Version finale pour le Outils de productivité Webex

La version de juin (42.6) était la version finale des Outils de productivité pour Windows. La version finale pour les Outils de productivité’utilisation pour Mac était 41.5 car Microsoft bloquait les plugins basés sur une plateforme sur Mac.

Les clients de Microsoft Outlook qui souhaitent programmer des réunions Webex à partir de Microsoft Outlook doivent passer au module complémentaire Programmateur Webex.

L Webex Meetings de bureau et Outils de productivité Webex de bureau sont fournis dans deux packs séparés. Pour plus d’informations sur l’application de bureau, voir Application de bureau Webex Meetings.

Outils de productivité prend plus en charge les intégrations pour IBM Lotus Notes, IBM Sametime, Microsoft Lync, Internet Explorer et Skype Entreprise à partir de la plateforme 41.2.

Prérequis pour la programmation d'une réunion

Vous pouvez programmer des réunions ou des rendez-vous WebEx à l’aide de l’extension Outils de productivité Webex pour Microsoft Outlook et le processus est très similaire pour les deux.

Veuillez tenir compte de ce qui suit :

  • Toutes les fonctionnalités disponibles pour la programmation des réunions sur votre site WebEx ne sont pas disponibles dans Outils de productivité. Ceci inclut certains des modèles de récurrence. Pour plus d’informations, voir Limite des modèles de récurrence pour la Extension Webex pour Outlook.

  • Si vous programmez des réunions à partir d’Outlook, alors le fuseau horaire de la réunion sera identique à celui de votre ordinateur, qui peut être différent du fuseau horaire défini sur votre site WebEx.

Programmer une réunion Webex

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À partir du ruban Accueil dans Microsoft Outlook, allez à l Cisco Webex cliquez sur Programmer Réunion Webex .

2

Cliquez sur À et sélectionnez les personnes que vous souhaitez inviter à la réunion.

3

Ajouter un Sujet et un Emplacement .

Pour ajouter des fonctionnalités de réunions avancées telles que les co-hosts ou les sessions de formation pour les sites WBS40.9 et ultérieurs, cliquez sur Modifier les paramètres.

4

Cliquez sur Envoyer.

Pour supprimer une réunion WebEx sans annuler la réunion, commencez par ouvrir la réunion et cliquez sur Annuler WebEx ou annuler la salle personnelle. Puis envoyez la mise à jour.

Programmer une réunion Conférence personnelle ou Audio uniquement

1

À partir du ruban Accueil dans Microsoft Outlook, allez à l Cisco Webex puis cliquez sur Programmer une Conférence personnelle ou une réunion audio uniquement .

2

Cliquez sur À et sélectionnez les personnes que vous souhaitez inviter à la réunion.

3

Ajoutez un Emplacement, puis cliquez sur Envoyer.

Programmer une réunion salle personnelle

Les salles personnelles sont votre propre salle de conférence virtuelle. Elle est toujours disponible et vous n'avez pas à la réserver. Lorsque vous programmez une réunion Salle personnelle, la réunion se déroule dans votre salle personnelle et le lien pour rejoindre la réunion est l'URL de votre salle personnelle.

1

À partir du ruban Accueil dans Microsoft Outlook, allez à l Cisco Webex cliquez sur Programmer une réunion Salle personnelle .

2

Cliquez sur À et sélectionnez les personnes que vous souhaitez inviter à la réunion.

3

Ajoutez un Emplacement, puis cliquez sur Envoyer.

Modifier une réunion programmée

Une fois que vous programmer une réunion en utilisant l’extension WebEx pour Outlook, vous pouvez utiliser Outlook pour la modifier à tout moment. Par exemple, vous pouvez changer l'heure de démarrage, spécifier un nouveau mot de passe, choisir une autre option de connexion audio, etc.

Lorsque vous modifiez un a programmé une réunion, l’extension pour Outlook envoie une invitation à une réunion actualisée aux participants que vous avez invités à la réunion et effectue également la mise à jour des informations de la réunion sur votre site WebEx.

Si vous reprogrammez une seule occurrence d’une réunion WebEx récurrente à l’aide de Microsoft Outlook, les modifications s’afficheront également sur votre site WebEx.

1

Dans votre calendrier Microsoft Outlook, ouvrez l'élément de la réunion programmée.

