U kunt attendants in bulk beheren met bulkinvoegingen/updates voor automatische aanwezigen.Beheerders kunnen automatisch aanwezigen importeren/exporteren met een CSV-bestand.


CSV-bestand exporteren naar ZIP-bestandsindeling:Bij het exporteren van gegevens naar een CSV-bestand kan het aantal records hoger zijn dan 1000.In dergelijke gevallen wordt het ZIP-bestand gedownload, waar het ZIP-bestand de volledige set van records bevat in één CSV-bestand.Een afzonderlijke map met alle gegevens wordt onderverdeeld in meerdere CSV-bestanden met minder dan 1000 records.Deze bestanden worden gegenereerd voor de beheerders om snel updates te importeren en te uploaden.

Als u veel wilt toevoegen van automatisch aanwezigen, is de optie voor bulkbeheer van de automatische attendant erg handig en is de CSV-ondersteuning minder inzet voor implementatie en migratie.

Voor elke attendant die is gemaakt in Control Hub, moet er een wizard met veel parameters worden ingevuld. Met de CSV-ondersteuning stroomlijnt u het proces.

De onderstaande functies zijn binnenkort beschikbaar:

  • Volledige instanties van de automatisch aanwezigen verwijderen

  • Regel voor gesprek doorsturen maken/wijzigen/verwijderen

  • Ondersteuning voor begroeting voor planning bedrijfs- en feestdagen

  • Bulk-CSV-bewerkingen als externe API's in de Hydra-portal laten zien

  • Nieuwe planningen maken

Om bulksgewijs te beheren van aanwezigen:

1

Ga vanuit de klant weergave in https://admin.webex.com naar Servicesen kies Bellen > functies.

2

Klik op Automatisch beheer > in bulk beheren.

3

Selecteer een locatie in de vervolgkeuzelijst om gegevens voor automatisch aanwezigen op die locatie te downloaden of selecteer alle locaties om gegevens van alle aanwezigen te downloaden.

4

Klik op Gegevens downloaden of CSV-sjabloon downloaden om te controleren of uw CSV-bestand de juiste indeling heeft. Zorg ervoor dat u de vereiste gegevens invult.

5

U kunt onder andere de voor- en achternaam, het telefoonnummer en het bijgewerkte CSV-bestand toevoegen of uploaden.

6

Klik op Importgeschiedenis/Taken weergeven om de status van uw CSV-import te bekijken en om aan te geven of u fouten hebt aangetroffen.

Tabel 1.
Kolom (Verplicht of optioneel) Een automatische attendant toevoegen (Verplicht of optioneel) Een automatische attendant bewerken Beschrijving Ondersteunde waarden
Naam Verplicht Verplicht Voer de naam van de van de automatische attendant in. 1-30 tekens
Telefoonnummer Verplicht als extensie leeg wordt gelaten Verplicht als extensie leeg wordt gelaten Voer het telefoon nummer in.U moet een telefoonnummer of een toestel hebben. Alleen E.164-nummers zijn toegestaan voor CSV-import.Voorbeeld:+12815550100

 
Telefoonnummer moet zich op het tabblad Nummers in Control Hub vinden.
Toestel Verplicht als telefoonnummer leeg wordt gelaten Verplicht als telefoonnummer leeg wordt gelaten Voer het toestel in.U moet een telefoonnummer of een toestel hebben. Een extensie van twee tot zes cijfers.00-999999.Toestelnummers die overeenkomen met alarmnummers in het locatieland zijn niet toegestaan (u kunt 112 bijvoorbeeld niet gebruiken als toestelnummer in de VS)
Locatie Verplicht Verplicht Voer de locatie in om automatisch aanwezigen toe te voegen. Voorbeeld:San Jose.

 
Locatie moet zich op het tabblad Locaties in Control Hub bevinden.
Tijdzone Optioneel Optioneel Voer de tijdzonesleutel voor de automatische attendant in.Deze tijdzone is van toepassing op de schema's die zijn toegepast op de automatische aanwezigen. Voorbeeld:Amerika/Chicago.Lengte van teken:1-127
Taalcode Optioneel Optioneel Voer de aankondigingstaal in voor de automatische aanwezigen. Voorbeeld: en_us
Voornaam beller-id Verplicht Verplicht Voer de voornaam in die moet worden weergegeven voor de automatische attendant.De beller-id wordt gebruikt wanneer doorschakelen is ingeschakeld en gesprekken worden doorgestuurd. Voorbeeld:San.Lengte van teken:1-30

