Oplossing:

In dit document wordt een aantal werkwijzen voor Webex-audioconferenties beschreven. Door deze tips en richtlijnen te volgen, kunt u de audiokwaliteit in uw vergaderingen verbeteren.

Voorbereiding

• Overweeg om de pieptoon of het aankondigen van namen uit te schakelen als er meer dan 10 à 15 mensen aan de audio moeten deelnemen. 
• Test uw audio-installatie in een proefvergadering : als u Webex nog niet eerder hebt gebruikt of als u nieuwe hardware gebruikt.
• Zorg ervoor dat u uw deelnemers nuttige informatie over de vergadering geeft (telefoonnummers, toegangscodes, technische ondersteuning nummers...)
• Houd rekening met het aantal deelnemers en de capaciteit van uw audioservice om verrassingen te voorkomen en alle deelnemers te kunnen ondersteunen.
• Vroeg inbellen en op tijd starten
  • Tijd is kostbaar, dat geldt voor iedereen.
  • Een vertraagde start kan een slechte indruk geven.
  • Als u te laat start, hebt u misschien niet genoeg tijd om alle onderwerpen te behandelen.
• Gebruik de luidspreker-/microfoontest om uw audio-instelling af te stemmen voor de beste kwaliteit en het beste volume.

Sessie actief

• Overweeg uw mobiele telefoon uit te schakelen als u uw bureautelefoon tijdens de vergadering gebruikt, om onderbrekingen te voorkomen.
• Gebruik uw telefoon niet in de handsfreemodus (luidsprekermodus); dit kan echo's en storing op de lijn veroorzaken.
• Gebruik een headset met een microfoon van goede kwaliteit:
  • Zodat uw stem helder klinkt.
  • Zodat de microfoon altijd op dezelfde afstand van uw mond zit.
  • Plaats de microfoon voor uw kin en niet voor uw mond, om te voorkomen dat er veel ademhalingsgeluiden hoorbaar zijn.
  • Zodat u uw handen vrij hebt en het toetsenbord en de muis kunt gebruiken.
• Identificeer uzelf zodra u aan de conferentie deelneemt.
• Ga er niet vanuit dat iemand geen deelnemer van het gesprek is alleen omdat u de naam niet hebt gehoord.
• Vermeld van tevoren dat u het gesprek vroegtijdig zult verlaten:
  • Om te voorkomen dat mensen denken dat u technische problemen hebt en wachten tot u zich weer aanmeldt.
  • Om ervoor te zorgen dat de organisator alle onderwerpen kan behandelen waarvoor uw input is vereist.
• Noem uw naam voordat u uw eerste opmerkingen geeft, zodat mensen uw stem aan uw naam kunnen koppelen.
• Gebruik een aantrekkelijke stem:
  • Een eentonige stem getuigt niet van enthousiasme en interesse in het onderwerp, en geeft bovendien de verkeerde indruk.
  • Met de toon van uw stem kunt u laten weten dat u geïnteresseerd en enthousiast of zelfs verveeld bent, dat u de vraag niet hebt begrepen, etc.
• Demp uw telefoonlijn met beleid:
  • Om waar nodig een heldere lijn open te houden en typgeluiden en harde achtergrondgeluiden te voorkomen.
  • Om te voorkomen dat de rest van de deelnemers met uw wachtmuziek zit opgescheept.
  • Indien er meer dan 20 personen deelnemen aan de vergadering.
• Vraag de deelnemers u niet onnodig in de wacht te zetten zodat de vergadering, de feedback en de betrokkenheid van deelnemers goed blijft lopen.
• Wees niet bang om te onderbreken:
  • Wacht, als dat mogelijk is, op een pauze.
  • Als het gesprek verder gaat, onderbreekt u met verontschuldigingen. Praat, indien nodig, wat harder.
  • Zorg ervoor dat de knop Dempen is uitgeschakeld om frustratie te voorkomen.