Благодарим вас за обратную связь.

Пора начинать! Начните работать на месте за 12 недель до начала мероприятия. Это даст вам достаточно времени для детальной проработки деталей вашего мероприятия и потребностей в специальном бейдже или оборудовании.

Если вы планируете арендовать или купить оборудование, сделайте заказ как можно скорее, чтобы избежать потенциальных просроченных заказов и длительных сроков поставки.

• Если вы планируете приобрести оборудование, ознакомьтесь с нашим руководством по покупке оборудования.

• Ознакомьтесь с нашей статьей об аренде оборудования для печати бейджей на месте в компании Choose 2 Rent, чтобы узнать, как арендовать оборудование. У вас уже есть предпочтительный поставщик? Нет проблем!

Пришло время учиться! На месте все очень интуитивно понятно. Однако всегда есть нюансы. Вот почему у нас есть курс Webex Academy, посвященный работе на месте, и статьи, посвященные каждой части процесса работы на месте. 📚

Мы настоятельно рекомендуем вам выбрать хотя бы одного члена вашей команды в качестве эксперта по работе на месте. Для мероприятий с участием более 1000 человек мы рекомендуем как минимум двух экспертов. Они научатся настраивать приложение Onsite, создавать бейджи, развертывать оборудование и помогать печатать бейджи. Выбрав эксперта, для начала предоставьте ему следующие ресурсы:

• Руководство организатора мероприятия по организации мероприятий Webex на месте (учебный план Академии)

• Основы настройки на месте (статья)

• Настройка локального приложения (статья)

После того как ваш эксперт на месте накопит некоторые знания, пора настроить приложение Onsite и настроить приложение на платформе Webex Events.

Помните, что Webex Events Registration — это идеальное сочетание с Webex Events Onsite, которое упрощает использование и снижает затраты на обслуживание. Если вы используете другую систему регистрации, убедитесь, что у вас есть запланированная дата завершения процесса регистрации и загрузки участников, а также достаточно времени для тестирования.

Какую бы систему регистрации вы ни использовали, обязательно задавайте в регистрационной форме любые вопросы, которые могут задать сотрудники службы регистрации, находясь на месте проведения мероприятия. Добавьте эти вопросы на страницу регистрации, чтобы ускорить процесс регистрации.

Пора строить! К настоящему времени ваш эксперт на месте должен был приступить к настройке Onsite и настройке приложения Onsite на платформе, используя собственные цвета, графику, надписи кнопок и любые другие настройки, которые вы хотите.

Теперь пришло время научиться создавать значки. Значки могут быть как простыми, так и сложными. В любом случае, в этих статьях есть все, что вам нужно знать:

• Типы бейджей на месте работы (статья)

• Разработка бейджей на месте (статья)

  • (Необязательно) Правила видимости на месте (статья). Если ваши бейджи универсальны и не содержат информации, которую можно распечатать для определенных групп участников, скорее всего, вам не нужны правила видимости. В любом случае, стоит прочитать статью, чтобы вы знали, что возможно.

Изучение дизайна значков на месте должно помочь вам точно решить, что вы хотите видеть на своих значках. Например, поскольку принтеры печатают только в черно-белом режиме, вы можете решить, что хотите предварительно напечатать некоторые элементы на своем бланке бейджей. Начните создавать эскизы и экспериментировать с вариантами персонализации. Пока вы не отправите заказ на эмблему в наличии, ничего не будет окончательным. По пути не стесняйтесь обращаться в нашу службу поддержки с любыми вопросами.

Пора заказывать! На этом этапе вам следует определиться с размером значка и иметь четкое представление о дизайне значка.

Если вы покупаете собственное оборудование, закажите его сейчас, чтобы убедиться, что вы получите все вовремя.

Пришло время планировать! Очень важно создать поэтажный план стола (столов) для печати бейджей. Рассмотрите такие детали, как:

• Места входов и входящий трафик

• Вывески

• Доступ к лифту и доступ к ADA на всей территории отеля

• Меры предосторожности и охраны здоровья

• Трафик и информация после регистрации

• Розетки питания, кабели и разветвители для оборудования для регистрации

• Столы и стулья для оборудования и персонала

• Возможны отдельные станции регистрации для VIP-персон, персонала, прессы и т. д.