 
Alleen UTF-8-tekens worden ondersteund.
Achternaam beller-id Verplicht Verplicht Voer de voornaam in die moet worden weergegeven voor de automatische attendant.De beller-id wordt gebruikt wanneer doorschakelen is ingeschakeld en gesprekken worden doorgestuurd. Voorbeeld:Jose.Lengte van teken:1-30

 
Alleen UTF-8-tekens worden ondersteund.
Bedrijfsplanning Verplicht Verplicht Voer de naam van de bedrijfsplanning in. Een geldige naam voor een zakelijke planning binnen de organisatie .
Vakantieplanning Verplicht Verplicht Voer de naam van de feestdagenplanning in. Een geldige naam voor de feestdagenplanning binnen de organisatie .
Beltype Optioneel Optioneel Selecteer het beltype. Enterprise en Groep zijn de waarden waar uit u kunt kiezen.
Menuextensie bedrijfsuren Optioneel Optioneel Selecteer de menuextensie bedrijfsuren. Waar en Onwaar zijn de waarden waar u uit kunt kiezen.
Menuextensie na uur Optioneel Optioneel Selecteer de menu-extensie na uur. Waar en Onwaar zijn de waarden waar u uit kunt kiezen.
Alternatieve nummers Optioneel Optioneel Voer het/de alternatieve nummer(s) in die u wilt toewijzen aan de automatische aanwezigen. Voorbeeld:1112223333.Lengte van teken:1-23

 
Telefoonnummer moet zich op het tabblad Nummers in Control Hub vinden.
Actie alternatief nummer Optioneel Optioneel

Voer TOEVOEGEN in om de lijst met alternatieve nummers in deze rij toe te voegen.Voer VERWIJDEREN in om de alternatieve nummers die u in de rij vermeldt, te verwijderen.

Als u VERVANGEN int, verwijdert u alle eerder ingevoerde alternatieve nummers en vervangt u door de alternatieve nummers die u alleen toevoegt in deze rij.

TOEVOEGEN, VERWIJDEREN, VERVANGEN
Alternatief nummer 1 - 10 beltoon Optioneel Optioneel Als voor alternatieve nummers belpatronen zijn ingeschakeld, kiest u het belpatroon voor het belpatroon.Kies uit een van de ondersteunde opties. NORMAAL, LANG_, KORT_KORT_, KORT_, KORT_
Werkdagen Druk op 0 – 9, * en # Beschrijving Verplicht als bedrijfsuren Drukken op 0 - 9, * en # beschrijving wordt leeg gelaten Verplicht als bedrijfsuren Drukken op 0 - 9, * en # beschrijving wordt leeg gelaten Selecteer het type werkdag. Voorbeeld:Beschrijving, tekenlengte:1-20
Druk na uur op 0 – 9, * en # beschrijving Verplicht als na uur Drukken op 0 – 9, * en # beschrijving leeg wordt gelaten Verplicht als na uur Drukken op 0 – 9, * en # beschrijving leeg wordt gelaten Selecteer het type na uur. Voorbeeld:Beschrijving, tekenlengte:1-20
Druk op werkdagen op 0 - 9, * en # actie Verplicht als bedrijfsuren Drukken op 0 - 9, * en # actie wordt leeg gelaten Verplicht als bedrijfsuren Drukken op 0 - 9, * en # actie wordt leeg gelaten Selecteer het type werkdag.

OVERDRAGEN ZONDER_PROMPT_

OVERDRAGEN MET__PROMPT

OVERDRAGEN_NAAR_OPERATOR

BELLEN_OP NAAM

TOESTELNUMMER_BELLEN

_MENU HERHALEN

AFSLUITEN

OVERDRAGEN NAAR__POSTVAK

OVERDRAGEN_NAAR_SUBMENU

TERUG_NAAR VORIGE__MENU

AANKONDIGING_AFSPELEN

Druk na uur op 0-9, * en # actie Verplicht als na uur Drukken op 0 – 9, * en # actie leeg wordt gelaten Verplicht als na uur Drukken op 0 – 9, * en # actie leeg wordt gelaten Selecteer het type na uur.

OVERDRAGEN ZONDER_PROMPT_

OVERDRAGEN MET__PROMPT

OVERDRAGEN_NAAR_OPERATOR

BELLEN_OP NAAM

TOESTELNUMMER_BELLEN

_MENU HERHALEN

AFSLUITEN

OVERDRAGEN NAAR__POSTVAK

OVERDRAGEN_NAAR_SUBMENU

TERUG_NAAR VORIGE__MENU

AANKONDIGING_AFSPELEN

Voordat u begint

U kunt een bestaand bedrijfsuren- en feestdagenschema gebruiken om de tijd/dagen te configureren dat uw automatische attendant operationeel en niet-operationeel is, of een nieuwe planning maken wanneer u een automatische attendant maakt.Zie Een planning maken en configureren in Control Hub voor meer informatie om uw planningen op werkdagen en feestdagen te configureren voordat u een automatische attendant maakt.

