Hartelijk dank voor uw feedback

Hoe eerder u uw Event-app start, hoe beter. Over het algemeen raden we aan om uw app ten minste 7 dagen voor de officiële startdatum te starten, zodat de deelnemers voldoende tijd hebben om in te loggen en te beginnen met ontdekken. Het is ook een geweldige promotietactiek om 2 tot 4 weken voor de officiële start te lanceren met een reeks functies die zijn ontworpen om de interesse en betrokkenheid te vergroten!

Als u nog niet klaar bent met het toevoegen en configureren van functies en inhoud, hoeft dat niet te voorkomen dat u uw Event-app start. Alle updates die u in het Webex Events-platform aanbrengt, worden binnen enkele ogenblikken in de app weergegeven, zodat deelnemers vroeg kunnen deelnemen en kunnen profiteren van de inhoud en activiteiten vóór het evenement, terwijl u al het andere afrondt.

Voordat u uw Event-app officieel lanceert, hebt u een promotieplan nodig, zodat de communicatie tijdig, duidelijk en nuttig is. Hier zijn enkele overwegingen om in gedachten te houden:

• Kanalen kiezen - De sectie 'Communicatiekanalen kiezen' van dit artikel bevat een uitgebreide lijst van mogelijke communicatiekanalen, hoewel het onwaarschijnlijk is dat ze allemaal geschikt zijn voor elk evenement en publiek. Kies tactieken die u al vertrouwd vindt en die het meest zinvol zijn om uw bezoekers te bereiken.

• Stel een promotieschema op: Als u eenmaal kanalen hebt gekozen, bepaalt u wanneer u berichten wilt verzenden en welke teamleden en partners hiervoor verantwoordelijk zijn. Uitzenden op elk kanaal tegelijk kan geweldig zijn! Het is ook nuttig om strategisch tijdberichten te sturen die zijn afgestemd op gevestigde kanalen, zoals maandelijkse nieuwsbrieven.

• Zorg voor doordachte berichten - In plaats van alleen de functies van de app op te sommen, kunt u uitleggen en laten zien wat uw bezoekers eruit kunnen halen. Dit is een goed moment om de doelstellingen van de deelnemers te vermelden, zodat u duidelijk kunt laten zien wat de voordelen zijn.

• Creëer promotiemateriaal - Ga creatief aan de slag met de lancering van uw app, afhankelijk van de grootte van uw team. Sommige van onze klanten hebben afbeeldingen, PDF's, powerpoints en video's gemaakt die opwindend zijn en die laten zien hoe je kunt deelnemen aan en hoe je de Event App kunt gebruiken. Lees onze handleiding voor het creëren van informatiebronnen voor deelnemers voor ideeën.

• Maak deelname eenvoudig: deelnemers moeten weten hoe ze toegang kunnen krijgen tot de geweldige evenementervaring die u hebt gecreëerd. Vermeld in uw communicatie de Web Applink voor virtuele bezoekers en help de bezoekers persoonlijk de mobiele app te vinden met de promotiepagina van uw Evenement-app. Onze sjablonen voor toegangsinstructies in de Event App zijn een geweldige manier om te beginnen, met sjablonen voor de mobiele app en Web App die overeenkomen met elke privacyinstelling.

• Overweeg interne communicatie: treden leden van uw organisatie op als moderators of als emcees? Het is ook belangrijk dat ze in een vroeg stadium vertrouwd raken met de app! Stuur ze toegangsinstructies en onze moderatiegids.

De mogelijkheden om uw Event-app onder de aandacht te brengen en de spanning op te bouwen vóór uw evenement zijn vrijwel onbeperkt. De onderstaande ideeën passen misschien niet in elke situatie. U kent uw doelgroep en bandbreedte het beste, dus doe wat voor u logisch is.

• Website - Voeg een korte beschrijving van de Event App of een introductievideo toe over de websites van uw organisatie en evenement. Plaats aantrekkelijke banners over uw Event-app op drukbezochte delen van uw site en link naar de promotiepagina. Gebruik widgets om informatie op uw website in te voegen over sessies, sprekers, sponsors, exposanten en items op de aangepaste lijst voor nog meer zichtbaarheid en interesse.

• E-mailadres voor registratie - Pas de e-mail aan die uw bezoekers zullen ontvangen nadat ze zich hebben geregistreerd. Vermeld uw evenement-app en geef de link naar de promotiepagina op als u er klaar voor bent dat bezoekers zich meteen kunnen aanmelden.

• Promotionele e-mails - Als u al een e-mailmarketingcampagne hebt gepland voor uw evenement, neem dan uw Event-app daarbij op. Markeer dit in een e-mail „Het is bijna tijd”, of besteed zelfs een hele e-mail aan de app, de voordelen ervan en de manier waarop u er toegang toe krijgt.

• Sociale media - Maak op de sociale mediakanalen van uw organisatie teaserposts om te anticiperen voordat de app wordt gelanceerd. Plaats na de lancering een aankondiging met een link naar de promotiepagina. Blijf de app opnemen in aanvullende berichten met hoogtepunten, updates en schermafbeeldingen.

