Ratkaisu:

Tässä asiakirjassa hahmotellaan joitain Webex-äänikonferenssien parhaita käytäntöjä. Näitä vinkkejä ja ohjeita noudattamalla voit parantaa kokoustesi äänenlaatua.

Valmistautuminen

• Harkitse äänimerkin tai nimen ilmoittamisen poistamista käytöstä, jos yli 10-15 henkilöä tarvitsee osallistua ääneen. 
• Testaa ääniasetuksiasi harjoituskokouksessa - jos et ole koskaan käyttänyt Webexiä tai käytät uutta laitteistoa.
• Varmista, että annat osallistujille hyödyllisiä kokoustietoja (puhelinnumerot, pääsykoodit, teknisen tuen numerot…)
• Harkitse osallistujien määrää ja äänipalvelukapasiteettiasi estääksesi yllätyksiä ja pystyäksesi tukemaan koko yleisöäsi.
• Soita ajoissa ja aloita ajoissa
  • Kaikkien aika on arvokasta.
  • Viivästynyt aloitus saattaa jättää huonon vaikutelman.
  • Jos aloitat myöhään, sinulla ei ehkä ole aikaa käsitellä kaikkia aiheita.
• Käytä kaiutin/mikrofoni-testiä hienosäätääksesi ääniasetuksiasi parhaan laadun ja äänenvoimakkuuden saavuttamiseksi.

Istunnossa

• Harkitse matkapuhelimen sammuttamista jos käytät pöytäpuhelinta kokouksen aikana keskeytysten välttämiseksi.
• Vältä puhelimen käyttöä hands free -tilassa (kaiutintila) tämä voi luoda kaikuja ja sumeita juovia.
• Käytä hyvälaatuisia kuulokkeita, joissa on mikrofoni:
  • Selkeän äänen varmistamiseksi.
  • Mikrofoni on aina samalla etäisyydellä suusta.
  • Aseta mikrofoni leuan eteen, älä suusi eteen, jotta vältyt raskaalta hengitysääneltä.
  • Vapauttaa kätesi ja helpottaa hiirtä ja näppäimistöä.
• Tunnistaudu heti kun astut konferenssiin.
• Älä oleta, että joku ei ole puhelussa vain koska et kuullut heidän nimeään.
• Ilmoita etukäteen, jos lopetat puhelun aikaisin:
  • Jotta ihmiset eivät olettaisi, että sinulla on teknisiä ongelmia, ja odota, että liität uudelleen.
  • Antaa järjestäjälle mahdollisuuden varmistaa, että kaikki palautettasi vaativat aiheet voidaan käsitellä.
• Sano kuka olet ennen muutaman ensimmäisen kommentin kirjoittamista, joka voi auttaa ihmisiä yhdistämään äänesi nimeesi.
• Käytä houkuttelevaa ääntä:
  • Yksitoikkoinen ääni ei välitä innostusta ja kiinnostusta aiheeseen eikä anna väärää vaikutelmaa.
  • Äänesi sävy osoittaa, että olet kiinnostunut, innostunut, tylsistynyt, et ymmärtänyt jne.
• Mykistä linjasi viisaasti:
  • Pitääksesi selkeän linjan tarvittaessa ja välttääksesi kirjoitusäänet ja voimakkaat taustaäänet.
  • Jotta muut osallistujat eivät jättäisi odottavaa musiikkia.
  • Kun kokoukseen osallistuu yli 20 henkilöä.
• Pyydä osallistujia olemaan pidättämättä sinua tarpeettomasti pitääksemme hyvän kokousvirran, palautteen ja osallistumisen.
• Älä pelkää keskeyttää:
  • Jos voit, odota taukoa.
  • Jos keskustelu etenee, pyydä tarvittaessa anteeksi keskeytystä ja puhu.
  • Varmista, että mykistyspainike on pois päältä turhautumisen välttämiseksi.