Merci pour votre commentaire.

C'est l'heure de commencer ! Commencez à travailler sur Onsite 12 semaines avant votre événement. Cela vous laisse suffisamment de temps pour régler les détails de votre événement et vos besoins en matière de badge personnalisé ou d'équipement.

Que vous envisagiez de louer ou d'acheter du matériel, commandez le plus tôt possible pour éviter les éventuelles arriérés de commandes et les longs délais de livraison.

• Lisez notre guide d'achat d'équipement si vous envisagez d'acheter de l'équipement.

• Lisez notre article sur la location de matériel d'impression de badges sur site avec Choose 2 Rent pour savoir comment louer du matériel. Vous avez déjà un fournisseur préféré ? Aucun problème !

C'est l'heure d'apprendre ! Onsite est très intuitif. Cependant, il y a toujours des nuances. C'est pourquoi nous proposons un cours de la Webex Academy consacré à Onsite et des articles consacrés à chaque étape du processus Onsite. 📚

Nous vous recommandons vivement de choisir au moins un membre de votre équipe pour être votre expert sur site. Pour les événements réunissant plus de 1 000 personnes, nous recommandons au moins deux experts. Ils apprendront à configurer l'application Onsite, à créer des badges, à déployer l'équipement et à participer à l'impression des badges. Lorsque vous aurez choisi un expert, donnez-lui les ressources suivantes pour commencer :

• Guide des organisateurs d'événements sur Webex Events Onsite (plan d'apprentissage de l'Academy)

• Principes de base de la configuration sur site (Article)

• Configurer l'application Onsite (Article)

Une fois que votre expert Onsite aura acquis quelques connaissances, il sera temps de configurer Onsite et l'application sur la plateforme Webex Events.

N'oubliez pas que Webex Events Registration est l'association idéale avec Webex Events Onsite en termes de facilité d'utilisation et de maintenance réduite. Si vous utilisez un autre système d'inscription, assurez-vous d'avoir prévu une date pour finaliser et ajouter vos participants, en laissant suffisamment de temps pour les tests.

Quel que soit le système d'inscription que vous utilisez, assurez-vous de poser dans votre formulaire d'inscription toutes les questions que le personnel d'enregistrement pourrait vous poser lorsqu'il sera sur place. Ajoutez ces questions à la page d'enregistrement pour accélérer le processus d'enregistrement.

C'est l'heure de construire ! Votre expert Onsite devrait maintenant avoir commencé à configurer Onsite et à configurer l'application Onsite sur la plateforme avec des couleurs, des graphismes, des libellés de boutons personnalisés et toutes les autres personnalisations souhaitées.

Il est temps d'apprendre à créer des badges. Les badges peuvent être aussi simples ou complexes que vous le souhaitez. Quoi qu'il en soit, ces articles contiennent tout ce que vous devez savoir :

• Types de badges sur site (article)

• Créez des badges sur site (Article)

  • (Facultatif) Règles de visibilité sur site (Article) - Si vos badges sont universels et qu'aucune information ne doit être imprimée pour des groupes de participants en particulier, vous n'avez probablement pas besoin de règles de visibilité. C'est une bonne idée de lire l'article de toute façon, pour savoir ce qui est possible.

En savoir plus sur la conception de badges Onsite devrait vous aider à décider exactement ce que vous voulez y inscrire. Par exemple, comme les imprimantes n'impriment qu'en noir et blanc, vous pouvez décider de pré-imprimer certains éléments sur votre porte-badge. Commencez à créer des designs et à jouer avec les options de personnalisation. Rien n'est définitif tant que vous n'avez pas soumis la commande de stock des badges. En cours de route, n'hésitez pas à discuter avec notre équipe d'assistance pour toute question.

C'est l'heure de commander ! À ce stade, vous devriez choisir la taille de votre badge et avoir une idée précise du design du badge.

Si vous achetez votre propre équipement, commandez dès maintenant pour être sûre de tout recevoir à temps.

C'est l'heure de planifier ! Il est essentiel de créer un plan pour vos tables d'impression de badges. Tenez compte de détails tels que :

• Points d'entrée et flux de trafic entrant

• Signalisation

• Accès par ascenseur et accessibilité ADA dans tout l'établissement

• Précautions de santé et de sécurité

• Circulation et informations après l'enregistrement

• Prises de courant, câbles et répartiteurs pour le matériel d'enregistrement

• Tables et chaises pour l'équipement et le personnel

• Possible de bornes d'enregistrement séparées pour les VIP, le personnel, la presse, etc.

