Hvala na povratnim informacijama.
Želite li poslati povratne informacije?Webex Events Onsite dinamično rješenje za osobnu prijavu događaja i sesije i softversko rješenje za ispis znački pruža vam razinu prilagodbe i personalizacije koja se ne nalazi nigdje drugdje u industriji. Iako je Onsite dizajniran tako da bude intuitivan, prethodna priprema ključna je kako biste osigurali da ste vi i ljudi u vašem timu spremni za prijavu.
Bez obzira koristite li prijavu na sesiju, prijavu na događaj ili oboje, ovaj vam članak daje određene vremenske rokove, preporuke i savjete. Gdje je relevantno, pronaći ćete poveznice na naše sveobuhvatne tečajeve Webex Academy i članke pomoći koji će vas voditi na vašem putovanju. 🧭
Prijava na sesiju
Korištenje prijave sesije zaista je jednostavno, tako da mu nije potrebna vlastita vremenska linija. Međutim, sljedeći savjeti ključni su kako biste osigurali da je prijava u sesiju uspješna:
-
Odlučite želite li osoblje za prijavu sesije koristiti vlastite uređaje za provjeru sudionika ili želite kupiti ili unajmiti uređaje.
-
Na licu mjesta podržava iOS 14.0 ili noviji i iPadOS 14.0 ili noviji.
-
Ako kupujete ili iznajmljujete iPhone ili iPad uređaje, provjerite jesu li na mjestu održavanja nekoliko dana prije početka događaja kako bi osoblje imalo dovoljno vremena za preuzimanje aplikacije na licu mjesta, odabir Sesije i upoznavanje s postupkom prijave.
-
-
Dodajte sesije na svoj događaj i konfigurirajte ih za prijavu u sesi ju najkasnije tjedan dana prije događaja.
-
Jasno komunicirajte sa svim osobljem za prijavu prije i tijekom događaja kako bi znali gdje će biti i što očekivati na mjestu održavanja.
-
Dajte svakom članu osoblja popis sesija za koje su zaduženi i mjesta sjednica na mjestu održavanja.
-
Omogućite osoblju generički račun platforme Webex Events koji svatko može koristiti za pristup vašem događaju u aplikaciji na licu mjesta ili stvoriti račune na platformi za svakog člana osoblja. Saznajte više u našem članku o pozivanju administratora u vaš tim u Webex događajima.
-
-
Pošaljite osoblju za prijavu sesije sljedeće članke kako bi im pomogli postaviti svoje uređaje:
Ako koristite samo prijavu sesije, završili ste s ovim člankom. Zbogom! 👋
Ako koristite prijavu na događaj, čitajte dalje! 📖
Prijava na događaj
Još 12 tjedana...
Vrijeme je za početak! Počnite raditi na licu mjesta 12 tjedana prije vašeg događaja. To vam daje dovoljno vremena za rad na detaljima vašeg događaja i prilagođenih znački ili potreba za opremom.
Bilo da planirate unajmiti ili kupiti opremu, naručite što je prije moguće kako biste unaprijedili potencijalne povratne narudžbe i dugo vrijeme isporuke.
-
Pročitajte naš Vodič za kup nju opreme ako planirate kupiti opremu.
-
Pročitajte naš članak o iznajmljivanju hardvera za ispis znački na licu mjesta uz Choose 2 Rent da biste saznali kako unajmiti opremu. Već imate preferiranog dobavljača? Nema problema!
Imajte na umu da Choose 2 Rent ima dugu povijest s Webex Events, a njihovi kompleti za iznajmljivanje imaju sve što vam je potrebno za uspješno iskustvo prijave na događaj. Ako odaberete drugog dobavljača za iznajmljivanje, pažljivo pregledajte naš popis potrebnog hardvera kako biste bili sigurni da naručite svu potrebnu opremu.
Još jedanaest tjedana...
Vrijeme je za učenje! Na licu mjesta je vrlo intuitivan. Međutim, uvijek postoji nijansa. Zato imamo Webex Academy tečaj o onsite i članke posvećene svakom dijelu procesa na licu mjesta. 📚
Imajte na umu, ako se niste prijavili na Akademiju otkako smo se spojili s Webex Academy, pročitajte naš brzi vodič za prijav u.
