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Responder a uma conversa por e-mail
Transferir uma conversa por e-mail
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O canal de e-mail permite que os clientes enviem mensagens de e-mail com tabelas, links incorporados e anexos.

Responder a uma conversa por e-mail

Depois que uma conversa por e-mail é atribuída a você, o popover de solicitação exibe o nome do cliente, o e-mail e o nome da fila. O cronômetro indica o tempo decorrido desde que você recebeu a conversa por e-mail.

  • Você recebe uma notificação sonora para novas mensagens (em uma conversa existente) noAgent Desktop.

  • Se você receber um novo e-mail ao responder.

    • Uma mensagem de banner aparece acima do widget de e-mail que diz: Exibir todas as mensagens para realizar outras ações. Os novos e-mails aparecem em azul na parte superior do tópico. Depois de ver todas as mensagens desse tópico, o destaque azul e a mensagem do banner desaparecem.

    • Uma mensagem de banner abaixo do editor de e-mail diz que você não está respondendo ao e-mail mais recente desta conversa. O banner desaparece quando você responde ao mesmo tópico ou passa para outro tópico de mensagem.

  • Quando um administrador exclui um ativo, o aplicativo interrompe a conversa e exibe uma mensagem de alerta no. Agent Desktop O aplicativo não permite que você continue a conversa, então você deve encerrá-la.

  • Ao responder a um e-mail, a assinatura de e-mail do remetente na seção citada é exibida em uma grade de tabela, o que pode alterar sua formatação original.

Quando você pausa uma interação, o aplicativo preserva o rascunho da mensagem. Ao retomar a interação, você pode continuar editando o rascunho antes de enviá-lo.

O tempo limite de pausa da fila é configurado pelo administrador nas configurações da fila. O número máximo de interações pausadas que um agente pode manter é configurado no Perfil Multimídia do agente.

Antes de começar

Você deve estar no estado Disponível para receber solicitações. Se você estiver no estado RONA, altere seu estado de RONA para Disponível.

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Clique em Aceitar na solicitação.

A solicitação é aberta na caixa de composição e exibe um painel de interação.
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Para pausar e retomar uma interação, faça o seguinte:

Para parar temporariamente de trabalhar na interação, selecione Pausar interação. A interação é movida para a lista Pausada e qualquer rascunho de mensagem é preservada.

Enquanto a interação está pausada, ela não usa sua capacidade ativa de interação.

Para continuar trabalhando, abra a lista Pausada, selecione a interação e selecione Retomar. A retomada restaura os controles de interação disponíveis para o canal, como Responder, Transferir e Encerrar.

Se o cliente responder enquanto a interação estiver pausada, o sistema tentará encaminhar a resposta para o último agente que lidou com a interação. Se esse agente não estiver disponível, a interação retornará à fila de origem.

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Clique Image is of icon to click to view email and take actions para visualizar o corpo do e-mail e as seguintes opções:

  • Responder — selecione essa opção para responder somente ao remetente. Quando você responde a um e-mail, os campos Para e Assunto são preenchidos automaticamente e você não pode editá-los.

  • Responder a todos — selecione essa opção para responder a todos os destinatários. Quando você responde a todos a um e-mail, os campos Para e Assunto são preenchidos automaticamente e você não pode editá-los. O campo Cc é pré-preenchido com o Cc original desse e-mail.

  • Você pode selecionar Bcc para adicionar IDs de e-mail no campo Bcc. Você pode adicionar ou remover IDs de e-mail nos campos Cc e Bcc. Se necessário, você também pode ocultá-los selecionando a opção Ocultar.

  • Encaminhar — Selecione essa opção para enviá-la a um novo destinatário. Quando você encaminha um e-mail, o campo Assunto é preenchido automaticamente. Você pode adicionar ou remover IDs de e-mail nos campos Para, Cc e Bcc.

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(Opcional) Clique em Cc e Bcc para enviar uma cópia carbono e uma cópia oculta do e-mail para mais destinatários.

  • Você não pode responder a um endereço de e-mail configurado como um ativo.

  • Quando você responde ou encaminha uma conversa por e-mail, o aplicativo carrega todo o tópico de e-mail no compositor, separado por uma linha. A linha serve para distinguir o e-mail original da sua resposta ou encaminhamento.

  • Quando você responde a todos a um e-mail, o aplicativo retém os endereços de e-mail no campo Para. Você pode adicionar ou excluir endereços de e-mail adicionais no campo Para.

  • Você pode excluir os outros endereços de e-mail no campo Para, exceto o endereço de e-mail principal.

    Você pode excluir os outros endereços de e-mail no campo Para, incluindo o endereço de e-mail principal.

  • Você tem a flexibilidade de editar o histórico contextual do tópico de e-mail e aplicar estilos de formatação avançados disponíveis para o widget, conforme necessário.

  • O aplicativo adiciona o prefixo com RE: (para uma resposta) ou FW: (para um encaminhamento), dependendo da ação que você executa. Esses prefixos indicam a natureza do e-mail.

  • Quando um e-mail contém um prefixo, o aplicativo o retém e evita adicionar prefixos duplicados ao assunto.

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Componha o e-mail no corpo do e-mail.

  • Quando você compõe uma mensagem, mas não a envia, o aplicativo a salva como rascunho. Você pode acessar facilmente esses rascunhos do compositor.

