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Quanto mais cedo você lançar seu aplicativo de eventos, melhor. Geralmente, recomendamos lançar seu aplicativo pelo menos 7 dias antes da data oficial de início, para que os participantes tenham tempo suficiente para fazer login e começar a explorar. Lançar 2 a 4 semanas antes do início oficial com um conjunto de recursos projetados para aumentar o interesse e o engajamento também é uma ótima tática de promoção!

Se você ainda não terminou de adicionar e configurar recursos e conteúdo, isso não precisa impedir que você inicie seu aplicativo de eventos. Todas as atualizações feitas na plataforma Webex Events aparecem no aplicativo em instantes, para que os participantes possam entrar mais cedo e aproveitar o conteúdo e as atividades pré-evento enquanto você finaliza todo o resto.

Antes de lançar oficialmente seu aplicativo de eventos, você precisa de um plano de promoção para que a comunicação seja oportuna, clara e útil. Aqui estão algumas considerações que você deve ter em mente:

• Escolha canais - A seção “Escolher canais de comunicação” deste artigo fornece uma lista completa de possíveis canais de comunicação, embora seja improvável que todos sejam adequados para cada evento e público. Escolha táticas que você já se sinta confortável em usar e que façam mais sentido para alcançar seus participantes.

• Crie um cronograma de promoções: depois de escolher os canais, decida quando você quer enviar mensagens e quais membros da equipe e parceiros são responsáveis. Transmitir em todos os canais ao mesmo tempo pode ser ótimo! Também é benéfico cronometrar estrategicamente as mensagens que se alinham aos canais estabelecidos, como boletins informativos mensais.

• Crie mensagens atenciosas - Em vez de apenas listar os recursos do aplicativo, explique e mostre o que seus participantes podem obter com ele. Esse é um ótimo momento para mencionar as metas dos participantes para que você possa mostrar claramente os benefícios.

• Crie recursos promocionais - Dependendo do tamanho da sua equipe, seja criativo com o lançamento do seu aplicativo. Alguns de nossos clientes produziram gráficos, PDFs, powerpoints e vídeos que geram entusiasmo e mostram como participar e usar o aplicativo de eventos. Leia nosso guia para criar recursos para os participantes para obter ideias.

• Simplifique a participação: os participantes precisam saber como acessar a incrível experiência de evento que você criou. Em suas comunicações, forneça o Web Applink para os participantes virtuais e ajude os participantes presenciais a encontrar o aplicativo móvel na página promocional do seu aplicativo de eventos. Nossos modelos de instruções de acesso ao aplicativo de eventos são um ótimo ponto de partida, com modelos para o aplicativo móvel e Web App que correspondem a cada configuração de privacidade.

• Considere a comunicação interna: os membros da sua organização estão atuando como moderadores ou apresentadores? Familiarizá-los com o aplicativo desde o início também é importante! Envie-lhes instruções de acesso e nosso guia de moderação.

As opções para divulgar seu aplicativo de eventos e criar entusiasmo antes do evento são quase ilimitadas. As ideias abaixo podem não se adequar a todas as situações — você conhece melhor seu público e sua largura de banda, então faça o que fizer sentido para você.

• Site - Inclua uma breve descrição do aplicativo de eventos ou um vídeo introdutório nos sites da sua organização e do evento. Coloque banners atraentes sobre seu aplicativo de eventos em partes de alto tráfego do seu site e crie um link para a página promocional. Use widgets para incorporar informações em seu site sobre sessões, palestrantes, patrocinadores, expositores e itens da lista personalizada para obter ainda mais visibilidade e interesse.

• E-mail de registro - Personalize o e-mail que seus participantes receberão após se inscreverem. Mencione seu aplicativo de eventos e forneça o link da página promocional se você estiver pronto para que os participantes comecem a participar imediatamente.

• E-mails promocionais - Se você já planejou uma campanha de marketing por e-mail em torno do seu evento, inclua seu aplicativo de eventos nesses esforços. Destaque-o em um e-mail “Está quase na hora” ou até mesmo dedique um e-mail inteiro ao aplicativo, seus benefícios e como acessá-lo.

• Mídia social: nos canais de mídia social da sua organização, crie postagens promocionais para criar expectativa antes do lançamento do aplicativo. Após o lançamento, publique um anúncio com um link para a página promocional. Continue apresentando o aplicativo em postagens adicionais que mostram destaques, atualizações e capturas de tela.

