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Rispondere a una conversazione via email
Trasferire una conversazione via email

Gestire le conversazioni via email

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Il canale e-mail consente ai clienti di inviare messaggi e-mail con tabelle, link incorporati e allegati.

Rispondere a una conversazione via email

Una volta assegnata una conversazione email, il popover di richiesta mostra il nome del cliente, l'email e il nome della coda. Il timer indica il tempo trascorso da quando Lei ha ricevuto la conversazione via email.

  • Riceve una notifica sonora per i nuovi messaggi (su una conversazione esistente) sulAgent Desktop.

  • Se riceve una nuova email mentre risponde.

    • Sopra il widget Email viene visualizzato un banner che dice: Visualizza tutti i messaggi per intraprendere ulteriori azioni. Le nuove email vengono visualizzate in blu nella parte superiore del thread. Dopo aver visualizzato tutti i messaggi di questo thread, l'evidenziazione blu e il banner scompaiono.

    • Un banner sotto il compositore dell'email indica che Lei non sta rispondendo all'ultima email di questa conversazione. Il banner scompare quando risponde allo stesso thread o passa a un altro thread di messaggi.

  • Quando un amministratore elimina una risorsa, l'applicazione interrompe la conversazione e visualizza un messaggio di avviso sul. Agent Desktop L'applicazione non Le consente di continuare la conversazione, quindi deve terminarla.

Prima che Lei cominci

Deve essere nello stato Disponibile per ricevere le richieste. Se è nello stato RONA, cambi il suo stato da RONA a Disponibile.

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Fai clic su Accetta nella richiesta.

La richiesta si apre nella casella di composizione e visualizza un riquadro di interazione.
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Fare clic per visualizzare il corpo dell'email e le seguenti opzioni:

  • Rispondi: selezioni questa opzione per rispondere solo al mittente. Quando risponde a un'email, i campi A e Oggetto vengono compilati automaticamente e non può modificarli.

  • Rispondi a tutti: selezioni questa opzione per rispondere a tutti i destinatari. Quando risponde a tutti a un'email, i campi A e Oggetto vengono compilati automaticamente e non può modificarli. Il campo Cc viene precompilato con il Cc originale di quell'email.

  • Può selezionare Bcc per aggiungere ID email nel campo Bcc. Può aggiungere o rimuovere gli ID email nei campi Cc e Bcc. Se necessario, può anche nasconderli selezionando l'opzione Nascondi.

  • Inoltra: selezioni questa opzione per inviarlo a un nuovo destinatario. Quando inoltra un'email, il campo Oggetto viene compilato automaticamente. Può aggiungere o rimuovere gli ID email nei campi To, Cc e Bcc.

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(Facoltativo) Fai clic su Cc e Bcc per inviare una copia carbone e una copia carbone cieca dell'email a più destinatari.

  • Non può rispondere a un indirizzo email configurato come risorsa.

  • Quando risponde o inoltra una conversazione email, l'applicazione carica l'intero thread di posta elettronica nel compositore, separato da una riga. La riga serve a distinguere l'email originale dalla sua risposta o inoltrata.

  • Quando risponde a tutti a un'email, l'applicazione conserva gli indirizzi email nel campo To. Può aggiungere o eliminare altri indirizzi email nel campo To.

  • Può eliminare gli altri indirizzi email nel campo A ad eccezione dell'indirizzo email principale.

  • Ha la flessibilità di modificare la cronologia contestuale del thread e-mail e applicare i ricchi stili di formattazione disponibili per il widget, se necessario.

  • L'applicazione aggiunge il prefisso RE: (per una risposta) o FW: (per un inoltro), a seconda dell'azione che esegue. Questi prefissi indicano la natura dell'email.

  • Quando un'email contiene un prefisso, l'applicazione lo conserva ed evita di aggiungere prefissi duplicati all'oggetto.

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Componga l'email nel corpo dell'email.

  • Quando compone un messaggio ma non lo invia, l'applicazione lo salva come bozza. Può accedere facilmente a queste bozze dal compositore.

  • Inoltre, quando trasferisce una conversazione con una bozza, tutti gli agenti coinvolti possono accedere e rivedere tutte le bozze salvate nella conversazione precedente.

  • Se l'amministratore abilita l'impostazione Maschera i dati sensibili dei clienti sull'interfaccia Agent Desktop utente (UI) per l'applicazione desktop, l'applicazione maschera dalla conversazione i dati del settore delle carte di pagamento (PCI) come carta di credito, conto bancario internazionale e numeri di previdenza sociale.

