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Cet article explique aux bénévoles et au personnel de l'enregistrement des sessions comment enregistrer les participants aux sessions, gérer les erreurs, consulter l'historique des arrivées, basculer entre les modes d'enregistrement et de départ et modifier les sessions.

Si vous organisez un événement, lisez notre aperçu des processus sur site et notre calendrier pour savoir comment préparer votre équipement, votre lieu et votre personnel pour l'enregistrement des événements et des sessions !

Après vous être connectée à l'application Onsite et avoir sélectionné un événement et des sessions, appuyez sur la session à laquelle vous souhaitez enregistrer les participants, puis sur Commencer l'enregistrement. Cela lance le mode d'enregistrement géré ou en kiosque, selon la configuration de la session.

Tout d'abord, autorisez la caméra à accéder à l'application Onsite, puis scannez simplement le code QR d'un badge pour enregistrer ou sortir instantanément un participant. Si les participants utilisent l'application Webex Events sur leurs appareils mobiles, ils peuvent également appuyer sur la fonction Mon code QR, et vous pouvez scanner le code QR sur l'écran de leur appareil.

Si nécessaire, appuyez sur l'icône de rotation de la caméra pour passer de la caméra arrière à la caméra avant.

Si le badge d'un participant ne peut pas être scanné, appuyez sur le bouton Rechercher pour le trouver manuellement.

En mode borne, appuyez sur Terminer sur la page de confirmation d'enregistrement pour scanner ou rechercher le prochain participant.

La fonction de recherche vous permet de trouver des participants en recherchant leur nom, leur adresse e-mail, leur entreprise ou leur titre. Lorsque vous trouvez le participant, appuyez sur Enregistrer à côté de son nom. Si plusieurs résultats de recherche portent le même nom, appuyez sur un résultat pour vérifier le titre, l'entreprise, le groupe exclusif, l'adresse e-mail et les groupes du participant.

Au moment de quitter les participants, accédez à l'écran de lecture du code QR et appuyez sur le bouton d'enregistrement pour passer en mode Départ. Si le bouton d'enregistrement n'apparaît pas sur cet écran, cela n'est pas obligatoire.

Des erreurs peuvent parfois apparaître pour l'une des raisons suivantes :

• Code QR non valide

• Le participant n'est pas inscrit à la session

• Le participant ne fait pas partie du bon groupe ou de la bonne piste pour la session

• La session est complète

• Le participant est déjà arrivé ou parti et ne peut pas être enregistré ou reparti

• La session est fermée, désactivée ou a été supprimée

Lorsqu'une erreur apparaît, appuyez sur le bouton Afficher les détails pour en connaître la raison complète. Si nécessaire, demandez de l'aide à l'organisateur de l'événement.

Parfois, il se peut que vous deviez marquer manuellement un participant comme étant enregistré si une session est pleine ou si aucun participant n'est affecté à un parcours auquel il devrait être affecté. Certains participants devront peut-être également partir avant que vous ne soyez prête à passer en mode check-out.

Pour enregistrer ou quitter manuellement un participant :

1. Si vous êtes sur l'écran de numérisation ou de recherche, appuyez sur la flèche arrière en haut à gauche de l'écran jusqu'à ce que vous trouviez la page de session qui indique le nombre de « Non enregistré » et « Enregistré ».

2. Sur la page Session, appuyez sur l'onglet Participants.

3. Si nécessaire, utilisez la barre de recherche et les fonctions de filtrage et de tri pour trouver le participant que vous recherchez.

4. Lorsque vous trouvez le participant, appuyez sur le bouton d'arrivée ou de départ à côté de son nom.

Sur la page de la session, sous Participants, appuyez sur le titre NON ENREGISTRÉ pour le réduire et afficher la section ENREGISTRÉE. Cette section répertorie tous les participants qui sont actuellement enregistrés pour la session.

Pour consulter toutes les interactions liées à l'arrivée et au départ, appuyez sur l'onglet Historique.

Quand vous avez fini de vous enregistrer pour une session et que vous êtes prête à passer à une autre :

1. Appuyez sur la flèche de retour en haut à gauche de l'écran jusqu'à ce que vous trouviez la liste des sessions.

2. Appuyez sur la session à laquelle vous souhaitez enregistrer les participants. Vous devrez peut-être saisir le mot de passe des paramètres pour accéder à la liste des sessions.

Si vous ne trouvez pas la session que vous recherchez, il se peut que l'appareil ne soit verrouillé que pour certaines sessions.

1. Appuyez sur l'icône en forme de verrou en haut à droite de l'écran.

2. Entrez le mot de passe des paramètres.

3. Appuyez sur Déverrouiller les sessions pour accéder à la liste complète des sessions.

Appuyez à nouveau sur l'icône de verrouillage, sélectionnez la ou les sessions dont vous avez besoin, appuyez sur Confirmer la sélection, puis saisissez à nouveau le mot de passe des paramètres pour verrouiller l'appareil pendant la ou les sessions sélectionnées.