自动服务员是一个自动化系统,允许您提供24/7全天候呼叫处理。系统响应传入的呼叫,并在没有接线员或接待员的干预的情况下,将呼叫者路由到接听服务、现场人员或语音邮件。借助此功能,您可以确保高效呼叫处理并满足呼叫者的需求。

以下是自动服务员的一些关键功能:

  • 创建自动服务员操作期间的工作时间安排。

  • 在下班后、节假日或假日汽车服务员工作期间的任何特殊关闭时间安排。

  • 提供拨号菜单选项,以便在客户输入特定号码时指示他们需要前往的位置。

  • 自定义问候以满足呼叫者的需求。

新建自动助理

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登录到 Control Hub。

2

转至服务 > 呼叫 > 功能

3

转至自动服务员 卡,然后单击添加新建

4

基本信息页面,输入必填信息,然后单击下一步

  • 位置—从下拉菜单中选择位置。

    创建自动服务员后,您以后无法更改位置。

    位置是具有特定位置呼叫配置的容器。请参阅配置组织 Cisco Webex Calling 获取更多信息。

  • 自动服务员姓名—输入自动服务员的名称。
  • 电话号码分机号—将主要电话号码和分机分配给自动服务员。

    如果将分机字段留空,系统将自动分配电话号码的最后四位数字作为该自动服务员的分机。要修改它,请参阅编辑自动服务员电话号码 部分。

  • 语言—从下拉菜单中选择语言。所选语言用于默认语音问候和其他基于菜单设置的语音提示。
  • 呼叫者ID名字和姓氏—输入呼叫者ID名字和姓氏。呼叫者ID用于转发此自动服务员之外的呼叫。

    对于亚太地区的客户,呼叫者ID名称字段将自动填充用户名。您无法修改主叫号码的名称字段。

自动等待基本详细配置窗口。管理员输入详细信息,如位置、电话号码、呼叫者ID、语言。

在配置自动助理时,您可以为各个位置或组织预配置自动与会者的数量。

5

工作时间安排 页面上,设置您的工作时间自动服务员操作的时间。您可以从下拉菜单中选择现有计划,或创建新计划。单击下一步

现有安排下拉菜单将显示您为该位置创建的所有工作时间安排。要为位置创建新的日程安排,请参阅创建日程安排

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假日时间表 页面上,设置假日汽车服务员操作的日期。您可以从下拉菜单中选择现有计划,或创建新计划。单击下一步

现有安排下拉菜单将显示您为该位置创建的所有假日安排。要为位置创建新的日程安排,请参阅创建日程安排

7

菜单 页面上,设置拨号菜单选项,以便在客户在电话上输入特定号码时指示他们需要前往的位置。在工作时间工作后 选项卡下,使用下拉菜单为每个键盘号码分配一个功能。单击下一步

要允许呼叫者在没有菜单提示的情况下拨打分号,请选择无需菜单项即可启用分机号码

可以使用以下功能分配到键盘号码:

  • 未使用—此为未选择选项时使用的默认选项。

  • 播放通知-此操作播放您选择、上传或录制给呼叫者的通知。

  • 使用提示符传输呼叫—此操作将呼叫者路由到您输入的电话号码或分机。使用此选项,呼叫者不会听到提示告知他们正在被转移。

  • 在没有提示的情况下传输呼叫—此操作将呼叫者路由到您输入的电话号码或分机。使用此选项,呼叫者会听到提示提示他们正在被转移。

  • 将呼叫转至操作员-当指定的键被按下或10秒后没有按键时,此操作会将呼叫者重定向到配置的号码。如果您选择启用此操作,请输入要路由呼叫者的电话号码。

    如果您未设置此选项,并且呼叫者在10秒后未按任何键,然后他们会听到“您的呼叫无法传输,请稍后重试”消息,呼叫将断开连接。

  • 转至语音信箱—此操作将呼叫者直接放入输入的电话号码或分机号码的语音信箱中。

  • 按名称拨号-此操作允许呼叫者按收件人姓名拨号。

  • 按分机拨号-此操作允许呼叫者按接收分机拨号。

  • 重复菜单-此操作重复菜单选项。

  • 退出菜单-此操作允许呼叫者存在菜单系统并终止呼叫。

自动服务员菜单详细配置窗口。管理员为工作时间和工作时间后配置拨号菜单选项

8

问候 页面上,设置工作时间及工作时间后播放的问候或公告。在工作时间工作后 选项卡下,您可以选择播放默认问候语,也可以选择自定义问候语上传音频录制或录制您自己的问候语。单击下一步