• Sprekers, verkopers en exposanten - Schakel deze partners in om hun eigen websites, e-mailcampagnes en sociale mediakanalen te gebruiken om het nieuws over de Event-app te verspreiden en het downloaden van apps te promoten. Tijdens en na het evenement kunnen ze aankondigen hoe gebruikers via de app toegang hebben tot hun presentaties of materiaal.

• Event Game and Wall - Zorg dat bezoekers vroeg toegang hebben tot de Event-app met een game of gamecodes vóór het evenement die alleen zichtbaar zijn voordat het evenement begint. Moedig gasten aan om met elkaar in contact te komen op de Wall door daar uitdagingen te plaatsen. Lees ter inspiratie onze tips voor het maken van een geweldige Event Game.

• Tv-schermen en projectoren - Als uw evenement een interne bedrijfsvergadering is, gebruik dan presentaties en tv-schermen in uw gebouw om de app te promoten voordat het evenement plaatsvindt. Voeg de inhoud van de promotiepagina toe aan bedrijfspresentaties voorafgaand aan het evenement.

• Live Display gebruiken - Webex Events Live Display is eenvoudig te implementeren en te onderhouden en presenteert inhoud van uw app in realtime, inclusief de QR-code voor het downloaden van de app, zodat gebruikers uw app eenvoudig kunnen downloaden in de dagen en weken voorafgaand aan het evenement.

U hebt uw plan opgesteld, communicatiekanalen geïdentificeerd en geweldige promotieberichten, afbeeldingen en middelen opgesteld. Nu moet u uw early adopters een reden geven om blij te zijn dat ze eerder zijn toegetreden en ze enthousiast maken om anderen uit te nodigen.

Hoewel het niet altijd mogelijk is om alles in uw Event-app weken voor uw evenement klaar te hebben voor gebruik, kunt u nog steeds geweldige ervaringen creëren voor early adopters. Dit zijn de belangrijkste functies die bij de lancering moeten worden toegevoegd:

• Lobby - Of uw evenement nu over twee weken of twee dagen duurt, deze functie is de beste landingspagina voor uw evenement-app. Met een verscheidenheid aan modules om uit te kiezen, waaronder sessies, afbeeldingen, sprekers en meer, is dit de beste manier om bezoekers snel kennis te laten maken met de inhoud van uw Event App. Lees meer in ons artikel over het instellen van lobbyfuncties.

• Spel - We kunnen dit niet genoeg benadrukken: de deelnemers zijn dol op de gamefunctie! Creëer uitdagingen die bezoekers belonen voor het verkennen van de app en het praten over het evenement op hun sociale media. Verberg codes in de belangrijkste sprekers- en sponsorprofielen, in uw rubriek met veelgestelde vragen, in de Agenda en waar u maar wilt. Dit helpt bezoekers om vertrouwd te raken met de app en bevordert netwerken en kameraadschap bij uw early adopters. Lees er alles over in onze handleiding voor het instellen van de gamefuncties.

• Hulpbron of functie voor veelgestelde vragen - Een groot deel van de waarde van een vroege start is dat de deelnemers de tijd krijgen om te ontdekken en vragen te stellen. Zorg dat er een helpcentrum of veelgestelde vragen klaarstaan, zodat bezoekers een plek hebben waar ze antwoorden kunnen vinden voordat ze het personeel van het evenement vragen.

• Deelnemers - Met de functie Deelnemers kunnen deelnemers de lijst bekijken van mensen die het evenement bijwonen en elkaar verbindingsverzoeken sturen. Dit is een van de belangrijkste drijfveren voor het netwerken van bezoekers. Deelnemers kunnen ook de acceptatie van apps stimuleren door anderen uit te nodigen de app te downloaden! Lees meer in ons artikel over Attendee Networking.

• Agendasessies en sprekers - Deze twee horen bij elkaar, zoals pindakaas en jam. 🥪 Voeg sprekersprofielen en agendasessies toe en gebruik vervolgens interne links om ze met elkaar te verbinden, zodat deelnemers beide tegelijk kunnen bekijken. Voeg links toe naar presentatiedia's, sociale accounts van sprekers en meer!

• Sponsoren - Breng sponsors vanaf dag één onder de aandacht om nog meer waarde toe te voegen. Koppel ze aan sessies die ze sponsoren, verwerk ze in Game-uitdagingen en creëer videoruimtes waar deelnemers virtueel contact kunnen hebben met het sponsorpersoneel.

• Aankondigingen — Creëer een exclusieve ervaring voor early adopters door exclusieve aankondigingen te sturen met speciale voordelen. Nodig bijvoorbeeld mensen uit voor sessies met een beperkte capaciteit, stuur gamecodes voor early bird en stel ze op de hoogte wanneer u nieuwe functies, sessies en andere items toevoegt.

