Een vergadering plannen

Niet alle functies die beschikbaar zijn voor het plannen van vergaderingen op uw Webex-site zijn beschikbaar in de bureaublad-app Cisco Webex Meetings . De integratie met Microsoft Outlook ondersteunt niet alle opties voor terugkerende vergaderingen die beschikbaar zijn in Microsoft Outlook. Zie de onderstaande tabellen voor meer informatie.

In alle uitnodigingen voor een vergadering die u vanuit Microsoft Outlook verzendt, wordt de begintijd van de vergadering weergegeven in de tijdzone zoals die is ingesteld op uw computer. Dit komt mogelijk niet overeen met de tijdzonevoorkeuren die u op uw Webex-site hebt ingesteld.

1

Selecteer vanaf het lint op de Startpagina in Microsoft Outlook Vergadering plannen.

2

Kies in de vervolgkeuzelijst uit de volgende opties:

  • Webex-vergadering plannen: Webex-vergaderingen zijn de standaardkeuze voor vergaderingen.
  • Vergadering in een persoonlijke ruimte plannen: persoonlijke ruimten zijn uw eigen virtuele conferentieruimte. Deze is altijd beschikbaar en hoeft niet te worden geboekt.
3

Selecteer Aan en kies wie u wilt uitnodigen voor uw vergadering.

Alleen mensen die de vergaderingsuitnodiging rechtstreeks van de host ontvangen, zien de vergadering in hun agenda van de mobiele Webex-site of Webex Meetings-app. Doorgestuurde uitnodigingen of vergaderingsgegevens die zijn gekopieerd en in e-mails worden gekopieerd en verzonden, worden niet weergegeven in de agenda's van ontvangers.

4

Voeg een Onderwerp en Locatie toe.

5

Kies de Begintijd en Eindtijd voor uw vergadering.

Dit omvat de datum, tijd en duur van de vergadering.

6

Voer eventuele andere noodzakelijke gegevens in de e-mailuitnodiging in en selecteer Verzenden.

Een geplande vergadering bewerken

Zodra u een vergadering met de integratie met Outlook plant, kunt u de vergadering op elk gewenst moment via Outlook bewerken. U kunt bijvoorbeeld de begintijd wijzigen, een nieuw wachtwoord opgeven, een andere optie voor de audioverbinding kiezen, enzovoort.

Wanneer u een geplande vergadering bewerkt, wordt een bijgewerkte e-mailuitnodiging verzonden naar de genodigden en wordt de informatie over de vergadering op uw Webex-site bijgewerkt.

1

Open het geplande vergaderitem in uw Microsoft Outlook-agenda.

2

Wijzig een van de volgende instellingen:

  • Instellingen wijzigen: wijzig de instellingen voor uw Webex-vergadering.
  • Herhaling: voeg een herhalingspatroon toe of wijzig het.
  • Als u de tekst in uw e-mailuitnodiging wilt bewerken, typt u in het venster Afspraak.
3

Selecteer Update verzenden.

Een geplande vergadering annuleren

Als u een vergadering plant met behulp van de integratie met Microsoft Outlook, kunt u de vergadering op elk gewenst moment in Microsoft Outlook annuleren.

  • Als u een Webex-vergadering annuleert via uw Webex-site, worden uw wijzigingen niet weer geven in Microsoft Outlook.

  • Als u één vergadering in een reeks terugkerende Webex--vergadering annuleert via Microsoft Outlook, worden de wijzigingen ook wel op uw Webex-site doorgevoerd.

  • Als u de vergadering of afspraak op slaan nadat u uw vergadering hebt geannuleerd en u geen andere Webex-vergadering, Vergadering in een persoonlijke ruimte of Persoonlijke conferentie hebt toegevoegd, wordt deze vergadering of afspraak een gewone Microsoft Outlook-vergadering zonder Webex-informatie.

1

Open het geplande vergaderitem in uw Microsoft Outlook-agenda.

2

Selecteer Vergadering annuleren.

3

Selecteer Ja in het bevestigingsbericht.

4

Selecteer Annulering verzenden.

Beperkingen voor terugkeerpatroon

In de volgende tabel staan de verschillen tussen de terugkeerpatronen van Webex en Microsoft Outlook.

Tabel 1. Webex Meetings

Type

Microsoft Outlook-optie

Omgezet naar Webex-vergaderoptie

Wekelijks

Om de [x] week/weken op: [zondag, maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag, zaterdag]

Elke week op: [zondag, maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag, zaterdag]

De start van de week verwijst altijd naar de standaardwaarde 'zondag'. Aanpassing wordt niet ondersteund, dus als u de week begint te wijzigen in een andere dag, wordt de start van de week niet gesynchroniseerd met de WebEx-site.

Maandelijks

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] dag niet ondersteund van elke maand

Niet ondersteund

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] werkdag of dag in het weekeinde

Niet ondersteund

Jaarlijks

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] [dag, weekdag, weekenddag] van [januari ... december]

Niet ondersteund.

Tabel 2. Persoonlijke Webex-conferenties

Type

Microsoft Outlook-optie

Geconverteerd naar de optie Persoonlijke Webex-conferentie

Maandelijks

Dag [x] om de [y] maanden

Dag [x] van elke maand.

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] werkdag of dag in het weekeinde

Niet ondersteund

Jaarlijks

Elke [januari....december] [1,....31]

Niet ondersteund

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] [dag, weekdag, weekenddag] van [januari ... december]

Niet ondersteund

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] [zondag, Niet ondersteund. maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag, zaterdag] van [januari....december]

Niet ondersteund

Einddatum

Geen einddatum.

Als de periode langer is dan een jaar, wordt dit omgezet naar één jaar.

Eindigt na [x] keer.

Als de periode langer is dan een jaar, wordt dit omgezet naar één jaar.

Eindigt op [datum]

Als de periode langer is dan een jaar, wordt dit omgezet naar één jaar.