare! Cominci a lavorare su Onsite 12 settimane prima del suo evento. Questo Le dà tutto il tempo per elaborare i dettagli del suo evento e le esigenze relative ai badge o alle attrezzature personalizzati.

Sia che intenda noleggiare o acquistare attrezzature, ordini il prima possibile per anticipare potenziali ordini arretrati e lunghi tempi di consegna.

• Legga la nostra Guida all'acquisto dell'attrezzatura se intende acquistare attrezzature.

• Leggi il nostro articolo sul noleggio di hardware per la stampa di badge in loco con Choose 2 Rent per scoprire come noleggiare l'attrezzatura. Ha già un fornitore preferito? Nessun problema!

È ora di imparare! Onsite è molto intuitivo. Tuttavia, ci sono sempre delle sfumature. Ecco perché abbiamo un corso Webex Academy dedicato a Onsite e articoli dedicati a ciascuna parte del processo Onsite. 📚

Le consigliamo vivamente di scegliere almeno un membro del suo team come esperto in loco. Per eventi con più di 1.000 persone, consigliamo almeno due esperti. Impareranno come configurare l'app Onsite, creare badge, installare l'attrezzatura e aiutare a stampare i badge. Quando ha scelto un esperto, fornisca loro queste risorse per iniziare:

• Guida per l'organizzatore di eventi a Webex Events Onsite (piano formativo Academy)

• Nozioni di base sulla configurazione in loco (articolo)

• Configurare l'app Onsite (articolo)

Dopo che il suo esperto Onsite ha acquisito alcune conoscenze, è il momento di configurare Onsite e configurare l'app nella piattaforma Webex Events.

Ricorda che Webex Events Registration è l'abbinamento perfetto con Webex Events Onsite per facilità d'uso e manutenzione ridotta. Se sta utilizzando un sistema di registrazione diverso, si assicuri di avere una data prevista per la finalizzazione e il caricamento dei partecipanti, con tutto il tempo a disposizione per i test.

Qualunque sia il sistema di registrazione che utilizza, si assicuri di inserire nel modulo di registrazione tutte le domande che il personale addetto al check-in potrebbe porre quando è sul posto presso la sede. Aggiunga queste domande alla pagina Check-in per velocizzare la procedura di check-in.

È ora di costruire! A questo punto il suo esperto Onsite dovrebbe aver iniziato a configurare Onsite e a configurare l'app Onsite nella piattaforma con colori, grafica, etichette dei pulsanti e qualsiasi altra personalizzazione desiderata.

Ora è il momento di imparare a progettare badge. I badge possono essere semplici o complessi a piacere. In ogni caso, questi articoli contengono tutto ciò che deve sapere:

• Tipi di badge in loco (articolo)

• Design Onsite Badge (articolo)

  • (Facoltativo) Regole di visibilità in loco (Articolo) - Se i suoi badge sono validi per tutti senza informazioni da stampare per gruppi specifici di partecipanti, probabilmente non Le servono le regole di visibilità. È comunque una buona idea leggere l'articolo, così Lei sa cosa è possibile.

Imparare a progettare badge Onsite dovrebbe aiutarla a decidere esattamente cosa desidera sui suoi badge. Ad esempio, poiché le stampanti stampano solo in bianco e nero, può decidere di volere che alcuni elementi siano prestampati sul suo cartoncino. Inizia a creare design e a giocare con le opzioni di personalizzazione: niente è definitivo finché non invia l'ordine delle scorte di badge. Lungo la strada, non esiti a chattare con il nostro team di assistenza per qualsiasi domanda.

È ora di ordinare! A questo punto, dovrebbe decidere la dimensione del badge e avere una solida idea del design del badge.

Se sta acquistando la sua attrezzatura, ordini ora per assicurarsi che riceva tutto in tempo.

È ora di pianificare! Creare una planimetria per i suoi tavoli da stampa di badge è fondamentale. Consideri dettagli come:

• Luoghi di ingresso e flusso di traffico in entrata

• Segnaletica

• Accesso all'ascensore e accessibilità ADA in tutto il locale

• Precauzioni per la salute e la sicurezza

• Flusso di traffico e informazioni dopo il check-in

• Prese di corrente, cavi e splitter per l'attrezzatura per il check-in

• Tavoli e sedie per attrezzature e personale

• Possibili stazioni di check-in separate per VIP, personale, stampa, ecc.

