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Soluzione:

Questo documento illustra alcune pratiche consigliate per le conferenze audio Webex. Seguendo questi suggerimenti e indicazioni, è possibile migliorare la qualità audio delle riunioni.

Preparazione

• Si consiglia di disabilitare il segnale acustico o l'annuncio del nome, se devono partecipare più di 10-15 persone all'audio. 
• Testare la configurazione audio in una riunione pratica : se non è mai stato utilizzato Webex prima o se si sta utilizzando nuovo hardware.
• Accertarsi di fornire ai partecipanti informazioni utili sulla riunione (numeri di telefono, codici di accesso, numeri del supporto tecnico...)
• Prendere in considerazione il numero di partecipanti e la capacità del servizio audio per evitare sorprese e supportare tutto il pubblico.
• Chiamare in anticipo e iniziare puntuali.
  • Il tempo è prezioso per tutti.
  • Un inizio ritardato può lasciare una brutta impressione.
  • Se si inizia tardi, si potrebbe non aver tempo per discutere tutti gli argomenti.
• Utilizzare il test dell'altoparlante o del microfono per regolare l'impostazione audio e ottenere la massima qualità e volume.

In sessione

• Si consiglia di spegnere il telefono cellulare se si utilizza il telefono fisso durante la riunione per evitare interruzioni.
• Evitare di utilizzare il telefono in modalità vivavoce (modalità altoparlante) poiché si possono creare echi e disturbi.
• Utilizzare cuffie di buona qualità con microfono:
  • Per garantire una voce chiara.
  • Per avere sempre il microfono alla stessa distanza dalla bocca.
  • Posizionare il microfono di fronte al mento, non davanti alla bocca, per evitare di far sentire il proprio respiro.
  • Per tenere libere le mani e poter utilizzare facilmente la tastiera e il mouse.
• Identificarsi non appena si accede alla conferenza.
• Non assumere che qualcuno non partecipi alla chiamata solo perché non ha sentito il suo nome.
• Dichiarare prima se si intende uscire dalla chiamata in anticipo:
  • Per evitare che le persone pensino che si stanno avendo problemi tecnici e attendano che si acceda nuovamente.
  • Per dare la possibilità all'organizzatore di verificare che tutti gli argomenti che richiedono il proprio input possano essere discussi.
• Comunica chi sei prima dei tuoi primi commenti, per consentire alle persone di associare la tua voce al tuo nome.
• Usa una voce coinvolgente:
  • Un tono di voce monotono non comunica entusiasmo e interesse nell'argomento e dà l'impressione sbagliata.
  • Il tono della voce indica che si è interessati, entusiasti, annoiati, che non si comprende, ecc.
• Disattivare l'audio della linea in modo intelligente:
  • Per mantenere libera la linea quando necessario ed evitare suoni e rumori di fondo.
  • Per evitare di lasciare il resto dei partecipanti con la musica di attesa.
  • Quando sono presenti più di 20 persone alla riunione.
• Chiedere ai partecipanti di non essere messi in attesa inutilmente per mantenere flusso, feedback e partecipazione alla riunione corretti.
• Non avere paura di interrompere:
  • Se non è possibile, attendere una pausa.
  • Se la discussione va avanti, se necessario, scusarsi per l'interruzione e intervenire.
  • Accertarsi che il pulsante Disattiva audio sia disattivato per evitare di parlare senza essere sentiti.