  • Além disso, quando você transfere uma conversa com um rascunho, todos os agentes envolvidos podem acessar e revisar os rascunhos salvos da conversa anterior.

  • Se o administrador ativar a opção Mascarar dados confidenciais do cliente na configuração de interface de Agent Desktop usuário (UI) para o aplicativo de desktop, o aplicativo ocultará da conversa dados do setor de cartões de pagamento (PCI), como cartão de crédito, conta bancária internacional e números de previdência social.

  • Além disso, o aplicativo mascara as Informações de Identificação Pessoal (PII) - IDs de e-mail e números de celular no. Agent Desktop

  • Você pode visualizar imagens embutidas em e-mails recebidos e no histórico de e-mails citados diretamente no widget de e-mail quando as imagens estiverem disponíveis para renderização.

  • Ao responder, responder a todos ou encaminhar um e-mail, você pode colar imagens embutidas no compositor, redimensioná-las e excluí-las antes de enviá-las.

  • As imagens embutidas usadas nos modelos de e-mail compatíveis são renderizadas com o restante do conteúdo do e-mail no tópico e no compositor.

  • Se o aplicativo não conseguir renderizar uma imagem embutida, ele exibirá um espaço reservado com o nome do arquivo em vez da imagem.

  • Um e-mail de entrada contendo imagens embutidas aparece como anexos no. Agent Desktop Se os administradores habilitarem o escaneamento PCI, o sistema bloqueará as imagens no. Agent Desktop

  • E-mails que contêm imagens embutidas com referências de Content-ID (CID) não são renderizados no Agent Desktop e podem ser exibidos como miniaturas quebradas. Essa limitação se aplica a imagens e assinaturas em linha com logotipos, mas não se limita apenas a elas.

  • O limite máximo de caracteres para um e-mail é de 500 mil, o que inclui o tópico de e-mail anterior e a resposta atual. Se um rascunho de e-mail exceder esse limite, o aplicativo exibirá uma mensagem de aviso na tela e desativará o botão Enviar até que você reformule a mensagem.

Tabela 1. Exemplo
Antes de mascararDepois de mascarar

+ 1 (123) 456 7890

**********7890

+447966197542

*********7542

melissa@gmail.com

m****** @gmail .com

Tabela 2. Mascaramento de dados confidenciais
SeçãoCampos cobertos

Painel de tarefas

Título - Origem do contato - Entrada

Título - DNIS (ponto de entrada) - Saída

Pré-visualização da mensagem - Números, ID de e-mail, cartão de crédito, SSN e detalhes da conta bancária internacional.

Notificações

Notificações do Toaster - ID de e-mail

Notificações Popover - Origem de contato - Entrada

Notificações Popover - DNIS (ponto de entrada) - Saída

Painel de interação

Título - Origem do contato - Entrada

Título - DNIS - Outbound

Painel de mídia digital

Acordeão de mensagens - IDs de e-mail externos

Histórico de interações com agentes - Task Brick

Título - Origem do contato - Entrada

Título - DNIS - Outbound

Variáveis CAD

Variáveis CAD reservadas do sistema - Origem do contato - Entrada

Variáveis CAD reservadas do sistema - DNIS - Outbound

Mascaramento condicional: Se o nome do cliente estiver definido como Número do celular, o aplicativo o mascara no. Agent Desktop

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(Opcional) Anexe um arquivo ou use modelos de mensagem.

  • Quando você encaminha um e-mail para outros destinatários, o widget carrega os arquivos anexados existentes por padrão. Se algum anexo cair, a área de trabalho exibirá um alerta para notificar os agentes, pois o aplicativo não pode encaminhar esses anexos.

  • Ao responder a um e-mail, escolha um modelo e mude para outro tópico. O aplicativo salva a mensagem como rascunho.

  • Quando você visita o antigo tópico de conversa e escolhe um novo modelo, o aplicativo mantém os dois modelos no compositor, com o mais recente na parte superior.

  • Quando você responde a um e-mail e escolhe um modelo desbloqueado, o aplicativo o exibe no compositor. Selecionar outro modelo desbloqueado substitui o primeiro.

  • Quando você seleciona um modelo bloqueado ao responder ou encaminhar um e-mail, o aplicativo bloqueia todo o tópico de e-mail. Isso impede que você edite o tópico histórico e a resposta. O aplicativo volta ao comportamento normal quando você muda para um modelo desbloqueado.

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(Opcional) Acione um fluxo de trabalho.

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Clique em Enviar.

Transferir uma conversa por e-mail

Se um e-mail for classificado incorretamente ou você não conseguir resolver a pergunta de um cliente e quiser escalar a solicitação por e-mail, você poderá transferir a solicitação por e-mail para outra fila.

Antes de começar

Você deve aceitar a solicitação antes de transferi-la.

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Clique em Transferir.

A caixa de diálogo Solicitação de transferência é exibida.
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Escolha uma das seguintes opções:

  • Fila —Selecione uma fila na lista suspensa ou use o campo de pesquisa para filtrar a lista. A lista suspensa exibe as filas que estão disponíveis.
  • Agente — Selecione um agente na lista suspensa ou use o campo de pesquisa para filtrar a lista. A lista suspensa exibe os nomes dos agentes disponíveis.
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Clique em Transferir.

A solicitação de transferência é iniciada e a caixa de diálogo Wrap Up Reasons é exibida. Para ver as etapas sobre como aplicar um motivo de encerramento, consulte Aplicar um motivo de encerramento.

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