Zodra u uw vergadering hebt gepland, wordt er automatisch een e-mail naar de uitgenodigde personen gestuurd om hen dit te laten weten. Als u de uitnodiging wijzigt of annuleert, stuurt het systeem iedereen automatisch een nieuwe e-mail zodat ze up-to-date zijn.

1

Meld u aan bij uw Webex-siteen selecteer Een vergadering plannen.

2

(Optioneel) Als u vergaderingssjablonen hebtopgeslagen, kunt u er een selecteren in de Vergaderingssjablonen.

3

Voeg de basisprincipes toe door de volgende informatie op te geven:

  • Vergaderingstype : de vergaderingstypen zijn standaard of aangepaste reeksen vergaderingsfuncties die beschikbaar zijn op uw site. Er kan een of meer vergaderingstypen aan uw account zijn gekoppeld.

  • Vergaderonderwerp- Kies een onderwerp dat mensen zullen herkennen en enthousiast worden.

  • Vergaderingswachtwoord - Gebruik het wachtwoord dat u hebt opgegeven of voer uw eigen wachtwoord in. Deelnemers moeten dit wachtwoord invoeren om deel te kunnen nemen aan uw vergadering.

  • Datum en tijd: geef aan wanneer de vergadering zal plaatsvinden. Als u personen uit verschillende tijdzones uitnodigt, klikt u op de tijdzone-planner zodat u een tijd vindt die het meest voor iedereen werkt.

    U kunt instellen dat de vergadering dagelijks, wekelijks, maandelijks of zo wordt herhaald door het selectievakje Herhaling in te stellen.

  • Deelnemers- Voer de e-mailadressen in van de personen die u wilt uitnodigen voor uw vergadering. Als de host een account op deze site heeft, kunt u naast de naam selecteren als u wilt dat deze een cohost wordt.

4

Als uw sitebeheerder Traceercodes heeft ingeschakeld, klikt u op Traceercode bewerken om de vereiste gegevens op te geven.

5

Klik op Geavanceerde opties tonen om aan te passen hoe mensen kunnen in bellen bij uw vergadering, een agenda kunnen toevoegen en meer.

6

Om deze instellingen voor toekomstig gebruik op te slaan als sjabloon, klikt u op Opslaan als sjabloon.

7

Als u uw vergadering direct wilt starten, klikt u op Starten . Als u later vergadert, klikt u opPlannen.

Voor geplande vergaderingen kunt u de vergadering toevoegen aan uw agenda door de vergadering te openen vanuit Vergaderingen > Toevoegen aan mijn agendaToevoegen aan mijn agenda. Deze optie verschijnt naast de naam van de vergadering:

Een iCalender-bestand (.ics) wordt gedownload. Selecteer het ICS-bestand en accepteer de vergadering. Als u anderen wilt uitnodigen voor uw vergadering, verzendt u het ICS-bestand als een e-mailbijlage.