• Muur - Voeg de Wall-functie toe om bezoekers, sponsors en sprekers een plek te geven waar ze berichten kunnen plaatsen en gezamenlijk kunnen praten. Om te beginnen kan het personeel van het evenement foto's plaatsen of interessante vragen stellen voor het evenement. Vragen waar bezoekers het meest enthousiast over zijn of het plaatsen van foto's van uw huisdieren zijn geweldige manieren om gesprekken op gang te brengen en contacten te leggen. 🚀

• Videoruimtes - Organiseer een aantal hangouts voorafgaand aan het evenement met behulp van videoruimtes. De deelnemers kunnen elkaar leren kennen in een ontspannen omgeving zonder de druk om op tijd naar de volgende sessie te gaan.

• Opnamefunctie - Wat is een betere manier om de deelnemers enthousiast te maken voor de sessies van dit jaar dan hen de opnames van vorig jaar te laten zien? Upload opnamen naar het Video Center en voeg ze toe aan een functie voor aangepaste lijsten, of gebruik de functie Weblijst om te linken naar opnames die worden gehost op sites zoals Wistia en YouTube. Lees ons artikel over het toevoegen van livestream-opnames aan uw Event-app voor volledige informatie.

• Volg ons - Met deze eenvoudige maar krachtige functie kunt u links toevoegen naar de websites en sociale pagina's van uw organisatie. Beloon bezoekers met gamecodes voor het gebruik van uw hashtag en het delen van uw berichten op sociale media. Meer informatie vindt u in onze handleiding voor het instellen van de Follow Us-functie.

Als uw app al voor aanvang van het evenement waardevol en aantrekkelijk is, profiteert u van organische, peer-to-peer-promotie, waarbij early adopters het woord verspreiden en anderen uitnodigen om deel te nemen. 📣

Voordat iemand toegang heeft tot uw Event-app, moet u deze publiceren. Publiceren opent de app voor uw bezoekers en u kunt zich als deelnemer aanmelden om de app uit te proberen. Maakt u zich geen zorgen! De deelnemers weten pas waar of hoe ze de app kunnen vinden als u ze dat vertelt. Lees ons artikel over het publiceren en beheren van uw Event-app voor volledige instructies.

Maak van uw bezoekers niet uw bètatesters. Voor de lancering moeten u en uw collega's, moderators, medewerkers, sprekers en sponsors elk aspect van uw Event-app downloaden en bekijken. Als u de app zelf gebruikt, bent u er zeker van dat deze nauwkeurig en nauwkeurig is en dat u en uw medewerkers beter voorbereid zijn op het beantwoorden van vragen van deelnemers. Lees meer in ons artikel over het testen van uw Event-app.

Train uw personeel op de app, zodat ze de bezoekers kunnen helpen deze te downloaden en hun vragen te beantwoorden. Rekruteer een „app-expert” om u te helpen bij problemen met het inloggen van deelnemers of bij vragen over het navigeren in de app.

Als alles klaar is, begin dan de bezoekers te verwelkomen op basis van uw communicatieplan! 🎉

Nadat uw evenement is begonnen, zijn er veel mogelijkheden om uw app te promoten bij persoonlijke en virtuele bezoekers, zelfs als ze zich nog niet hebben aangemeld bij de Evenement-app.

• Stuur gerichte communicatie - Zoek eenvoudig uit wie de mobiele app wel en niet heeft gedownload of zich nog niet heeft aangemeld bij de webversie en stuur ze een herinneringsmail nadat het evenement is begonnen.

• Bij het inchecken — Vraag het personeel dat u persoonlijk incheckt om de app te vermelden wanneer ze de bezoekers begroeten. Maak gebruik van effectieve bewegwijzering, zoals banners of displays op tafelbladen. We zijn ook getuige geweest van creatieve tactieken, zoals het plaatsen van een QR-code die linkt naar de promotiepagina van de app op de achterkant van de bedrukte badges, of het plaatsen van een ansichtkaart erover in swagbags.

• Keynote — Vraag uw presentator of keynotespreker om de Event App onder de aandacht te brengen, inclusief hoe u deze moet gebruiken en hoe u deze kunt downloaden. Dit is een van de meest effectieve manieren om de acceptatie en betrokkenheid van apps aan te moedigen.

• Tv-schermen en projectoren — Als uw locatie tv-schermen heeft, gebruik dan de galerijfunctie van Live Display om beelden over de Event App weer te geven. Activeer de functie 'Promote App' Live Display om een QR-code weer te geven zodat u uw app snel en eenvoudig kunt downloaden!

• Gedrukte bewegwijzering — Promoot uw app op gedrukte bewegwijzering. Laat de deelnemers weten dat kaarten, agendagegevens en meer binnen handbereik zijn.

Met een doordachte promotiestrategie waarbij de juiste tactieken op het juiste moment worden gebruikt, helpt uw Event-app om de best mogelijke evenementervaring voor uw bezoekers te creëren. Gebruik zowel tijdens als na het evenement de statistieken van de Event App om de acceptatie en het succes te meten.