• Palestrantes, fornecedores e expositores - Contrate esses parceiros para usar seus próprios sites, campanhas de e-mail e canais de mídia social para divulgar o aplicativo Event e promover downloads de aplicativos. Durante e após o evento, eles podem anunciar como os usuários podem acessar suas apresentações ou materiais por meio do aplicativo.

• Event Game and Wall - Faça com que os participantes acessem o aplicativo do evento mais cedo com um jogo pré-evento ou códigos de jogo que só estão visíveis antes do início do evento. Incentive os convidados a interagir no Mural publicando desafios lá. Leia nossas dicas sobre como criar um incrível jogo de eventos para se inspirar.

• Telas de TV e projetores - Se seu evento for uma reunião interna da empresa, use apresentações e telas de TV em seu prédio para promover o aplicativo antes que o evento ocorra. Adicione o conteúdo da página Promover às apresentações da empresa que antecederam o evento.

• Use o Live Display - Fácil de implantar e manter, o Webex Events Live Display apresenta o conteúdo do seu aplicativo em tempo real, incluindo o código QR de download do aplicativo, para que os usuários possam baixar seu aplicativo facilmente nos dias e semanas que antecedem o evento.

Você criou seu plano, identificou canais de comunicação e elaborou mensagens promocionais, gráficos e recursos incríveis. Agora você precisa dar aos seus primeiros usuários um motivo para ficarem felizes por terem se juntado mais cedo e animá-los a convidar outras pessoas.

Embora nem sempre seja possível ter tudo em seu aplicativo de eventos pronto para uso semanas antes do evento, você ainda pode criar ótimas experiências para os primeiros usuários. Aqui estão os principais recursos a serem incluídos no lançamento:

• Lobby - Se faltam duas semanas ou dois dias para seu evento, esse recurso é a melhor página de destino para seu aplicativo de eventos. Com uma variedade de módulos para escolher, incluindo sessões, imagens, palestrantes e muito mais, é a melhor maneira de apresentar rapidamente aos participantes o conteúdo do seu aplicativo de eventos. Saiba mais em nosso artigo sobre a configuração do recurso Lobby.

• Jogo - Não podemos enfatizar isso o suficiente: os participantes adoram o recurso Jogo! Crie desafios que recompensem os participantes por explorarem o aplicativo e falarem sobre o evento em seus espaços de mídia social. Oculte códigos nos perfis dos principais palestrantes e patrocinadores, em seu recurso de perguntas frequentes, na Agenda e em qualquer outro lugar que você quiser. Isso ajuda os participantes a se sentirem confortáveis com o aplicativo e promove o networking e a camaradagem entre seus primeiros usuários. Leia tudo sobre isso em nosso guia de configuração de recursos do jogo.

• Recurso ou recurso de perguntas frequentes - Grande parte do valor de lançar com antecedência é dar aos participantes tempo para explorar e fazer perguntas. Tenha uma central de ajuda ou perguntas frequentes prontas para que os participantes tenham um lugar para encontrar respostas antes de perguntar à equipe do evento.

• Participantes - O recurso Participantes permite que os participantes explorem a lista de pessoas presentes no evento e enviem solicitações de conexão uns aos outros. Esse é um dos principais impulsionadores do networking de participantes. Os participantes também podem impulsionar a adoção do aplicativo convidando outras pessoas a baixarem o aplicativo! Saiba mais em nosso artigo sobre rede de participantes.

• Sessões de agenda e palestrantes - Esses dois combinam como manteiga de amendoim e geleia. 🥪 Adicione perfis de palestrantes e sessões de agenda e use links internos para conectá-los para que os participantes possam navegar pelos dois juntos. Adicione links aos slides da apresentação, às contas sociais dos palestrantes e muito mais!

• Patrocinadores - Mostre patrocinadores desde o primeiro dia para agregar ainda mais valor. Vincule-os às sessões que eles estão patrocinando, incorpore-os aos desafios do jogo e crie salas de vídeo nas quais os participantes possam interagir virtualmente com a equipe patrocinadora.

• Anúncios — Crie uma experiência exclusiva para os primeiros usuários enviando anúncios exclusivos contendo benefícios especiais. Por exemplo, convide pessoas para sessões com capacidade limitada, envie códigos de jogo antecipados e notifique-as quando você adicionar novos recursos, sessões e outros itens.