自动服务员问候详细配置窗口。管理员为业务和下班后自动服务员配置默认或自定义问候。

您可以单击电话录音说明展示示例脚本,获得更多有关电话录音说明和问候语示例脚本的内容。要通过电话录制,首先需要为自动服务员关联的位置设置语音门户号码和密码。有关详细信息,请参阅配置Webex呼叫语音门户

9

查看页面,在各标签页下,查看新的自动助理设置以确保所有设置正确。单击创建 以保存。

想要了解其执行方式吗?观看此视频演示 ,了解如何在Control Hub中创建新的自动服务员。

禁用自动助理

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登录到 Control Hub。

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转至服务 > 呼叫 > 功能

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转至自动服务员 卡,然后单击管理

4

选择要禁用的自动服务员。

5

在侧面板中,切换启用自动服务员

6

单击保存

编辑自动助理常规设置

1

登录到 Control Hub。

2

转至服务 > 呼叫 > 功能

3

转至自动服务员 卡,然后单击管理

4

选择自动服务员。

5

在侧面板中,单击常规设置

6

语言 下拉菜单中查看或编辑语言

7

时区下拉列表中查看或编辑时区

8

查看或编辑呼叫从该自动服务员传输时使用的呼叫者ID

9

单击保存

编辑自动助理电话号码

您可以更改自动服务电话号码并添加最多10个备用号码。

1

登录到 Control Hub。

2

转至服务 > 呼叫 > 功能

3

转至自动服务员 卡,然后单击管理

4

选择自动服务员。

5

在侧面板中,单击电话号码

6

编辑主要电话号码分机号

如果在创建自动服务员时将分机字段留空,系统将自动分配电话号码的最后四位数字作为此自动服务员的分机。

7

搜索并添加备用号码

8

单击保存

自动服务员电话号码编辑窗口。管理员更新电话号码、分机号,并添加备用号码。

配置自动服务员呼叫转发

您可以根据您定义的一组条件转发所有传入的呼叫。

1

登录到 Control Hub。

2

转至服务 > 呼叫 > 功能

3

转至自动服务员 卡,然后单击管理

4

选择自动服务员。

5

在侧面板中,单击呼叫转接

6

打开呼叫转移

7

选择以下选项之一:

  • 始终转发呼叫—始终转发呼呼给指定的号码。
  • 选择性转接呼叫—根据标准将呼叫转接至指定的号码。

如果您选择“选择性转发呼叫”,则需要至少有一个呼叫转发规则才能处于活动状态。

自动服务员呼叫转发设置窗口。管理员选择“始终转发呼叫”或“选择性转发呼叫”选项。

8

如果您选择始终转发呼叫,请单击保存选择号码。

选择始终转发选择转发时,选择发送至语音邮件 将所有呼叫转发至内部语音邮件。输入外部号码时,发送至语音邮件 选项已禁用。

也可以添加虚拟线路号码,以转发呼叫。

9

如果您选择选择性转发,则通过单击添加时间以转发或添加不转发时间来创建规则

在配置选择性转发呼叫 选项时,添加不转发时 规则优先于添加何时转发时间 规则。

10

输入规则名称

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对于何时转发何时不转发,请从下拉菜单中选择工作时间安排假日安排

12

对于转发至,选择默认电话号码其他电话号码 将呼叫转发至。

13

对于来自的呼叫,选择从任何号码选定的号码转发呼叫。如果您选择所选号码,请选择以下选项:

  • 任何私人号码-从私人号码转接呼叫。

  • 任何不可用号码-从不可用号码转发呼叫。

  • 添加特定号码—从您定义的最多12个号码转发呼叫。

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对于 呼叫至,从下拉列表中选择一个号码或备用号码,以在组织中通过该号码接收呼叫时进行呼叫转发。