Si vos routeurs se connectent à Internet à l'aide d'une carte SIM, testez la puissance de votre réseau cellulaire à l'endroit où vous souhaitez placer vos bornes d'enregistrement. Si le signal est faible ou intermittent, pensez à déplacer l'enregistrement vers un endroit où vos routeurs pourront recevoir un signal cellulaire solide, ou envisagez de connecter les routeurs à Internet sur votre site.

En parlant de votre équipement sur site, le fait de savoir de quel équipement vous avez besoin et comment le configurer peut vous donner une idée de la façon dont vous allez aménager la zone d'enregistrement. Lisez notre article sur la configuration du matériel d'enregistrement sur place pour les événements pour savoir à quoi ressemble la configuration.

Dans le cadre de la planification, réfléchissez bien à la manière dont les participants vérifieront certaines informations, telles que l'état de santé. Posez autant de questions que possible dans le cadre de la procédure d'inscription afin que le personnel de l'événement puisse simplement consulter les réponses des participants sur la page d'enregistrement au lieu de demander des informations à chaque personne.

Prévoyez de configurer une ligne de votre zone d'enregistrement en tant que service d'assistance avec sa propre imprimante et son iPad ou iPhone, où les utilisateurs pourront poser des questions, réimprimer des badges perdus et résoudre des problèmes liés à leurs données personnelles. Cela permet d'accélérer vos principales files d'enregistrement et de ne pas avoir à faire la queue une fois que vous avez résolu leur problème. Vos experts sur site devraient généralement être au service d'assistance.

Il est temps d'en être sûre ! À ce stade, vous devriez avoir un plan d'opération détaillé pour l'impression des badges. Le cas échéant, assurez-vous que votre matériel de location sur place peut être expédié sur place jusqu'à trois jours avant l'événement. S'il n'y a pas de stockage disponible sur place, pensez à faire expédier le matériel à vos bureaux ou à l'hôtel où séjourne le personnel.

Si vous louez du matériel auprès de Choose 2 Rent, l'entreprise vous enverra les informations de suivi de votre kit de location pendant cette période. Si vous louez auprès d'un autre fournisseur, vérifiez son calendrier d'expédition.

C'est le meilleur moment pour que l'expert de Onsite commence à former votre personnel d'enregistrement. Passez en revue le plan d'aménagement de la salle, passez en revue les protocoles de sécurité et montrez au personnel comment corriger les problèmes liés aux informations relatives aux badges des participants. Montrez-leur les articles liés ci-dessous afin qu'ils comprennent ce que signifie l'impression du point de vue des participants et qu'ils sachent comment configurer le matériel Onsite :

• Configuration du matériel sur site (Article)

• Configuration de l'imprimante Zebra (article)

Créez des profils des participants aux tests sur la plateforme pour vérifier que les règles de visibilité fonctionnent comme prévu, et montrez les différences au personnel d'enregistrement afin qu'il sache à quoi s'attendre.

C'est l'heure ! Dès que vous aurez accès au site, demandez à votre expert et à votre personnel sur place de configurer votre matériel et d'imprimer quelques badges de test. Une fois les tests terminés, enregistrez le personnel le plus tôt possible afin que tous les membres du personnel aient leur badge avant l'arrivée des participants.

Le personnel d'enregistrement devrait tester l'impression d'au moins un badge sur chaque iPad et imprimante la veille du début de l'enregistrement et chaque matin, vous ouvrez l'enregistrement. Cela aide les nouveaux membres du personnel à s'acclimater au processus et à savoir exactement à quoi ressemblera l'expérience des participants. Les tests permettent également de dissiper toute confusion et de s'assurer que les imprimantes sont correctement chargées et configurées.

• Configuration du matériel sur site (Article)

• Configuration de l'imprimante Zebra (article)

Chaque membre du personnel doit s'entraîner à charger et à calibrer une imprimante au moins une fois. Selon la taille de votre événement, le personnel devra peut-être charger plus de matériel de badges sur les imprimantes lors de l'enregistrement s'il n'y a plus de rouleau ou de pile. Le chargement rapide de nouveaux badges permet de faciliter l'enregistrement. 🏃