Een auto attendant is een geautomatiseerd systeem waarmee u: 24/7 gespreksafhandeling. Het systeem beantwoordt de binnenkomende oproepen en verbindt de beller door met een antwoordapparaat, een persoon of voicemail, zonder tussenkomst van een telefoniste of receptionist. Met deze functie kunt u ervoor zorgen dat oproepen efficiënt worden afgehandeld en dat aan de behoeften van bellers wordt voldaan.

Dit zijn enkele van de belangrijkste kenmerken van een auto attendant:

Maak schema's voor de openingstijden waarop uw automatische telefoniste actief is.
Maak schema's voor sluiting buiten kantooruren, op feestdagen of voor andere speciale sluitingen, waarbij uw automatische telefoniste tijdens feestdagen actief is.
Bied uw klanten opties in een keuzemenu, zodat ze direct naar de gewenste plek worden geleid wanneer ze een specifiek nummer invoeren.
Pas begroetingen aan op de behoeften van uw beller.

Een nieuwe automatische attendant maken

1	Meld u aan Control Hub.
2	Ga naar Diensten > Bellen > Functies.
3	Ga naar de kaart Auto attendant en klik op Nieuw toevoegen .
4	Selecteer een Locatie uit het keuzemenu. Nadat u de automatische attendant hebt aangemaakt, kunt u de locatie later niet meer wijzigen. Een locatie is een container met een locatie-specifieke aanroepconfiguratie. Zie Instellingen Cisco Webex Calling uw organisatie configureren voor meer informatie. Wanneer u een attendant configureert, kunt u het aantal automatisch aanwezigen inrichten voor elke locatie of organisatie.
5	Naam automatische telefoniste— Voer een naam in voor de automatische telefoniste.
6	Telefoonnummer en Toestel— Wijs een primair telefoonnummer en een toestelnummer toe aan de automatische telefoniste. Als u het toestelnummerveld leeg laat, wijst het systeem automatisch de laatste vier cijfers van het telefoonnummer toe als toestelnummer voor deze automatische telefoniste. Voor het wijzigen, zie Telefoonnummers van auto attendanten bewerken.
7	Voer Beller-ID Voornaam en Achternaamin . De beller-ID wordt gebruikt voor gesprekken die buiten deze automatische telefoniste worden doorgestuurd. Voor klanten in de regio Azië-Pacific wordt het veld Beller-ID-naam automatisch ingevuld met de gebruikersnaam. U kunt het veld Naam naam beller-id niet wijzigen.
8	Taal—Selecteer een taal uit het keuzemenu. De geselecteerde taal wordt gebruikt voor standaard gesproken begroetingen en andere gesproken aanwijzingen op basis van de menu-instellingen.
9	Klik op Volgende.
10	Stel op de pagina Openingstijdenschema de uren in waarop uw automatische telefoniste voor openingstijden actief is. U kunt een bestaand schema uit de vervolgkeuzelijst kiezen of een nieuw schema maken. Klik op Volgende. In de vervolgkeuzelijst met bestaande schema's worden alle openingstijdensschema's weergegeven die u voor de locatie hebt gemaakt. Zie Een schema makenvoor het maken van een nieuw schema voor een locatie.
11	Stel op de pagina Vakantierooster de dagen in waarop uw automatische vakantie-assistent actief is. U kunt een bestaand schema uit de vervolgkeuzelijst kiezen of een nieuw schema maken. Klik op Volgende. In de vervolgkeuzelijst met bestaande schema's worden alle vakantieschema's weergegeven die u voor de locatie hebt gemaakt. Zie Een schema makenvoor het maken van een nieuw schema voor een locatie.
12	Op de pagina Menu, onder de tabbladen Openingstijden en Buiten kantooruren, stelt u het menu Openingstijden in om de opties voor het kiesmenu toe te wijzen en de Configuratie menu-time-out om de no/invalid invoergedrag. Klik op Volgende. Openingstijden menu De opties in het belmenu leiden uw klanten naar de plek waar ze heen moeten wanneer ze een specifiek nummer op hun telefoon invoeren. De volgende functies kunnen aan een toetsenbordnummer worden toegewezen: Niet gebruikt: dit is de standaardoptie die wordt gebruikt wanneer u geen optie selecteert. Aankondiging afspelen: met deze actie wordt een aankondiging die u hebt geselecteerd, geüpload of opgenomen, afgespeeld voor de bellers. Gesprek doorverbinden met prompt: met deze actie worden bellers doorverbonden naar een telefoonnummer of toestelnummer dat u hebt ingevoerd. Met deze optie krijgen bellers een melding dat ze worden doorverbonden. Gesprek doorverbinden zonder prompt: met deze actie worden bellers doorverbonden naar een telefoonnummer of toestelnummer dat u hebt ingevoerd. Met deze optie krijgen bellers geen melding dat ze worden doorverbonden. Gesprek doorverbinden naar operator: met deze actie worden bellers doorverbonden naar het geconfigureerde nummer wanneer de toegewezen toets wordt ingedrukt of als er binnen 10 seconden geen toetsen worden ingedrukt. Als u deze actie wilt inschakelen, voert u het telefoonnummer in waarnaar u bellers wilt doorverbinden. Als u deze optie niet instelt en de beller na 10 seconden geen enkele toets indrukt, hoort hij of zij de melding "Uw gesprek kan niet worden doorverbonden. Probeer het later opnieuw" en wordt de verbinding verbroken. Doorverbinden naar voicemail: met deze actie worden bellers rechtstreeks doorverbonden naar de voicemailbox van het ingevoerde telefoonnummer of toestelnummer. Kiezen op naam: met deze actie kunnen bellers kiezen op naam van de ontvanger. Bellen via toestelnummer: met deze actie kunnen bellers bellen via het toestelnummer van de ontvanger. Menu verlaten: met deze actie kunnen bellers het menusysteem verlaten en het gesprek beëindigen. Menu-time-out en herhaalconfiguratie U kunt de volgende gedragingen instellen die van kracht worden als de aanroeper geen of ongeldige invoer heeft ingevoerd. Geen invoertimer—Voer het aantal seconden in dat u wilt wachten. Als er binnen de genoemde seconden geen invoer van de beller plaatsvindt, worden het herhaalmenu en de bijbehorende acties van kracht op basis van uw configuratie. U kunt maximaal 60 seconden instellen. Herhalen bij geen invoer—Definieert het aantal keren dat het menu wordt herhaald als er geen invoer is van de beller. Bij ongeldige invoer van de beller wordt het menu 3 keer herhaald. Acties na het herhalen van het menu—Kies de actie die moet worden uitgevoerd nadat het menu het ingestelde aantal keren is herhaald. U kunt selecteren Gesprek beëindigen, Bericht afspelen en gesprek beëindigen, Gesprek doorverbinden met prompt, Gesprek doorverbinden zonder prompt, Gesprek doorverbinden naar operatoren Gesprek doorverbinden naar voicemail. Als u de optie Een bericht afspelen en het gesprek beëindigen kiest, kiest u of u een standaardbericht wilt afspelen of het aangepaste bericht dat u uploadt. Als u Gesprek doorverbindenkiest, voert u het nummer in waarnaar u het gesprek wilt doorverbinden.
13	Op de pagina Begroeting kunt u de begroetingen of aankondigingen instellen die zowel tijdens kantooruren als buiten kantooruren worden afgespeeld. Op de tabbladen Openingstijden en Buiten openingstijden kunt u ervoor kiezen om de standaardbegroeting af te spelen, een aangepaste begroeting te kiezen, een audio-opname te uploaden of uw eigen begroeting op te nemen. Klik op Volgende. Meer informatie over opnemen vindt u op uw telefoon en voorbeeld van begroetingsscripts door op Instructies voor opnemen op een telefoon te klikken en Een voorbeeldscript tonen. Als u telefonisch wilt opnemen, moet u eerst het nummer van uw spraakportaal en de toegangscode instellen voor de locatie waaraan deze auto attendant is gekoppeld. Zie Spraakportals configureren voor Webex Callingvoor meer informatie.
14	Bekijk op de pagina Controleren onder elk tabblad uw nieuwe instellingen voor automatisch toezicht om te controleren of alles correct is. Klik op Maken om op te slaan.