15

单击保存

为选择性转发呼叫创建的规则将根据以下标准进行处理:
  • 规则在表格中按规则名称字符排序。示例:00_rule、01_rule等。

  • “不前进”规则总是优先于“前进”规则。

  • 规则将根据表中列出的顺序进行处理。

  • 您可以创建多个规则。但是,如果一个规则得到满足,系统将不再检查下一个规则。如果您希望先检查特定规则,我们建议您用数字更新规则名称。例如:如果您想在业务关闭时间规则之前检查假日规则,请将规则命名为01-Holiday和02-Closed。

要了解选择性转发呼叫的基本功能和示例,请参阅Configure Call Forwarding Selective for Webex Calling

下一步

创建规则后,您可以使用表中规则旁的切换,启用或禁用规则。您也可以随时单击编辑以更改或删除规则 。

启用和禁用规则

编辑自动服务员拨号选项

针对客户或位置/站点,设置拨号选项。

1

登录到 Control Hub。

2

转至服务 > 呼叫 > 功能

3

转至自动服务员 卡,然后单击管理

4

选择自动服务员。

5

在侧面板中,单击拨号选项

6

选择以下选项之一:

  • 组织

  • 位置

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单击保存

自动服务员拨号选项设置窗口。

编辑汽车服务员工作时间

编辑工作时间安排

您可以分配先前创建的工作时间安排,或为自动助理创建您自己的工作时间安排。

1

登录到 Control Hub。

2

转至服务 > 呼叫 > 功能

3

转至自动服务员 卡,然后单击管理

4

自动服务员 页面上,从列表中选择要编辑的自动服务员。

5

在侧面板中,单击工作小时自动服务员下,单击日程安排

6

选择以下选项之一:

  • 分配现有安排—从下拉菜单中选择先前创建的安排。

    自动服务员工作时间安排更新窗口。管理员分配一个现有时间表。

    要编辑现有计划,请参阅编辑或删除计划

  • 创建新日程安排—为日程安排创建新名称并选择工作时间。

    自动服务员工作时间安排更新窗口。管理员分配新的时间表。

7

单击保存

编辑营业时间菜单选项

为每个键盘号码分配不同的功能。当客户在电话上输入特定号码时,这些设置会将他们接入相应的线路。

1

登录到 Control Hub。

2

转至服务 > 呼叫 > 功能

3

转至自动服务员 卡,然后单击管理

4

自动服务员 页面上,从列表中选择要编辑的自动服务员。

5

在侧面板中,在工作时间自动助理下,单击菜单

6

选择无需菜单项即可启用分机号码 ,以便呼叫者随时直接拨打分机。

自动服务员的分机拨号 选项仅适用于Webex呼叫用户。

7

选择要在方言板上分配给每个数字或功能键的函数。

自动服务员营业时间菜单选项更新窗口。管理员为每个键盘号码分配不同的功能。

对于每个已分配的功能,输入其他信息或搜索并添加用户或工作空间或虚拟线路号码和分机以传输呼叫。

  1. 从下拉菜单中选择播放公告 功能。使用此功能在位置或组织级别选择/上传/录制公告,并播放相同的公告。

  2. 单击选择文件以选择现有录制。选择文件将显示该位置可用的录制列表。从录制列表中选择。单击选择文件

    公告文件上传和录制窗口。管理员选择要用于播放公告功能的文件。
  3. 您可以上传或录制公告。有关详细信息,请参阅管理公告库

8

单击保存

编辑工作时间问候语

这是您的客户在工作时间呼叫时将听到的留言。问候语通常包含简短的欢迎语并列举菜单选项。

1

登录到 Control Hub。

2

转至服务 > 呼叫 > 功能

3

转至自动服务员 卡,然后单击管理

4

自动服务员 页面上,从列表中选择要编辑的自动服务员。

5

在侧面板中,在工作时间自动助理下,单击问候语

6

选择以下选项之一:

  • 默认问候—为传入呼叫播放默认问候。

    自动服务员工作时间问候更新窗口。管理员选择默认问候选项。

  • 自定义问候—上传音频文件,或使用录制功能录制问候。

    自动服务员工作时间问候更新窗口。管理员选择自定义问候。

音频 (WAV) 文件必须满足以下要求:

  • 8 或 16 kHz

  • 8 或 16 位单声道

  • u-law、A-law 或 PCM

  • 文件大小上限为 2MB(或播放时长约 4 分钟)

