Дякуємо за відгук.

Прийшов час починати! Почніть працювати на місці за 12 тижнів до вашої події. Це дає вам достатньо часу, щоб опрацювати деталі вашої події та спеціальні значки чи потреби в обладнанні.

Незалежно від того, чи плануєте ви орендувати або купувати обладнання, замовляйте якомога швидше, щоб випередити потенційні замовлення та довгі терміни виконання.

• Прочитайте наш Посібник із придбання обладнання, якщо ви плануєте придбати обладнання.

• Прочитайте нашу статтю про оренду обладнання для друку значків на місці за допомогою Choose 2 Rent, щоб дізнатися, як орендувати обладнання. Вже є бажаний постачальник? Немає проблем!

Прийшов час вчитися! На місці дуже інтуїтивно зрозумілий. Однак завжди є нюанс. Ось чому у нас є курс Webex Academy про Onsite та статті, присвячені кожній частині процесу на місці. 📚

Ми настійно рекомендуємо вам обрати принаймні одного члена вашої команди, щоб бути вашим експертом на місці. Для заходів більше 1000 осіб ми рекомендуємо не менше двох експертів. Вони дізнаються, як налаштувати додаток Onsite, створювати значки, розгортати обладнання та допомагати друкувати значки. Вибравши експерта, надайте їм такі ресурси, щоб почати:

• Посібник організатора заходу щодо подій Webex на місці (навч альний план Академії)

• Основи налаштування на місці (стаття)

• Налаштування програми Onsite (стаття)

Після того, як ваш експерт Onsite зібрав певні знання, настав час налаштувати Onsite і налаштувати додаток на платформі Webex Events.

Пам'ятайте, що реєстрація подій Webex — це найкраща комбінація з Webex Events Onsite для зручності використання та зменшення обслуговування. Якщо ви використовуєте іншу систему реєстрації, переконайтеся, що у вас є запланована дата завершення та завантаження учасників, маючи достатньо часу для тестування.

Яку б систему реєстрації ви не використовували, обов'язково задайте будь-які запитання у своїй реєстраційній формі, які можуть задати співробітники реєстрації, коли вони знаходяться на місці проведення реєстрації. Додайте ці питання на сторінку реєстрації, щоб прискорити процес реєстрації.

Прийшов час будувати! На даний момент ваш експерт на місці повинен був почати налаштовувати On-Site та налаштовувати додаток Onsite на платформі за допомогою спеціальних кольорів, графіки, міток кнопок та будь-яких інших налаштувань, які ви хочете.

Тепер прийшов час навчитися оформляти бейджи. Значки можуть бути такими простими або складними, як вам подобається. Як би там не було, у цих статтях є все, що вам потрібно знати:

• Типи значків на місці (стаття)

• Дизайн значків на місці (стаття)

  • (Необов'язково) Правила видимості на місці (стаття). Якщо ваші значки універсальні, без інформації для друку для певних груп учасників, вам, ймовірно, не потрібні Правила видимості. Це гарна ідея все одно прочитати статтю, щоб ви знали, що можливо.

Дізнатися про розробку значків на місці допоможе вам точно вирішити, що саме ви хочете на своїх значках. Наприклад, оскільки принтери друкують лише чорно-білим кольором, ви можете вирішити, що ви хочете, щоб деякі елементи були попередньо надруковані на вашому столі значків. Почніть створювати дизайни та грати з параметрами налаштування - нічого не є остаточним, поки ви не надішлете замовлення на складі значків. По дорозі не соромтеся спілкуватися з нашою командою підтримки з будь-якими питаннями.

Прийшов час замовляти! На цьому етапі вам слід визначитися з розміром значка і мати тверде уявлення про дизайн значка.

Якщо ви купуєте власне обладнання, замовляйте зараз, щоб переконатися, що ви отримаєте все вчасно.

Прийшов час планувати! Створення плану поверху для таблиць друку значків має вирішальне значення. Розглянемо деталі на кшталт:

• Місця в'їзду та вхідний транспортний потік

• Вивіски

• Доступ до ліфта та доступність ADA по всьому об'єкту

• Заходи безпеки та охорони здоров'я

• Транспортний потік та інформація після реєстрації

• Розетки, кабелі та розгалужувачі для обладнання для реєстрації

• Столи та стільці для обладнання та персоналу

• Можливі окремі станції реєстрації для VIP-осіб, персоналу, преси тощо.

