Tack för din feedback.

Det är dags att börja! Börja arbeta på plats 12 veckor före ditt evenemang. Detta ger dig gott om tid att arbeta igenom detaljerna i ditt evenemang och anpassade märke eller utrustningsbehov.

Oavsett om du planerar att hyra eller köpa utrustning, beställ så snart som möjligt för att komma före potentiella beställningar och långa ledtider.

• Läs vår guide för inköp av utrustning om du planerar att köpa utrustning.

• Läs vår artikel om uthyrning av hårdvara för märkesutskrift på plats med Choose 2 Rent för att lära dig hur du hyr utrustning. Har du redan en föredragen leverantör? Inga problem!

Det är dags att lära sig! Onsite är mycket intuitivt. Men det finns alltid nyanser. Därför har vi en Webex Academy-kurs om Onsite och artiklar som ägnas åt varje del av Onsite-processen. 📚

Vi rekommenderar starkt att du väljer minst en medlem av ditt team som expert på plats. För evenemang som är större än 1 000 personer rekommenderar vi minst två experter. De lär sig att konfigurera Onsite-appen, skapa märken, distribuera utrustningen och hjälpa till att skriva ut märken. När du har valt en expert, ge dem dessa resurser för att komma igång:

• Evenemangsarrangörens guide till Webex Events Onsite (utbildningsplan för akademin)

• Grundläggande installation på plats (artikel)

• Konfigurera Onsite-appen (artikel)

När din Onsite-expert har samlat in lite kunskap är det dags att konfigurera Onsite och konfigurera appen i Webex Events-plattformen.

Kom ihåg att Webex Events Registration är den ultimata parningen med Webex Events Onsite för enkel användning och minskat underhåll. Om du använder ett annat registreringssystem, se till att du har ett planerat datum för att slutföra och ladda upp dina deltagare, med gott om tid att spara för testning.

Oavsett vilket registreringssystem du använder, se till att ställa frågor i ditt registreringsformulär som incheckningspersonalen kan ställa när de är på plats på platsen. Lägg till dessa frågor på in checkningssidan för att påskynda incheckningsprocessen.

Det är dags att bygga! Vid det här laget borde din Onsite-expert ha börjat konfigurera On site och konfigurera Onsite-appen på plattformen med anpassade färger, grafik, knappetiketter och andra anpassningar du vill ha.

Nu är det dags att lära sig att designa märken. Märken kan vara så enkla eller komplexa som du vill. Hur som helst har dessa artiklar allt du behöver veta:

• Märketyper på plats (artikel)

• Designa märken på plats (artikel)

  • (Valfritt) Regler för synlighet på plats (artikel) — Om dina märken är en storlek som passar alla utan någon information som ska skrivas ut för specifika grupper av deltagare behöver du troligen inte synlighetsregler. Det är en bra idé att läsa artikeln ändå, så att du vet vad som är möjligt.

Att lära sig att designa Onsite-märken bör hjälpa dig att bestämma exakt vad du vill ha på dina märken. Till exempel, eftersom skrivarna bara skriver ut i svartvitt, kan du bestämma att du vill att vissa element ska vara förtryckta på ditt märkeslager. Börja skapa mönster och leka med anpassningsalternativ - ingenting är slutgiltigt förrän du skickar in märkeslagerordern. Längs vägen, tveka inte att chatta med vårt supportteam om du har frågor.

Det är dags att beställa! Vid denna tidpunkt bör du bestämma en märkesstorlek och ha en solid uppfattning om märkesdesignen.

Om du köper din egen utrustning, best äll nu för att se till att du får allt i tid.

Det är dags att planera! Att skapa en planritning för dina märkesutskriftsbord (er) är avgörande. Tänk på detaljer som:

• Inträdesplatser och inkommande trafikflöde

• Skyltning

• Tillgång till hiss och ADA-tillgänglighet i hela arenan

• Hälso- och säkerhetsåtgärder

• Trafikflöde och information efter incheckning

• Eluttag, kablar och delare för incheckningsutrustning

• Bord och stolar för utrustning och personal

• Möjliga separata incheckningsstationer för VIP, personal, press etc.