• Mural - Adicione o recurso Mural para oferecer aos participantes, patrocinadores e palestrantes um local para fazer postagens e conversar coletivamente. Para começar, a equipe do evento pode postar fotos ou fazer perguntas interessantes antes do evento. Perguntar com o que os participantes estão mais empolgados ou postar fotos de seus animais de estimação são ótimas maneiras de ajudar a iniciar conversas e conexões. 🚀

• Salas de vídeo - Configure uma série de hangouts antes do evento usando as salas de vídeo. Os participantes podem se conhecer em um ambiente descontraído sem a pressão de chegar à próxima sessão a tempo.

• Recurso de gravações - Que melhor maneira de empolgar os participantes com as sessões deste ano do que mostrar as gravações do ano passado? Faça upload de gravações para o Video Center e adicione-as a um recurso de Lista personalizada ou use o recurso Lista da Web para vincular gravações hospedadas em sites como Wistia e YouTube. Leia nosso artigo sobre como adicionar gravações de transmissão ao vivo ao seu aplicativo de eventos para obter detalhes completos.

• Siga-nos - Simples, mas poderoso, esse recurso permite adicionar links aos sites e páginas sociais da sua organização. Recompense os participantes com códigos de jogo por usarem sua hashtag e compartilharem suas postagens nas redes sociais. Saiba mais em nosso guia de configuração do recurso Follow Us.

Se seu aplicativo for valioso e envolvente mesmo antes do início do evento, você se beneficiará da promoção orgânica entre pares, com os primeiros usuários divulgando e convidando outras pessoas a participarem. 📣

Antes que alguém possa acessar seu aplicativo de eventos, você precisa publicá-lo. A publicação abre o aplicativo para seus participantes e permite que você faça login como participante para experimentá-lo. Não se preocupe! Os participantes não saberão onde ou como encontrar o aplicativo até que você lhes diga. Leia nosso artigo sobre como publicar e gerenciar seu aplicativo de eventos para obter instruções completas.

Não transforme seus participantes em testadores beta. Antes do lançamento, você e seus colegas, moderadores, funcionários, palestrantes e patrocinadores devem baixar e examinar todos os aspectos do seu aplicativo de eventos. Experimentar o aplicativo por si mesmo ajuda a garantir que ele seja sofisticado e preciso, além de preparar melhor você e sua equipe para responder às perguntas dos participantes. Saiba mais em nosso artigo sobre como testar seu aplicativo de eventos.

Treine sua equipe no aplicativo para que eles possam ajudar os participantes a baixá-lo e responder suas perguntas. Recrute um “especialista em aplicativos” para ajudar com problemas de login dos participantes ou perguntas sobre como navegar no aplicativo.

Quando tudo estiver pronto, comece a receber os participantes com base no seu plano de comunicação! 🎉

Após o início do evento, há muitas oportunidades de promover seu aplicativo para participantes presenciais e virtuais, mesmo que eles ainda não tenham feito login no aplicativo do evento.

• Envie comunicação direcionada - Descubra facilmente quem já baixou ou não o aplicativo móvel ou fez login na versão web e envie um e-mail de lembrete após o início do evento.

• No check-in — Peça à sua equipe de check-in presencial que mencione o aplicativo ao cumprimentar os participantes. Aproveite a sinalização eficaz, como banners ou displays de mesa. Também testemunhamos táticas criativas, como colocar um código QR com um link para a página promocional do aplicativo no verso de crachás impressos ou incluir um cartão postal sobre o assunto em sacolas de brindes.

• Keynote — Peça ao seu mestre de cerimônias ou palestrante principal que destaque o Event App, incluindo como usá-lo e como baixá-lo. Essa é uma das formas mais eficazes de incentivar a adoção e o engajamento de aplicativos.

• Telas de TV e projetores — Se seu local tiver telas de TV, use o recurso Galeria do Live Display para mostrar imagens sobre o aplicativo de eventos. Ative o recurso de exibição ao vivo “Promover aplicativo” para revelar um código QR para baixar seu aplicativo de forma rápida e fácil!

• Sinalização impressa — Promova seu aplicativo em sinalização impressa. Informe aos participantes que mapas, detalhes da agenda e muito mais estão na ponta dos dedos.

Com uma estratégia de promoção cuidadosa que usa as táticas certas no momento certo, seu aplicativo de eventos ajudará a criar a melhor experiência de evento possível para seus participantes. Durante e após o evento, use o Event App Metrics para medir a adoção e o sucesso.