Mulțumim pentru feedback.

E timpul să începi! Începeți să lucrați la fața locului cu 12 săptămâni înainte de evenimentul dvs. Acest lucru vă oferă mult timp pentru a lucra la detaliile evenimentului dvs. și la nevoile personalizate ale insig nei sau echipamentelor.

Indiferent dacă intenționați să închiriați sau să cumpărați echipamente, comandați cât mai curând posibil pentru a depăși potențialele comenzi și termene lungi de livrare.

• Citiți Ghi dul nostru de cumpărare a echip amentelor dacă intenționați să cumpărați echipamente.

• Citiți articolul nostru despre închirierea hardware-ului de imprimare a insignei la fața locului cu Choose 2 Rent pentru a afla cum să închiriați echipamente. Aveți deja un furnizor preferat? Nicio problemă!

E timpul să înveți! Site-ul este foarte intuitiv. Cu toate acestea, există întotdeauna nuanțe. De aceea avem un curs Webex Academy despre Onsite și articole dedicate fiecărei părți a procesului Onsite. 📚

Vă recomandăm să alegeți cel puțin un membru al echipei dvs. pentru a fi expertul dvs. la fața locului. Pentru evenimente mai mari de 1.000 de persoane, vă recomandăm cel puțin doi experți. Ei vor învăța cum să configureze aplicația Onsite, să creeze insigne, să implementeze echipamentul și să ajute la imprimarea ecusoanelor. După ce ați ales un expert, oferiți-le aceste resurse pentru a începe:

• G@@ hidul organizatorului de evenimente pentru Webex Events Onsite (plan de învățare Academiei)

• Noțiuni de bază privind configurarea la fața locului (Articol)

• Configurarea aplicației On-Site (Articol)

După ce expertul dvs. la fața locului a adunat câteva cunoștințe, este timpul să configurați On-Site și să configurați aplicația în platforma Webex Events.

Rețineți că înregistrarea evenimentelor Webex este asocierea finală cu Webex Events Onsite pentru ușurință în utilizare și întreținere redusă. Dacă utilizați un alt sistem de înregistrare, asigurați-vă că aveți o dată planificată pentru finalizarea și încărcarea participanților, cu mult timp liber pentru testare.

Indiferent de sistemul de înregistrare pe care îl utilizați, asigurați-vă că puneți orice întrebări în formularul de înregistrare pe care personalul de check-in le-ar putea pune atunci când se află la fața locului la locul de desfășurare. Adăugați aceste întrebări la pagina de check-in pentru a accelera procesul de check-in.

Este timpul să construim! Până acum, expertul dvs. la fața locului ar fi trebuit să înceapă să con figureze aplicația Onsite și să configureze aplicația Onsite în platformă cu culori personalizate, grafică, etichete de butoane și orice alte personalizări dorite.

Acum este timpul să învățați cum să proiectați insigne. Insignele pot fi la fel de simple sau complexe pe cât doriți. Oricare ar fi cazul, aceste articole au tot ce trebuie să știți:

• Tipuri de insigne la fața locului (articol)

• Proiectați insigne la fața locului (articol)

  • (Opțional) Reg uli de vizibilitate la fața locului (Articol) - Dacă ecusoanele dvs. sunt uniforme, fără informații care să fie tipărite pentru anumite grupuri de participanți, probabil că nu aveți nevoie de Reguli de vizibilitate. Este o idee bună să citiți articolul oricum, astfel încât să știți ce este posibil.

Învățarea despre proiectarea ecusoanelor la fața locului ar trebui să vă ajute să decideți exact ce doriți pe ecusoane. De exemplu, deoarece imprimantele imprimă numai alb-negru, este posibil să decideți că doriți ca unele elemente să fie preimprimate pe stocul insignelor. Începeți să creați modele și să vă jucați cu opțiunile de personalizare - nimic nu este final până nu trimiteți comanda de stoc a insignei. Pe parcurs, nu ezitați să discutați cu echipa noastră de asistență dacă aveți întrebări.

Este timpul să comandați! În acest moment, ar trebui să decideți dimensiunea insignei și să aveți o idee solidă despre designul insignei.

Dacă vă cumpărați propriul echipament, comand ați acum pentru a vă asigura că obțineți totul la timp.

Este timpul să planificați! Crearea unui plan de etaj pentru tabelele dvs. de imprimare a insignei este esențială. Luați în considerare detalii precum:

• Locațiile de intrare și fluxul de trafic de intrare

• Semnalizare

• Acces la lift și accesibilitate ADA în întregul loc

• Măsuri de precauție pentru sănătate și siguranță

• Fluxul și informațiile de trafic post-check-in

• Prize electrice, cabluri și separatoare pentru echipamente de check-in

• Mese și scaune pentru echipamente și personal

• Posibile stații de check-in separate pentru VIP-uri, personal, presă etc.