Voor klanten in de regio Azië-Pacific wordt beller-id-veld Naam automatisch ingevuld met de gebruikersnaam.U kunt het veld Naam naam beller-id niet wijzigen.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Services en kies Bellen > Functies.

2

Klik op Automatisch attendant > voor Het maken van de automatische attendant.

3

Voer op de pagina Basis de volgende informatie in en klik op Volgende.

  • Locatie

  • Naam van virtuele operator

  • Telefoonnummer

  • Taal


 

Wanneer u een attendant configureert, kunt u het aantal automatisch aanwezigen inrichten voor elke locatie of organisatie.

4

Wijs op de pagina Planning werktijden een bestaande planning voor werktijden toe in de vervolgkeuzekeuzepagina Een optie selecteren of maak een nieuwe planning.Klik op Volgende.

5

Wijs op de pagina Feestdagenplanning een bestaande feestdagenplanning toe in de vervolgkeuzepagina Een optie selecteren of maak een nieuwe planning.Klik op Volgende.

6

Op de pagina Menu , onder de tabbladen Bedrijfsuren en Na uur, gebruikt u de vervolgkeuzelijst om elk toetsenbloknummer aan hun functie toe te wijzen. Klik op Volgende.

Als u wilt toestaan dat oproepers een extensie bellen zonder menuprompt, schakelt u het selectievakje Bellen via extensie inschakelen zonder dat een menu-item nodig is in.

7

Kies op de pagina Begroeting onder de tabbladen Bedrijfsuren en Na uur of u de standaardbegroeet wilt gebruiken, een audio-opname wilt uploaden of uw eigen begroeting wilt opnemen.Klik op Volgende.

8

Bekijk op de pagina Controleren onder elk tabblad uw nieuwe instellingen voor automatisch toezicht om te controleren of alles correct is.U kunt op Terug klikken om wijzigingen aan te brengen of op Maken klikken om de instellingen toe te passen op uw nieuwe systeemmedewerker.

9

Klik op Gereed wanneer u klaar bent.

Voorbeeld

Wilt u zien hoe het wordt gedaan?Bekijk deze videodemonstratie over hoe u een nieuwe automatische attendant kunt maken in Control Hub.

Met deze procedure kunt u een eerder gemaakte automatische attendant uitschakelen.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Services en kies Bellen > Functies.

2

Klik op De automatische attendant en selecteer de automatische attendant om deze uit te schakelen in de lijst.

3

Schakel in het zijpaneel de optie Automatische attendant inschakelen uit om de automatische attendant uit te schakelen.

4

Klik op Opslaan.

U kunt de locatie en de taal van uw attendant wijzigen.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Services en kies Bellen > Functies.

2

Klik op De automatische attendant en selecteer de 1e attendant in de lijst die u wilt bewerken.

3

Klik in het zijpaneel naast Algemene instellingenop Beheren.

4

Bekijk of bewerk de Taal in de vervolgkeuze een andere taal.

5

Bekijk of bewerk de Tijdzone in de Tijdzone het dialoogvenster.

6

Bekijk of bewerk de beller-id gebruikt wanneer gesprekken worden doorvergezet of doorgestuurd van deze automatische attendant.

7

Klik op Opslaan.

Wijzig de telefoonnummers van de automatisch aanwezigen en voeg maximaal tien alternatieve nummers toe.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Services en kies Bellen > Functies.

2

Klik op De automatische attendant en selecteer de 1e attendant in de lijst die u wilt bewerken.

3

Klik in het zijpaneel naast Telefoonnummers op het nummer dat u hebt toegewezen.

4

Bewerk het primaire telefoonnummer en/of het primaire toestel.

5

Voeg alternatieve nummers toe met behulp van de zoekfunctie.

6

Klik op Opslaan.

U kunt alle inkomende gesprekken doorsturen afhankelijk van een set criteria die u definieert.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Services en kies Bellen > Functies.

2

Klik op De automatische attendant en selecteer de 1e attendant in de lijst die u wilt bewerken.

3

Klik in het zijpaneel op Gesprek doorsturen.

4

Schakel de functie Gesprek doorver forwarden in .

