Pianificazione di una riunione

Non tutte le funzioni disponibili per la pianificazione delle riunioni sul sito Webex sono disponibili nell'app desktop Cisco Webex Meetings . L'integrazione per Microsoft Outlook non supporta tutte le opzioni di ricorrenza disponibili in Microsoft Outlook; per ulteriori informazioni, vedere le tabelle seguenti.

Negli inviti alle riunioni inviati da Microsoft Outlook, l'ora di inizio della riunione viene visualizzata nel fuso orario impostato nel proprio computer e potrebbe non corrispondere alle preferenze del fuso orario impostate sul sito Webex.

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Nella barra multifunzione Home di Microsoft Outlook, fare clic sul pulsante Pianifica riunione.

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Dall’elenco a discesa, scegliere una delle opzioni seguenti:

  • Pianifica riunione Webex: le riunioni Webex sono la scelta di riunione standard.
  • Pianifica riunione nella sala riunioni personale: le sale riunioni personali sono la propria sala conferenze virtuale. Sempre disponibile e non occorre prenotarla.
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Selezionare A e scegliere chi si desidera invitare alla riunione.

Solo le persone che ricevono l'invito alla riunione direttamente dall'organizzatore dispongono della riunione vengono visualizzate nei calendari del sito Webex o dell'app mobile Webex Meetings. Gli inviti inoltrati o i dettagli della riunione copiati e incollati e inviati in messaggi e-mail non verranno elencati nei calendari dei destinatari.

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Aggiungere Oggetto e Posizione.

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Scegliere l'Ora di inizio e l'Ora di fine per la riunione.

Specificare la data, l'ora e la durata della riunione.

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Inserire tutte le altre informazioni necessarie nell'invito e-mail e selezionare Invia.

Come modificare una riunione pianificata

Una volta pianificata una riunione utilizzando l'integrazione per Outlook, è possibile utilizzare Microsoft Outlook per modificare la riunione in qualsiasi momento. È possibile modificarne l'ora di inizio, specificare una nuova password, scegliere una diversa opzione di connessione audio e così via.

Quando si modifica una riunione pianificata, viene inviato un invito e-mail aggiornato agli invitati e vengono aggiornate le informazioni della riunione sul sito Webex.

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Nel calendario di Microsoft Outlook, aprire la voce relativa alla riunione pianificata.

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Modificare una delle seguenti impostazioni:

  • Modifica impostazioni: modificare le impostazioni della riunione Webex.
  • Ricorrenza: aggiungere o modificare uno schema di ricorrenza.
  • Per modificare il testo nell'invito e-mail, digitare nella finestra Appuntamento.
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Selezionare Invia aggiornamento.

Annullamento di una riunione pianificata

Se si pianifica una riunione utilizzando l'integrazione per Microsoft Outlook, è possibile annullare la riunione in Microsoft Outlook in qualsiasi momento.

  • Se si annulla una riunione Webex utilizzando il sito di Webex, le modifiche non vengono mostrate in Microsoft Outlook.

  • Se si annulla una singola occorrenza di una riunione Webex ricorrente utilizzando Microsoft Outlook, le modifiche vengono mostrate anche sul sito di Webex.

  • Se si salva la riunione o l'appuntamento dopo aver annullato la riunione e non è stata aggiunta un'altra riunione Webex, riunione nella sala riunioni personale o conferenza personale, questa diventa una normale riunione Microsoft Outlook senza informazioni Webex.

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Nel calendario di Microsoft Outlook, aprire la voce relativa alla riunione pianificata.

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Selezionare Annulla riunione.

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Selezionare Sì nel messaggio di conferma.

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Selezionare Invia annullamento.

Limitazioni dei motivi di ricorrenza

La tabella seguente mostra le differenze tra gli schemi di ricorrenza Webex e Microsoft Outlook.

Tabella 1. Webex Meetings

Tipo

Opzione di Microsoft Outlook

Opzione Convertito in riunione Webex

Settimanale

Ogni [X] settimane il: [domenica, lunedì, martedì, mercoledì, giovedì, venerdì, sabato]

Ogni settimana il: [domenica, lunedì, martedì, mercoledì, giovedì, venerdì, sabato]

L'inizio della settimana punta sempre al giorno predefinito, domenica. La personalizzazione non è supportata, pertanto, se si modifica l'inizio della settimana in un giorno diverso, l'inizio della settimana non viene sincronizzato con il sito WebEx.

Mensile

Il [primo, secondo, terzo, quarto, ultimo] giorno non supportato di ogni mese

Non supportato

Il [primo, secondo, terzo, quarto, ultimo] giorno della settimana o del fine settimana

Non supportato

Ogni anno

[primo, secondo, terzo, quarto, ultimo] [giorno, giorno della settimana, giorno del week-end] di [Gennaio....Dicembre]

Non supportato.

Tabella 2. Riunioni di tipo Conferenza personale Webex

Tipo

Opzione di Microsoft Outlook

Opzione Convertito a riunione Webex di tipo Conferenza personale

Mensile

Giorno [X] ogni [Y] mese

Giorno [X] di ogni mese.

Il [primo, secondo, terzo, quarto, ultimo] giorno della settimana o del fine settimana

Non supportato

Ogni anno

Ogni [Gennaio....Dicembre] [1,....31]

Non supportato

[primo, secondo, terzo, quarto, ultimo] [giorno, giorno della settimana, giorno del week-end] di [Gennaio....Dicembre]

Non supportato

[primo, secondo, terzo, quarto, ultimo] [domenica, non supportata. lunedì, martedì, mercoledì, giovedì, venerdì, sabato] di [Gennaio.... Dicembre]

Non supportato

Data di fine

Nessuna data di fine.

Se l'intervallo di tempo supera l'anno, il valore viene convertito in un anno.

Terminare dopo [x] occorrenze.

Se l'intervallo di tempo supera l'anno, il valore viene convertito in un anno.

Terminare entro il [data]

Se l'intervallo di tempo supera l'anno, il valore viene convertito in un anno.