načrtovanje sestanka

Če nimate nastavljene storitve koledarja, vam Webex ob načrtovanju, spreminjanju ali preklicu sestanka samodejno pošlje novo e-poštno sporočilo vsem udeležencem, da ostanejo na tekočem. Ko spremenite ali prekličete sestanek, Webex vsem samodejno pošlje novo e-poštno sporočilo s posodobljenimi podatki. Ko pride čas, Webex pošlje opomnike po e-pošti.

Če imate hibridno storitev koledarja, Webex pri načrtovanju sestanka ne pošilja več e-poštnih sporočil, temveč ustvari nov dogodek v koledarju. Povabljenci prejmejo povabilo. Ko spremenite sestanek, povabljenci prejmejo posodobljeno povabilo. Ko prekličete sestanek, ga vaš koledar odstrani. Poleg tega gostitelji in povabljenci pred sestankom prejmejo pojavno opomnik.

Načrtujte svoj sestanek

1

Prijavite se v uporabniško središče, kliknite zavihek sestanki, nato kliknite spustni meni razpored in izberite razpored sestanka.

  1. Če imate shranjene predloge za sestanke, jih lahko izberete v spustnem meniju Predloge za sestanke.

2

Dodajte standardne informacije o sestanku:

  • Tema– Izberite temo, ki jo ljudje prepoznajo in se nad njo navdušijo.
  • V razdelku Raven klasifikacije sestankovizberite spustni meni za ogled razpoložljivih oznak klasifikacije. Te oznake pomagajo zagotoviti, da so informacije ustrezno deljene in skladne z varnostnimi standardi vaše organizacije.

    Ko vklopite klasifikacije, sistem samodejno ustvari javno klasifikacijo in jo nastavi kot privzeto. Javno klasifikacijo lahko preimenujete, vendar je ne morete izbrisati.

    Kot gostitelj sestanka lahko klasifikacijo spremenite kadar koli pred začetkom sestanka, klasifikacije pa ni mogoče spremeniti po začetku sestanka ali po njegovem koncu.

  • Datum in ura– Navedite, kdaj bo sestanek potekal. Če vabiš ljudi iz različnih časovnih pasov, klikni Planner, da najdeš čas, ki najbolj ustreza vsem.

    Sestanek lahko nastavite tudi tako, da se ponavlja dnevno, tedensko ali mesečno, tako da označite Ponavljanje.

  • Opis– Dodajte morebiten kontekst ali podrobnosti o prihajajočem sestanku, ki jih želite, da imajo udeleženci.
3

V razdelku Povabljencivnesite e-poštne naslove oseb, ki jih želite povabiti na sestanek.

Če ima povabljenec na voljo storitev hibridnega koledarja, se poleg njegovega imena prikaže ikona, ki prikazuje, ali je na voljo za izbrani čas sestanka. Če imajo račun na tem spletnem mestu, jih lahko izberete ikono, da jih spremenite v sogostitelja.

  1. Če imate storitev hibridnega koledarja, se čas sestanka prikaže v koledarju na strani za razporejanje. Povlecite sestanek na drug čas ali pa premaknite miško nad rob sestanka in ga povlecite navzgor ali navzdol, da prilagodite trajanje sestanka.

    Koledar prikazuje razpoložljivost samo za udeležence, ki imajo na voljo hibridno storitev koledarja.
4

Izberite med razpoložljivimi naprednimi možnostmi:

  • Vrsta sestanka– Vrste sestankov so privzeti ali prilagojeni nabori funkcij sestankov, ki so na voljo za vaše spletno mesto. Z vašim računom je lahko povezana ena ali več vrst sestankov.
  • Varnostne možnosti– Izberite, kako želite zavarovati sestanek. Nastavite geslo za sestanek in izberite možnosti za Izključi geslo iz e-poštnega povabila, Pravila pridružitve, Samodejno zaklepanje, Zvočni vodni žigin Vizualni vodni žig.
  • Možnosti zvoka– Izberite, kako se želite povezati z zvokom sestanka, kaj bodo udeleženci sestanka slišali, ko se nekdo pridruži sestanku ali ga zapusti, in izberite možnosti izklopa in vklopa zvoka.
  • Možnosti razporejanja– Izberite naprednejše možnosti razporejanja, kot so izbira sogostiteljev, video sistemi, samodejno snemanje, dodajanje sej v skupinah, registracija, tolmačenje, znakovni jezik, možnosti sestanka in pravice udeležencev.
5

Kliknite Nazajin nato izberite Razpored.

Urejanje načrtovanega sestanka

Ko načrtujete sestanek, se lahko vrnete in uredite podrobnosti, če ste kaj pozabili vključiti ali želite spremeniti določene nastavitve. Sestanka ne morete več urejati, ko ga začnete.

1

Prijavite se v uporabniško središče.

2

Kliknite zavihek Sestanki in na seznamu Prihajajoči izberite sestanek, ki ga želite urediti.

3

Kliknite Uredi Gumb za urejanjein nato posodobite podrobnosti sestanka.

Sestanke, načrtovane iz Microsoft Outlook, Webex App, lahko urejate samo z ustrezne platforme. Ikona za urejanje se za te sestanke ne prikaže.

Če na sestanek dodate udeležence, prvotnih udeležencev ne odstranjujte s seznama, saj lahko prejmejo e-poštna sporočila o preklicu.

4

Kliknite Shraniin nato izberite, komu želite poslati posodobljene informacije o sestanku.

Preklic načrtovanega sestanka

Po načrtovanju sestanka ga lahko kadar koli pred predvidenim začetkom prekličete.

1

Prijavite se v uporabniško središče.

2

Kliknite zavihek Sestanki in na seznamu Prihajajoči izberite sestanek, ki ga želite preklicati.

3

Kliknite Prekliči sestanek Gumb za brisanje, ki ga predstavlja ikona koša za smetiin ko ste pozvani, kliknite Da.

S tem se sestanek prekliče in vsi udeleženci so o tem obveščeni, tega dejanja ni mogoče razveljaviti.