5

Selecteer een van de volgende opties:

  • Gesprekken altijd doorsturen: gesprekken altijd doorsturen naar een toegewezen nummer.
  • Selectief gesprekken doorsturen: gesprekken doorsturen naar een toegewezen nummer, afhankelijk van criteria.

 

Als u Selectief gesprekken doorsturen kiest, moet u ten minste één regel voor doorsturen hebben toegepast voor het doorsturen van gesprekken om actief te zijn.

6

Wijs het nummer toe waar u gesprekken naar wilt doorsturen.Als u Gesprekken altijd doorsturen hebt gekozen, klikt u op Opslaan.


 

Als u Altijd doorsturen of Selectief doorsturenkiest, vink dan het selectievakje Verzenden naar voicemail aan om alle gesprekken door te sturen naar een interne voicemail.Het selectievakje Verzenden naar voicemail wordt uitgeschakeld wanneer een extern nummer wordt ingevoerd.

7

Als u Selectief doorsturen kiest, maaktu een regel door te klikken op Toevoegen wanneer u wilt doorsturen of Toevoegen als u niet wilt doorsturen.


 

Bij het inrichten van de optie Selectief gesprekken doorsturen heeft de regel Toevoegen wanneer niet te doorsturen prioriteit boven Regel Toevoegen bij doorsturen .

8

Maak een regelnaam.

9

Voor Wanneer u wilt doorsturen of Wanneer niet te doorsturen, selecteert u een Zakelijke planning en Feestdagenplanning in vervolgkeuzelijst.

10

Selecteer voor Doorsturennaar minimaal één optie uit Standaardtelefoonnummer of voeg een ander telefoonnummer toe.

11

Selecteer voor Gesprekkenvan een nummer of geselecteerde nummers met ten minste één optie uit het volgende:

  • Elk nummer: alle gesprekken in de opgegeven regel doorsturen.

  • Alle privénummers:gesprekken doorsturen vanaf privénummers.

  • Niet-beschikbare nummers:doorsturen gesprekken van niet-beschikbare nummers.

  • Specifieke nummers toevoegen: doorsturen van gesprekken vanaf maximaal 12 nummers die u definieert.

12

Selecteer in het vervolgkeuzegesprekbij Gesprekken naar een nummer of alternatief nummer om een gesprek door te forwarden wanneer dit nummer in uw organisatie is ontvangen.

13

Klik op Opslaan.

De volgende stappen

Zodra een regel is gemaakt, kunt u een regel in- of uitschakelen met behulp van de schakelaar naast de regel in de tabel.U kunt een regel ook op elk moment wijzigen of verwijderen door op Bewerken of te klikken .

Stel de belopties in op specifiek voor een klant of een locatie/site.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Services en kies Bellen > Functies.

2

Klik op De automatische attendant en selecteer de 1e attendant in de lijst die u wilt bewerken.

3

Klik in het zijpaneel op Belopties.

4

Selecteer een van de volgende opties:

  • Klant

  • Locatie

5

Klik op Opslaan.

U kunt een eerder gemaakte planning voor bedrijfsuren toewijzen of uw eigen bedrijfsurenplanning maken voor de automatische attendant.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Services en kies Bellen > Functies.

2

Klik op De automatische attendant en selecteer de 1e attendant in de lijst die u wilt bewerken.

3

Klik in het zijpaneel onder Zakelijke openingstijden op Plannen .

4

Kies een van de volgende opties:

  • Een bestaande planning toewijzen:selecteer een eerder gemaakte planning in het vervolgkeuzemenu.

  • Een nieuwe planning maken: maak een nieuwe naam voor de planning en selecteer de werkdag.

5

Klik op Opslaan.

Wijs verschillende functies toe aan ieder nummer op het toetsenblok.Wanneer uw klanten een specifiek nummer invoeren op hun telefoon, zorgen deze instellingen ervoor dat ze naar de juiste plek worden geleid.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Services en kies Bellen > Functies.

2

Klik op De automatische attendant en selecteer de 1e attendant in de lijst die u wilt bewerken.

3

Klik in het zijpaneel onder Zakelijke openingstijdenop Menu.

4

Vink het selectievakje Bellen via toestelnummer inschakelen zonder dat een menu-item nodig is aan zodat gebruikers op elk moment rechtstreeks een toestel kunnen bellen.

5

Selecteer de functie die u aan elk nummer of de functietoets op het toetsenblok wilt toewijzen.

6

Voer voor elke toegewezen functie aanvullende informatie of telefoonnummers en toestelnummers in om gesprekken over te dragen.

