Merci pour votre commentaire.

Plus tôt vous lancerez votre application événementielle, mieux ce sera. En général, nous recommandons de lancer votre application au moins 7 jours avant la date de début officielle afin que les participants aient tout le temps de se connecter et de commencer à explorer. Le lancement de 2 à 4 semaines avant le début officiel avec un ensemble de fonctionnalités conçues pour susciter l'intérêt et l'engagement est également une excellente tactique de promotion !

Si vous n'avez pas fini d'ajouter et de configurer des fonctionnalités et du contenu, cela ne vous empêchera pas de lancer votre application événementielle. Toutes les mises à jour que vous apportez à la plateforme Webex Events apparaissent dans l'application en quelques instants, afin que les participants puissent s'inscrire tôt et profiter du contenu et des activités qui ont précédé l'événement pendant que vous finalisez tout le reste.

Avant de lancer officiellement votre application événementielle, vous avez besoin d'un plan de promotion afin que la communication soit rapide, claire et utile. Voici quelques points à prendre en compte :

• Choisissez les chaînes - La section « Choisir les canaux de communication » de cet article fournit une liste complète des canaux de communication possibles, mais il est peu probable qu'ils conviennent tous à tous les événements et à tous les publics. Choisissez les tactiques que vous êtes déjà à l'aise et qui sont les plus pertinentes pour toucher vos participants.

• Établissez un calendrier de promotions. Une fois que vous avez choisi les chaînes, décidez quand vous souhaitez envoyer des messages et quels sont les membres de l'équipe et les partenaires responsables. Diffuser sur toutes les chaînes en même temps, c'est génial ! Il est également avantageux de chronométrer stratégiquement les messages en fonction des canaux établis, tels que les newsletters mensuelles.

• Créez des messages réfléchis. Plutôt que de simplement répertorier les fonctionnalités de l'application, expliquez et montrez ce que vos participants peuvent en retirer. C'est le moment idéal pour mentionner les objectifs des participants afin de pouvoir clairement en montrer les avantages.

• Créez des ressources promotionnelles - En fonction de la taille de votre équipe, faites preuve de créativité lors du lancement de votre application. Certains de nos clients ont produit des graphismes, des PDF, des powerpoints et des vidéos qui suscitent l'enthousiasme et montrent comment rejoindre et utiliser l'application Event. Lisez notre guide pour créer des ressources d'idées pour les participants.

• Facilitez l'inscription : les participants doivent savoir comment accéder à l'incroyable expérience événementielle que vous avez créée. Dans vos communications, indiquez le Web Applien pour les participants virtuels et aidez les participants en personne à trouver l'application mobile grâce à la page promotionnelle de votre application événementielle. Nos modèles d'instructions d'accès à l'application événementielle constituent un excellent point de départ. Il s'agit de modèles pour l'application mobile Web App qui correspondent à chaque paramètre de confidentialité.

• Pensez à la communication interne. Les membres de votre organisation agissent-ils en tant que modérateurs ou animateurs ? Il est également important de les familiariser rapidement avec l'application ! Envoyez-leur les instructions d'accès et notre guide de modération.

Les options pour faire connaître votre application événementielle et susciter l'enthousiasme avant votre événement sont presque illimitées. Les idées ci-dessous ne conviennent peut-être pas à toutes les situations. C'est vous qui connaissez le mieux votre audience et votre bande passante, alors faites ce qui vous convient le mieux.

• Site Web - Incluez une brève description de l'application Event ou une vidéo de présentation sur les sites Web de votre organisation et de vos événements. Placez des bannières attrayantes concernant votre application événementielle sur les zones les plus fréquentées de votre site et créez un lien vers la page promotionnelle. Utilisez des widgets pour intégrer des informations sur votre site Web concernant les sessions, les conférenciers, les sponsors, les exposants et les éléments de la liste personnalisée pour encore plus de visibilité et d'intérêt.

• E-mail d'inscription - Personnalisez l'e-mail que vos participants recevront après leur inscription. Mentionnez votre application événementielle et indiquez le lien de la page promotionnelle si vous êtes prête à ce que les participants commencent à s'inscrire immédiatement.

• E-mails promotionnels - Si vous avez déjà prévu une campagne de marketing par e-mail dans le cadre de votre événement, incluez votre application événementielle dans cette campagne. Mettez-la en surbrillance dans un e-mail « C'est presque l'heure », ou consacrez un e-mail complet à l'application, à ses avantages et à la manière d'y accéder.

• Réseaux sociaux - Sur les réseaux sociaux de votre organisation, créez des teaser pour susciter l'anticipation avant le lancement de l'application. Après le lancement, publiez une annonce renvoyant vers la page promotionnelle. Continuez à présenter l'application dans d'autres articles contenant les temps forts, les mises à jour et les captures d'écran.