Toplo preporučujemo da odaberete barem jednog člana svog tima koji će biti vaš stručnjak na licu mjesta. Za događaje veće od 1.000 ljudi preporučujemo najmanje dva stručnjaka. Naučit će kako konfigurirati aplikaciju na licu mjesta, stvoriti značke, implementirati opremu i pomoći u ispisu znački. Kada odaberete stručnjaka, dajte im ove resurse za početak:
-
V@@ odič organizatora događaja za Webex događaje na licu mjesta (plan učenja Akademije)
-
Osnove postavljanja na licu mjesta (članak)
Nakon što vaš stručnjak na licu mjesta prikupi neko znanje, vrijeme je da postavite Onsite i konfigurirate aplikaciju na platformi Webex Events.
Zapamtite, registracija Webex događaja vrhunsko je uparivanje s Webex događajima na licu mjesta radi jednostavnosti korištenja i smanjenog održavanja. Ako koristite drugi sustav registracije, provjerite imate li planirani datum za finaliziranje i učitavanje sudionika, s dovoljno vremena za testiranje.
Koji god sustav registracije koristite, svakako postavite sva pitanja u obrascu za registraciju koja bi osoblje za prijav u moglo postaviti kada se nalazi na licu mjesta. Dodajte ova pitanja na stranicu za prijav u kako biste ubrzali postupak prijave.
Još 10 tjedana...
Vrijeme je za izgradnju! Do sada je vaš stručnjak na licu mjesta trebao početi postavljati na licu mjesta i konfigurirati aplikaciju na licu mjesta na platformi s prilagođenim bojama, grafikom, oznakama gumba i svim drugim prilagodbama koje želite.
Sada je vrijeme da naučite kako dizajnirati značke. Značke mogu biti jednostavne ili složene koliko želite. Bez obzira na slučaj, ovi članci imaju sve što trebate znati:
-
Vrste znački na licu mjesta (članak)
-
Dizajnerske značke na licu mjesta (članak)
-
(Neobavezno) Pravila vidljivosti na licu mjesta (članak) - Ako su vaše značke jedinstvene za sve i bez podataka koje treba ispisati za određene skupine sudionika, vjerojatno vam nisu potrebna Pravila vidljivosti. Ionako je dobro pročitati članak, tako da znate što je moguće.
-
Učenje o dizajniranju znački na licu mjesta trebalo bi vam pomoći da odlučite što točno želite na svojim značkama. Na primjer, budući da pisači ispisuju samo u crno-bijeloj boji, možete odlučiti želite li neki elementi unaprijed ispisani na zalihi znački. Počnite izrađivati dizajne i igrati se s opcijama prilagodbe - ništa nije konačno dok ne pošaljete narudžbu zaliha značke. Usput, ne ustručavajte se razgovarati s našim timom za podršku s bilo kakvim pitanjima.
Izgradite svoj tim
Počnite razmišljati o izgradnji svog tima na licu mjesta. Trebat će vam više ljudi od vašeg stručnjaka na licu mjesta za upravljanje stolom za prijavu i opremom, odgovaranje na pitanja sudionika i pomoć oko vezica i držača znački. Čak i ako će vaši sudionici koristiti iPade ili iPhone uređaje za prijavu, planirajte imati više ljudi nego što vam je potrebno za svaki uređaj kako bi neki mogli djelovati kao "plutači". Plutači mogu popuniti nedolazak i osloboditi druge kada trebaju napraviti pauzu ili usmjeriti nekoga na službu za pomoć.
Ne brinite o treningu još uvijek - jednostavno započnite proces osoblja svojih stolova za prijavu. Zaposlite tehnički pametne ljude koji su uzbuđeni što rade s vašim sudionicima i pomažu u upravljanju procesom prijave. Učinkovita komunikacija s osobljem prije događaja ključna je kako bi svi znali gdje i kada biti. Rano planirajte komunikaciju i metode prijave osoblja.
9-8 tjedana do kraja...
Vrijeme je za naručivanje! U ovom trenutku trebali biste odlučiti o veličini značke i imati solidnu ideju o dizajnu značke.