Om dina routrar ansluter till internet med ett SIM-kort, testa mobilstyrkan på den plats där du vill placera dina incheckningsstationer. Om signalen är svag eller intermittent, överväg att flytta incheckningen till en plats där dina routrar kan få en solid cellsignal, eller överväga att koppla routrarna till internet på din plats.

På tal om din utrustning på plats, att veta vilken utrustning du behöver och hur du ställer in den kan ge dig inblick i hur du ställer in incheckningsområdet. Läs vår artikel om installation av maskinvara för incheckning av evenemang på plats för att lära dig hur installationen är.

Som en del av planeringen, tänk noga över hur deltagarna kommer att verifiera viss information, till exempel medicinsk status. Ställ så många frågor som möjligt som en del av registreringsprocessen så att evenemangspersonalen helt enkelt kan hänvisa till deltagarnas svar på incheckningssidan istället för att be varje person om information.

Planera att ha en rad i ditt incheckningsområde konfigurerat som en helpdesk med egen skrivare och iPad eller iPhone där människor kan ställa frågor, skriva ut förlorade märken, och lösa problem med personuppgifter. Detta gör att dina huvudsakliga incheckningslinjer rör sig snabbt och säkerställer att människor inte behöver komma tillbaka i kö efter att du har löst deras problem. Din Onsite-expert (er) bör i allmänhet vara vid helpdesken.

Det är dags att vara säker! Vid denna tidpunkt bör du ha en detaljerad driftsplan för märketryck. Om tillämpligt, se till att din uthyrningsutrustning på plats kan skickas till arenan upp till tre dagar före evenemanget. Om lagring inte är tillgänglig på din plats kan du överväga att få utrustning skickad till dina kontor eller hotellet där personalen bor.

Om du hy r utrustning från Choose 2 Rent skickar de dig spårningsinformationen för ditt hyreskit under denna tidsram. Om du hyr från en annan leverantör kontrollerar du deras leveranstidslinje.

Det här är den bästa tiden för Onsite-experten att börja utbilda din incheckningspersonal. Gå igenom platsinställningsplanen, granska säkerhetsprotokoll, och visa personalen hur man åtgärdar problem med deltagarmärkesinformation. Visa dem artiklarna länkade nedan så att de förstår hur utskrift är ur deltagarnas perspektiv och vet hur man ställer in maskinvara på plats:

• Installation av maskinvara på plats (artikel)

• Zebra-skrivarinställning (artikel)

Skapa testdeltagarprofiler i plattformen för att dubbelkontrollera att eventuella synlighetsregler fungerar som planerat, och visa skillnaderna för incheckningspersonalen så att de vet vad de kan förvänta sig.

Det är dags! Så snart du har tillgång till arenan, låt din Onsite-expert och personal ställa in din hårdvara och skriva ut några testmärken. När testningen är klar, gör personalincheckning så snart som möjligt så att all personal har sina märken innan deltagarna anländer.

Incheckningspersonal bör testa att skriva ut minst ett märke på varje iPad och skrivare kvällen innan incheckningen börjar och varje morgon öppnar du incheckningen. Detta hjälper ny personal att anpassa sig till processen så att de vet exakt hur deltagarupplevelsen kommer att se ut. Testning hjälper också till att rensa all förvirring och ser till att skrivare är laddade och konfigurerade korrekt.

• Installation av maskinvara på plats (artikel)

• Zebra-skrivarinställning (artikel)

Varje anställd bör öva på att ladda och kalibrera en skrivare minst en gång. Beroende på storleken på ditt evenemang kan personalen behöva ladda mer märkeslager i skrivare under incheckningen om en rulle eller stack tar slut. Att ladda nya märken snabbt gör att incheckningen går smidigt. 🏃