Wilt u zien hoe het wordt gedaan? Bekijk deze videodemonstratie over het maken van een nieuwe auto attendant in Control Hub.

Een automatische attendant uitschakelen

1	Meld u aan Control Hub.
2	Ga naar Diensten > Bellen > Functies.
3	Ga naar de kaart Auto attendant en klik op Beheren.
4	Selecteer de automatische attendant die u wilt uitschakelen.
5	Ga naar het gedeelte Overzicht en zet de schakelaar Auto attendant inschakelen uit.
6	Klik op Opslaan.

Algemene instellingen voor de automatisch aanwezigen bewerken

1	Meld u aan Control Hub.
2	Ga naar Diensten > Bellen > Functies.
3	Ga naar de kaart Auto attendant en klik op Beheren.
4	Selecteer een automatische telefoniste.
5	Ga naar het gedeelte Overzicht en klik op Algemene instellingen.
6	Bekijk of bewerk de Taal in de vervolgkeuzelijst Taal.
7	Bekijk of bewerk de Tijdzone in de Tijdzone het dialoogvenster.
8	Bekijk of bewerk de beller-ID die wordt gebruikt wanneer gesprekken vanuit deze automatische telefoniste worden doorverbonden.
9	Klik op Opslaan.

Telefoonnummers van de automatisch aanwezigen bewerken

U kunt de telefoonnummers van uw automatische telefoniste wijzigen en maximaal 10 alternatieve nummers toevoegen.

1	Meld u aan Control Hub.
2	Ga naar Diensten > Bellen > Functies.
3	Ga naar de kaart Auto attendant en klik op Beheren.
4	Selecteer een automatische telefoniste.
5	Ga naar het gedeelte Overzicht en klik op Telefoonnummers.
6	Bewerk het primaire telefoonnummer en toestelnummer. Als u het toestelnummerveld leeg laat bij het aanmaken van de automatische telefoniste, wijst het systeem automatisch de laatste vier cijfers van het telefoonnummer toe als toestelnummer voor deze automatische telefoniste.
7	Zoek en voeg Alternatieve getallentoe .
8	Klik op Opslaan.

Automatische doorschakeling van oproepen configureren

U kunt alle inkomende oproepen doorsturen op basis van een aantal criteria die u zelf definieert.

