Tworzenie nowej automatycznej recepcjonistki

Przed rozpoczęciem

Możesz użyć istniejącego harmonogramu godzin pracy i świąt, aby skonfigurować godziny/dni, w których automatyczna recepcjonistka jest operacyjna i niedziałająca, lub utworzyć nowy harmonogram podczas tworzenia automatycznej recepcjonistki. Aby skonfigurować godziny pracy i harmonogramy świąt przed utworzeniem automatycznej recepcjonistki, zobacz Tworzenie i konfigurowanie harmonogramu w centrum Control Hub, aby uzyskać więcej informacji.

W przypadku klientów w regionie Azji i Pacyfiku pole Nazwa identyfikatora rozmówcy jest automatycznie wypełniane nazwą użytkownika. Nie można modyfikować pola Nazwa identyfikatora dzwoniącego.

1

Z widoku klienta w menu https://admin.webex.comPrzejdź do pozycji Usługii wybierz pozycję Funkcje > połączeń.

2

Kliknij opcję Automatyczna recepcjonistka > Utwórz automatyczną recepcjonistkę.

3

Na stronie Podstawy wprowadź następujące informacje, a następnie kliknij przycisk Dalej.

  • Lokalizacja

  • Nazwa automatycznego asystenta

  • Numer telefonu

  • Język

4

Na stronie Harmonogram godzin pracy przypisz istniejący harmonogram godzin pracy z listy rozwijanej Wybierz opcję lub utwórz nowy harmonogram. Kliknij przycisk Dalej.

5

Na stronie Harmonogram świąt przypisz istniejący harmonogram świąt z listy rozwijanej Wybierz opcję lub utwórz nowy harmonogram. Kliknij przycisk Dalej.

6

Na stronie Menu na kartach Godziny pracy i Po godzinach użyj listy rozwijanej, aby przypisać każdy numer klawiatury do ich funkcji. Kliknij przycisk Dalej.

Aby umożliwić dzwoniącym wybieranie numeru wewnętrznego bez monitu menu, zaznacz pole wyboru Włącz wybieranie numeru rozszerzenia bez konieczności używania elementu menu.

7

Na stronie Powitanie na kartach Godziny pracy i Po godzinach wybierz, czy chcesz użyć powitania domyślnego, przekazać nagranie audio, czy nagrać własne powitanie. Kliknij przycisk Dalej.

8

Na stronie Recenzja na każdej karcie przejrzyj nowe ustawienia automatycznej recepcjonistki, aby upewnić się, że wszystko jest poprawne. Możesz kliknąć przycisk Wstecz, aby wprowadzić zmiany, lub kliknąć przycisk Utwórz, aby zastosować ustawienia do nowej automatycznej recepcjonistki.

9

Kliknij przycisk Gotowe po zakończeniu.

Wyłączanie automatycznej recepcjonistki

Za pomocą tej procedury można wyłączyć wcześniej utworzoną automatyczną recepcjonistkę.

1

Z widoku klienta w menu https://admin.webex.comPrzejdź do pozycji Usługii wybierz pozycję Funkcje > połączeń.

2

Kliknij pozycję Automatyczna recepcjonistka, a następnie wybierz z listy automatyczną recepcjonistkę, którą chcesz wyłączyć.

3

Na panelu bocznym wyłącz opcję Włącz automatyczną recepcjonistkę, aby wyłączyć automatyczną recepcjonistkę.

4

Kliknij opcję Zapisz.

Edytowanie ustawień ogólnych automatycznej recepcjonistki

Możesz zmienić lokalizację i język automatycznej recepcjonistki.

1

Z widoku klienta w menu https://admin.webex.comPrzejdź do pozycji Usługii wybierz pozycję Funkcje > połączeń.

2

Kliknij pozycję Automatyczna recepcjonistka, a następnie wybierz z listy automatyczną recepcjonistkę do edycji.

3

W panelu bocznym obok pozycji Ustawienia ogólnekliknij pozycję Zarządzaj .

4

Wyświetl lub edytuj listę rozwijaną Język z poziomu języka.

5

Wyświetl lub edytuj strefę czasową z listy rozwijanej Strefa czasowa.

6

Wyświetl lub edytuj identyfikator dzwoniącego używany podczas przesyłania lub przekazywania połączeń z tej automatycznej recepcjonistki.

