Dziękujemy za opinię.

Czas zacząć! Rozpocznij pracę na miejscu 12 tygodni przed wydarzeniem. Daje to mnóstwo czasu na opracowanie szczegółów wydarzenia i niestandardowych potrzeb związanych z odznak ą lub sprzętem.

Niezależnie od tego, czy planujesz wynająć, czy kupić sprzęt, zamów jak najszybciej, aby wyprzedzić potencjalne zamówienia zwrotne i długi czas realizacji.

• Przeczytaj nasz Przewodnik zakupu sprzętu, jeśli planujesz zakup sprzętu.

• Przeczytaj nasz artykuł o wypożyczaniu sprzętu do drukowania plakietek na miejscu z Choose 2 Rent, aby dowiedzieć się, jak wypożyczyć sprzęt. Masz już preferowanego sprzedawcę? Nie ma problemu!

Czas się uczyć! Na miejscu jest bardzo intuicyjny. Jednak zawsze są niuanse. Dlatego mamy kurs Webex Academy poświęcony na miejscu i artykuły poświęcone każdej części procesu Onsite. 📚

Zdecydowanie zalecamy wybranie co najmniej jednego członka zespołu, który będzie ekspertem na miejscu. W przypadku imprez większych niż 1000 osób polecamy co najmniej dwóch ekspertów. Dowiedzą się, jak skonfigurować aplikację na miejscu, tworzyć odznaki, wdrażać sprzęt i pomagać drukować odznaki. Po wybraniu eksperta daj mu następujące zasoby, aby rozpocząć:

• Przewodnik organizatora wydarzeń Webex na miejscu (plan nauczania Akademii)

• Podstawy konfiguracji na miejscu (Artykuł)

• Konfigurowanie aplikacji na miejscu (artykuł)

Po zebraniu wiedzy eksperta Onsite nadszedł czas, aby skonfigurować aplikację Onsite i skonfigurować aplikację na platformie Webex Events.

Zapamiętaj, Rejestracja wydarzeń Webex to najlepsze połączenie z Webex Events Onsite, co zapewnia łatwość obsługi i ograniczoną konserwację. Jeśli korzystasz z innego systemu rejestracji, upewnij się, że masz zaplanowaną datę finalizacji i przesłania uczestników, z mnóstwem czasu na testowanie.

Niezależnie od używanego systemu rejestracji, pamiętaj, aby zad ać w formularzu rejestracyjnym wszelkie pytania, które personel odprawy może zadać, gdy są na miejscu w miejscu. Dodaj te pytania do strony zameldowania, aby przyspieszyć proces zameldowania.

Czas budować! Do tej pory Twój ekspert na miejscu powinien rozpocząć konfigurowanie aplikacji Onsite i konfigurowanie aplikacji Onsite na platformie z niestandardowymi kolorami, grafiką, etykietami przycisków i innymi potrzebnymi dostosowaniami.

Teraz nadszedł czas, aby nauczyć się projektować odznaki. Odznaki mogą być tak proste lub złożone, jak chcesz. W każdym razie te artykuły zawierają wszystko, co musisz wiedzieć:

• Rodzaje plakietek na miejscu (artykuł)

• Odznaki projektowe na miejscu (artykuł)

  • (Opcjonalnie) Zasady widoczności na miejscu (artykuł) — jeśli Twoje odznaki są uniwersalne i nie mają informacji do drukowania dla określonych grup uczestników, prawdopodobnie nie potrzebujesz reguł widoczności. I tak dobrze jest przeczytać artykuł, abyś wiedział, co jest możliwe.

Nauka o projektowaniu odznak na miejscu powinna pomóc Ci zdecydować dokładnie, czego chcesz na swoich odznakach. Na przykład, ponieważ drukarki drukują tylko w kolorze czarno-białym, możesz zdecydować, że niektóre elementy mają być wstępnie wydrukowane na zasobniku plakietki. Zacznij tworzyć projekty i bawić się opcjami dostosowywania - nic nie jest ostateczne, dopóki nie złożysz zamówienia magazynowego plakietki. Po drodze nie wahaj się porozmawiać z naszym zespołem pomocy technicznej w razie jakichkolwiek pytań.

Czas zamówić! W tym momencie powinieneś zdecydować się na rozmiar plakietki i mieć solidne pojęcie o projekcie plakietki.

Jeśli kupujesz własny sprzęt, zamów teraz, aby upewnić się, że dostaniesz wszystko na czas.

Czas zaplanować! Utworzenie planu piętra dla tabel (-ów) do drukowania plakietek ma kluczowe znaczenie. Rozważ szczegóły takie jak:

• Lokalizacje wejścia i przepływ ruchu przychodzącego

• Oznakowanie

• Dostęp do windy i dostęp ADA w całym obiekcie

• Środki ostrożności i higieny pracy

• Przepływ ruchu i informacje po odprawie

• Gniazdka elektryczne, kable i rozdzielacze do urządzeń odprawy

• Stoły i krzesła dla sprzętu i personelu

• Możliwe oddzielne stacje odprawy dla VIP-ów, personelu, prasy itp.