2

Vous pouvez modifier l'un des éléments suivants :

  • Pour modifier les paramètres de la réunion WebEx, sélectionnez changer les paramètres.
  • Pour ajouter ou changer un critère de récurrence, sélectionnez Récurrence.
  • Pour modifier le texte du message électronique d’invitation à une réunion, faites-le dans la fenêtre Rendez-vous.
3

Effectuez l'une des opérations suivantes, selon le cas :

  • Pour envoyer un message électronique d'invitation mis à jour à vos invités et enregistrer la réunion mise à jour dans votre calendrier Outlook, cliquez sur Envoyer la mise à jour.

  • Pour enregistrer la réunion modifiée dans votre calendrier Outlook, cliquez surEnregistrer et Fermer.

Annuler une réunion programmée

Si vous programmez une réunion en utilisant l'extension pour Outlook, vous pouvez annuler la réunion dans Outlook.

Vous pouvez utiliser le bouton Annuler la réunion WebEx, annuler la salle personnelle, ou Annuler la Conférence personnelle à partir de la barre d’outils WebEx dans Outlook pour annuler et supprimer les informations WebEx de la réunion ou du rendez-vous Outlook. Vous pouvez le faire si vous changez le type de réunion WebEx ; par exemple, si vous avez initialement programmé une réunion WebEx et que vous souhaitez la remplacer par une réunion Salle personnelle.

  • Si vous annulez une réunion WebEx à l’aide de votre site WebEx, vos modifications n’apparaîtront pas dans Microsoft Outlook. Par exemple, si vous annulez la réunion en utilisant votre site, la réunion se s'annule pas sur votre calendrier Outlook. En conséquence, nous vous recommandons d'utiliser uniquement Outlook pour annuler une réunion. Éditer une réunion qui a été programmée avec Outlook en utilisant votre site WebEx n'est pas une option.

  • Si vous annulez une seule occurrence d’une réunion WebEx récurrente à l’aide de Microsoft Outlook, les modifications s’afficheront également sur votre site WebEx.

  • Si vous enregistrez la réunion ou le rendez-vous après avoir utilisé l’un de ces boutons d’annulation et que vous n’avez pas ajouté une autre réunion WebEx, une réunion Salle personnelle, ou Conférence personnelle réunion, il devient une réunion Microsoft Outlook régulière sans informations WebEx.

Vous pouvez également annuler une réunion à partir du calendrier Microsoft Outlook comme décrit ci-dessous.

1

Dans votre calendrier Microsoft Outlook, ouvrez l'élément de la réunion programmée.

2

Sélectionnez Annuler.

3

Sélectionnez Oui dans le message de confirmation.

4

Sélectionnez Envoyer l'annulation.

Limites des modèles de récurrence pour le Extension Webex pour Outlook

Le tableau suivant indique les différences des modèles de récurrence Webex et Microsoft Outlook.

Tableau 1. Webex Meetings

Type

Option Outlook

Convertie en option de réunion Webex

Hebdomadaire

Toutes les [X] semaines le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi]

Pour les sessions Webex Events et Webex Training :

Chaque semaine le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi]

Si vous programmer une réunion qui se répète toutes les X semaines, où X est supérieur à 1, dans Microsoft Outlook, la réunion est programmée dans Outlook comme vous l’avez spécifié, mais elle s’affiche en tant que réunion hebdomadaire sur votre site WebEx.

Le démarrage de la semaine pointe toujours sur la valeur par défaut Dimanche. La personnalisation n’est pas prise en charge, donc si vous modifiez le premier jour de la semaine, le démarrage de la semaine n’est pas synchronisé avec le site WebEx.

Mensuel

Le [premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] jour Non pris en charge chaque mois

Non pris en charge

Le [premier, second, troisième, quatrième, dernier] jour de la semaine ou jour du weekend

Non pris en charge

Annuelle

[premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] [jour, jour ouvrable, week-end] de [Janvier....Décembre]

Non pris en charge.

Tableau 2. Réunions Conférence Personnelle Webex

Type

Option Outlook

Convertie en option de réunion Conférence personnelle Webex

Mensuel

Le [X] de tous les [y] mois

Le [X] de chaque mois.

Le [premier, second, troisième, quatrième, dernier] jour de la semaine ou jour du weekend

Non pris en charge

Annuelle

Chaque [Janvier....Décembre] [1,....31]

Non pris en charge

[premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] [jour, jour ouvrable, week-end] de [Janvier....Décembre]

Non pris en charge

[premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] [dimanche, Non pris en charge. Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi] de [Janvier....Décembre]

Non pris en charge

Date de fin

Sans date de fin.

Si la durée est supérieure à un an, elle est convertie en un an.

Se termine après [X] occurrences.

Si la durée est supérieure à un an, elle est convertie en un an.

Se termine le [date input]

Si la durée est supérieure à un an, elle est convertie en un an.