Děkujeme za vaši zpětnou vazbu.

Je čas začít! Začněte pracovat na místě 12 týdny před vaší akcí. To vám dává spoustu času na práci s podrobnostmi vaší události a vlastními potřeb ami odznak u nebo vybavení.

Ať už plánujete pronájem nebo nákup vybavení, objednejte si co nejdříve, abyste předešli potenciálním zpětným objednávkám a dlouhým dodacím lhůtám.

• Přečtěte si našeho Průvodce nákupem vybavení, pokud plánujete nákup vybavení.

• Přečtěte si náš článek o pronájmu hardwaru pro tisk odznaků na místě s Choose 2 Rent a zjistěte, jak si pronajmout vybavení. Už máte preferovaného prodejce? Žádný problém!

Je čas se učit! Onsite je velmi intuitivní. Vždy však existují nuance. Proto máme kurz Webex Academy o Onsite a články věnované každé části procesu Onsite. 📚

Důrazně doporučujeme, abyste si vybrali alespoň jednoho člena vašeho týmu jako odborníka na místě. Pro akce větší než 1000 osob doporučujeme minimálně dva odborníky. Naučí se, jak nakonfigurovat aplikaci Onsite App, vytvářet odznaky, nasadit zařízení a pomoci tisknout odznaky. Když jste si vybrali odborníka, poskytněte mu tyto zdroje, aby mohli začít:

• Průvodce organizátorem událostí Webex Events Onsite (vzdělávací plán Akademie)

• Základy instalace na pracovi šti (článek)

• Konfigurace aplikace Onsite (článek)

Poté, co váš odborník na pracovišti shromáždí určité znalosti, je čas nastavit Onsite a nakonfigurovat aplikaci na platformě Webex Events.

Nezapomeňte, že registrace událostí Webex je dokonalým párováním s Webex Events Onsite pro snadné použití a snížení údržby. Pokud používáte jiný registrační systém, ujistěte se, že máte plánované datum dokončení a nahrávání účastníků, se spoustou času na testování.

Ať už používáte jakýkoli registrační systém, nezapomeňte ve svém registračním formuláři položit jakékoli dotazy, na které se mohou zaměstnanci odbavování zeptat, když jsou na místě konání. Chcete-li urychlit proces odbavení, přidejte tyto otázky na stránku Check-in.

Je čas stavět! Nyní by měl váš odborník na pracovišti začít nastavovat Onsite a kon figurovat aplikaci On site na platformě pomocí vlastních barev, grafiky, štítků tlačítek a jakýchkoli dalších přizpůsobení, které chcete.

Nyní je čas naučit se navrhovat odznaky. Odznaky mohou být tak jednoduché nebo složité, jak chcete. V každém případě tyto články obsahují vše, co potřebujete vědět:

• Typy odznaků na místě (článek)

• Navrhněte odznaky na místě (článek)

  • (Volitelné) Pravidla viditelnosti na místě (článek) — Pokud jsou vaše odznaky univerzální pro všechny a žádné informace, které by se měly vytisknout pro konkrétní skupiny účastníků, pravděpodobně pravidla viditelnosti nepotřebujete. Stejně je dobré si článek přečíst, abyste věděli, co je možné.

Naučení o navrhování odznaků na místě by vám mělo pomoci rozhodnout se přesně, co chcete na svých odznakech. Například, protože tiskárny tisknou pouze černobíle, můžete se rozhodnout, že chcete některé prvky předtisknout na vašem odznaku. Začněte vytvářet návrhy a hrát si s možnostmi přizpůsobení - nic není konečné, dokud neodešlete objednávku odznaku. Po cestě neváhejte chatovat s naším týmem podpory s jakýmikoli dotazy.

Je čas objednat! V tomto okamžiku byste se měli rozhodnout pro velikost odznaku a mít solidní představu o designu odznaku.

Pokud kupujete vlastní vybavení, objednejte si nyní, abyste se ujistili, že dostanete vše včas.

Je čas naplánovat! Vytvoření půdorysu pro tabulku tisku odznaků je zásadní. Zvažte podrobnosti jako:

• Vstupní místa a příchozí dopravní tok

• Značení

• Přístup výtahem a přístupnost ADA v celém areálu

• Bezpečnostní a zdravotní opatření

• Dopravní tok a informace po odbavení

• Elektrické zásuvky, kabely a rozbočovače pro odbavovací zařízení

• Stoly a židle pro vybavení a zaměstnance

• Možné samostatné odbavovací stanice pro VIP, zaměstnance, tisk atd.

