Programmez, modifiez ou annulez des réunions à partir de Microsoft Outlook en utilisant les Outils de productivité Cisco Webex sur votre Mac. Apprenez la configuration minimale requise pour la programmation d'une réunion et découvrez les différents types de réunions que vous pouvez programmer.
Fin de la prise en charge pour Mac Outils de productivité
La version finale pour Outils de productivité Mac sera 41.5 car Microsoft prévoit de bloquer les plugins basés sur les plug-ins sur Mac Outlook à compter de la mi-mai. Les clients Outlook basés sur Mac qui souhaitent utiliser Webex doivent passer sur l’Cisco Webex Meetings pour Google.
Outils de productivité Webex un pack séparé de l’application Webex Meetings de bureau de la version 39.10. Outils de productivité prend plus en charge les intégrations pour IBM Lotus Notes, IBM Sametime, Microsoft Lync, Internet Explorer et Skype Entreprise à partir de la plateforme 41.2.
Prérequis pour la programmation d'une réunion
Vous pouvez programmer des réunions ou des rendez-vous Webex à l’aide de l’Outils de productivité Webex pour Microsoft Outlook, et le processus est très similaire pour les deux.
Veuillez tenir compte de ce qui suit :
Toutes les fonctionnalités disponibles pour la programmation des réunions sur votre site Webex ne sont pas disponibles en Outils de productivité. Ceci inclut certains des modèles de récurrence. Pour plus d’informations, voir Limite des modèles de récurrence pour la Extension Webex pour Outlook.
Si vous programmez des réunions à partir d’Outlook, alors le fuseau horaire de la réunion correspond à celui de votre ordinateur, qui peut être différent du fuseau horaire réglé sur votre site Webex.
Programmer une réunion Webex
1 | À partir du ruban Accueil dans Microsoft Outlook, allez à l Cisco Webex cliquez sur Programmer Réunion Webex. |
2 | Cliquez sur À et sélectionnez les personnes que vous souhaitez inviter à la réunion. |
3 | Ajouter un Sujet et un Emplacement. Pour ajouter des fonctionnalités de réunions avancées telles que les co-hosts ou les sessions de formation pour les sites WBS40.9 et ultérieurs, cliquez sur Modifier les paramètres. |
4 | Cliquez sur Envoyer. Pour supprimer une réunion Webex sans annuler la réunion, ouvrez tout d’abord la réunion et cliquez sur Annuler Webex ou Annuler la salle personnelle . Puis envoyez la mise à jour. |
Programmer une réunion Conférence personnelle ou Audio uniquement
1 | À partir du ruban Accueil dans Microsoft Outlook, allez à l Cisco Webex puis cliquez sur Programmer une Conférence personnelle ou une réunion audio uniquement. |
2 | Cliquez sur À et sélectionnez les personnes que vous souhaitez inviter à la réunion. |
3 | Ajoutez un Emplacement, puis cliquez sur Envoyer. |
Programmer une réunion salle personnelle
Les salles personnelles sont votre propre salle de conférence virtuelle. Elle est toujours disponible et vous n'avez pas à la réserver. Lorsque vous programmez une réunion Salle personnelle, la réunion se déroule dans votre salle personnelle et le lien pour rejoindre la réunion est l'URL de votre salle personnelle.
1 | À partir du ruban Accueil dans Microsoft Outlook, allez à l Cisco Webex cliquez sur Programmer une réunion Salle personnelle. |
2 | Cliquez sur À et sélectionnez les personnes que vous souhaitez inviter à la réunion. |
3 | Ajoutez un Emplacement, puis cliquez sur Envoyer. |
Modifier une réunion programmée
Après avoir programmé une réunion en utilisant l’intégration Webex à Outlook, vous pouvez utiliser Outlook pour la modifier à tout moment. Par exemple, vous pouvez changer l'heure de démarrage, spécifier un nouveau mot de passe, choisir une autre option de connexion audio, etc.