1	Meld u aan Control Hub.
2	Ga naar Diensten > Bellen > Functies.
3	Ga naar de kaart Auto attendant en klik op Beheren.
4	Selecteer een automatische telefoniste.
5	Ga naar het gedeelte Overzicht en klik op Doorschakelen.
6	Schakel de schakelaar Doorschakelen in.
7	Kies een van de volgende opties: Gesprekken altijd doorsturen—Stuur gesprekken altijd door naar een aangewezen nummer. Gesprekken selectief doorsturen— Gesprekken doorsturen naar een aangewezen nummer, afhankelijk van criteria. Als u Gesprekken selectief doorsturen kiest, moet u minimaal één regel hebben om het doorsturen van gesprekken actief te maken.
8	Als u Altijd oproepen doorschakelenkiest, kiest u een nummer en klikt u op Opslaan. Wanneer u Altijd doorsturen of Selectief doorsturenkiest, selecteert u Naar voicemail sturen om alle oproepen door te sturen naar een interne voicemail. De optie Verzenden naar voicemail is uitgeschakeld wanneer u een extern nummer invoert. U kunt ook een virtueel lijnnummer toevoegen als nummer waarnaar u de gesprekken wilt doorschakelen.
9	Als u Selectief doorsturen kiest, maakt u een regel door te klikken op Toevoegen wanneer u wilt doorsturen of Toevoegen als u niet wilt doorsturen. Bij het inrichten van de optie Gesprekken selectief doorsturen heeft de regel Toevoegen wanneer niet doorsturen voorrang op de regel Toevoegen wanneer doorsturen.
10	Voer een Regelnaamin.
11	Selecteer voor Wanneer doorsturen of Wanneer niet doorstureneen Openingstijdenschema en Vakantieschema uit de vervolgkeuzelijst.
12	Voor Doorsturen naarkiest u een Standaardtelefoonnummer of Ander telefoonnummer waarnaar u de oproepen wilt doorsturen.
13	Voor Oproepen vankiest u ervoor om oproepen door te schakelen van Elk nummer of Geselecteerde nummers. Als u Geselecteerde nummerskiest, selecteert u de volgende opties: Alle privénummers—Stuurt oproepen van privénummers door. Alle niet-beschikbare nummers—Stuurt oproepen door van niet-beschikbare nummers. Specifieke nummers toevoegen—Stuurt oproepen door van maximaal 12 nummers die u definieert.
14	Selecteer in het vervolgkeuzegesprek bij Gesprekken naar een nummer of alternatief nummer om een gesprek door te forwarden wanneer dit nummer in uw organisatie is ontvangen.
15	Klik op Opslaan.

De regels die voor de selectief doorgestuurde oproepen zijn gemaakt, worden verwerkt op basis van de volgende criteria:

De regels zijn in de tabel gesorteerd op regelnaamteken. Voorbeeld: 00_rule, 01_rule, enzovoort.
De regel 'Niet doorsturen' heeft altijd voorrang op de regel 'Doorsturen'.
De regels worden verwerkt op basis van de volgorde waarin ze in de tabel staan.
U kunt meerdere regels maken. Als een regel echter wel wordt nageleefd, controleert het systeem niet meer de volgende regel. Als u wilt dat een specifieke regel eerst wordt gecontroleerd, raden wij u aan de naam van de regel bij te werken met cijfers. Bijvoorbeeld: Als u wilt dat de feestdagregel vóór de regel voor gesloten uren wordt gecontroleerd, geeft u de regel de naam 01-Feestdag en 02-Gesloten.

Voor meer informatie over de basisfunctionaliteit en voorbeelden van het selectief doorsturen van gesprekken, zie Selectief doorsturen van gesprekken configureren voor Webex Calling.

De volgende stappen

Zodra een regel is gemaakt, kunt u een regel in- of uitschakelen met behulp van de schakelaar naast de regel in de tabel. U kunt een regel ook op elk moment wijzigen of verwijderen door op Bewerken of te klikken Verwijderpictogram

Instellingen voor doorschakelen van huntgroepgesprekken in Control Hub, tabel met regels 'Wanneer doorschakelen' en 'Wanneer niet doorschakelen'.

Opties voor automatisch kiezen bewerken

Stel de belopties in op specifiek voor een klant of een locatie/site.

1	Meld u aan Control Hub.
2	Ga naar Diensten > Bellen > Functies.
3	Ga naar de kaart Auto attendant en klik op Beheren.
4	Selecteer een automatische telefoniste.
5	Ga naar het gedeelte Overzicht en klik op Kiesopties.
6	Kies een van de volgende opties: Organisatie Locatie
7	Klik op Opslaan.

Auto attendant voor openingstijden bewerken

Openingstijdenschema's bewerken

U kunt een eerder gemaakte planning voor bedrijfsuren toewijzen of uw eigen bedrijfsurenplanning maken voor de automatische attendant.

1	Meld u aan Control Hub.
2	Ga naar Diensten > Bellen > Functies.
3	Ga naar de kaart Auto attendant en klik op Beheren.
4	Selecteer de auto attendant die u wilt bewerken uit de lijst.
5	Ga naar het gedeelte Automatische telefoniste voor openingstijden en klik op Planning.
6	Kies een van de volgende opties: Een bestaand schema toewijzen— Selecteer een eerder gemaakt schema uit het vervolgkeuzemenu. Voor het bewerken van een bestaand schema, zie Een schema bewerken of verwijderen. Een nieuw schema maken— Maak een nieuwe naam voor het schema en selecteer de openingstijden.
7	Klik op Opslaan.

Opties voor het menu Openingstijden bewerken

Wijs verschillende functies toe aan ieder nummer op het toetsenblok. Wanneer uw klanten een specifiek nummer invoeren op hun telefoon, zorgen deze instellingen ervoor dat ze naar de juiste plek worden geleid.