Jeśli routery łączą się z Internetem za pomocą karty SIM, przetestuj siłę sieci komórkowej w miejscu, w którym chcesz umieścić swoje stacje odprawy. Jeśli sygnał jest słaby lub przerywany, rozważ przeniesienie odprawy do miejsca, w którym routery mogą uzyskać solidny sygnał komórkowy, lub rozważ mocne podłączenie routerów do Internetu w Twoim miejscu.

Mówiąc o sprzęcie na miejscu, wiedza o tym, jakiego sprzętu potrzebujesz i jak go skonfigurować, może dać ci wgląd w sposób skonfigurowania obszaru odprawy. Przeczytaj nasz artykuł Konfiguracja sprzętu do odprawy zdarzeń na miejscu, aby dowiedzieć się, jak wygląda konfiguracja.

W ramach planowania dokładnie przemyśl, w jaki sposób uczestnicy zweryfikują określone informacje, takie jak stan medyczny. Zadawaj jak najwięcej pytań w ramach procesu rejestracji, aby personel wydarzenia mógł po prostu odwołać się do odpowiedzi uczestników na stronie zameldowania zamiast prosić każdą osobę o informacje.

Zaplanuj skonfigurowanie jednej linii w strefie odprawy jako działu pomocy technicznej z własną drukarką i iPadem lub iPhonem, gdzie ludzie mogą zadawać pytania, drukować utracone odznaki i rozwiązywać problemy z danymi osobowymi. Dzięki temu Twoje główne linie odprawy poruszają się szybko i gwarantuje, że ludzie nie będą musieli wracać do kolejki po rozwiązaniu problemu. Twój ekspert (y) na miejscu powinien zazwyczaj znajdować się w działce pomocy technicznej.

Czas być pewnym! W tym momencie powinieneś mieć szczegółowy plan działania drukowania plakietek. Jeśli dotyczy, upewnij się podwójnie, że sprzęt do wypożyczenia na miejscu może zostać wysłany na miejsce do trzech dni przed wydarzeniem. Jeśli miejsce do przechowywania nie jest dostępne w Twoim miejscu, rozważ wysłanie sprzętu do biur lub hotelu, w którym przebywa personel.

Jeśli wynajmujesz sprzęt od Choose 2 Rent, w tym przedziale czasowym wyślą Ci informacje o śledzeniu Twojego zestawu do wypożyczenia. Jeśli wynajmujesz od innego dostawcy, zweryfikuj jego oś czasu wysyłki.

To najlepszy czas, aby ekspert na miejscu rozpoczął szkolenie personelu odprawy. Przejrzyj plan konfiguracji miejsca, przejrzyj protokoły bezpieczeństwa, i pokaż pracownikom, jak rozwiązać problemy z informacjami o plakietce uczestnika. Pokaż im artykuły, do których link znajduje się poniżej, aby zrozumieli, jak wygląda drukowanie z perspektywy uczestników i wiedzieli, jak skonfigurować sprzęt na miejscu:

• Instal@@ acja sprzętu na miejscu (artykuł)

• Konfiguracja drukarki Zebra (artykuł)

Utwórz profile uczestników testu na platformie, aby dokładnie sprawdzić, czy zasady widoczności działają zgodnie z planem, i pokaż różnice pracownikom odprawy, aby wiedzieli, czego się spodziewać.

Nadszedł czas! Jak tylko uzyskasz dostęp do miejsca, poproś eksperta i personel na miejscu o skonfigurowanie sprzętu i wydrukowanie kilku plakietek testowych. Po zakończeniu testów, przeprowadź odprawę personelu tak szybko, jak to możliwe, aby wszyscy pracownicy mieli odznaki przed przybyciem uczestników.

Personel zameldowania powinien przetestować wydrukowanie co najmniej jednej plakietki na każdym iPadzie i drukarce na noc przed rozpoczęciem zameldowania i każdego ranka w dniu rozpoczęcia zameldowania. Pomaga to nowym personelowi zaaklimatyzować się do procesu, aby dokładnie wiedzieli, jak będzie wyglądać doświadczenie uczestnika. Testowanie pomaga również usunąć wszelkie nieporozumienia i upewnić się, że drukarki są poprawnie załadowane i skonfigurowane.

• Instal@@ acja sprzętu na miejscu (artykuł)

• Konfiguracja drukarki Zebra (artykuł)

Każdy pracownik powinien przynajmniej raz ćwiczyć załadowanie i kalibrację drukarki. W zależności od wielkości wydarzenia, personel może potrzebować załadować więcej zapasów plakietek do drukarek podczas odprawy, jeśli skończy się rolka lub stos. Szybkie załadowanie nowych odznak sprawia, że odprawa przebiega płynnie. 🏃