• Conférenciers, vendeurs et exposants : demandez à ces partenaires d'utiliser leurs propres sites web, campagnes par e-mail et réseaux sociaux afin de faire connaître l'application Event et de promouvoir les téléchargements d'applications. Pendant et après l'événement, ils peuvent annoncer comment les utilisateurs peuvent accéder à leurs présentations ou à leurs supports via l'application.

• Event Game and Wall - Invitez les participants à accéder à l'application Event le plus tôt possible grâce à un jeu ou à des codes de jeu qui ne seront visibles qu'avant le début de l'événement. Encouragez les invités à interagir sur le Mur en y publiant des défis. Lisez nos conseils pour créer un jeu événementiel exceptionnel pour vous inspirer.

• Écrans de télévision et projecteurs - Si votre événement est une réunion interne de l'entreprise, utilisez les présentations et les écrans de télévision de votre bâtiment pour promouvoir l'application avant l'événement. Ajoutez le contenu de la page Promote aux présentations de l'entreprise avant l'événement.

• Utiliser Live Display - Facile à déployer et à gérer, Webex Events Live Display présente le contenu de votre application en temps réel, y compris le code QR de téléchargement de l'application, afin que les utilisateurs puissent la télécharger facilement dans les jours et les semaines qui précèdent l'événement.

Vous avez élaboré votre plan, identifié des canaux de communication et rédigé de superbes messages promotionnels, des graphismes et des ressources. Maintenant, vous devez donner à vos premiers utilisateurs une raison de se réjouir qu'ils se soient inscrits plus tôt et les inciter à en inviter d'autres.

Bien qu'il ne soit pas toujours possible de tout mettre en œuvre dans votre application événementielle des semaines avant l'événement, vous pouvez tout de même créer des expériences géniales pour les premiers utilisateurs. Voici les principales fonctionnalités à inclure lors du lancement :

• Lobby - Que votre événement ait lieu dans deux semaines ou deux jours, cette fonctionnalité est la meilleure page de destination pour votre application événementielle. Avec une variété de modules parmi lesquels choisir, notamment des sessions, des images, des conférenciers, etc., c'est le meilleur moyen de présenter rapidement le contenu de votre application événementielle aux participants. Pour en savoir plus, consultez notre article sur la configuration des fonctionnalités du lobby.

• Jeu - On ne le soulignera jamais assez : les participants adorent la fonctionnalité Jeu ! Créez des défis qui récompensent les participants qui explorent l'application et parlent de l'événement sur leurs réseaux sociaux. Cachez les codes dans les profils des principaux conférenciers et des sponsors, dans votre FAQ, dans l'Agenda et partout où vous le souhaitez. Cela aide les participants à se familiariser avec l'application et favorise le réseautage et la camaraderie chez vos premiers utilisateurs. Lisez tout à ce sujet dans notre guide de configuration des fonctionnalités du jeu.

• Fonctionnalité de ressources ou de FAQ - L'avantage d'un lancement anticipé est de donner aux participants le temps d'explorer et de poser des questions. Préparez un centre d'aide ou une FAQ pour que les participants puissent trouver des réponses avant de les demander au personnel de l'événement.

• Participants - La fonction Participants permet aux participants de consulter la liste des participants à l'événement et de s'envoyer des demandes de connexion. C'est l'un des principaux moteurs de la mise en réseau des participants. Les participants peuvent également favoriser l'adoption de l'application en invitant d'autres personnes à la télécharger ! Pour en savoir plus, consultez notre article sur le réseautage avec les participants.

• Sessions de l'ordre du jour et conférenciers - Ces deux éléments vont de pair, comme le beurre de cacahuète et la gelée. 🥪 Ajoutez les profils des conférenciers et les sessions d'ordre du jour, puis utilisez des liens internes pour les connecter afin que les participants puissent consulter les deux ensemble. Ajoutez des liens vers les diapositives de présentation, les comptes sociaux des conférenciers, et plus encore !

• Sponsors : présentez les sponsors dès le premier jour pour ajouter encore plus de valeur. Associez-les aux sessions qu'ils sponsorisent, intégrez-les aux défis du jeu et créez des salles vidéo où les participants peuvent rencontrer virtuellement le personnel des sponsors.

• Annonces — Créez une expérience exclusive pour les premiers utilisateurs en envoyant des annonces exclusives contenant des avantages spéciaux. Par exemple, invitez des personnes à participer à des sessions dont la capacité est limitée, envoyez-leur des codes de jeu en prévente et prévenez-les lorsque vous ajoutez de nouvelles fonctionnalités, des sessions ou d'autres objets.