Lorsque vous modifiez une a programmé une réunion, l’intégration à Outlook envoie une invitation de réunion mise à jour aux participants que vous avez invités à la réunion et met également à jour les informations concernant la réunion sur votre site Webex.
Si vous reprogrammez une seule occurrence d’une réunion Webex récurrente à l’aide de Microsoft Outlook, les modifications s’afficheront également sur votre site Webex. |
1 | Dans votre calendrier Microsoft Outlook, ouvrez l'élément de la réunion programmée. |
2 | Vous pouvez modifier l'un des éléments suivants :
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3 | Effectuez l'une des opérations suivantes, selon le cas :
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Annuler une réunion programmée
Si vous programmez une réunion en utilisant l'extension pour Outlook, vous pouvez annuler la réunion dans Outlook.
Vous pouvez utiliser le bouton Annuler Réunion Webex , Annuler la salle personnelle , ou Annuler la Conférence personnelle à partir de la barre d’outils Webex dans Outlook pour annuler et supprimer les informations de la réunion ou du rendez-vous Outlook. Vous pouvez le faire si vous changez le type de la réunion Webex ; par exemple, si vous avez initialement programmé une réunion Webex et souhaitez la changer en une réunion Salle personnelle.
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Vous pouvez également annuler une réunion à partir du calendrier Microsoft Outlook comme décrit ci-dessous.
1 | Dans votre calendrier Microsoft Outlook, ouvrez l'élément de la réunion programmée. |
2 | Sélectionnez Annuler. |
3 | Sélectionnez Oui dans le message de confirmation. |
4 | Sélectionnez Envoyer l'annulation. |
Limites des modèles de récurrence dans l’intégration Webex pour Outlook
Le tableau suivant indique les différences des modèles de récurrence Webex et Microsoft Outlook.
Type |
Option Outlook |
Convertie en option de réunion Webex |
---|---|---|
Hebdomadaire |
Toutes les [X] semaines le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi] |
Pour les sessions Webex Events et Webex Training : Chaque semaine le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi] Si vous programmez dans Microsoft Outlook une réunion qui se répète chaque X semaine, avec X supérieur à 1, la réunion sera programmée dans Outlook selon vos indications, mais elle apparaîtra en tant que réunion hebdomadaire sur votre site Webex. Le démarrage de la semaine pointe toujours sur la valeur par défaut Dimanche. La personnalisation n’est pas prise en charge, donc si vous modifiez le début de la semaine sur un autre jour, le début de la semaine ne sera pas synchronisé avec le site Webex. |
Mensuel |
Le [premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] jour Non pris en charge chaque mois |
Non pris en charge |
Le [premier, second, troisième, quatrième, dernier] jour de la semaine ou jour du weekend |
Non pris en charge |
|
Annuelle |
[premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] [jour, jour ouvrable, week-end] de [Janvier....Décembre] |
Non pris en charge. |
Type |
Option Outlook |
Convertie en option de réunion Conférence personnelle Webex |
---|---|---|
Mensuel |
Le [X] de tous les [y] mois |
Le [X] de chaque mois. |
Le [premier, second, troisième, quatrième, dernier] jour de la semaine ou jour du weekend |
Non pris en charge |
|
Annuelle |
Chaque [Janvier....Décembre] [1,....31] |
Non pris en charge |
[premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] [jour, jour ouvrable, week-end] de [Janvier....Décembre] |
Non pris en charge |
|
[premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] [dimanche, Non pris en charge. Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi] de [Janvier....Décembre] |
Non pris en charge |
|
Date de fin |
Sans date de fin. |
Si la durée est supérieure à un an, elle est convertie en un an. |
Se termine après [X] occurrences. |
Si la durée est supérieure à un an, elle est convertie en un an. |
|
Se termine le [date input] |
Si la durée est supérieure à un an, elle est convertie en un an. |