7

Kliknij opcję Zapisz.

Edytowanie numerów telefonów automatycznej recepcjonistki

Zmień numery telefonów automatycznej recepcjonistki i dodaj do 10 alternatywnych numerów.

1

Z widoku klienta w menu https://admin.webex.comPrzejdź do pozycji Usługii wybierz pozycję Funkcje > połączeń.

2

Kliknij pozycję Automatyczna recepcjonistka, a następnie wybierz z listy automatyczną recepcjonistkę do edycji.

3

W panelu bocznym obok pozycji Numery telefonów kliknij przypisane numery.

4

Edytuj podstawowy numer telefonu i/lub numerwewnętrzny.

5

Dodaj numery alternatywne za pomocą funkcji wyszukiwania.

6

Kliknij opcję Zapisz.

Konfigurowanie przekazywania połączeń dla automatycznych recepcjonistek

Wszystkie połączenia przychodzące można przekazywać dalej w zależności od zdefiniowanego zestawu kryteriów.

1

Z widoku klienta w menu https://admin.webex.comPrzejdź do pozycji Usługii wybierz pozycję Funkcje > połączeń.

2

Kliknij pozycję Automatyczna recepcjonistka, a następnie wybierz z listy automatyczną recepcjonistkę do edycji.

3

W panelu bocznym kliknij Przekazywanie połączeń.

4

Włącz funkcję Przekazywanie połączeń na .

5

Wybierz jedną z następujących opcji:

  • Zawsze przekazuj połączenia— zawsze przekazuj połączenia na wskazany numer.
  • Selektywne przekazywanie połączeń— przekazywanie połączeń na wyznaczony numer w zależności od kryteriów.

 

Jeśli wybierzesz opcję Selektywnie przekazuj połączenia, musisz mieć co najmniej jedną regułę przekazywania stosowaną do aktywnego przekazywania połączeń.

6

Przypisz numer, na który chcesz przekazywać połączenia. Jeśli wybrano opcję Zawsze przekazuj połączenia, kliknij przycisk Zapisz .


 

Po wybraniu opcji Zawsze przekazuj dalej lub Selektywnie przesyłajdalej zaznacz pole wyboru Wyślij do poczty głosowej, aby przekazywać wszystkie połączenia do wewnętrznej poczty głosowej. Pole wyboru Wyślij do poczty głosowej jest wyłączone po wprowadzeniu numeru zewnętrznego.

7

W przypadku wybrania opcji Selektywnie przekazuj połączenia, utwórz regułę, klikając przycisk Dodaj kiedy do przekazywania lubDodaj, gdy nie do przekazywaniadalej.

8

Utwórz nazwę reguły.

9

W polach Kiedy przekazywać dalej lub Kiedy nie przekazywać dalej wybierzz menu rozwijanego harmonogram biznesowy i harmonogram świąt.

10

W polu Przekaż do wybierz co najmniejjedną opcję z listy Domyślny numer telefonu lub dodaj inny numer telefonu.

11

W polu Połączenia z wybierz opcję Dowolny numer lub Wybrane numery z co najmniej jedną z następujących opcji:

  • Dowolna liczba— umożliwia przekazywanie wszystkich połączeń w określonej regule.

  • Dowolne numery prywatne— umożliwia przekazywanie połączeń z numerów prywatnych.

  • Wszelkie niedostępne numery— umożliwia przekazywanie połączeń z niedostępnych numerów.

  • Dodaj numery określone— umożliwia przekazywanie połączeń z maksymalnie 12 zdefiniowanych numerów.

12

W polu Połączenia z wybierz numer lubalternatywny numer z listy rozwijanej, aby połączenia były przekazywane po odebraniu połączenia na ten zdefiniowany numer w organizacji.

13

Kliknij opcję Zapisz.

Co dalej?

Po utworzeniu reguły można ją włączyć lub wyłączyć za pomocą przełącznika obok reguły w tabeli. Regułę można również zmienić lub usunąć w dowolnym momencie, klikając przycisk Edytuj lub .

Edytowanie opcji wybierania numeru dla automatycznych recepcjonistek

Ustaw opcje wybierania numeru tak, aby były specyficzne dla klienta lub lokalizacji/witryny.

1

Z widoku klienta w menu https://admin.webex.comPrzejdź do pozycji Usługii wybierz pozycję Funkcje > połączeń.

