Soluzione:

Questo documento illustra alcune pratiche consigliate per le conferenze audio Webex. Seguendo questi suggerimenti e indicazioni, è possibile migliorare la qualità audio delle riunioni.

Preparazione

• Si consiglia di disabilitare il segnale acustico o l'annuncio del nome, se devono partecipare più di 10-15 persone all'audio. 
• Testare l'impostazione audio in una riunione pratica , se non è mai stato utilizzato Webex o se si sta utilizzando un nuovo hardware.
• Accertarsi di fornire ai partecipanti informazioni utili sulla riunione (numeri di telefono, codici di accesso, numeri supporto tecnico personali...)
• Tenere in considerazione il numero di partecipanti e la capacità del servizio audio per evitare sorprese ed essere in grado di supportare tutti i partecipanti.
• Chiamare in anticipo e iniziare puntuali.
  • Il tempo è prezioso per tutti.
  • Un inizio ritardato può lasciare una brutta impressione.
  • Se si inizia tardi, si potrebbe non aver tempo per discutere tutti gli argomenti.
• Utilizzare il test dell'altoparlante o del microfono per regolare l'impostazione audio e ottenere la massima qualità e volume.

In sessione

• Si consiglia di spegnere il telefono cellulare, se si utilizza il telefono della scrivania durante la riunione, per evitare interruzioni.
• Evitare di utilizzare il telefono in modalità vivavoce (modalità altoparlante) poiché si possono creare echi e disturbi.
• Utilizzare cuffie di buona qualità con un microfono:
  • Per garantire una voce chiara.
  • Per avere sempre il microfono alla stessa distanza dalla bocca.
  • Posizionare il microfono di fronte al mento, non davanti alla bocca, per evitare di far sentire il proprio respiro.
  • Per tenere libere le mani e poter utilizzare facilmente la tastiera e il mouse.
• Identificare se stessi appena si accede alla conferenza.
• Non assumere che una persona non partecipi alla chiamata solo perché non ha pronunciato il suo nome.
• Dichiarare prima se si intende lasciare la chiamata in anticipo:
  • Per evitare che le persone pensino che si stanno avendo problemi tecnici e attendano che si acceda nuovamente.
  • Per dare la possibilità all'organizzatore di verificare che tutti gli argomenti che richiedono il proprio input possano essere discussi.
• Identificarsi prima di esprimere i propri commenti, per consentire alle persone di associare la voce al nome.
• Utilizzare un tono di voce coinvolgente:
  • Un tono di voce monotono non comunica entusiasmo e interesse nell'argomento e dà l'impressione sbagliata.
  • Il tono della voce indica che si è interessati, entusiasti, annoiati, che non si comprende, ecc.
• Disattivare l'audio della propria linea in modo intelligente:
  • Per mantenere libera la linea quando necessario ed evitare suoni e rumori di fondo.
  • Per evitare di lasciare il resto dei partecipanti con la musica di attesa.
  • Quando sono presenti più di 20 persone alla riunione.
• Chiedere ai partecipanti non di essere messi in attesa quando non necessario per mantenere flusso, feedback e partecipazione alla riunione corretti.
• Non aver timore di interrompere:
  • Se non è possibile, attendere una pausa.
  • Se la discussione va avanti, se necessario, scusarsi per l'interruzione e intervenire.
  • Accertarsi che il pulsante Disattiva audio sia disattivato per evitare di parlare senza essere sentiti.