Imajte na umu da držače znački ili vrpce morate naručiti odvojeno ako ih namjeravate koristiti. Ako naručujete vlastite zalihe značke, preporučujemo da naručite 25% više nego što vam je potrebno za pokrivanje testiranja, kalibracije i ponovnih ispisa.
Ako kupujete vlastitu opremu, nar učite sada kako biste bili sigurni da ćete sve dobiti na vrijeme.
7-4 tjedna do kraja...
Vrijeme je za planiranje! Izrada tlocrta za tablice za ispis znački ključno je. Razmotrite detalje poput:
-
Ulazne lokacije i protok dolaznog prometa
-
Signalizacija
-
Pristup liftu i ADA pristupačnost u cijelom mjestu
-
Zdravstvene i sigurnosne mjere opreza
-
Prometni tok i informacije nakon prijave
-
Utičnice, kabeli i razdjelnici za opremu za prijavu
-
Stolovi i stolice za opremu i osoblje
-
Moguće odvojene stanice za prijavu za VIP osobe, osoblje, tisak itd.
Imajte na umu da oznake mogu učiniti ili narušiti vaše iskustvo prijave. Nedovoljno natpisa ili natpisa koji su previše nejasni dovodi do zbunjenosti sudionika. Postavite jasne oznake na svakoj ulaznoj točki i glavnom hodniku kako biste svakoj vrsti sudionika točno rekli kamo treba ići.
Ako se vaši usmjerivači povezuju s internetom pomoću SIM kartice, testirajte snagu mobilne telefonije na mjestu gdje želite postaviti stanice za prijavu. Ako je signal slab ili isprekidan, razmislite o premještanju prijave na mjesto gdje vaši usmjerivači mogu dobiti solidan signal ćelije ili razmislite o tvrdom povezivanju usmjerivača s internetom na vašem mjestu održavanja.
Kad smo već kod vaše opreme na licu mjesta, saznanje koje opreme trebate i kako je postaviti može vam dati uvid u to kako ćete postaviti područje za prijavu. Pročitajte naš članak Postavljanje hardvera za prijavu događaja na licu mjesta da biste saznali kakvo je postavljanje.
Kao dio planiranja, pažljivo razmislite o tome kako će polaznici provjeriti određene informacije, poput medicinskog statusa. Postavite što više pitanja kao dio postupka registracije kako bi se osoblje događaja moglo jednostavno pozvati na odgovore sudionika na stranici za prijav u umjesto da od svake osobe traži informacije.
Planirajte da jedan redak vašeg područja za prijavu postavite kao službu za pomoć s vlastitim pisačem i iPadom ili iPhoneom gdje ljudi mogu postavljati pitanja, ponovno ispisivati izgubljene značke i rješavati probleme s osobnim podacima. Time se vaše glavne linije za prijavu brzo kreću i osigurava da se ljudi ne moraju vratiti u red nakon što riješite njihov problem. Vaši stručnjaci na licu mjesta obično bi trebali biti na službi za pomoć.
Ostalo je do 3-2 tjedna...
Vrijeme je da budemo sigurni! U ovom trenutku trebali biste imati detaljan plan rada za ispis znački. Ako je primjenjivo, dvostruko provjerite može li vaša oprema za iznajmljivanje na licu mjesta biti isporučena na mjesto održavanja do tri dana prije događaja. Ako skladište nije dostupno na vašem mjestu, razmislite o isporuci opreme u vaše urede ili hotel u kojem osoblje boravi.
Ako iznajmljujete opremu od Choose 2 Rent, oni će vam poslati podatke o praćenju vašeg kompleta za iznajmljivanje tijekom tog vremenskog okvira. Ako iznajmljujete od drugog dobavljača, provjerite njihov vremenski okvir dostave.
Ovo je najbolje vrijeme da stručnjak na licu mjesta započne obuku vašeg osoblja za prijavu. Pregledajte plan postavljanja mjesta, pregledajte sigurnosne protokole i pokažite osoblju kako ispraviti probleme s informacijama o značkama sudionika. Pokažite im dolje povezane članke kako bi razumjeli kakav je ispis iz perspektive sudionika i znali kako postaviti hardver na licu mjesta:
-
Postavljanje hardvera na licu mjesta (članak)
-
Post@@ avljanje pisača Zebra (članak)
Stvorite profile ispitan ika na platformi kako biste provjerili funkcionišu li pravila vidljivosti kako je planirano i pokazali razlike osoblju za prijavu kako bi znalo što mogu očekivati.
