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Solution :

Ce document décrit quelques unes des meilleures pratiques à avoir pour les conférences audio Webex. En suivant ces conseils et ces instructions, vous pouvez améliorer la qualité audio au cours de vos réunions.

Préparation

• Envisagez de désactiver le bip sonore ou l'annonce du nom, si plus de 10 à 15 personnes doivent participer à l'audio. 
• Testez votre configuration audio lors d’une réunion d’entrainement - si vous n’avez jamais utilisé Webex auparavant ou si vous utilisez un nouveau matériel.
• Veillez à fournir à vos invités des informations utiles sur la réunion (numéros de téléphone, codes d'accès, numéros d'assistance technique, etc.)
• Tenez compte du nombre de participants et de la capacité de votre service audio afin d’éviter les surprises et de pouvoir prendre en charge l’ensemble de votre public.
• Composez le numéro à l’avance et démarrez à l’heure.
  • Le temps est précieux pour tout le monde.
  • Un démarrage en retard peut laisser une mauvaise impression.
  • Si vous démarrez avec du retard, vous pourriez ne pas avoir le temps d'aborder tous les sujets.
• Utilisez le test du haut-parleur/microphone pour régler votre configuration audio pour obtenir la meilleure qualité et le meilleur volume.

En cours de session

• Pensez à éteindre votre téléphone portable si vous utilisez votre téléphone de bureau pendant votre réunion afin d’éviter les interruptions.
• Évitez d’utiliser votre téléphone en mode mains libres (mode haut-parleur), cela peut créer des échos et des lignes floues.
• Utilisez un casque avec un micro de bonne qualité :
  • pour garantir une voix claire.
  • pour que le micro soit toujours à la même distance de la bouche.
  • Placez le micro devant votre menton, pas devant votre bouche, pour éviter les sons bruyants de la respiration.
  • Pour libérer vos mains et vous permettre de facilement manipuler le clavier et la souris.
• Identifiez-vous dès que vous entrez dans la conférence.
• Ne supposez pas que quelqu'un n'est pas sur l'appel simplement parce que vous n'avez pas entendu son nom.
• Indiquez à l'avance si vous quittez l'appel plus tôt :
  • pour éviter que les personnes pensent que vous rencontrez des difficultés techniques et qu'elles attendent que vous vous reconnectiez.
  • pour permettre à l'organisateur de s'assurer que tous les sujets nécessitant votre contribution peuvent être traités.
• Dites qui vous êtes avant vos premiers commentaires, pour aider les personnes à associer votre voix à votre nom.
• Utiliser une voix attrayante :
  • une voix monotone ne transmet aucun enthousiasme ni intérêt pour le sujet et renvoie une mauvaise impression.
  • Le ton de votre voix indique que vous êtes intéressé, enthousiaste, ennuyé, que vous n'avez pas compris, etc...
• Coupez le son de votre ligne judicieusement :
  • pour conserver une ligne de communication claire lorsque cela s'avère nécessaire et éviter les sons du clavier ainsi que les bruits de fond importants.
  • pour éviter de laisser le reste des participants avec votre musique d'attente.
  • lorsque plus de 20 personnes participent à la réunion.
• Demandez aux participants de ne pas vous mettre en attente inutilement pour assurer un bon déroulement de la réunion, un bon retour d’information et une bonne participation.
• N'ayez pas peur d'interrompre :
  • si vous pouvez, attendez une pause.
  • Si la discussion est en cours, présentez vos excuses pour l'interruption, si nécessaire, puis prenez la parole.
  • Vérifiez que votre bouton Couper le son est désactivé pour éviter toute frustration.