2

Kliknij pozycję Automatyczna recepcjonistka, a następnie wybierz z listy automatyczną recepcjonistkę do edycji.

3

W panelu bocznym kliknij Opcje wybierania numeru.

4

Wybierz jedną z następujących opcji:

  • Klient

  • Lokalizacja

5

Kliknij opcję Zapisz.

Edytowanie harmonogramów godzin pracy dla automatycznych recepcjonistek

Możesz przypisać utworzony wcześniej harmonogram godzin pracy lub utworzyć własny harmonogram godzin pracy dla automatycznej recepcjonistki.

1

Z widoku klienta w menu https://admin.webex.comPrzejdź do pozycji Usługii wybierz pozycję Funkcje > połączeń.

2

Kliknij pozycję Automatyczna recepcjonistka, a następnie wybierz z listy automatyczną recepcjonistkę do edycji.

3

W panelu bocznym w obszarze Automatyczna recepcjonistka w godzinach pracy kliknij pozycję Zaplanuj.

4

Wybierz jedną z następujących opcji:

  • Przypisz istniejący harmonogram— wybierz wcześniej utworzony harmonogram z menu rozwijanego.

  • Utwórz nowy harmonogram— utwórz nową nazwę harmonogramu i wybierz godziny pracy.

5

Kliknij opcję Zapisz.

Edytowanie opcji menu godzin pracy dla automatycznych recepcjonistek

Przypisz różne funkcje poszczególnym cyfrom na klawiaturze numerycznej. Te ustawienia spowodują przekierowywanie klientów we właściwe miejsce po wybraniu przez nich określonej cyfry na telefonie.

1

Z widoku klienta w menu https://admin.webex.comPrzejdź do pozycji Usługii wybierz pozycję Funkcje > połączeń.

2

Kliknij pozycję Automatyczna recepcjonistka, a następnie wybierz z listy automatyczną recepcjonistkę do edycji.

3

W panelu bocznym w obszarze Automatyczna recepcjonistka godzinpracy kliknij Menu.

4

Zaznacz pole wyboru Włącz wybieranie numeru rozszerzenia bez konieczności używania elementu menu, aby umożliwić dzwoniącym bezpośrednie wybieranie numeru wewnętrznego w dowolnym momencie.

5

Wybierz funkcję, którą chcesz przypisać do każdego numeru lub funkcyjnego na klawiaturze numerycznej.

6

Dla każdej przypisanej funkcji wprowadź dodatkowe informacje lub numery telefonów i rozszerzenia do przesyłania połączeń.

7

Kliknij opcję Zapisz.

Edytowanie powitania dla automatycznej recepcjonistki w godzinach pracy

Jest to wiadomość, którą Twoi klienci słyszą, gdy dzwonią w godzinach pracy. Powitania często zawierają krótką wiadomość powitalną i listę opcji menu.

1

Z widoku klienta w menu https://admin.webex.comPrzejdź do pozycji Usługii wybierz pozycję Funkcje > połączeń.

2

Kliknij pozycję Automatyczna recepcjonistka, a następnie wybierz z listy automatyczną recepcjonistkę do edycji.

3

W panelu bocznym w obszarze Automatyczna recepcjonistka w godzinachpracy kliknij pozycję Powitanie.

4

Wybierz jedną z następujących opcji:

  • Powitaniedomyślne — odtwarza domyślne powitanie dla połączeń przychodzących.

  • Powitanie niestandardowe— prześlij plik audio lub nagraj powitanie za pomocą funkcji nagrywania.


 

Plik audio (WAV) musi spełniać następujące wymagania:

  • próbkowanie 8 lub 16 kHz

  • mono 8- lub 16-bitowe

  • µ-law, A-law lub PCM

  • Maksymalny rozmiar pliku 2 MB (lub około 4 minut odtwarzania)


 

Więcej informacji na temat nagrywania z telefonu i przykładowych skryptów powitalnych można znaleźć, klikając pozycję Instrukcje nagrywania w telefonie i Pozycję Pokaż przykładowy skrypt.

5

Kliknij opcję Zapisz.

Edytuj opcje menu po godzinach dla automatycznych recepcjonistek

Przypisz różne funkcje poszczególnym cyfrom na klawiaturze numerycznej, aby przekierowywać klientów we właściwe miejsce po wybraniu przez nich określonej cyfry na telefonie. Menu ustawione dla po godzinach pracy ma również zastosowanie do harmonogramu świąt.