Tjedan od...
Vrijeme je! Čim imate pristup mjestu održavanja, neka vaš stručnjak i osoblje na licu mjesta postave vaš hardver i ispisuju nekoliko testnih znački. Kada je testiranje završeno, prijavite se osoblje što je prije moguće kako bi svo osoblje imalo značke prije dolaska polaznika.
Osoblje za prijavu trebalo bi testirati ispis najmanje jedne značke na svakom iPadu i pisaču noć prije početka prijave i svakog jutra kada otvorite prijavu. To pomaže novom osoblju da se prilagodi procesu kako bi točno znali kakvo će biti iskustvo sudionika. Testiranje također pomaže u uklanjanju zabune i osigurava da su pisači ispravno učitani i konfigurirani.
-
Postavljanje hardvera na licu mjesta (članak)
-
Post@@ avljanje pisača Zebra (članak)
Svaki član osoblja trebao bi barem jednom vježbati učitavanje i kalibriranje pisača. Ovisno o veličini vašeg događaja, osoblje će možda morati učitati više zaliha znački u pisače tijekom prijave ako ponestane rolne ili hrpe. Učitavanje novih znački brzo osigurava nesmetano odvijanje prijave. 🏃
Savjeti za testiranje i ispis:
-
Obratite posebnu pozornost na razmak i dizajn testnih znački i prilagodite pisač ili dizajn po potrebi.
-
Ako koristite pravila znački koja se temelje na ekskluzivnim grup ama, stvorite ispitanika dodijeljenog svakoj ekskluzivnoj grupi i ispišite značke za svaku kako biste bili sigurni da prilagodbe pravila vidljivosti funkcioniraju prema očekivanjima.
-
Nakon što provjerite ispisuju li se testne značke onako kako želite, počnite ispisati značke osoblja.
-
Neka osoblje vježba otvaranje postavki aplikacije na licu mjesta i osvježavanje podataka. To je potrebno za ažuriranje dizajna značke i promjena i ispravaka informacija o sudionicima izvršenih na platformi Webex Events.
-
Ako koristite distribuiranu prijavu gdje osoblje upravlja iPadima ili iPhoneima umjesto sudionika, vježbajte postupak prijave sa svim osobljem.
-
Pazite da osoblje i polaznici ne drže ruke za pisač kako bi primili oznaku dok ispisuje. To može uzrokovati zaglavljivanje pisača.
-
Neka polaznici prikače vlastite vrpce ili nanesu vlastite ljepljive značke kako bi se linije pomaknule ako je prijava zaista zauzeta.
-
Vrijeme je sve. Dobro je odrediti vrijeme procesa prijave dok testirate i koristiti te podatke za pomoć pri planiranju kapaciteta. Također preporučujemo da se prijavite na vrijeme tijekom događaja i prilagodite osoblje i opremu prema potrebi.
Ako ažurirate dizajn znački na platformi, pazite da ih objavite, a zatim osvježite svaki iPad ili iPhone kako biste dovršili promjene.
Ako ste pratili postupak i vremenski okvir i učili iz materijala za obuku povezanih u ovom članku, bit ćete spremni kada vaš prvi polaznik stigne na stol za prijavu.
Tijekom i nakon prijave pregledajte stranicu Metrics na licu mjesta kako biste donosili odluke temeljene na podacima o osoblju i vremenu prijave kako bi vaše sljedeće iskustvo prijave bilo mnogo glatko.
Ako imate bilo kakvih pitanja, vaš najbolji resurs je naš sjajni tim za podršku. Kliknite balon na dnu bilo koje stranice na platformi Webex Events ili ovoj bazi znanja da biste započeli chat uživo.
Imajte na umu da za pomoć oko iznajmljenog hardvera kontaktirajte svog dobavljača za iznajmljivanje.