1	Meld u aan Control Hub.
2	Ga naar Diensten > Bellen > Functies.
3	Ga naar de kaart Auto attendant en klik op Beheren.
4	Selecteer de auto attendant die u wilt bewerken uit de lijst.
5	Ga naar het gedeelte Auto attendant voor openingstijden en klik op Menu.
6	Selecteer Toestelkiezen inschakelen zonder dat er een menu-item nodig is om bellers op elk gewenst moment rechtstreeks een toestelnummer te laten kiezen. De optie Toestelkiezen voor Auto attendant is alleen van toepassing op abonnees van Webex Calling.
7	Werk het menu Openingstijden en Menu-time-out en herhaalconfiguratiebij. Openingstijden menu Wijs verschillende functies toe aan elk nummer of elke functietoets op het toetsenblok. Voer voor elke toegewezen functie aanvullende informatie in of zoek en voeg een gebruikers-, werkruimte- of virtueel lijnnummer en toestelnummers toe om gesprekken door te verbinden. Selecteer de functie Aankondiging afspelen uit de vervolgkeuzelijst. Gebruik deze functionaliteit om select/upload/record een aankondiging op locatie of op organisatieniveau en speel hetzelfde af. Klik op Selecteer bestandom een bestaande opname te selecteren. Als u op Selecteer een bestand klikt, wordt een lijst met opnamen weergegeven die beschikbaar zijn voor de locatie. Kies uit de lijst met opnames. Klik Selecteer bestand. Kies een opname en klik op Selecteer bestand. Voor het uploaden of opnemen van een aankondiging, zie Aankondigingenrepository beheren. Menu-time-out en herhaalconfiguratie Als de beller geen of ongeldige invoer heeft gegeven, kunt u kiezen hoe vaak de menuoptie moet worden herhaald, welke acties moeten worden ondernomen en hoeveel seconden het systeem moet wachten voordat er actie wordt ondernomen. U kunt hiervoor de volgende opties gebruiken: Geen invoertimer Herhalen bij geen invoer Actie na alle herhaalde pogingen Als u een ongeldige of geen invoer van de beller ontvangt, kunt u de Berichtinstellingen kiezen om af te spelen: Standaardbericht afspelen Speel aangepast bericht af. Kies een opnamebericht en klik op Selecteer bestand Als u het gesprek wilt doorverbinden, voert u een telefoonnummer of toestelnummer in bij de optie Gesprekken doorverbinden naar.
8	Klik op Opslaan.

Openingstijdenbegroeting bewerken

Dit is het bericht dat uw klanten horen wanneer ze hun gesprek tijdens werkdagen bellen. Begroetingen omvatten meestal een korte welkomstboodschap en vermelden de menu-opties.

1	Meld u aan Control Hub.
2	Ga naar Diensten > Bellen > Functies.
3	Ga naar de kaart Auto attendant en klik op Beheren.
4	Selecteer de auto attendant die u wilt bewerken uit de lijst.
5	Ga naar het gedeelte Automatische telefoniste voor openingstijden en klik op Begroeting.
6	Kies een van de volgende opties: Standaardbegroeting— Speelt een standaardbegroeting af voor inkomende oproepen. Aangepaste begroeting—Upload een audiobestand of neem een begroeting op met de opnamefunctie. Het audiobestand (WAV) moet aan de volgende vereisten voldoen: 8 of 16 kHz 8- of 16-bits mono u-law, A-law of PCM Maximale bestandsgrootte van 2 MB (of ongeveer 4 minuten afspelen) Meer informatie over opnemen vindt u op uw telefoon en voorbeeld van begroetingsscripts door op Instructies voor opnemen op een telefoon te klikken en Een voorbeeldscript tonen. Als u telefonisch wilt opnemen, moet u eerst het nummer van uw spraakportaal en de toegangscode instellen voor de locatie waaraan deze auto attendant is gekoppeld. Zie Spraakportals configureren voor Webex Callingvoor meer informatie.
7	Klik op Opslaan.

Bewerk auto attendant na werktijd

Bewerk menuopties buiten kantooruren

Wijs verschillende functies toe aan ieder nummer op het toetsenblok om ervoor te zorgen dat uw klanten naar de juiste plek worden geleid. Het menu dat u voor na uur in stelt, is ook van toepassing op de feestdagenplanning.

1	Meld u aan Control Hub.
2	Ga naar Diensten > Bellen > Functies.
3	Ga naar de kaart Auto attendant en klik op Beheren.
4	Selecteer de auto attendant die u wilt bewerken uit de lijst.
5	Ga naar het gedeelte Auto attendant buiten kantooruren en klik op Menu.
6	Selecteer Toestelkiezen inschakelen zonder dat er een menu-item nodig is om bellers op elk gewenst moment rechtstreeks een toestelnummer te laten kiezen.
7	Werk het menu Openingstijden en Menu-time-out en herhaalconfiguratiebij. Openingstijden menu Wijs verschillende functies toe aan elk nummer of elke functietoets op het toetsenblok. Voer voor elke toegewezen functie aanvullende informatie in of zoek en voeg een gebruikers-, werkruimte- of virtueel lijnnummer en toestelnummers toe om gesprekken door te verbinden. Selecteer de functie Aankondiging afspelen uit de vervolgkeuzelijst. Gebruik deze functionaliteit om select/upload/record een aankondiging op locatie of op organisatieniveau en speel hetzelfde af. Klik op Selecteer bestandom een bestaande opname te selecteren. Als u op Selecteer een bestand klikt, wordt een lijst met opnamen weergegeven die beschikbaar zijn voor de locatie. Kies uit de lijst met opnames. Klik Selecteer bestand. Kies een opname en klik op Selecteer bestand. Voor het uploaden of opnemen van een aankondiging, zie Aankondigingenrepository beheren. Menu-time-out en herhaalconfiguratie Als de beller geen of ongeldige invoer heeft gegeven, kunt u kiezen hoe vaak de menuoptie moet worden herhaald, welke acties moeten worden ondernomen en hoeveel seconden het systeem moet wachten voordat er actie wordt ondernomen. U kunt hiervoor de volgende opties gebruiken: Geen invoertimer Herhalen bij geen invoer Actie na alle herhaalde pogingen Als u een ongeldige of geen invoer van de beller ontvangt, kunt u de Berichtinstellingen kiezen om af te spelen: Standaardbericht afspelen Speel aangepast bericht af. Kies een opnamebericht en klik op Selecteer bestand Als u het gesprek wilt doorverbinden, voert u een telefoonnummer of toestelnummer in bij de optie Gesprekken doorverbinden naar.
8	Klik op Opslaan.

