kokouksen aikatauluttaminen

Jos sinulla ei ole kalenteripalvelua määritettynä, Webex lähettää automaattisesti kaikille uuden sähköpostin, kun ajoitat, muokkaat tai peruutat kokouksen, jotta he pysyvät ajan tasalla. Kun muokkaat tai peruutat kokouksen, Webex lähettää automaattisesti kaikille uuden sähköpostin, jossa on päivitetyt tiedot. Kun aika koittaa, Webex lähettää muistutussähköposteja.

Jos sinulla on Hybrid Calendar Service, Webex ei enää lähetä sähköposteja kokouksen aikatauluttamisen yhteydessä, vaan luo uuden tapahtuman kalenteriin. Kutsuvieraat saavat kutsun. Kun muokkaat kokousta, kutsutut saavat päivitetyn kutsun. Kun peruutat kokouksen, se poistetaan kalenteristasi. Lisäksi isännät ja kutsutut saavat muistutusviestin ennen kokousta.

Aikatauluta kokouksesi

1

Kirjaudu sisään käyttäjäkeskukseen, napsauta Kokoukset -välilehteä, napsauta sitten Aikatauluta -pudotusvalikkoa ja valitse Aikatauluta kokous.

  1. Jos sinulla on tallennettuja kokouspohjia, voit valita yhden Kokouspohjat -pudotusvalikosta.

2

Lisää kokouksen vakiotiedot:

  • Aihe— Valitse aihe, jonka ihmiset tunnistavat ja josta he innostuvat.
  • Valitse Kokousten luokittelutaso-kohdasta avattava valikko nähdäksesi käytettävissä olevat luokittelutunnisteet. Nämä tunnisteet auttavat varmistamaan, että tietoja jaetaan asianmukaisesti ja että ne ovat organisaatiosi tietoturvastandardien mukaisia.

    Kun otat luokitukset käyttöön, järjestelmä luo automaattisesti julkisen luokituksen ja asettaa sen oletusarvoiseksi. Voit nimetä julkisen luokituksen uudelleen, mutta et voi poistaa sitä.

    Kokouksen isäntänä voit muuttaa luokitusta milloin tahansa ennen kokouksen alkua. Luokitusta ei voi muuttaa kokouksen alettua eikä kokouksen päätyttyä.

  • Päivämäärä ja kellonaika— Ilmoita kokouksen ajankohta. Jos kutsut ihmisiä eri aikavyöhykkeiltä, napsauta Suunnittelija löytääksesi ajan, joka sopii parhaiten kaikille.

    Voit myös asettaa kokouksen toistumaan päivittäin, viikoittain tai kuukausittain valitsemalla Toistuminen.

  • Kuvaus— Lisää kontekstia tai tietoja, jotka haluat osallistujien tietävän tulevasta kokouksesta.
3

Kirjoita kohtaan Kutsututniiden henkilöiden sähköpostiosoitteet, jotka haluat kutsua kokoukseesi.

Jos kutsutulla on Hybrid Calendar Service, hänen nimensä viereen ilmestyy kuvake, joka näyttää, onko hän käytettävissä valitsemanasi kokousaikana. Jos heillä on tili tällä sivustolla, voit tehdä heistä yhteismajoittajan valitsemalla kuvakkeen.

  1. Jos sinulla on hybridikalenteripalvelu, kokousaikasi näkyy kalenterissa aikataulutussivulla. Vedä kokouksesi toiseen aikaan tai vie hiiri kokouksen reunaan ja vedä sitä ylös tai alas säätääksesi kokouksen kestoa.

    Kalenteri näyttää vain niiden osallistujien saatavuuden, joilla on hybridikalenteripalvelu.
4

Valitse käytettävissä olevista lisäasetuksista:

  • Kokoustyyppi— Kokoustyypit ovat sivustollasi käytettävissä olevia oletusarvoisia tai mukautettuja kokousominaisuuksien joukkoja. Tiliisi voi olla liitettynä yksi tai useampi kokoustyyppi.
  • Suojausasetukset— Valitse, miten kokouksesi suojataan. Aseta kokouksen salasana ja valitse asetukset seuraaville: Salasanan poisjättäminen sähköpostikutsuista, Liittymissäännöt, Automaattinen lukitus, Äänivesileimausja Visuaaliset vesileimat.
  • Ääniasetukset— Valitse, miten kokouksen ääneen yhdistetään, valitse, mitä kokouksen osallistujat kuulevat, kun joku liittyy tai poistuu, ja valitse mykistys- ja mykistyksen poistoasetukset.
  • Aikatauluasetukset— Valitse edistyneempiä aikataulutusasetuksia, kuten yhteisisäntien valitseminen, videojärjestelmät, automaattinen tallennus, pienryhmäistuntojen lisääminen, ilmoittautuminen, tulkkaus, viittomakieli, kokousasetukset ja osallistujien oikeudet.
5

Napsauta Takaisinja valitse sitten Aikataulu.

Muokkaa ajoitettua kokousta

Kun olet aikatauluttanut kokouksen, voit palata muokkaamaan tietoja, jos unohdit lisätä jotain tai haluat muuttaa tiettyjä asetuksia. Et voi muokata kokousta sen aloittamisen jälkeen.

1

Kirjaudu sisään käyttäjäkeskukseen.

2

Napsauta Kokoukset -välilehteä ja valitse muokattava kokous Tulevat -luettelosta.

3

Napsauta Muokkaa Muokkaa-painikeja päivitä sitten kokouksen tiedot.

Voit muokata vain Microsoft Outlookissaja Webex-sovelluksessa ajoitettuja kokouksia kyseiseltä alustalta. Muokkauskuvaketta ei näy näissä kokouksissa.

Jos lisäät osallistujia kokoukseen, älä poista alkuperäisiä osallistujia listalta, koska he saattavat saada peruutussähköposteja.

4

Napsauta Tallennaja valitse sitten, kenelle haluat lähettää päivitetyt kokoustiedot.

Peruuta ajoitettu kokous

Kun olet sopinut kokouksen, voit peruuttaa sen milloin tahansa ennen kokouksen alkua.

1

Kirjaudu sisään käyttäjäkeskukseen.

2

Napsauta Kokoukset -välilehteä ja valitse peruutettava kokous Tulevat -luettelosta.

3

Napsauta Peruuta kokous Roskakorikuvakkeen esittämä poistopainikeja napsauta pyydettäessä Kyllä.

Tämä peruu kokouksen ja ilmoittaa siitä kaikille osallistujille, eikä toimintoa voi peruuttaa.