Pokud se vaše směrovače připojují k internetu pomocí SIM karty, otestujte sílu mobilní sítě v místě, kam chcete umístit své odbavovací stanice. Pokud je signál slabý nebo přerušovaný, zvažte přesunutí odbavení na místo, kde mohou vaše směrovače získat pevný mobilní signál, nebo zvažte pevné zapojení směrovačů k internetu ve vašem místě konání.

Když už mluvíme o vybavení na místě, vědět, jaké vybavení potřebujete a jak jej nastavit, vám může poskytnout přehled o tom, jak nastavíte odbavovací prostor. Přečtěte si náš článek Nastavení hardwaru pro odbavení událostí na místě, kde se dozvíte, jaké je nastavení.

V rámci plánování pečlivě zvažte, jak účastníci ověří určité informace, například zdravotní stav. V rámci registračního procesu položte co nejvíce otázek, aby zaměstnanci akce mohli jednoduše odkazovat na odpovědi účastníků na stránce Check- in místo toho, aby žádali každou osobu o informace.

Naplánujte si nastavit jednu linku vaší odbavovací oblasti jako helpdesk s vlastní tiskárnou a iPadem nebo iPhonem, kde mohou lidé klást otázky, znovu tisknout ztracené odznaky, a řešit problémy s osobními údaji. Díky tomu se vaše hlavní odbavovací linky pohybují rychle a zajistí, že se lidé nemusí vracet do řady poté, co vyřešíte jejich problém. Váš odborník (odborníci) na místě by obvykle měli být u technické podpory.

Je čas si být jistý! V tomto okamžiku byste měli mít podrobný plán provozu pro tisk odznaků. Pokud je to relevantní, dvakrát se ujistěte, že vaše vybavení k pronájmu na místě může být odesláno na místo konání až tři dny před akcí. Pokud ve vašem místě není k dispozici úložný prostor, zvažte přepravu vybavení do vašich kanceláří nebo do hotelu, kde zaměstnanci pobývají.

Pokud si pronaj ímáte vybavení od Choose 2 Rent, pošlou vám během tohoto časového rámce informace o sledování vaší půjčovny. Pokud si pronajímáte od jiného dodavatele, ověřte jeho časovou osu odeslání.

Toto je nejlepší čas, kdy odborník na místě začne školit své odbavovací pracovníky. Projděte si plán nastavení místa konání, zkontrolujte bezpečnostní protokoly, a ukažte zaměstnancům, jak opravit problémy s informacemi o odznaku účastníka. Ukažte jim níže uvedené články, aby pochopili, jaký je tisk z pohledu účastníka, a věděli, jak nastavit hardware na místě:

• Instalace hardwaru na místě (článek)

• Nastavení tiskárny Zebra (článek)

Vytvořte na platformě profily účastníků testu, abyste znovu zkontrolovali, zda pravidla viditelnosti fungují podle plánu, a ukažte rozdíly zaměstnancům odbavení, aby věděli, co mohou očekávat.

Je čas! Jakmile budete mít přístup na místo konání, nechte svého odborníka a zaměstnance na místě nastavit hardware a vytisknout několik testovacích odznaků. Po dokončení testování, proveďte check-in personálu co nejdříve, aby všichni zaměstnanci měli své odznaky před příjezdem účastníků.

Zaměstnanci odbavení by měli otestovat tisk alespoň jednoho odznaku na každý iPad a tiskárnu noc před začátkem odbavení a každé ráno, kdy otevřete check-in. To pomáhá novým zaměstnancům aklimatizovat se na proces, aby přesně věděli, jaký bude zážitek účastníka. Testování také pomáhá odstranit všechny nejasnosti a zajišťuje, že tiskárny jsou správně načteny a nakonfigurovány.

• Instalace hardwaru na místě (článek)

• Nastavení tiskárny Zebra (článek)

Každý zaměstnanec by měl alespoň jednou procvičit načítání a kalibraci tiskárny. V závislosti na velikosti vaší akce, zaměstnanci možná budou muset během odbavení vložit více odznaků do tiskáren, pokud dojde role nebo stoh. Rychlé načtení nových odznaků zajišťuje hladký průběh přihlášení. 🏃