Bewerk begroeting na werktijd

Dit is het bericht dat uw klanten horen wanneer ze na werkdagen bellen. Begroetingen omvatten meestal een korte welkomstboodschap en vermelden de menu-opties. Het menu dat u voor na uur in stelt, is ook van toepassing op de feestdagenplanning.

1	Meld u aan Control Hub.
2	Ga naar Diensten > Bellen > Functies.
3	Ga naar de kaart Auto attendant en klik op Beheren.
4	Selecteer de auto attendant die u wilt bewerken uit de lijst.
5	Ga naar het gedeelte Auto attendant buiten kantooruren en klik op Begroeting.
6	Kies een van de volgende opties: Standaardbegroeting— Speelt een standaardbegroeting af voor inkomende oproepen. Aangepaste begroeting—Upload een audiobestand of neem een begroeting op met de opnamefunctie. Het audiobestand (WAV) moet aan de volgende vereisten voldoen: 8 of 16 kHz 8- of 16-bits mono u-law, A-law of PCM Maximale bestandsgrootte van 2 MB (of ongeveer 4 minuten afspelen) Meer informatie over opnemen vindt u op uw telefoon en voorbeeld van begroetingsscripts door op Instructies voor opnemen op een telefoon te klikken en Een voorbeeldscript tonen. Als u telefonisch wilt opnemen, moet u eerst het nummer van uw spraakportaal en de toegangscode instellen voor de locatie waaraan deze auto attendant is gekoppeld. Zie Spraakportals configureren voor Webex Callingvoor meer informatie.
7	Klik op Opslaan.

Vakantieroosters van auto attendants bewerken

Stel de dagen in waarop uw vakantiedag voor de automatische attendant werkt. U kunt een vakantieplanning toewijzen die u eerder hebt gemaakt, of u kunt uw eigen feestdagenplanning maken voor de automatische aanwezigen.

1	Meld u aan Control Hub.
2	Ga naar Diensten > Bellen > Functies.
3	Ga naar de kaart Auto attendant en klik op Beheren.
4	Selecteer de auto attendant die u wilt bewerken uit de lijst.
5	Ga naar het gedeelte Vakantie-automatische telefoniste en klik op Schema.
6	Kies een van de volgende opties: Een bestaand schema toewijzen— Selecteer een eerder gemaakt schema uit de vervolgkeuzelijst. Voor het bewerken van een bestaand schema, zie Een schema bewerken of verwijderen. Een nieuw schema maken— Maak een nieuwe naam voor het schema en selecteer feestdagen voor uw organisatie.
7	Klik op Opslaan.

Auto attendant in bulk beheren

U kunt attendants in bulk beheren met bulkinvoegingen/updates voor automatische aanwezigen. Beheerders kunnen import/export automatische telefonisten met een CSV-bestand.

CSV-bestand exporteren naar ZIP-bestandsformaat: Bij het exporteren van gegevens naar een CSV-bestand kan het aantal records 1000 overschrijden. In dergelijke gevallen wordt het ZIP-bestand gedownload, waarbij het ZIP-bestand de volledige set record(s) in één CSV-bestand bevat. Een aparte map met alle gegevens is verdeeld in meerdere CSV-bestanden met minder dan 1000 records. Deze bestanden worden gegenereerd voor de beheerders om snel updates en uploads te importeren.

Als u veel automatische attendants wilt toevoegen, is de optie voor bulkbeheer van automatische attendants handig. De CSV-ondersteuning zorgt bovendien dat de implementatie en migratie minder moeite kosten.

Voor elke automatische attendant die u in de Control Hub maakt, moet u een wizard met veel parameters invullen. Dankzij de CSV-ondersteuning wordt dit proces gestroomlijnd.

De volgende functionaliteiten komen binnenkort:

Volledige instanties van de automatisch aanwezigen verwijderen
Regel voor gesprek doorsturen maken/wijzigen/verwijderen
Bulk-CSV-bewerkingen als externe API's in de Hydra-portal laten zien
Nieuwe planningen maken