Якщо ваші маршрутизатори підключаються до Інтернету за допомогою SIM-карти, перевірте потужність стільникового зв'язку в місці, де ви хочете розмістити свої станції реєстрації. Якщо сигнал слабкий або переривчастий, подумайте про перенесення реєстрації в місце, де ваші маршрутизатори можуть отримати надійний сигнал стільникового зв'язку, або подумайте про жорстке підключення маршрутизаторів до Інтернету у вашому місці.

Говорячи про обладнання на місці, знання того, яке обладнання вам потрібно та як його налаштувати, може дати вам уявлення про те, як ви налаштуєте зону реєстрації. Прочитайте нашу статтю Налаштування обладнання для реєстрації подій на місці, щоб дізнатися, що таке налаштування.

У рамках планування уважно подумайте про те, як учасники перевірятимуть певну інформацію, наприклад, медичний стан. Задайте якомога більше запитань в рамках процесу реєстрації, щоб співробітники заходу могли просто звернутися до відповідей учасників на сторінці реєстрації замість того, щоб запитувати інформацію від кожної людини.

Плануйте, щоб одна лінія вашої зони реєстрації була налаштована як довідкова служба з власним принтером та iPad або iPhone, де люди можуть задавати запитання, передрукувати втрачені значки та вирішувати проблеми з персональними даними. Завдяки цьому ваші основні лінії реєстрації швидко рухаються і гарантує, що людям не доведеться повертатися до черги після того, як ви вирішите їхню проблему. Ваш експерт (и) на місці, як правило, повинен бути на службі підтримки.

Настав час бути впевненим! На цьому етапі у вас повинен бути детальний план роботи з друку значків. Якщо це можливо, подвійно переконайтеся, що ваше орендоване обладнання на місці може бути доставлено до місця проведення за три дні до події. Якщо у вашому закладі немає місця для зберігання, подумайте про доставку обладнання до ваших офісів або готелю, де проживає персонал.

Якщо ви орендуєте обладнання від Choose 2 Rent, вони надішлють вам інформацію про відстеження вашого набору для оренди протягом цього періоду часу. Якщо ви орендуєте у іншого постачальника, перевірте їх терміни доставки.

Це найкращий час для експерта на місці, щоб почати навчання персоналу реєстрації. Перегляньте план налаштування місця проведення, перегляньте протоколи безпеки та покажіть персоналу, як виправити проблеми з інформацією про значок учасників. Покажіть їм статті, пов'язані нижче, щоб вони зрозуміли, що таке друк з точки зору учасників, і знали, як налаштувати обладнання на місці:

• Налаштування обладнання на місці (стаття)

• Н@@ алаштування принтера Zebra (стаття)

Створіть профілі учасників тест ування на платформі, щоб перевірити, чи правила видимості працюють відповідно до плану, і покажіть відмінності співробітникам реєстрації, щоб вони знали, чого очікувати.

Прийшов час! Як тільки ви отримаєте доступ до місця проведення, попросіть свого експерта та співробітників на місці налаштувати ваше обладнання та роздрукувати кілька тестових значків. Коли тестування завершиться, зробіть реєстрацію персоналу якомога швидше, щоб усі співробітники мали свої значки до прибуття відвідувачів.

Співробітники реєстрації повинні перевірити друк принаймні одного значка на кожному iPad та принтері ввечері до початку реєстрації та щоранку, коли ви відкриваєте реєстрацію. Це допомагає новому персоналу адаптуватися до процесу, щоб вони точно знали, яким буде досвід відвідувачів. Тестування також допомагає усунути плутанину та переконатися, що принтери завантажені та налаштовані правильно.

• Налаштування обладнання на місці (стаття)

• Н@@ алаштування принтера Zebra (стаття)

Кожен співробітник повинен практикувати завантаження та калібрування принтера хоча б один раз. Залежно від розміру вашої події, персоналу може знадобитися завантажити більше запасу бейджів на принтери під час реєстрації, якщо рулон або стек закінчиться. Завантаження нових значків швидко забезпечує безперебійну реєстрацію. 🏃