• Mur - Ajoutez la fonctionnalité Wall pour permettre aux participants, aux sponsors et aux conférenciers de publier des articles et de discuter collectivement. Pour commencer, le personnel de l'événement peut publier des photos ou poser des questions intéressantes avant l'événement. Demander aux participants ce qui les intéresse le plus ou publier des photos de vos animaux de compagnie sont un excellent moyen d'engager des conversations et de nouer des liens. 🚀

• Salles vidéo - Organisez une série de rencontres avant l'événement à l'aide des salles vidéo. Les participants peuvent apprendre à se connaître dans une atmosphère détendue, sans avoir à se rendre à temps à la session suivante.

• Fonction d'enregistrement - Quel meilleur moyen d'intéresser les participants aux sessions de cette année que de leur montrer les enregistrements de l'année dernière ? Téléchargez des enregistrements sur le Video Center et ajoutez-les à une fonction de liste personnalisée, ou utilisez la fonction de liste Web pour accéder à des enregistrements hébergés sur des sites tels que Wistia et YouTube. Lisez notre article sur l'ajout d'enregistrements en direct à votre application événementielle pour plus de détails.

• Suivez-nous - Simple mais puissante, cette fonctionnalité vous permet d'ajouter des liens vers les sites Web et les pages sociales de votre organisation. Récompensez les participants avec des codes de jeu lorsqu'ils utilisent votre hashtag et partagent vos publications sur les réseaux sociaux. Pour en savoir plus, consultez notre guide de configuration de la fonctionnalité Suivez-nous.

Si votre application est utile et intéressante avant même le début de l'événement, vous bénéficierez d'une promotion naturelle entre pairs, les premiers utilisateurs faisant passer le message et invitant d'autres personnes à la rejoindre. 📣

Avant que quiconque puisse accéder à votre application événementielle, vous devez la publier. La publication ouvre l'application à vos participants et vous permet de vous connecter en tant que participant pour l'essayer. Ne vous inquiétez pas ! Les participants ne sauront pas où ni comment trouver l'application tant que vous ne le leur direz pas. Lisez notre article sur la publication et la gestion de votre application événementielle pour obtenir des instructions complètes.

Ne faites pas de vos participants vos bêta-testeurs. Avant le lancement, vous et vos collègues, modérateurs, membres du personnel, conférenciers et sponsors devez télécharger et examiner tous les aspects de votre application événementielle. L'expérience de l'application par vous-même vous permet de vous assurer qu'elle est parfaite et précise, et elle vous prépare mieux, vous et votre personnel, à répondre aux questions des participants. Pour en savoir plus, consultez notre article sur les tests de votre application événementielle.

Formez votre personnel à l'application afin qu'il puisse aider les participants à la télécharger et à répondre à leurs questions. Recrutez un « expert des applications » pour répondre aux problèmes de connexion des participants ou à leurs questions concernant la navigation dans l'application.

Quand tout sera prêt, commencez à accueillir les participants en fonction de votre plan de communication ! 🎉

Une fois votre événement commencé, il existe de nombreuses opportunités de promouvoir votre application auprès des participants en personne et virtuels, même s'ils ne sont pas encore connectés à l'application de l'événement.

• Envoyez des communications ciblées - Découvrez facilement qui a téléchargé l'application mobile ou qui ne s'est pas encore connectée à la version Web et envoyez-lui un e-mail de rappel une fois l'événement commencé.

• À l'enregistrement — Demandez à votre personnel d'enregistrement de mentionner l'application lorsqu'il accueille les participants. Tirez parti d'une signalisation efficace, comme des bannières ou des présentoirs de table. Nous avons également été témoins de tactiques créatives, telles que l'ajout d'un code QR renvoyant à la page promotionnelle de l'application au dos des badges imprimés, ou l'inclusion d'une carte postale à ce sujet dans des sacs cadeaux.

• Keynote — Demandez à votre animateur ou à votre conférencier principal de mettre en avant l'application de l'événement, notamment comment l'utiliser et comment la télécharger. C'est l'un des moyens les plus efficaces d'encourager l'adoption et l'engagement des applications.

• Écrans de télévision et projecteurs — Si votre salle est équipée d'écrans de télévision, utilisez la fonction Galerie de Live Display pour diffuser des images de l'application Event. Activez la fonction d'affichage en direct « Promouvoir l'application » pour afficher un code QR afin de télécharger votre application rapidement et facilement !

• Signalisation imprimée — Faites la promotion de votre application sur la signalisation imprimée. Faites savoir aux participants que les cartes, les détails de l'ordre du jour et plus encore sont à portée de main.

Grâce à une stratégie de promotion réfléchie utilisant les bonnes tactiques au bon moment, votre application événementielle vous aidera à créer la meilleure expérience possible pour vos participants. Pendant et après l'événement, utilisez Event App Metrics pour mesurer l'adoption et le succès.