Uw CSV-bestand voorbereiden

Kolom	Een auto attendant toevoegen	Een auto attendant bewerken	Beschrijving	Ondersteunde waarden
Naam	Verplicht	Verplicht	Voer de naam van de automatische telefoniste in.	1-30 tekens
Telefoonnummer	Verplicht indien de extensie leeg wordt gelaten	Verplicht indien de extensie leeg wordt gelaten	Voer het telefoon nummer in. U moet een telefoonnummer of een toestel hebben.	Gebruik E.164-nummers voor CSV-import. Voorbeeld: +12815550100 OPMERKING: Zorg ervoor dat de locatie zich op het tabblad Locaties in de Control Hub bevindt.
Extensie	Verplicht indien het telefoonnummer leeg wordt gelaten	Verplicht indien het telefoonnummer leeg wordt gelaten	Voer het toestel in. U moet een telefoonnummer of een toestel hebben.	Toestelnummer van twee tot tien cijfers. Voorbeeld: 00-999999. Toestellen die overeenkomen met alarmnummers in het land van herkomst zijn niet toegestaan. Voorbeeld: In de VS kun je 911 niet als toestelnummer gebruiken
Locatie	Verplicht	Verplicht	Voer de locatie in om automatisch aanwezigen toe te voegen.	Voorbeeld: San Jose. OPMERKING: Zorg ervoor dat de locatie zich op het tabblad Locaties in de Control Hub bevindt.
Tijdzone	Optioneel.	Optioneel.	Voer de tijdzonesleutel voor de automatische attendant in. Deze tijdzone is van toepassing op de schema's die zijn toegepast op de automatische aanwezigen.	Voorbeeld: Amerika/Chicago. Tekenlengte: 1-127
Taalcodes	Optioneel.	Optioneel.	Voer de aankondigingstaal in voor de automatische aanwezigen.	Voorbeeld: en_us
Voornaam beller-id	Verplicht	Verplicht	Voer de voornaam in die moet worden weergegeven voor de automatische attendant. De beller-id wordt gebruikt wanneer doorschakelen is ingeschakeld en gesprekken worden doorgeschakeld.	Voorbeeld: San. Tekenlengte: 1-30 OPMERKING: Alleen UTF-8-tekens worden ondersteund.
Achternaam beller-id	Verplicht	Verplicht	Voer de achternaam in die u voor de automatische attendant wilt weergeven. De beller-id wordt gebruikt wanneer doorschakelen is ingeschakeld en gesprekken worden doorgeschakeld.	Voorbeeld: Jose. Tekenlengte: 1-30 OPMERKING: Alleen UTF-8-tekens worden ondersteund.
Bedrijfsplanning	Verplicht	Verplicht	Voer de naam van de bedrijfsplanning in.	Voorbeeld: 00_Gesloten
Vakantieplanning	Verplicht	Verplicht	Voer de naam van de feestdagenplanning in.	Voorbeeld: 01_Vakantie
Beltype	Optioneel.	Optioneel.	Voer het kiestype in.	ONDERNEMING,GROEP
Openingstijdenmenu-extensie ingeschakeld	Optioneel.	Optioneel.	Voer TRUE in om de uitbreiding van het openingstijdenmenu in te schakelen. Voer FALSE in om de menu-extensie voor openingstijden uit te schakelen.	WAAR, ONWAAR
Menu-extensie voor na sluitingstijd ingeschakeld	Optioneel.	Optioneel.	Voer TRUE in om de menu-extensie voor buiten kantooruren in te schakelen. Voer FALSE in om de menu-extensie voor buiten kantooruren uit te schakelen.	WAAR, ONWAAR
Auto attendant inschakelen	Optioneel.	Optioneel.	Voer ENABLED in om de optie in te schakelen. Voer UITGESCHAKELD in om de optie uit te schakelen.	INGESCHAKELD, UITGESCHAKELD
Actie alternatieve nummers	Optioneel.	Optioneel.	Voer TOEVOEGEN in om de lijst met alternatieve nummers in deze rij toe te voegen. Voer VERWIJDEREN in om de alternatieve nummers in de rij te verwijderen. Voer VERVANGEN in als u alle eerder ingevoerde alternatieve nummers wilt verwijderen en wilt vervangen door de alternatieve nummers die u alleen in deze rij toevoegt.	TOEVOEGEN, VERWIJDEREN, VERVANGEN
Type begroeting voor openingstijden	Optioneel.	Optioneel.	Geef het type begroeting voor de openingstijden op: Standaard of Aangepast. Als u 'Aangepast' selecteert, voer dan de naam van de aankondiging van de openingstijden, het mediatype en de niveaudetails in.	STANDAARD, AANGEPAST
Naam van de aankondiging van de openingstijden	Optioneel.	Optioneel.	Voer de naam van de aankondiging voor de openingstijden in.	Voorbeeld: Service-outage_loc.wav
Openingstijden aankondiging Mediatype	Optioneel.	Optioneel.	Voer het mediatype voor de aankondiging van de openingstijden in.	WAV
Openingstijden aankondigingsniveau	Optioneel.	Optioneel.	Voer het niveau in (organisatie, locatie of auto) attendant/entity) waarop de aangepaste aankondiging wordt gedefinieerd.	LOCATIE, ORGANISATIE, ENTITEIT
Begroetingstype na sluitingstijd	Optioneel.	Optioneel.	Geef het type begroeting voor buiten kantooruren op: Standaard of Aangepast. Als u 'Aangepast' selecteert, voer dan de naam van de aankondiging na werktijd, het mediatype en de niveaudetails in.	STANDAARD, AANGEPAST
Naam aankondiging na sluitingstijd	Optioneel.	Optioneel.	Voer de naam in voor de aankondiging na sluitingstijd.	Voorbeeld: Holiday-announcement-org.wav
Mediatype voor aankondigingen na sluitingstijd	Optioneel.	Optioneel.	Voer het mediatype voor aankondigingen na werktijd in.	WAV
Niveau van aankondiging na werktijd	Optioneel.	Optioneel.	Voer het niveau in (organisatie, locatie of auto) attendant/entity) waarop de aangepaste aankondiging wordt gedefinieerd.	LOCATIE, ORGANISATIE, ENTITEIT
Openingstijden Bellen Behandeling Opnieuw proberen Bij Geen Invoer	Verplicht	Verplicht	Voer het aantal nieuwe pogingen in als er geen beller is ingevoerd	EEN_KEER TWEE_KEER DRIE_KEER GEEN_HERHAAL
Openingstijden Bel Behandeling Geen invoertimer	Verplicht	Verplicht	Voer de timerwaarde in voor geen bellerinvoer	Aanvaardbare waarden: 1-60 Standaardwaarde: 10 seconden Example:20 seconden
