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Cuanto antes lance su aplicación de eventos, mejor. En general, recomendamos lanzar su aplicación al menos 7 días antes de la fecha oficial de inicio para que los asistentes tengan tiempo suficiente para iniciar sesión y comenzar a explorar. ¡Lanzar de 2 a 4 semanas antes del inicio oficial con un conjunto de características diseñadas para aumentar el interés y el compromiso también es una gran táctica de promoción!

Si no ha terminado de agregar y configurar características y contenido, eso no tiene por qué impedir que lance su aplicación Event. Cualquier actualización que realice en la plataforma Webex Events aparecerá en la aplicación en cuestión de minutos, para que los asistentes puedan unirse temprano y aprovechar el contenido y las actividades previas al evento mientras finaliza todo lo demás.

Antes de lanzar oficialmente su Event App, necesita un plan de promoción para que la comunicación sea oportuna, clara y útil. Aquí hay algunas consideraciones a tener en cuenta:

• Elegir canales - La sección 'Elegir canales de comunicación' de este artículo proporciona una lista completa de posibles canales de comunicación, aunque es poco probable que todos ellos sean adecuados para cada evento y audiencia. Elija tácticas que ya se sienta cómodo usando y que tengan más sentido para llegar a sus asistentes.

• Cree un calendario de promoción: una vez que haya elegido los canales, decida cuándo quiere enviar mensajes y qué miembros del equipo y socios son responsables. ¡Transmitiendo en todos los canales a la vez puede ser genial! También es beneficioso cronalizar estratégicamente los mensajes que se alinean con los canales establecidos, como boletines mensuales.

• Elabore mensajes reflexivos: en lugar de solo enumerar las características de la aplicación, explique y muestre lo que sus asistentes pueden obtener de ella. Este es un buen momento para mencionar las metas de los asistentes para que pueda mostrar claramente los beneficios.

• Cree recursos promocionales - Dependiendo del tamaño de su equipo, sea creativo con el lanzamiento de su aplicación. Algunos de nuestros clientes han producido gráficos, archivos PDF, powerpoints y videos que generan entusiasmo y muestran cómo unirse y usar la aplicación Event. Lea nuestra guía para crear recursos para asistentes para ideas.

• Haga que unirse sea sencillo: los asistentes deben saber cómo acceder a la increíble experiencia de evento que ha creado. En sus comunicaciones, proporcione el Web Appenlace para los asistentes virtuales y ayude a los asistentes en persona a encontrar la aplicación móvil con la página de promoción de su aplicación de eventos. Nuestras plantillas de instrucciones de acceso a la aplicación de eventos son un excelente lugar para comenzar, con plantillas para la aplicación móvil y Web App que corresponden a cada configuración de privacidad.

• Considere la comunicación interna. ¿Los miembros de su organización sirven como moderadores o presentadores? ¡También es importante que se familiaricen con la aplicación temprano! Envíales instrucciones de acceso y nuestra guía de moderación.

Las opciones para difundir la información sobre su aplicación de eventos y generar entusiasmo antes de su evento son casi ilimitadas. Es posible que las ideas a continuación no se ajusten a todas las situaciones; conoce mejor su audiencia y ancho de banda, así que haga lo que tenga sentido para usted.

• Sitio web: incluya una breve descripción de la aplicación del evento o un video introductorio en su organización y sitios web de eventos. Coloque pancartas convincentes sobre su aplicación de eventos en las partes de alto tráfico de su sitio y enlace a la página de promoción. Utilice widgets para insertar información en su sitio web sobre Sesiones, oradores, patrocinadores, expositores y elementos de la lista personalizada para obtener aún más visibilidad e interés.

• Correo electrónico de registro: personalice el correo electrónico que sus asistentes recibirán después de registrarse. Mencione su aplicación de eventos y proporcione el enlace de la página de promoción si está listo para que los asistentes comiencen a unirse de inmediato.

• Correos electrónicos promocionales: si ya ha planeado una campaña de marketing por correo electrónico en torno a su evento, incluya su aplicación de evento en esos esfuerzos. Resáltelo en un correo electrónico de “Ya casi es hora”, o incluso dedique un correo electrónico completo a la aplicación, sus beneficios y cómo acceder a ella.

• Redes sociales - En los canales de redes sociales de su organización, cree publicaciones teaser para generar anticipación antes del lanzamiento de la aplicación. Después del lanzamiento, publique un anuncio que vincule a la página de promoción. Continúe presentando la aplicación en publicaciones adicionales que muestren aspectos destacados, actualizaciones y capturas de pantalla.