Dacă routerele dvs. se conectează la internet cu o cartelă SIM, testați puterea celulară în locația în care doriți să plasați stațiile de check-in. Dacă semnalul este slab sau intermitent, luați în considerare mutarea check-in-ului într-o locație în care routerele dvs. pot primi un semnal celular solid sau luați în considerare cablarea routerelor la internet la locul dvs.

Vorbind despre echipamentul dvs. la fața locului, cunoașterea echipamentului de care aveți nevoie și cum să îl configurați vă poate oferi o perspectivă asupra modului în care veți configura zona de check-in. Citiți articolul nostru Configurare hardware pentru check-in pentru evenimente la fața locului pentru a afla cum este configurarea.

Ca parte a planificării, gândiți-vă cu atenție la modul în care participanții vor verifica anumite informații, cum ar fi starea medicală. Puneți cât mai multe întrebări posibil ca parte a procesului de înregistrare, astfel încât personalul evenimentului să se poată referi pur și simplu la răspunsurile participanților de pe pagina de check-in, în loc să ceară informații fiecărei persoane.

Planificați să configurați o linie din zona dvs. de check-in ca birou de asistență cu propria imprimantă și iPad sau iPhone, unde oamenii pot pune întrebări, reimprima ecusoanele pierdute și rezolva problemele legate de datele personale. Acest lucru menține liniile principale de check-in în mișcare rapidă și asigură că oamenii nu trebuie să se întoarcă la coadă după ce le rezolvați problema. Experții dvs. la fața locului ar trebui, în general, să fie la biroul de asistență.

E timpul să fii sigur! În acest moment, ar trebui să aveți un plan detaliat de funcționare pentru imprimarea insignei. Dacă este cazul, asigurați-vă de două ori că echipamentul dvs. de închiriat la fața locului poate fi expediat la locul de desfășurare cu până la trei zile înainte de eveniment. Dacă spațiul de depozitare nu este disponibil în locația dvs., luați în considerare expedierea echipamentului la birourile dvs. sau la hotelul în care se află personalul.

Dacă închiriați echipamente de la Choose 2 Rent, aceștia vă vor trimite informațiile de urmărire pentru kitul dvs. de închiriere în acest interval de timp. Dacă închiriați de la un alt furnizor, verificați calendarul de expediere al acestuia.

Acesta este cel mai bun moment pentru ca expertul la fața locului să înceapă instruirea personalului dvs. de check-in. Treceți peste planul de configurare a locației, examinați protocoalele de siguranță și arătați personalului cum să corecteze problemele cu informațiile despre ecusonul participanților. Arătați-le articolele legate mai jos, astfel încât să înțeleagă cum este imprimarea din perspectiva participanților și să știe cum să configureze hardware-ul la fața locului:

• Configurare hardware la fața locului (Articol)

• Configurarea imprimantei Zebra (articol)

Creați profiluri de participanți la testare în platformă pentru a verifica dacă regulile de vizibilitate funcționează conform planificării și arătați diferențele personalului de check-in, astfel încât să știe la ce să se aștepte.

E timpul! De îndată ce aveți acces la locul de desfășurare, solicitați expertului și personalului dvs. la fața locului să vă configureze hardware-ul și să imprime câteva ecusoane de testare. Când testarea este finalizată, faceți check-in-ul personalului cât mai curând posibil, astfel încât tot personalul să aibă ecusoanele înainte de sosirea participanților.

Personalul de check-in ar trebui să testeze imprimarea a cel puțin o insignă pe fiecare iPad și imprimantă cu o seară înainte de începerea check-in-ului și în fiecare dimineață când deschideți check-in-ul. Acest lucru ajută personalul nou să se aclimatizeze la proces, astfel încât să știe exact cum va fi experiența participanților. Testarea ajută, de asemenea, la eliminarea oricărei confuzii și se asigură că imprimantele sunt încărcate și configurate corect.

• Configurare hardware la fața locului (Articol)

• Configurarea imprimantei Zebra (articol)

Fiecare membru al personalului ar trebui să practice încărcarea și calibrarea unei imprimante cel puțin o dată. În funcție de dimensiunea evenimentului dvs., este posibil ca personalul să fie nevoit să încarce mai mult stoc de ecusoane în imprimante în timpul check-in-ului, dacă se epuizează o rolă sau o stivă. Încărcarea rapidă a noilor ecusoane menține procedura de check-in fără probleme. 🏃