Openingstijden Oproepbehandeling Actie	Verplicht	Verplicht	Voer de actie in die moet worden uitgevoerd wanneer de beller geen antwoord krijgt	OVERDRAGEN_NAAR_OPERATOR SPEEL_BERICHT_EN_VERBINDING VERBREKEN VERBINDING VERBREKEN OVERDRAGEN MET__PROMPT OVERDRAGEN ZONDER_PROMPT_ OVERDRAGEN NAAR__POSTVAK
Openingstijden Gespreksbehandeling Begroetingstype	Optioneel.	Optioneel.	Geef het begroetingstype voor de openingstijden op als Standaard of Aangepast. Als u 'Aangepast' selecteert, voer dan de naam van de aankondiging van de openingstijden, het mediatype en de niveaudetails in.	STANDAARD, AANGEPAST
Openingstijden Belbehandeling Actie Waarde	Optioneel.	Optioneel.	Voer de actiewaarde in	Voorbeeld: 1745343166934.wav \| WAV \| LOCATIE
Openingstijden Bel Behandeling Doorverbinden Bel Naar	Optioneel.	Optioneel.	Voer de locatie in waar u het gesprek naartoe wilt doorverbinden	Example:-7856758767
Behandeling na sluitingstijd opnieuw proberen bij geen invoer	Verplicht	Verplicht	Voer het aantal herpogingen buiten kantooruren in	EEN_KEER TWEE_KEER DRIE_KEER GEEN_HERHAAL
Behandeling na sluitingstijd zonder invoertimer	Verplicht	Verplicht	Voer de timerwaarde in voor behandeling na sluitingstijd	Aanvaardbare waarden: 1-60 Standaardwaarde: 10 seconden Voorbeeld: 20 seconden
Begroetingstype voor behandeling na sluitingstijd	Verplicht	Verplicht	Geef het begroetingstype voor de behandeling na sluitingstijd op: Standaard of Aangepast.	STANDAARD, AANGEPAST
Behandelingsactie na sluitingstijd	Verplicht	Verplicht	Voer de actie in die u wilt uitvoeren voor behandeling na sluitingstijd	OVERDRAGEN_NAAR_OPERATOR SPEEL_BERICHT_EN_VERBINDING VERBREKEN VERBINDING VERBREKEN OVERDRAGEN MET__PROMPT OVERDRAGEN ZONDER_PROMPT_ OVERDRAGEN NAAR__POSTVAK
Actiewaarde voor behandeling na sluitingstijd	Optioneel.	Optioneel.	Voer de actiewaarde in	Voorbeeld: 1745343166934.wav \| WAV \| LOCATIE
Behandeling na sluitingstijd doorverbinden naar	Optioneel.	Optioneel.	Voer de overdracht van de behandeling na sluitingstijd in	Voorbeeld: 14085550110
Openingstijden Druk op 0–9, * En # Beschrijving	Verplicht indien openingstijden Druk 0–9, * En # Beschrijving is leeg gelaten	Verplicht indien openingstijden Druk 0–9, * En # Beschrijving is leeg gelaten	Selecteer het type werkdag.	Voorbeeld: Beschrijving Tekenlengte: 1-20
Openingstijden Druk op 0–9, * En # Actie	Verplicht indien openingstijden Druk 0–9, * En # Actie is leeg gelaten	Verplicht indien openingstijden Druk 0–9, * En # Actie is leeg gelaten	Selecteer het type werkdag.	AANKONDIGING_AFSPELEN OVERDRACHTSGESPREK_MET_PROMPT OVERDRACHTSGESPREK_ZONDER_PROMPT OVERDRAAIEN OPROEP_NAAR_OPERATOR OVERDRAAIEN_NAAR_VOICEMAIL KIES_OP_NAAM BEL_VIA_TOESTEL _MENU HERHALEN MENU UITGANG_
Openingstijden Druk op 0–9, * En # Waarde	Verplicht voor enkele acties zoals AFSPELEN_AANKONDIGING, DOORVERBINDEN_MET_PROMPT, DOORVERBINDEN_ZONDER_PROMPT, DOORVERBINDEN_NAAR_OPERATOR, DOORVERBINDEN_NAAR_VOICEMAIL	Verplicht voor enkele acties zoals AFSPELEN_AANKONDIGING, DOORVERBINDEN_MET_PROMPT, DOORVERBINDEN_ZONDER_PROMPT, DOORVERBINDEN_NAAR_OPERATOR, DOORVERBINDEN_NAAR_VOICEMAIL	Om bepaalde acties uit te voeren, is extra waarde nodig.	Het formaat voor het Play-aankondigingsbestand is Aankondigingsnaam \| Aankondigingstype \| Aankondigingsniveau Voorbeeld: CycloneAlert.wav \| WAV \| LOCATIE OPMERKING: Voer in HOOFDLETTERS in Voor andere ondersteunde acties is een geldig telefoonnummer of toestelnummer vereist.
Buiten kantoortijden: druk op 0–9, * En # Beschrijving	Verplicht indien buiten kantooruren: druk op 0–9, * En # Beschrijving is leeg gelaten	Verplicht indien buiten kantooruren: druk op 0–9, * En # Beschrijving is leeg gelaten	Selecteer het type na uur.	Voorbeeld: Beschrijving Tekenlengte: 1-20
Buiten kantooruren: druk op 0-9, * En # Actie	Verplicht indien buiten kantooruren: druk op 0–9, * En # Actie is leeg gelaten	Verplicht indien buiten kantooruren: druk op 0–9, * En # Actie is leeg gelaten	Selecteer het type na uur.	AANKONDIGING_AFSPELEN OVERDRACHTSGESPREK_MET_PROMPT OVERDRACHTSGESPREK_ZONDER_PROMPT OVERDRAAIEN OPROEP_NAAR_OPERATOR OVERDRAAIEN_NAAR_VOICEMAIL KIES_OP_NAAM BEL_VIA_TOESTEL _MENU HERHALEN MENU UITGANG_
Buiten kantooruren: druk op 0-9, * En # Waarde	Verplicht voor enkele acties zoals AFSPELEN_AANKONDIGING, DOORVERBINDEN_MET_PROMPT, DOORVERBINDEN_ZONDER_PROMPT, DOORVERBINDEN_NAAR_OPERATOR, DOORVERBINDEN_NAAR_VOICEMAIL	Verplicht voor enkele acties zoals AFSPELEN_AANKONDIGING, DOORVERBINDEN_MET_PROMPT, DOORVERBINDEN_ZONDER_PROMPT, DOORVERBINDEN_NAAR_OPERATOR, DOORVERBINDEN_NAAR_VOICEMAIL	Er is extra waarde nodig om bepaalde acties uit te voeren	Het formaat voor het Play-aankondigingsbestand is: Aankondigingsnaam \| Aankondigingstype \| Aankondigingsniveau Voorbeeld: CycloneAlert.wav \| WAV \| LOCATIE OPMERKING: Voer in HOOFDLETTERS in Voor andere ondersteunde acties is een geldig telefoonnummer of toestelnummer vereist.
Alternatief nummer 1, Alternatief nummer 2… Alternatief nummer 10	Optioneel.	Optioneel.	Voer de alternatieve nummers in die u aan de automatische telefonisten wilt toewijzen.	Voorbeeld: 1112223333 Tekenlengte: 1-23 OPMERKING: Voer in HOOFDLETTERS in Voor andere ondersteunde acties is een geldig telefoonnummer of toestelnummer vereist.
Alternatief nummer 1 ringpatroon, Alternatief ringpatroon nummer 2... Alternatief nummer 10 ringpatroon	Optioneel.	Optioneel.	Als u voor afwisselende nummers een onderscheidend belsignaal hebt ingeschakeld, voert u het onderscheidende belpatroon in.	NORMAAL, LANG_LANG, KORT_KORT_LANG, KORT_LANG_KORT