• Oradores, proveedores y expositores: reclute a estos socios para que usen sus propios sitios web, campañas de correo electrónico y canales de redes sociales para difundir la aplicación Event y promover las descargas de aplicaciones. Durante y después del evento, pueden anunciar cómo los usuarios pueden acceder a sus presentaciones o materiales a través de la aplicación.

• Event Game and Wall: haga que los asistentes entren temprano en la aplicación Event con un juego previo al evento o códigos de juego que solo son visibles antes de que comience el evento. Anime a los invitados a interactuar en el Muro publicando desafíos allí. Lea nuestros consejos sobre la creación de un increíble juego de eventos para inspirarse.

• Pantallas de TV y proyectores: si su evento es una reunión interna de la compañía, use presentaciones y pantallas de televisión en su edificio para promocionar la aplicación antes de que se lleve a cabo el evento. Agregue el contenido de la página Promocionar a las presentaciones de la compañía previas al evento.

• Uso de Live Display - Fácil de implementar y mantener, Webex Events Live Display presenta el contenido de su aplicación en tiempo real, incluido el código QR de descarga de la aplicación, para que los usuarios puedan descargar su aplicación fácilmente en los días y semanas previos al evento.

Construyó su plan, identificó canales de comunicación y redactó increíbles mensajes promocionales, gráficos y activos. Ahora necesita dar a sus primeros adoptantes una razón para estar contentos de haberse unido temprano y emocionarlos de invitar a otros.

Si bien no siempre es posible tener todo listo en su aplicación de eventos semanas antes de su evento, aún puede crear excelentes experiencias para los primeros usuarios. Estas son las características principales que se incluirán en el lanzamiento:

• Lobby - Ya sea que su evento esté a dos semanas o dos días de distancia, esta función es la mejor página de destino para su aplicación de eventos. Con una variedad de módulos para elegir, incluyendo sesiones, imágenes, oradores y más, es la mejor manera de presentar rápidamente a los asistentes el contenido de su aplicación de eventos. Obtenga más información en nuestro artículo sobre la configuración de funciones del lobby.

• Juego - No podemos enfatizar esto lo suficiente: ¡a los asistentes les encanta la función del juego! Cree desafíos que recompensen a los asistentes por explorar la aplicación y hablar sobre el evento en sus espacios de redes sociales. Oculte los códigos en los perfiles clave de oradores y patrocinadores, su función de preguntas frecuentes, la Agenda y en cualquier otro lugar que desee. Esto ayuda a los asistentes a sentirse cómodos con la aplicación y fomenta la creación de redes y la camaradería en sus primeros usuarios. Lea todo al respecto en nuestra guía de configuración de características del juego.

• Recurso o función de preguntas frecuentes: gran parte del valor del lanzamiento temprano es dar a los asistentes tiempo para explorar y hacer preguntas. Cuente con un centro de ayuda o preguntas frecuentes listos para ir para que los asistentes tengan un lugar donde encontrar respuestas antes de preguntar al personal del evento.

• Asistentes: la función Asistentes permite a los asistentes explorar la lista de personas que asisten al evento y enviarse solicitudes de conexión entre sí. Este es uno de los principales impulsores de la creación de redes de asistentes. ¡Los asistentes también pueden impulsar la adopción de la aplicación invitando a otros a descargar la aplicación! Obtenga más información en nuestro artículo sobre redes de asistentes.

• Agenda Sesiones y oradores: estos dos van juntos como mantequilla de maní y gelatina. 🥪 Agregue perfiles de oradores y sesiones de agenda, luego use enlaces internos para conectarlos para que los asistentes puedan navegar por ambos juntos. ¡Agregue enlaces a diapositivas de presentación, cuentas sociales de oradores y más!

• Patrocinadores: Muestre patrocinadores desde el primer día para agregar aún más valor. Vincule a las sesiones que patrocinan, incorpórelas a los desafíos del juego y cree salas de video donde los asistentes puedan mezclarse virtualmente con el personal patrocinador.

• Anuncios — Cree una experiencia exclusiva para los primeros usuarios enviando anuncios exclusivos que contengan beneficios especiales. Por ejemplo, invite a personas a Sesiones con capacidad limitada, envíe códigos de juego anticipados y notifíquelos cuando agregue nuevas funciones, sesiones y otros elementos.

