Pianificazione di una riunione

Non tutte le funzioni disponibili per la pianificazione delle riunioni sul sito Webex sono disponibili nell'app desktop Cisco Webex Meetings. L'integrazione per Microsoft Outlook non supporta tutte le opzioni di ricorrenza disponibili in Microsoft Outlook; per ulteriori informazioni, vedere le tabelle seguenti.

Negli inviti alle riunioni inviati da Microsoft Outlook, l'ora di inizio della riunione viene visualizzata nel fuso orario impostato sul computer e potrebbe non corrispondere alle preferenze del fuso orario impostate sul sito Webex.

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Nella barra multifunzione Home di Microsoft Outlook, fare clic sul pulsante Pianifica riunione.

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Dall’elenco a discesa, scegliere una delle opzioni seguenti:

  • Pianifica riunione Webex: le riunioni Webex sono la scelta di riunione standard.
  • Pianifica riunione nella sala riunioni personale: le sale riunioni personali sono la propria sala conferenze virtuale. Sempre disponibile e non occorre prenotarla.
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Selezionare A e scegliere chi si desidera invitare alla riunione.


 

Solo le persone che ricevono l'invito alla riunione direttamente dall'organizzatore visualizzeranno la riunione nei relativi calendari del sito Webex o dell'app mobile Webex Meetings. Gli inviti inoltrati o i dettagli della riunione copiati e incollati e inviati nei messaggi e-mail non verranno elencati nei calendari dei destinatari.

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Aggiungere Oggetto e Posizione.

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Scegliere l'Ora di inizio e l'Ora di fine per la riunione.

Specificare la data, l'ora e la durata della riunione.

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Inserire tutte le altre informazioni necessarie nell'invito e-mail e selezionare Invia.

Come modificare una riunione pianificata

Una volta pianificata una riunione utilizzando l'integrazione per Outlook, è possibile utilizzare Microsoft Outlook per modificare la riunione in qualsiasi momento. È possibile modificarne l'ora di inizio, specificare una nuova password, scegliere una diversa opzione di connessione audio e così via.

Quando si modifica una riunione pianificata, viene inviato un invito e-mail aggiornato agli invitati e vengono aggiornate le informazioni sulla riunione sul sito Webex.

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Nel calendario di Microsoft Outlook, aprire la voce relativa alla riunione pianificata.

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Modificare una delle seguenti impostazioni:

  • Modifica impostazioni: modificare le impostazioni della riunione Webex.
  • Ricorrenza: aggiungere o modificare un motivo di ricorrenza.
  • Per modificare il testo nell'invito e-mail, digitare nella finestra Appuntamento.
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Selezionare Invia aggiornamento.

Annullamento di una riunione pianificata

Se si pianifica una riunione utilizzando l'integrazione per Microsoft Outlook, è possibile annullare la riunione in Microsoft Outlook in qualsiasi momento.


 

  • Se si annulla una riunione Webex utilizzando il sito Webex, le modifiche non verranno visualizzate in Microsoft Outlook.

  • Se si annulla una singola occorrenza di una riunione Webex ricorrente utilizzando Microsoft Outlook, le modifiche vengono visualizzate anche sul sito Webex.

  • Se si salva la riunione o l'appuntamento dopo aver annullato la riunione e non è stata aggiunta un'altra riunione Webex, riunione nella sala riunioni personale o conferenza personale, la riunione diventa una normale riunione Microsoft Outlook senza informazioni Webex.

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Nel calendario di Microsoft Outlook, aprire la voce relativa alla riunione pianificata.

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Selezionare Annulla riunione.

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Selezionare Sì nel messaggio di conferma.

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Selezionare Invia annullamento.

Limitazioni dei motivi di ricorrenza

La tabella seguente mostra le differenze tra gli schemi di ricorrenza Webex e Microsoft Outlook.

Tabella 1. Webex Meetings

Tipo

Opzione di Microsoft Outlook

Opzione Convertito in riunione Webex

Settimanale

Ogni [X] settimane il: [domenica, lunedì, martedì, mercoledì, giovedì, venerdì, sabato]

Ogni settimana il: [domenica, lunedì, martedì, mercoledì, giovedì, venerdì, sabato]

L'inizio della settimana punta sempre al giorno predefinito, domenica. La personalizzazione non è supportata; pertanto, se si desidera modificare l'inizio della settimana in un giorno diverso, l'inizio della settimana non verrà sincronizzato con il sito di WebEx.

Mensile

Il [primo, secondo, terzo, quarto, ultimo] giorno non supportato di ogni mese

Non supportato

Il [primo, secondo, terzo, quarto, ultimo] giorno della settimana o del fine settimana

Non supportato

Ogni anno

[primo, secondo, terzo, quarto, ultimo] [giorno, giorno della settimana, giorno del week-end] di [Gennaio....Dicembre]

Non supportato.

Tabella 2. Riunioni di tipo Conferenza personale Webex

Tipo

Opzione di Microsoft Outlook

Opzione Convertito a riunione Webex di tipo Conferenza personale

Mensile

Giorno [X] ogni [Y] mese

Giorno [X] di ogni mese.

Il [primo, secondo, terzo, quarto, ultimo] giorno della settimana o del fine settimana

Non supportato

Ogni anno

Ogni [Gennaio....Dicembre] [1,....31]

Non supportato

[primo, secondo, terzo, quarto, ultimo] [giorno, giorno della settimana, giorno del week-end] di [Gennaio....Dicembre]

Non supportato

[primo, secondo, terzo, quarto, ultimo] [domenica, non supportata. lunedì, martedì, mercoledì, giovedì, venerdì, sabato] di [Gennaio.... Dicembre]

Non supportato

Data di fine

Nessuna data di fine.

Se l'intervallo di tempo supera l'anno, il valore viene convertito in un anno.

Terminare dopo [x] occorrenze.

Se l'intervallo di tempo supera l'anno, il valore viene convertito in un anno.

Terminare entro il [data]

Se l'intervallo di tempo supera l'anno, il valore viene convertito in un anno.