  • Inoltre, l'applicazione maschera le informazioni personali identificabili (PII) - ID e-mail e numeri di cellulare sul. Agent Desktop

  • Un'email in entrata contenente immagini in linea viene visualizzata come allegati nel. Agent Desktop Se gli amministratori abilitano la scansione PCI, il sistema blocca le immagini sul. Agent Desktop

  • Le e-mail che contengono immagini in linea con riferimenti Content-ID (CID) non vengono visualizzate in Agent Desktop e possono essere visualizzate come miniature interrotte. Questa limitazione si applica alle immagini e alle firme in linea con loghi, ma non si limita solo a loro.

  • Il limite massimo di caratteri per un'email è di 500.000, che include sia il thread e-mail precedente che la risposta corrente. Se una bozza di email supera questo limite, l'applicazione visualizza un messaggio di avviso sullo schermo e disabilita il pulsante Invia finché non riformula il messaggio.

Tabella 1. Esempio
Prima di mascherareDopo la mascheratura

+ 1 (123) 456 7890

**********7890

+447966197542

*********7542

melissa@gmail.com

m****** @gmail .com

Tabella 2. Mascheramento dei dati sensibili
SezioneCampi coperti

Riquadro attività

Titolo - Contact Origin - Inbound

Titolo - DNIS (punto di ingresso) - In uscita

Anteprima del messaggio: numeri, ID e-mail, carta di credito, SSN e dati del conto bancario internazionale.

Notifiche

Notifiche sul tostapane - ID email

Notifiche popover - Contact Origin - In entrata

Notifiche popover -DNIS (punto di ingresso) - In uscita

Riquadro di interazione

Titolo - Contact Origin - Inbound

Titolo - DNIS - Outbound

Pannello per i media digitali

Message Accordion - ID email esterni

Cronologia delle interazioni dell'agente - Task Brick

Titolo - Contact Origin - Inbound

Titolo - DNIS - Outbound

Variabili CAD

Variabili CAD riservate dal sistema - Contact Origin - Inbound

Variabili CAD riservate dal sistema - DNIS - In uscita

Mascheramento condizionale: se il nome del cliente è impostato su Numero di cellulare, l'applicazione lo maschera sul. Agent Desktop

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(Facoltativo) Allegare un file o utilizzare modelli di messaggio.

  • Quando inoltra un'email ad altri destinatari, il widget carica i file allegati esistenti per impostazione predefinita. In caso di perdita di allegati, il desktop visualizza un avviso per avvisare gli agenti, poiché l'applicazione non può inoltrare tali allegati.

  • Quando risponde a un'email, scelga un modello e passi a un altro thread. L'applicazione salva il messaggio come bozza.

  • Quando visita il vecchio thread di conversazione e sceglie un nuovo modello, l'applicazione conserva entrambi i modelli nel compositore, con l'ultimo in alto.

  • Quando risponde a un'email e sceglie un modello sbloccato, l'applicazione lo visualizza nel compositore. La selezione di un altro modello sbloccato sostituisce il primo.

  • Quando seleziona un modello bloccato mentre risponde o inoltra un'email, l'applicazione blocca l'intero thread di email. Le impedisce di modificare la cronologia del thread e la risposta. L'applicazione torna al comportamento normale quando passa a un modello sbloccato.

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(Facoltativo) Attiva un flusso di lavoro.

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Faccia clic su Invia.

Trasferire una conversazione via email

Se un'email è classificata erroneamente o non riesce a risolvere la domanda di un cliente e desidera intensificare la richiesta via email, può trasferire la richiesta via email in un'altra coda.

Prima che Lei cominci

Deve accettare la richiesta prima di poterla trasferire.

1

Faccia clic su Trasferimento.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Richiesta di trasferimento.
2

Scelga una delle seguenti opzioni:

  • Coda: selezioni una coda dall'elenco a discesa o usi il campo di ricerca per filtrare l'elenco. L'elenco a discesa mostra le code disponibili.
  • Agente: selezioni un agente dall'elenco a discesa o usi il campo di ricerca per filtrare l'elenco. L'elenco a discesa mostra i nomi degli agenti disponibili.
3

Faccia clic su Trasferimento.

La richiesta di trasferimento viene avviata e viene visualizzata la finestra di dialogo Wrap Up Reasons. Per i passaggi su come applicare un motivo di riepilogo, veda Applicare un motivo di riepilogo.

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