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Quali sono le procedure consigliate per l'uso delle audio Webex?

Quali sono le procedure consigliate per l'uso delle audio Webex?

Quali sono i suggerimenti per migliorare la qualità di una conferenza audio?

Come è possibile ottenere una migliore qualità audio nella conferenza audio?

Come è possibile ridurre i rumori nella conferenza audio?


Soluzione:

Questo documento illustra alcune pratiche consigliate per le conferenze audio Webex. Seguendo questi suggerimenti e indicazioni, è possibile migliorare la qualità audio delle riunioni.

Preparazione

  • Si consiglia di disabilitare il segnale acustico o l'annuncio del nome, se devono partecipare più di 10-15 persone all'audio. 
  • Testare l'impostazione audio in una riunione pratica , se non è mai stato utilizzato Webex o se si sta utilizzando un nuovo hardware.
  • Accertarsi di fornire ai partecipanti informazioni utili sulla riunione (numeri di telefono, codici di accesso, numeri supporto tecnico personali...)
  • Tenere in considerazione il numero di partecipanti e la capacità del servizio audio per evitare sorprese ed essere in grado di supportare tutti i partecipanti.
  • Chiamare in anticipo e iniziare puntuali.
    • Il tempo è prezioso per tutti.
    • Un inizio ritardato può lasciare una brutta impressione.
    • Se si inizia tardi, si potrebbe non aver tempo per discutere tutti gli argomenti.
  • Utilizzare il test dell'altoparlante o del microfono per regolare l'impostazione audio e ottenere la massima qualità e volume.

In sessione

  • Si consiglia di spegnere il telefono cellulare, se si utilizza il telefono della scrivania durante la riunione, per evitare interruzioni.
  • Evitare di utilizzare il telefono in modalità vivavoce (modalità altoparlante) poiché si possono creare echi e disturbi.
  • Utilizzare cuffie di buona qualità con un microfono:
    • Per garantire una voce chiara.
    • Per avere sempre il microfono alla stessa distanza dalla bocca.
    • Posizionare il microfono di fronte al mento, non davanti alla bocca, per evitare di far sentire il proprio respiro.
    • Per tenere libere le mani e poter utilizzare facilmente la tastiera e il mouse.
  • Identificare se stessi appena si accede alla conferenza.
  • Non assumere che una persona non partecipi alla chiamata solo perché non ha pronunciato il suo nome.
  • Dichiarare prima se si intende lasciare la chiamata in anticipo:
    • Per evitare che le persone pensino che si stanno avendo problemi tecnici e attendano che si acceda nuovamente.
    • Per dare la possibilità all'organizzatore di verificare che tutti gli argomenti che richiedono il proprio input possano essere discussi.
  • Identificarsi prima di esprimere i propri commenti, per consentire alle persone di associare la voce al nome.
  • Utilizzare un tono di voce coinvolgente:
    • Un tono di voce monotono non comunica entusiasmo e interesse nell'argomento e dà l'impressione sbagliata.
    • Il tono della voce indica che si è interessati, entusiasti, annoiati, che non si comprende, ecc.
  • Disattivare l'audio della propria linea in modo intelligente:
    • Per mantenere libera la linea quando necessario ed evitare suoni e rumori di fondo.
    • Per evitare di lasciare il resto dei partecipanti con la musica di attesa.
    • Quando sono presenti più di 20 persone alla riunione.
  • Chiedere ai partecipanti non di essere messi in attesa quando non necessario per mantenere flusso, feedback e partecipazione alla riunione corretti.
  • Non aver timore di interrompere:
    • Se non è possibile, attendere una pausa.
    • Se la discussione va avanti, se necessario, scusarsi per l'interruzione e intervenire.
    • Accertarsi che il pulsante Disattiva audio sia disattivato per evitare di parlare senza essere sentiti.

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