Automatisch beheer in bulk voor aanwezigen

1	Meld u aan Control Hub.
2	Ga naar Diensten > Bellen > Functies.
3	Ga naar de kaart Auto attendant. Klik in het bericht 'Voorkeur voor het maken van een Auto Attendant in bulk' op Open de bulk-editor.
4	Het venster Auto attendant beheren wordt weergegeven.
5	Selecteer een locatie in de vervolgkeuzelijst om gegevens voor automatisch aanwezigen op die locatie te downloaden of selecteer alle locaties om gegevens van alle aanwezigen te downloaden.
6	Klik op Gegevens downloaden of CSV-sjabloon downloaden om te controleren of uw CSV-bestand de juiste indeling heeft. Zorg ervoor dat u de vereiste gegevens invult.
7	Voeg de voor- en achternaam, het telefoonnummer en dergelijke toe of bewerk deze en upload het bijgewerkte CSV-bestand.
8	Klik Bekijk Import history/Tasks om de status van uw CSV-import te bekijken en te zien of er fouten zijn opgetreden.

Bekijk de analyses van de auto attendant

1	Meld u aan Control Hub.
2	Ga naar Diensten > Bellen > Functies.
3	Ga naar de kaart Auto attendant en klik op Beheren.
4	Klik op de pagina Auto attendant op Beheren > Bekijk analyses. De pagina Analyse wordt weergegeven.
5	Klik op het tabblad Auto-attendant om de gespreksdetails van de auto-attendant te vinden. Zie Analyses voor uw Cloud Collaboration-portfolio voor meer informatie.

Rapporten voor automatisch aanwezigen genereren

U kunt een rapport genereren met alle inkomende gesprekken die de service voor automatisch gebruik hebben bereikt.

1	Meld u aan Control Hub.
2	Ga naar Monitoring > Rapporten.
3	Klik onder Sjablonenop Aanroepen en klik op de volgende rapporten: Overzicht van statistieken voor virtuele operators Virtuele operators tijdens kantooruren - belangrijke details Virtuele operators buiten kantooruren - belangrijke details Voor meer informatie, zie Rapporten voor uw cloud-samenwerkingsportfolio.

Toegang tot de startkit voor automatische telefonistes

Download de Launch Kit om te zien wat een auto attendant allemaal kan. Bekijk de voorbeelden van begroetingen en e-mailsjablonen om aan de slag te gaan.

Hartelijk dank voor uw feedback

Virtuele operators beheren