Если маршрутизаторы подключаются к Интернету с помощью SIM-карты, проверьте уровень сотовой связи в том месте, где вы хотите разместить станции регистрации. Если сигнал слабый или прерывистый, попробуйте перенести регистрацию в место, где маршрутизаторы могут получать надежный сигнал сотовой связи, или подключите маршрутизаторы к Интернету в вашем заведении.

Если говорить о вашем оборудовании на месте, то знание того, какое оборудование вам нужно и как его настроить, поможет вам понять, как вы будете обустраивать зону регистрации. Ознакомьтесь с нашей статьей «Настройка оборудования для регистрации на месте проведения мероприятий», чтобы узнать, что такое настройка.

При планировании тщательно продумайте, как участники будут проверять определенную информацию, например состояние здоровья. В процессе регистрации задавайте как можно больше вопросов, чтобы сотрудники мероприятия могли просто ознакомиться с ответами участников на странице регистрации, а не спрашивать у каждого участника информацию.

Планируйте, чтобы в зоне регистрации была организована справочная служба с собственным принтером и iPad или iPhone, где люди смогут задавать вопросы, перепечатывать утерянные бейджи и решать проблемы с личными данными. Благодаря этому основные линии регистрации будут работать быстрее, а людям не придется снова стоять в очереди после того, как вы решите возникшую проблему. Ваши специалисты на месте, как правило, должны находиться в службе поддержки.

Пришло время убедиться в этом! На этом этапе у вас должен быть подробный план работы по печати бейджей. Если применимо, вдвойне убедитесь, что арендованное на месте оборудование может быть доставлено на место проведения мероприятия не позднее чем за три дня до начала мероприятия. Если в вашем месте нет места для хранения, рассмотрите возможность доставки оборудования в офис или отель, где проживает персонал.

Если вы арендуете оборудование в Choose 2 Rent, они пришлют вам информацию об отслеживании арендованного комплекта в течение этого периода времени. Если вы арендуете товар у другого поставщика, проверьте сроки доставки.

Это лучшее время, когда эксперт на месте должен начать обучение вашего персонала по регистрации. Ознакомьтесь с планом организации мероприятия, ознакомьтесь с протоколами безопасности и покажите сотрудникам, как исправить проблемы с информацией о пропусках участников. Покажите им статьи, ссылки на которые приведены ниже, чтобы они поняли, что такое печать с точки зрения участников, и научились настраивать оборудование на месте:

• Настройка оборудования на месте (статья)

• Настройка принтера Zebra (статья)

Создайте на платформе профили участников тестирования, чтобы убедиться, что правила видимости работают в соответствии с планом, и расскажите сотрудникам по регистрации о различиях, чтобы они знали, чего ожидать.

Пришло время! Как только вы приедете на площадку, попросите эксперта и сотрудников на месте установить оборудование и распечатать несколько тестовых бейджей. По завершении тестирования зарегистрируйтесь как можно скорее, чтобы все сотрудники получили свои бейджи до прибытия участников.

Сотрудники службы регистрации должны протестировать печать хотя бы одного бейджа на каждом iPad и принтере накануне начала регистрации и каждое утро, когда вы открываете регистрацию. Это помогает новым сотрудникам привыкнуть к процессу и точно знать, какими будут впечатления от посетителей. Тестирование также помогает устранить путаницу и убедиться, что принтеры загружены и настроены правильно.

• Настройка оборудования на месте (статья)

• Настройка принтера Zebra (статья)

Каждый сотрудник должен потренироваться в загрузке и калибровке принтера хотя бы один раз. В зависимости от масштаба мероприятия сотрудникам, возможно, придется загрузить в принтеры больше бейджей во время регистрации, если рулон или стопка закончится. Быстрая загрузка новых бейджей обеспечивает бесперебойную регистрацию. 🏃