您可以单击电话录音说明展示示例脚本,获得更多有关电话录音说明和问候语示例脚本的内容。要通过电话录制,首先需要为自动服务员关联的位置设置语音门户号码和密码。有关详细信息,请参阅配置Webex呼叫语音门户

7

单击保存

在小时后编辑

编辑小时后菜单选项

为各键盘数字分配不同功能,以便当客户在电话上输入特定号码时,这些设置会将客户引导至目的方向。为非工作时间设置的菜单同样适用于节假日安排。

1

登录到 Control Hub。

2

转至服务 > 呼叫 > 功能

3

转至自动服务员 卡,然后单击管理

4

自动服务员 页面上,从列表中选择要编辑的自动服务员。

5

在侧面板中,小时后自动服务员下,单击菜单

6

选择无需菜单项即可启用分机号码 ,以便呼叫者随时直接拨打分机。

7

选择要在方言板上分配给每个数字或功能键的函数。

小时后自动服务员菜单选项更新窗口。管理员为每个键盘号码分配不同的功能。

对于每个已分配的功能,输入其他信息或搜索并添加用户或工作空间或虚拟线路号码和分机以传输呼叫。

  1. 从下拉菜单中选择播放公告 功能。此功能允许您在位置或组织级别选择/上传/录制公告,并播放相同的公告。

  2. 单击选择文件以选择现有录制。选择文件将显示该位置可用的录制列表。从录制列表中选择。单击选择文件

    公告文件上传和录制窗口。管理员选择要用于播放公告功能的文件。
  3. 您可以上传或录制公告。有关详细信息,请参阅管理公告库

8

单击保存

在数小时后编辑

这是您的客户在非工作时间呼叫时将听到的留言。问候语通常包含简短的欢迎语并列举菜单选项。为非工作时间设置的菜单同样适用于节假日安排。

1

登录到 Control Hub。

2

转至服务 > 呼叫 > 功能

3

转至自动服务员 卡,然后单击管理

4

自动服务员 页面上,从列表中选择要编辑的自动服务员。

5

在侧面板中, 在非工作时间自动助理下,单击问候语

6

选择以下选项之一:

  • 默认问候—为传入呼叫播放默认问候。

    小时后自动服务员问候更新窗口。管理员选择默认问候选项。

  • 自定义问候—上传音频文件,或使用录制功能录制问候。

    小时后自动服务员问候更新窗口。管理员选择自定义问候选项。

音频 (WAV) 文件必须满足以下要求:

  • 8 或 16 kHz

  • 8 或 16 位单声道

  • u-law、A-law 或 PCM

  • 文件大小上限为 2MB(或播放时长约 4 分钟)

您可以单击电话录音说明展示示例脚本,获得更多有关电话录音说明和问候语示例脚本的内容。要通过电话录制,首先需要为自动服务员关联的位置设置语音门户号码和密码。有关详细信息,请参阅配置Webex呼叫语音门户

7

单击保存

编辑自动陪同人员的假期安排

设置节假日自动助理的运行天数。您可以分配先前创建的节假日安排,或为自动助理创建您自己的节假日安排。

1

登录到 Control Hub。

2

转至服务 > 呼叫 > 功能

3

转至自动服务员 卡,然后单击管理

4

自动服务员 页面上,从列表中选择要编辑的自动服务员。

5

在侧面板中,假日自动服务员下,单击日程安排

6

选择以下选项之一:

  • 分配现有安排—从下拉菜单中选择先前创建的安排。

    自动服务员假日安排更新窗口。管理员分配一个现有时间表。

    要编辑现有计划,请参阅编辑或删除计划

  • 创建新日程安排—为日程安排创建新名称,并为您的组织选择假期。

    自动服务员假日安排更新窗口。管理员创建新的计划。

7

单击保存

批量管理自动服务员

您可以通过批量插入/更新自动助理来批量管理自动助理。管理员可以使用CSV文件导入/导出自动助手。

将CSV文件导出为ZIP文件格式:将数据导出到 CSV 文件时,记录数可能超过 1000。在这种情况下,将下载ZIP文件,其中ZIP文件包含单个CSV文件中的完整记录集。包含所有数据的独立文件夹被分解为少于1000个记录的多个CSV文件。这些文件是为管理员快速导入任何更新和上传而生成的。