7

Klik op Opslaan.

Dit is het bericht dat uw klanten horen wanneer ze hun gesprek tijdens werkdagen bellen.Begroetingen omvatten meestal een korte welkomstboodschap en vermelden de menu-opties.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Services en kies Bellen > Functies.

2

Klik op De automatische attendant en selecteer de 1e attendant die u wilt bewerken in de lijst.

3

Klik in het zijpaneel onder Zakelijke openingstijdenop Begroeting .

4

Kies uit een van de volgende opties:

  • Standaardbegroeting: speelt een standaardbegroeting af voor binnenkomende gesprekken.

  • Aangepaste begroeting: upload een audiobestand of neem een begroeting op via de opnamefunctie.


 

Het audiobestand (WAV) moet aan de volgende vereisten voldoen:

  • 8 of 16 kHz

  • 8- of 16-bits mono

  • u-law, A-law of PCM

  • Maximale bestandsgrootte van 2 MB (of ongeveer 4 minuten afspelen)


 

Meer informatie over opnemen vindt u op uw telefoon en voorbeeld van begroetingsscripts door op Instructies voor opnemen op een telefoon te klikkenen Een voorbeeldscript tonen.

5

Klik op Opslaan.

Wijs verschillende functies toe aan ieder nummer op het toetsenblok om ervoor te zorgen dat uw klanten naar de juiste plek worden geleid.Het menu dat u voor na uur in stelt, is ook van toepassing op de feestdagenplanning.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Services en kies Bellen > Functies.

2

Klik op De automatische attendant en selecteer de 1e attendant in de lijst die u wilt bewerken.

3

Klik in het zijpaneel onder Uur Automatisch toezicht op Menu.

4

Vink het selectievakje Bellen via toestelnummer inschakelen zonder dat een menu-item nodig is aan zodat gebruikers op elk moment rechtstreeks een toestel kunnen bellen.

5

Selecteer de functie die u aan elk nummer of de functietoets op het toetsenblok wilt toewijzen.

6

Voer voor elke toegewezen functie aanvullende informatie of telefoonnummers en toestelnummers in om gesprekken over te dragen.

7

Klik op Opslaan.

Dit is het bericht dat uw klanten horen wanneer ze na werkdagen bellen.Begroetingen omvatten meestal een korte welkomstboodschap en vermelden de menu-opties.Het menu dat u voor na uur in stelt, is ook van toepassing op de feestdagenplanning.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Services en kies Bellen > Functies.

2

Klik op De automatische attendant en selecteer de 1e attendant in de lijst die u wilt bewerken.

3

Klik in het zijpaneel onder Openingstijden opBegroeting .

4

Kies uit een van de volgende opties:

  • Standaardbegroeting: speelt een standaardbegroeting af voor binnenkomende gesprekken.

  • Aangepaste begroeting: upload een audiobestand of neem een begroeting op via de opnamefunctie.


 

Het audiobestand (WAV) moet aan de volgende vereisten voldoen:

  • 8 of 16 kHz

  • 8- of 16-bits mono

  • u-law, A-law of PCM

  • Maximale bestandsgrootte van 2 MB (of ongeveer 4 minuten afspelen)


 

Meer informatie over opnemen vindt u op uw telefoon en voorbeeld van begroetingsscripts door op Instructies voor opnemen op een telefoon te klikkenen Een voorbeeldscript tonen.

5

Klik op Opslaan.

Stel de dagen in waarop uw vakantiedag voor de automatische attendant werkt.U kunt een vakantieplanning toewijzen die u eerder hebt gemaakt, of u kunt uw eigen feestdagenplanning maken voor de automatische aanwezigen.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Services en kies Bellen > Functies.

2

Klik op De automatische attendant en selecteer de 1e attendant in de lijst die u wilt bewerken.

3

Klik in het zijpaneel onder Feestdagen op Plannen .

4

Kies een van de volgende opties:

  • Een bestaande planning toewijzen:selecteer een eerder gemaakte planning in de vervolgkeuzekeuze

  • Een nieuwe planning maken: maak een nieuwe naam voor de planning en selecteer feestdagen voor uw organisatie.

5

Klik op Opslaan.

U kunt een rapport genereren met alle inkomende gesprekken die de service voor automatisch gebruik hebben bereikt.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Services en kies Bellen > Functies.

2

Klik op Automatisch > rapporten weergeven.

U wordt gestart in de beheerportal voor bellen waar u een rapport van de automatische attendant kunt genereren.Klik hier voor meer informatie.