Lorsque votre équipe commence à travailler dans Webex, vous devez prendre le temps de réfléchir à la meilleure façon de structurer vos équipes et vos espaces. Si vous adoptez une approche systématique, il vous sera probablement plus facile de contrôler votre flux de travail et de mieux assister votre équipe. Vous pouvez établir des processus communs, prendre des décisions, développer des connaissances communes et faciliter la culture de votre équipe.

Suivez les instructions de votre entreprise

Votre entreprise peut déjà avoir des directives spécifiques que vous devez suivre lors de la création d'espaces ou d'équipes. Par exemple, on peut s'attendre à ce que les gestionnaires disposent d'un espace dédié à leurs rapports directs, ou qu'un groupe technologique complet puisse avoir une équipe à laquelle tout le monde est automatiquement ajouté. Donc, si vous êtes en mesure de créer de nouveaux espaces et équipes pour que vos collègues travaillent ensemble, vérifiez d'abord les directives de votre entreprise. Puisque la plupart des personnes travailleront dans plusieurs espaces et équipes à la fois, suivre des lignes directrices similaires rendra la tâche plus facile pour tout le monde.

Démarrer avec les espaces

Un espace est l’espace où toutes les actions se déroulent dans Webex. C'est là que vous envoyez des messages, partagez des fichiers, programmez des réunions, passez des appels et ainsi de suite. Vous pouvez avoir plusieurs types d’espaces : un avec une seule autre personne, un avec beaucoup de personnes et un qui fait partie d’une équipe plus grande. Lorsque vous envoiez un message à quelqu’un directement, vous créez un espace entre vous deux et personne d’autre ne peut rejoindre cette conversation. Si vous avez besoin de communiquer avec plus de personnes sur un sujet spécifique, vous pouvez créer un espace dans lequel vous pouvez tous travailler ensemble. Si votre scope se développe par rapport au projet initial de cet espace, vous pouvez créer une équipe et déplacer l’espace dans une équipe.

Créer vos équipes

Généralement, vous créez des équipes pour l’une des deux raisons suivantes : si vous avez une structure de communication spécifique en tête pour un grand projet ou un groupe de personnes, ou si l’espace que vous avez créé est devenu trop petit pour votre projet. Les équipes sont simplement un ensemble d'espaces connexes. Elles sont parfaites pour un groupe cohérent de personnes qui vont travailler sur un projet pendant une longue période. Ce quelque chose peut être compliqué et impliquer beaucoup d'activités ou sous-projets se produisant en même temps. Vous pouvez créer un espace différent pour chaque pièce du puzzle.

Supposons que vous gérez une équipe d'environ 10 personnes au sein du Service Financier d'une grande entreprise. Lorsque votre équipe utilise l’application, vous pouvez créer une équipe appelée « Financier ». Lorsque vous créez une équipe, vous devenez son modérateur et toutes les personnes que vous ajoutez deviennent membres de l’équipe. Elles sont automatiquement ajoutées à l’espace Général de l’équipe, qui est l’espace par défaut et le seul auquel les membres de votre équipe sont automatiquement ajoutés.

Organiser vos équipes

Pensez à utiliser l’espace Général pour les annonces, où vous pouvez partager des informations importantes sous la lecture seule des messages. Seuls les modérateurs d'équipe peuvent publier dans l'espace, ce qui vous empêchera de perdre ces messages importants dans les discussions en cours dans les autres espaces de l'équipe.

La structure de votre équipe est la clé du succès de votre équipe. Tous les membres de l’équipe peuvent ajouter des espaces à l’équipe afin de partager leurs connaissances. Toutes les personnes de l’équipe peuvent voir les espaces d’équipe disponibles et les rejoindre de leur propre côté. Si vous souhaitez que votre équipe respecte les consignes lors de la création des espaces d'équipe, pensez à les informer.

Modérer les espaces d’équipe

Lorsque vous modétez un espace dans une équipe, vous contrôlez les espaces qui sont disponibles et qui en fait partie. Ceci vous permet de contrôler qui voit le contenu dans l’espace. Ceci est utile, par exemple, lorsque vous êtes un modérateur fournissant des informations sensibles ou confidentielles à un groupe de personnes ciblées. Vous pouvez bloquer ces informations sensibles des autres personnes de votre équipe qui n’ont pas les autorisations requises.

Lorsque vous créez une équipe, vous êtes un modérateur d’équipe et vous contrôlez les espaces et les membres de votre équipe.

Les modérateurs d’équipe peuvent également se désigner eux-mêmes comme modérateurs dans tous les espaces modérés de leurs équipes. Les modérateurs d’équipe peuvent auto-rejoindre tous les espaces et se promouvoir eux-mêmes à modérer cet espace. Ils peuvent également attribuer d’autres modérateurs d’espaces, qui doivent être membres de l’équipe.

Toutes les personnes de l’équipe peuvent créer un espace d’équipe et choisir de modérer l’espace. Ils deviennent alors le modérateur de cet espace. Les autres membres de l’équipe ne peuvent pas s’auto-rejoindre et doivent demander au modérateur de la rejoindre.

Ajouter des modérateurs supplémentaires

Vous pouvez également attribuer d’autres modérateurs à l’équipe pour aider à garder la liste des membres de l’équipe à jour, ou pour mettre à jour les détails de l’équipe. Les modérateurs peuvent aider à s’assurer que les espaces de votre équipe sont tous actifs en archivant les espaces que vous n’utilisez pas ou en restaurant tous ceux dont vous avez à nouveau besoin. Ils peuvent également supprimer des personnes de l’équipe qui n’y travaillent plus.

Enfin, lorsque le travail de tous les membres est passé à de nouveaux projets, vous pouvez archiver votre équipe et vous préparer à créer votre prochaine équipe !