如果您有多个自动助手,则批量管理自动助手选项非常方便,而CSV支持可减少部署和迁移工作。

在Control Hub中创建的每个自动服务员都需要填写具有多个参数的向导,而CSV支持可以简化流程。

以下功能即将推出:

  • 删除整个自动助理实例

  • 创建/修改/删除呼叫转发规则

  • 将批量 CSV 操作作为外部 API 显示于 Hydra 门户

  • 创建新计划

准备 CSV

(必填或可选)添加自动与会者

(必填或可选)编辑自动自动与会者

描述

支持的值

姓名

强制

强制

输入自动服务员的名称。

1-30 个字符

电话号码

如果分机未留空,则必须填写

如果分机未留空,则必须填写

请输入电话号码。必须提供电话号码或分机号。

CSV 导入只允许使用 E.164 号码。

示例:+12815550100

电话号码必须位于Control Hub的号码 选项卡上。

分机号

如果电话号码为空,则必须填写

如果电话号码为空,则必须填写

输入分机。必须提供电话号码或分机号。

2至10位分机。

示例:00-999999.

不允许与位置国家/地区紧急号码相匹配的接机号码(例如,您不能在美国使用911作为接机号码)

地点

强制

强制

输入要添加自动与会者的位置。

例如:圣何塞。

该位置必须位于Control Hub的位置 选项卡上。

时区

可选

可选

输入自动与会者时区密钥。此时区适用于应用于自动与会者的计划。

例如:美洲/芝加哥。

字符长度:1-127

语言代码

可选

可选

输入自动助理的公告语言。

例如: en_us

主叫号码名字

强制

强制

输入要显示给自动助理的名字。启用呼叫转移并转出呼叫时,系统会使用主叫号码。

例如:三。

字符长度:1-30

仅支持UTF-8字符。

主叫号码姓氏

强制

强制

输入姓氏以显示自动服务员。启用呼叫转移并转出呼叫时,系统会使用主叫号码。

例如:何塞。

字符长度:1-30

仅支持UTF-8字符。

工作时间安排

强制

强制

输入业务安排名称。

示例:00_已关闭

假日安排

强制

强制

输入节假日安排名称。

示例:01_节假日

拨号类型

可选

可选

输入拨号类型。

企业,集团

已启用营业时间菜单分机功能

可选

可选

输入TRUE以启用营业时间菜单扩展。

输入FALSE可禁用营业时间菜单扩展。

TRUE 和 FALSE

已启用小时后菜单扩展名

可选可选

输入TRUE以启用小时后菜单扩展。

输入FALSE以禁用After Hours菜单扩展名。

TRUE 和 FALSE

启用自动服务员

可选

可选

输入“已启用”以启用该选项。

输入禁用,禁用该选项。

已启用,已禁用

备用号码操作

可选

可选

输入 ADD 可添加此行中列出的备用号码。

输入 REMOVE 可删除此行中列出的备用号码。

如果您要删除之前输入的所有备用号码,请输入“替代”,并仅用您在此行中添加的备用号码替代。

ADD、REMOVE 和 REPLACE

营业时间问候类型

可选

可选

将营业时间问候类型输入为“默认”或“自定义”。如果输入自定义,则输入营业时间公告名称、媒体类型和级别详细信息。

默认,自定义

营业时间公告名称

可选

可选

输入营业时间公告名称。

示例:Service-outage_loc.wav

营业时间公告媒体类型

可选

可选

输入营业时间公告媒体类型。

WAV

营业时间公告级别

可选

可选

输入自定义公告定义的级别(组织、位置或自动服务员/实体)。

位置、组织、实体

下班后问候类型

可选

可选

将小时后问候类型输入为“默认”或“自定义”。如果输入自定义,则输入小时后公告名称、媒体类型和级别详细信息。

默认,自定义

下班后公告名称

可选

可选

输入小时后公告名称。

示例:Holiday-announcement-org.wav

下班后公告媒体类型

可选

可选

输入小时后公告媒体类型。

WAV

下班后公告级别

可选

可选

输入自定义公告定义的级别(组织、位置或自动服务员/实体)。

位置、组织、实体

营业时间,按0–9,*和#描述