Se i suoi router si connettono a Internet con una scheda SIM, verifichi la potenza cellulare nel luogo in cui desidera collocare le postazioni di check-in. Se il segnale è debole o intermittente, prenda in considerazione la possibilità di spostare il check-in in un luogo in cui i suoi router possano ricevere un segnale cellulare fisso, o valuta la possibilità di collegare i router a Internet presso la sua sede.

Parlando della sua attrezzatura in loco, sapere di quale attrezzatura ha bisogno e come configurarla può darle un'idea di come allestirà l'area check-in. Leggi il nostro articolo sulla configurazione dell'hardware per il check-in degli eventi in loco per scoprire com'è la configurazione.

Come parte della pianificazione, rifletta attentamente su come i partecipanti verificheranno determinate informazioni, come lo stato medico. Poni quante più domande possibile come parte del processo di registrazione in modo che il personale dell'evento possa semplicemente fare riferimento alle risposte dei partecipanti nella pagina del check-in invece di chiedere informazioni a ciascuna persona.

Prevede di configurare una riga della sua area check-in come help desk con una propria stampante e iPad o iPhone in cui le persone possano fare domande, ristampare i badge smarriti e risolvere i problemi relativi ai dati personali. In questo modo le sue file principali per il check-in si svolgono rapidamente e assicura che le persone non debbano tornare in fila dopo che Lei ha risolto il loro problema. I suoi esperti in loco dovrebbero generalmente essere all'help desk.

È ora di esserne certi! A questo punto, dovrebbe avere un piano operativo dettagliato per la stampa dei badge. Se applicabile, si assicuri doppiamente che la sua attrezzatura a noleggio in loco possa essere spedita alla sede fino a tre giorni prima dell'evento. Se il deposito non è disponibile presso la sua sede, valuti la possibilità di far spedire l'attrezzatura nei suoi uffici o nell'hotel dove alloggia il personale.

Se sta noleggiando attrezzatura da Choose 2 Rent, le invieranno le informazioni di tracciamento del suo kit di noleggio durante questo lasso di tempo. Se noleggia da un altro fornitore, verifichi la tempistica di spedizione.

Questo è il momento migliore per l'esperto in loco per iniziare a formare il personale addetto al check-in. Esamini il piano di configurazione della sede, riveda i protocolli di sicurezza e mostri al personale come correggere i problemi con le informazioni sui badge dei partecipanti. Mostri loro gli articoli collegati di seguito in modo che capiscano com'è la stampa dal punto di vista dei partecipanti e sappiano come configurare l'hardware Onsite:

• Configurazione hardware in loco (articolo)

• Configurazione della stampante Zebra (articolo)

Crea i profili dei partecipanti al test nella piattaforma per ricontrollare che le regole di visibilità funzionino come previsto e mostrare le differenze al personale addetto al check-in in modo che sappiano cosa aspettarsi.

È ora! Non appena avrà accesso alla sede, chieda al suo esperto in loco e al personale di configurare il suo hardware e stampare alcuni badge di prova. Una volta completato il test, effettui il check-in del personale il prima possibile in modo che tutto il personale abbia i badge prima dell'arrivo dei partecipanti.

Il personale addetto al check-in dovrebbe provare a stampare almeno un badge su ogni iPad e stampante la sera prima dell'inizio del check-in e ogni mattina Lei apre il check-in. Questo aiuta il nuovo personale ad abituarsi al processo in modo che sappia esattamente come sarà l'esperienza dei partecipanti. I test aiutano anche a chiarire qualsiasi confusione e assicurano che le stampanti siano caricate e configurate correttamente.

• Configurazione hardware in loco (articolo)

• Configurazione della stampante Zebra (articolo)

Ogni membro del personale dovrebbe esercitarsi a caricare e calibrare una stampante almeno una volta. A seconda delle dimensioni del suo evento, il personale potrebbe dover caricare più materiale di badge nelle stampanti durante il check-in in caso di esaurimento del rotolo o della pila. Il caricamento rapido di nuovi badge mantiene il check-in senza intoppi. 🏃