1

Z widoku klienta w menu https://admin.webex.comPrzejdź do pozycji Usługii wybierz pozycję Funkcje > połączeń.

2

Kliknij pozycję Automatyczna recepcjonistka, a następnie wybierz z listy automatyczną recepcjonistkę do edycji.

3

W panelu bocznym w obszarze Automatyczna recepcjonistka po godzinach kliknij Menu .

4

Zaznacz pole wyboru Włącz wybieranie numeru rozszerzenia bez konieczności używania elementu menu, aby umożliwić dzwoniącym bezpośrednie wybieranie numeru wewnętrznego w dowolnym momencie.

5

Wybierz funkcję, którą chcesz przypisać do każdego numeru lub funkcyjnego na klawiaturze numerycznej.

6

Dla każdej przypisanej funkcji wprowadź dodatkowe informacje lub numery telefonów i rozszerzenia do przesyłania połączeń.

7

Kliknij opcję Zapisz.

Edytowanie powitania dla automatycznej recepcjonistki po godzinach

Jest to wiadomość, którą Twoi klienci słyszą, gdy dzwonią po godzinach pracy. Powitania często zawierają krótką wiadomość powitalną i listę opcji menu. Menu ustawione dla po godzinach pracy ma również zastosowanie do harmonogramu świąt.

1

Z widoku klienta w menu https://admin.webex.comPrzejdź do pozycji Usługii wybierz pozycję Funkcje > połączeń.

2

Kliknij pozycję Automatyczna recepcjonistka, a następnie wybierz z listy automatyczną recepcjonistkę do edycji.

3

W panelu bocznym w obszarze Automatyczna recepcjonistka pogodzinach kliknij pozycję Powitanie.

4

Wybierz jedną z następujących opcji:

  • Powitaniedomyślne — odtwarza domyślne powitanie dla połączeń przychodzących.

  • Powitanie niestandardowe— prześlij plik audio lub nagraj powitanie za pomocą funkcji nagrywania.


 

Plik audio (WAV) musi spełniać następujące wymagania:

  • próbkowanie 8 lub 16 kHz

  • mono 8- lub 16-bitowe

  • µ-law, A-law lub PCM

  • Maksymalny rozmiar pliku 2 MB (lub około 4 minut odtwarzania)


 

Więcej informacji na temat nagrywania z telefonu i przykładowych skryptów powitalnych można znaleźć, klikając pozycję Instrukcje nagrywania w telefonie i Pozycję Pokaż przykładowy skrypt.

5

Kliknij opcję Zapisz.

Edytowanie harmonogramów świąt dla automatycznych recepcjonistek

Ustaw dni, w których działa twoja automatyczna recepcjonistka świąteczna. Możesz przypisać utworzony wcześniej harmonogram świąt lub utworzyć własny harmonogram świąt dla automatycznej recepcjonistki.

1

Z widoku klienta w menu https://admin.webex.comPrzejdź do pozycji Usługii wybierz pozycję Funkcje > połączeń.

2

Kliknij pozycję Automatyczna recepcjonistka, a następnie wybierz z listy automatyczną recepcjonistkę do edycji.

3

W panelu bocznym w obszarze Automatyczna recepcjonistka święta kliknij Zaplanuj .

4

Wybierz jedną z następujących opcji:

  • Przypisz istniejący harmonogram— wybierz wcześniej utworzony harmonogram z listy rozwijanej.

  • Utwórz nowy harmonogram— utwórz nową nazwę harmonogramu i wybierz dni wolne dla swojej organizacji.

5

Kliknij opcję Zapisz.

Generowanie raportów automatycznej recepcjonistki

Można wygenerować raport zawierający listę wszystkich połączeń przychodzących, które dotarły do usługi automatycznej recepcjonistki.

1

Z widoku klienta w menu https://admin.webex.comPrzejdź do pozycji Usługii wybierz pozycję Funkcje > połączeń.

2

Kliknij opcję Automatyczna recepcjonistka > Wyświetl raporty.

Nastąpi przejście do portalu administracyjnego Połączenia, w którym można wygenerować raport automatycznej recepcjonistki. Aby uzyskać więcej informacji, kliknij tutaj.