如果按工作时间按0–9,*和#说明为空,则必须强制执行

如果按工作时间按0–9,*和#说明为空,则必须强制执行

选择工作时间类型。

示例:描述

字符长度:1-20

营业时间,按0–9,*和#操作

如果工作时间按0–9,*和#操作留空,则强制执行

如果工作时间按0–9,*和#操作留空,则强制执行

选择工作时间类型。

播放_公告

通过_提示_转接呼叫

_无提示_传输呼叫

将呼叫_转至_操作员

转至_语音邮件_

按_名称_拨号

_按_分机拨号

重复_菜单

退出_菜单

营业时间,按0–9,*和#值

强制执行少数操作,例如PLAY_公告、__提示符转发、__不提示符转发、__转至__语音邮件

强制执行少数操作,例如PLAY_公告、__提示符转发、__不提示符转发、__转至__语音邮件

执行某些操作需要附加值。

Play公告文件的格式为

公告名称| 公告类型| 公告级别

例如:CycloneAlert.wav || 位置

在所有帽子中输入类型

其他支持的操作需要有效的电话号码或分机号。

下班后,按0–9,*和#描述

如果下班后按0–9,*和#说明留空,则必须强制执行

如果下班后按0–9,*和#说明留空,则必须强制执行

选择“工作时间”类型。

示例:描述

字符长度:1-20

下班后按0-9、*和#操作

如果下班后按0–9,*和#操作留空,则强制执行

如果下班后按0–9,*和#操作留空,则强制执行

选择“工作时间”类型。

播放_公告

带_提示传输_

无需_提示即可_传输

转接_至接线_员

转至_语音邮件_

按_名称_拨号

_按_分机拨号

重复_菜单

退出_菜单

下班后按0-9、*和#值

强制执行少数操作,例如PLAY_公告、__提示符转发、__不提示符转发、__转至__语音邮件

强制执行少数操作,例如PLAY_公告、__提示符转发、__不提示符转发、__转至__语音邮件

执行某些操作需要附加值

Play公告文件的格式为

公告名称| 公告类型| 公告级别

例如:CycloneAlert.wav || 位置

在所有帽子中输入类型

其他支持的操作需要有效的电话号码或分机号。

备用号码1,

备用号码2……

备用号码10

可选

可选

输入要分配给自动助理的备用号码。

例如:1112223333. 字符长度:1-23

电话号码必须位于Control Hub的号码 选项卡上。

备用号码1戒指模式,

备用号码2环模式…

备用号码10戒指模式

可选

可选

如果为备用数字启用了区别铃声,则输入区别铃声环模式。

NORMAL、LONG_LONG、SHORT_SHORT_LONG 和 SHORT_LONG_SHORT

批量管理自动与会者

1

登录到 Control Hub。

2

转至服务 > 呼叫 > 功能

3

转至自动服务员 卡,然后单击管理

4

单击管理 并选择批量管理

5

从网络选择一下拉列表下载该位置自动助理的数据,或选择所有位置来下载所有自动助理的数据。

6

单击 下载数据下载 .csv 模板以验证 CSV 文件格式是否正确,确保填写必填信息。

7

添加或编辑名字和姓氏、电话号码等,并上传更新的CSV文件。

8

单击查看导入历史记录/任务 可查看CSV导入的状态,并查看您是否遇到任何错误。

查看自动助理分析

1

登录到 Control Hub。

2

转至服务 > 呼叫 > 功能

3

转至自动服务员 卡,然后单击管理

4

自动服务员 页面上,单击管理 > 查看分析

将显示分析页面。

5

单击自动服务员 标签页可查找自动服务员呼叫详细信息。

有关更多信息,请参阅适用于云协作产品组合的 Analytics

生成自动语音应答报告

您可以生成一个报告,其中列出所有连接到自动助理服务的入站呼叫。

1

登录到 Control Hub。

2

转至监控 > 报告

3

模板下,单击呼叫 并单击以下报告:

  • 自动语音应答统计信息摘要

  • 自动语音应答工作时间关键详细信息

  • 自动语音应答非工作时间关键详细信息

有关详细信息,请参阅云协作组合报告

访问自动助理启动套件

下载启动工具包 ,查看自动服务员可以做什么。访问问候样品和电子邮件模板以帮助您开始。