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É hora de começar! Comece a trabalhar no Onsite 12 semanas antes do seu evento. Isso lhe dá bastante tempo para analisar os detalhes do seu evento e as necessidades de crachás ou equipamentos personalizados.

Se você planeja alugar ou comprar equipamentos, faça o pedido o mais rápido possível para evitar possíveis pedidos pendentes e longos prazos de entrega.

• Leia nosso Guia de compra de equipamentos se você planeja comprar equipamentos.

• Leia nosso artigo sobre aluguel de hardware de impressão de crachás no local com a Choose 2 Rent para saber como alugar equipamentos. Já tem um fornecedor preferencial? Sem problemas!

É hora de aprender! O Onsite é muito intuitivo. No entanto, sempre há nuances. É por isso que temos um curso da Webex Academy sobre o Onsite e artigos dedicados a cada parte do processo no local. 📚

É altamente recomendável que você escolha pelo menos um membro da sua equipe para ser seu especialista no local. Para eventos com mais de 1.000 pessoas, recomendamos pelo menos dois especialistas. Eles aprenderão como configurar o aplicativo Onsite, criar crachás, implantar o equipamento e ajudar a imprimir crachás. Depois de escolher um especialista, forneça a ele os seguintes recursos para começar:

• Guia do organizador de eventos para o Webex Events Onsite (plano de aprendizado da Academia)

• Noções básicas de configuração no local (artigo)

• Configurar o aplicativo Onsite (artigo)

Depois que seu especialista no local reunir algum conhecimento, é hora de configurar o Onsite e configurar o aplicativo na plataforma Webex Events.

Lembre-se de que o Webex Events Registration é o melhor emparelhamento com o Webex Events Onsite para facilitar o uso e reduzir a manutenção. Se você estiver usando um sistema de registro diferente, certifique-se de ter uma data planejada para finalizar e enviar seus participantes, com bastante tempo de sobra para os testes.

Seja qual for o sistema de registro que você usa, certifique-se de fazer qualquer pergunta em seu formulário de inscrição que a equipe de check-in possa fazer quando estiver no local. Adicione essas perguntas à página de check-in para acelerar o processo de check-in.

É hora de construir! Agora, seu especialista no Onsite já deve ter começado a configurar o Onsite e o aplicativo Onsite na plataforma com cores, gráficos, rótulos de botões e quaisquer outras personalizações que você desejar.

Agora é hora de aprender a criar emblemas. Os emblemas podem ser tão simples ou complexos quanto você quiser. Seja qual for o caso, esses artigos têm tudo o que você precisa saber:

• Tipos de crachá no local (artigo)

• Crie emblemas no local (artigo)

  • (Opcional) Regras de visibilidade no local (artigo) - Se seus crachás forem únicos, sem nenhuma informação a ser impressa para grupos específicos de participantes, você provavelmente não precisará de regras de visibilidade. De qualquer forma, é uma boa ideia ler o artigo para saber o que é possível.

Aprender a criar crachás no local deve ajudá-lo a decidir exatamente o que você quer em seus crachás. Por exemplo, como as impressoras imprimem somente em preto e branco, você pode decidir que deseja que alguns elementos sejam pré-impressos em seu crachá. Comece a criar designs e a brincar com as opções de personalização — nada é definitivo até você enviar o pedido de estoque de crachás. Ao longo do caminho, não hesite em conversar com nossa equipe de suporte em caso de dúvidas.

É hora de fazer o pedido! Neste ponto, você deve decidir o tamanho do crachá e ter uma ideia sólida sobre o design do crachá.

Se você está comprando seu próprio equipamento, faça o pedido agora para garantir que tudo esteja pronto a tempo.