• Muro: agregue la función Muro para brindar a los asistentes, patrocinadores y oradores un lugar para hacer publicaciones y tener conversaciones colectivamente. Para comenzar, el personal del evento puede publicar fotos o hacer preguntas interesantes antes del evento. Preguntar qué es lo que más entusiasma a los asistentes o publicar fotos de sus mascotas son excelentes maneras de ayudar a iniciar conversaciones y conexiones. 🚀

• Salas de video - Configure una serie de lugares de reunión antes del evento usando salas de video. Los asistentes pueden conocerse en un ambiente relajado sin la presión de llegar a tiempo a la próxima sesión.

• Función de grabaciones: ¿Qué mejor manera de entusiasmar a los asistentes por las sesiones de este año que mostrándoles las grabaciones del año pasado? Cargue grabaciones en el Centro de video y agréguelas a una función Lista personalizada, o use la función Lista Web para vincular grabaciones alojadas en sitios como Wistia y YouTube. Lea nuestro artículo sobre cómo agregar grabaciones de transmisión en vivo a su aplicación de eventos para obtener todos los detalles.

• Síganos - Simple pero potente, esta función le permite agregar enlaces a los sitios web y páginas sociales de su organización. Recompense a los asistentes con códigos de juego por usar su hashtag y compartir sus publicaciones en las redes sociales. Obtenga más información en nuestra guía de configuración de características Follow Us.

Si su aplicación es valiosa y atractiva incluso antes de que comience el evento, se beneficiará de la promoción orgánica de igual a igual, con los primeros usuarios difundiendo la voz e invitando a otros a unirse. 📣

Antes de que alguien pueda acceder a su aplicación de eventos, tiene que publicarla. La publicación abre la aplicación a sus asistentes y le permite iniciar sesión como asistente para probarla. ¡No se preocupe! Los asistentes no sabrán dónde ni cómo encontrar la aplicación hasta que se lo diga. Lea nuestro artículo sobre la publicación y administración de su aplicación de eventos para obtener instrucciones completas.

No convierta a sus asistentes en sus probadores beta. Antes del lanzamiento, usted y sus colegas, moderadores, personal, oradores y patrocinadores deben descargar y examinar todos los aspectos de su aplicación de eventos. Experimentar la aplicación por usted mismo ayuda a garantizar que sea pulida y precisa, y le prepara mejor a usted y a su personal para responder las preguntas de los asistentes. Obtenga más información en nuestro artículo sobre cómo probar su aplicación Event.

Capacite a su personal en la aplicación para que puedan ayudar a los asistentes a descargarla y responder sus preguntas. Reclute a un “experto en aplicaciones” para que le ayude con los problemas de inicio de sesión de los asistentes o preguntas sobre cómo navegar por la aplicación.

Cuando todo esté listo para comenzar, ¡comience a dar la bienvenida a los asistentes según su plan de comunicación! 🎉

Después de que comience su evento, hay muchas oportunidades para promocionar su aplicación entre asistentes presenciales y virtuales, incluso si aún no han iniciado sesión en la aplicación Event.

• Envíe comunicaciones específicas - Averigüe fácilmente quién ha descargado y no ha descargado la aplicación móvil o ha iniciado sesión en la versión web todavía y envíales un correo electrónico de recordatorio después de que comience el evento.

• En el momento del check-in: pídale a su personal de registro en persona que mencione la aplicación cuando salude a los asistentes. Aproveche la señalización efectiva, como pancartas o pantallas de mesa. También hemos sido testigos de tácticas creativas como poner un código QR que vincule a la página de promoción de la aplicación en la parte posterior de las insignias impresas, o incluir una postal sobre él en bolsas de regalos.

• Nota principal: pídale a su magistral o orador principal que resalte la aplicación Event, incluyendo cómo usarla y cómo descargarla. Esta es una de las formas más efectivas de fomentar la adopción y el compromiso de aplicaciones.

• Pantallas de TV y proyectores: si su lugar tiene pantallas de TV, use la función Galería de Live Display para mostrar imágenes sobre la aplicación Event. ¡Active la función de visualización en vivo 'Promocionar aplicación' para revelar un código QR para descargar su aplicación rápida y fácilmente!

• Señalización impresa: promocione su aplicación en la señalización impresa. Deje saber a los asistentes que los mapas, los detalles de la agenda y más están al alcance de su mano.

Con una estrategia de promoción bien pensada que utiliza las tácticas adecuadas en el momento adecuado, su aplicación de eventos ayudará a crear la mejor experiencia de evento posible para sus asistentes. Tanto durante como después del evento, use Event App Metrics para medir la adopción y el éxito.