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¿Comentarios?Sabemos cuánto trabajo, organización y coordinación se necesita para planificar un evento increíble. Es por eso que hemos creado un cronograma de planificación de eventos con las mejores prácticas informadas por nuestros increíbles clientes y nuestra propia experiencia en planificación de eventos. Ya sea que esté planeando su primer evento o sea un planificador de eventos experimentado, este cronograma está destinado a ayudarle a planificar un evento exitoso con los productos Webex Events de principio a fin. ⏲️
Este artículo presenta dos recursos de cronograma de planificación de eventos: una infografía y un documento detallado y personalizable de planificación de eventos. ¡Continue leyendo para aprender cómo acceder y usar estos recursos! 📚
Infografía de la línea de tiempo del evento
Esta infografía es un cronograma de planificación de eventos de alto nivel que proporciona hitos importantes de planificación de eventos durante seis meses. Es perfecto como referencia rápida para mantenerlo en el buen camino mientras planifica su evento utilizando productos Webex Events.
Haga clic en el botón de abajo para acceder a la infografía:
Infografía de la línea de tiempo del evento
¡Descárguelo, imprímelo, convierta en su salvapantallas o lo que sea más útil para usted!
Prepare y personalice el documento de planificación de eventos
Nuestro documento de planificación de eventos de Webex Events proporciona una lista cronológica de tareas para completar durante el proceso de planificación de eventos, desde 6 meses antes de su evento hasta después del evento. Considérelo una hoja de ruta con consejos que le ayudarán a asignar suficiente tiempo para cada tarea, mantenerse al día y cumplir con los plazos. Con filtros integrados para productos y tipo de evento, puede personalizarlo para mostrar solo los pasos que se aplican a los productos que compró y el tipo de evento que está planeando.
Dado que cada evento es diferente, puede encontrar que su evento no requiere ciertas tareas, o puede completar ciertas tareas dentro de un período de tiempo ligeramente diferente, ¡y eso está bien! Simplemente use este documento como su base y ajústelo según sea necesario.
Los siguientes pasos le muestran cómo copiar y personalizar el documento.
Paso 1: Abra el documento de planificación y haga una copia personal
Haga clic en el botón de abajo para acceder al documento de planificación del cronograma del evento. Asegúrese de que ha iniciado sesión en una cuenta de Google.
Documento de planificación del cronograma del evento
Tenga en cuenta que las tareas “Todos los eventos” enumeradas al comienzo del documento de planificación se aplican a todos los eventos, independientemente de sus productos o tipo de evento, y no necesariamente se adhieren a un período de tiempo específico. ¡Asegúrese de hacer referencia a estas tareas y recursos!
Haga clic en el menú Archivo en Hojas de cálculo de Google y seleccione Hacer una copia en el menú desplegable. Cambie el nombre del documento copiado como '{Nombre de su evento} Línea de tiempo del evento” y haga clic en Hacer una copia.
Tenga en cuenta que si no puede seleccionar “Hacer una copia” en el menú desplegable “Archivo”, eso probablemente significa que no ha iniciado sesión en una cuenta de Google. Inicie sesión y luego intente hacer una copia de nuevo.
¡Ahora es el momento de usar los filtros en su copia personal!
Paso 2: Filtro para productos Webex Events y tipo de evento
Ahora que tiene una copia nueva de la línea de tiempo para usted, use los filtros integrados 'Productos' y 'Tipo de evento' para comenzar a personalizar la línea de tiempo. En el filtro Productos, seleccione los productos Webex Events que está utilizando para su evento. No tiene en cuenta el error “No válido”.
Las opciones 'Asistentes' y 'Sesiones' ya están seleccionadas para su conveniencia. 😉
Tenga en cuenta que si accidentalmente selecciona un producto que no desea incluir en su línea de tiempo, borre el texto del filtro por completo y, a continuación, vuelva a seleccionar los productos correctos. Tenga cuidado de incluir también las opciones “Asistentes” y “Sesiones”.
A continuación, utilice el filtro Tipo de evento para seleccionar su tipo de evento. Por ejemplo, si está organizando un evento híbrido, ¡elija 'Híbrido'!
¡El documento de planificación de la línea de tiempo se relena con todas las tareas de cronograma que se aplican a sus productos y tipo de evento! Vamos a hacer un recorrido por la hoja de cálculo ahora que está llena de más tareas de cronograma.
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Tarea completada - Utilice esta columna para indicar y realizar un seguimiento de la finalización de la tarea.
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Propietario: si está trabajando con un equipo, use esta columna para delegar tareas a sus compañeros de equipo.
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Producto: esta columna muestra el producto Webex Events asociado con la tarea de línea de tiempo.
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Tarea de línea de tiempo: esta columna muestra un resumen de la tarea general e incluye un período de tiempo medido en semanas y luego días a medida que se acerca a su evento.
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Detalles y recordatorios de tareas: esta columna muestra subtareas detalladas relacionadas con la tarea en la columna Tarea de la línea de tiempo. Aquí puede encontrar mejores prácticas, recordatorios y recomendaciones para ayudarle a completar la tarea de cronograma.
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Recursos: esta columna contiene enlaces en los que se puede hacer clic a artículos de nuestra base de conocimientos, cursos y videos de Webex Academy, y más. Haga referencia a estos para ayudarle a completar tareas y aprender aún más mejores prácticas.
Tenga en cuenta que los filtros que utilizó para rellenar el documento de línea de tiempo copian datos de otros lugares mediante la magia de la hoja de cálculo, lo que significa que no puede editar el contenido en los campos Producto, Tarea de línea de tiempo, Detalles y recordatorios de la tarea y Recursos. Sin embargo, puede editar las columnas Tarea completa y Propietario.
3: (Opcional): Copie los resultados y péguelos en su herramienta de gestión de proyectos preferida
Una vez que haya terminado de seleccionar filtros, si desea personalizar aún más la línea de tiempo o simplemente tenerla en el formato que mejor le convenga, considere copiar el contenido de la hoja de cálculo y pegar los valores en su herramienta de gestión de proyectos preferida.
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