Une fois que vous avez programmé votre réunion, le système envoie automatiquement un courrier électronique aux personnes que vous avez invitées pour les en informer. Si vous modifiez ou annulez l'invitation, le système envoie automatiquement à tout le monde un nouveau courrier électronique afin qu'ils restent à jour.

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Connectez-vous à votre site Webex, puis sélectionnez Programmer une réunion .

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(Facultatif) Si vous avez enregistré modèles de réunion , vous pouvez en sélectionner un Modèles de réunion .

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Ajoutez les éléments de base en fournissant les informations suivantes :

  • Type de réunion : les types de réunion sont des ensembles de fonctionnalités de réunion par défaut ou personnalisés disponibles pour votre site. Votre compte peut être associé à un ou plusieurs types de réunions.
  • Sujet de la réunion —Choisissez un sujet que les gens reconnaîtront et pour lequel ils seront enthousiastes.
  • Date et heure : indiquez quand la réunion aura lieu. Si vous invitez des personnes de différents fuseaux horaires, cliquez sur le bouton Planificateur de fuseau horaire afin que vous puissiez trouver le moment qui convient le mieux à tout le monde.

    Vous pouvez également configurer la réunion pour qu’elle se répète quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement, etc., en cochant la case Récurrence case à cocher.

  • Invités : saisissez les adresses électroniques des personnes que vous souhaitez inviter à votre réunion. S'ils ont un compte sur ce site, vous pouvez sélectionner à côté de son nom si vous souhaitez qu’il soit coorganisateur.
  • Ordre du jour de la réunion : ajoutez le contexte ou les détails que vous souhaitez que vos invités aient à propos de la réunion à venir.
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Si l'administrateur de votre site a activé les codes de suivi, cliquez sur Modifier le code de suivi pour saisir les informations requises.

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Dans la section Sécurité, ajoutez les informations suivantes :

  • Mot de passe de la réunion : utilisez le mot de passe fourni ou saisissez le vôtre. Les invités doivent saisir ce mot de passe pour rejoindre votre réunion.
  • Exclure le mot de passe : si vous ne souhaitez pas que le mot de passe de la réunion figure dans le courrier électronique d'invitation, cochez cette case.
  • Verrouillage automatique : pour verrouiller votre réunion après son démarrage, cochez cette case.
  • Réunions déverrouillées : sélectionnez une option pour les personnes qui ne sont pas incluses dans l'invitation à la réunion :
    • Les invités peuvent rejoindre la réunion

    • Les invités patientent dans le lobby jusqu’à ce que l’organisateur les admette dans la réunion

    • les invités ne peuvent pas rejoindre la réunion

  • Rejoindre avant l’organisateur : autorisez les co-animateurs et les invités à rejoindre votre réunion et les co-animateurs à connecter leur audio avant le début de la réunion.
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Dans le Options de connexion audio section, ajoutez les informations suivantes :

  • Type de connexion audio
    • Audio Webex—Choisissez de prendre en charge les options d’appel entrant, de rappel et audio de l’ordinateur. Vous pouvez également inclure des numéros d’appel gratuits et internationaux et définir des tonalités d’entrée et de sortie pour entendre lorsqu’une personne rejoint ou quitte le webinaire.

       
      Lorsque vous utilisez Webex Audio avec le Annoncer le nom fonctionnalité, les panélistes qui sélectionnent la Utiliser l'ordinateur pour l'audio option ne peut pas enregistrer et annoncer leurs noms
    • Utiliser VoIP uniquement : limite tous les co-animateurs à l'utilisation de l'audio de l'ordinateur.
    • Autre service de téléconférence—Vous permet de saisir des informations de téléconférence tierces.
    • Aucun—Pas de son.
  • Couper le son du coanimateur
    • Autoriser l'organisateur et les coorganisateurs à rétablir le son des participants (mode de rétablissement du son modéré) : les organisateurs et les coorganisateurs peuvent rétablir le son des participants et des périphériques vidéo SIP directement sans envoyer de demande de rétablissement du son.
    • Autoriser les invités à rétablir le son eux-mêmes au cours de la réunion : si vous choisissez de désactiver le son des invités lorsqu'ils rejoignent la réunion, sélectionnez cette option pour leur permettre de rétablir le son eux-mêmes pendant la réunion.

       
      Ne sélectionnez pas cette option si vous souhaitez que seul l’organisateur ou le coorganisateur puisse rétablir le son des invités.
    • Toujours couper le son des invités lorsqu'ils rejoignent la réunion : coupe automatiquement le son des invités lorsqu'ils rejoignent la réunion. Pour permettre aux invités de lever la main, voir Lever la main dans Webex Meetings, Webex Webinars et Webex Events (classique) .
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Cliquez sur Options avancées pour des options supplémentaires pour les coorganisateurs, les sessions scindées, l’inscription, etc.

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Pour enregistrer ces paramètres en tant que modèle pour une utilisation future, cliquez sur Enregistrer en tant que modèle .

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Pour démarrer votre réunion immédiatement, cliquez sur Démarrer ; si vous vous réunissez plus tard, cliquez sur Programmer .

Pour les réunions programmées, vous pouvez ajouter la réunion à votre calendrier en ouvrant la réunion à partir de Réunions > Ajouter à mon calendrierAjouter à mon calendrier . Cette option apparaît à côté du nom de la réunion :

Un fichier iCalender (.ics) est téléchargé. Sélectionnez le fichier .ics et acceptez la réunion. Pour inviter d'autres personnes à votre réunion, envoyez le fichier .ics en tant que pièce jointe à un courrier électronique.