É hora de planejar! Criar uma planta baixa para sua (s) mesa (s) de impressão de crachás é fundamental. Considere detalhes como:

• Locais de entrada e fluxo de tráfego de entrada

• Sinalização

• Acesso por elevador e acessibilidade ADA em todo o local

• Precauções de saúde e segurança

• Fluxo de tráfego e informações após o check-in

• Tomadas elétricas, cabos e divisores para equipamentos de check-in

• Mesas e cadeiras para equipamentos e funcionários

• Possíveis estações de check-in separadas para VIPs, funcionários, imprensa, etc.

Se seus roteadores se conectarem à Internet com um cartão SIM, teste a força do celular no local em que você deseja colocar suas estações de check-in. Se o sinal estiver fraco ou intermitente, considere transferir o check-in para um local onde seus roteadores possam receber um sinal de celular sólido ou considere conectar os roteadores à Internet em seu local.

Falando em seu equipamento no local, saber qual equipamento você precisa e como configurá-lo pode lhe dar uma ideia de como você configurará a área de check-in. Leia nosso artigo sobre configuração de hardware para check-in de eventos no local para saber como é a configuração.

Como parte do planejamento, pense cuidadosamente em como os participantes verificarão determinadas informações, como status médico. Faça o máximo de perguntas possível como parte do processo de inscrição para que a equipe do evento possa simplesmente consultar as respostas dos participantes na página de check-in em vez de pedir informações a cada pessoa.

Planeje configurar uma linha da sua área de check-in como suporte técnico com sua própria impressora e iPad ou iPhone, onde as pessoas possam fazer perguntas, reimprimir crachás perdidos e resolver problemas de dados pessoais. Isso mantém suas principais filas de check-in funcionando rapidamente e garante que as pessoas não precisem voltar à fila depois que você resolver o problema. Seu (s) especialista (s) no local geralmente devem estar no suporte técnico.

É hora de ter certeza! Neste ponto, você deve ter um plano detalhado de operação para impressão de crachás. Se aplicável, certifique-se de que seu equipamento alugado no local possa ser enviado para o local até três dias antes do evento. Se o armazenamento não estiver disponível em seu local, considere enviar o equipamento para seus escritórios ou para o hotel onde os funcionários estão hospedados.

Se você estiver alugando equipamentos da Choose 2 Rent, eles enviarão as informações de rastreamento do seu kit de aluguel durante esse período. Se você alugar de outro fornecedor, verifique o cronograma de envio.

Esse é o melhor momento para o especialista no local começar a treinar sua equipe de check-in. Examine o plano de configuração do local, revise os protocolos de segurança e mostre à equipe como corrigir problemas com as informações do crachá dos participantes. Mostre a eles os artigos no link abaixo para que eles entendam como é a impressão do ponto de vista do participante e saibam como configurar o hardware no local:

• Configuração de hardware no local (artigo)

• Configuração da impressora Zebra (artigo)

Crie perfis de participantes de teste na plataforma para verificar se as regras de visibilidade estão funcionando conforme o planejado e mostre as diferenças para a equipe de check-in para que ela saiba o que esperar.

Está na hora! Assim que você tiver acesso ao local, peça ao especialista e à equipe do local que configurem seu hardware e imprimam alguns crachás de teste. Quando o teste estiver concluído, faça o check-in da equipe o mais rápido possível para que todos tenham seus crachás antes da chegada dos participantes.

A equipe de check-in deve testar a impressão de pelo menos um crachá em cada iPad e impressora na noite anterior ao início do check-in e todas as manhãs em que você abre o check-in. Isso ajuda os novos funcionários a se adaptarem ao processo para que saibam exatamente como será a experiência do participante. O teste também ajuda a eliminar qualquer confusão e garante que as impressoras sejam carregadas e configuradas corretamente.

• Configuração de hardware no local (artigo)

• Configuração da impressora Zebra (artigo)

Cada membro da equipe deve praticar o carregamento e a calibração de uma impressora pelo menos uma vez. Dependendo do tamanho do seu evento, a equipe pode precisar carregar mais crachás nas impressoras durante o check-in, caso o rolo ou a pilha acabem. Carregar novos crachás rapidamente mantém o check-in funcionando sem problemas. 🏃