Over aankomende wijzigingen voor het bewaren van gegevens

Webex gaat de optie verwijderen om berichtgegevens voor onbepaalde tijd te bewaren. Momenteel hebben we geen standaardbewaarperiode. Dit betekent dat als u geen bewaarbeleid hebt ingesteld, uw door gebruikers gegenereerde inhoud voor onbepaalde tijd in Webex wordt bewaard.

Deze bewaarplicht geldt zowel voor nieuwe als voor historische gegevens. Als het bewaarbeleid bijvoorbeeld is ingesteld op 360 dagen en van kracht wordt vanaf 31 januari 2023, wordt een vergaderingsopname die op of vóór 5 februari 2022 is gegenereerd, verwijderd. Als de bewaarperiode is ingesteld op 360 dagen, wordt een vergaderingsopname die is gegenereerd op 1 oktober 2022, vóór 26 september 2023 verwijderd.

Door een standaardbewaarperiode te introduceren, helpen we u de levenscyclus van uw door gebruikers gegenereerde inhoud te beheren, uw gegevensvoetafdruk te verkleinen en te garanderen dat u kunt voldoen aan de nalevings- en regelgevingsnormen.

Deze wijziging is van toepassing op door gebruikers gegenereerde inhoud voor alle Webex-bedrijfsklanten.

Deze wijziging is niet van invloed op u als u al een bewaarbeleid hebt gedefinieerd. Uw bewaarperiode blijft hetzelfde.

Wijzigingen in de bewaarperiode en datums

Tabel 1. Wijzigingen in het Webex-bewaarbeleid voor gegevens voor klanten van het Pro-pakket

Gegevenstype

Pro-pakket?

Huidige standaardbewaarperiode

Nieuwe standaardbewaarperiode

Wijzigingsdatum

Webex-ruimte: berichten, bestanden, whiteboards

Zonder Pro-pakket

Onbepaald

360 dagen

8 dit maart 2023

Met Pro-pakket

Onbepaald

1095 dagen

31 st maart 2023

Webex Meetings: opnamen, transcripties, opgeslagen chats tijdens de vergadering

Zonder Pro-pakket

Onbepaald

360 dagen

8 dit maart 2023

Met Pro-pakket

Onbepaald

1095 dagen

31 st maart 2023


 

Het bewaarbeleid voor chats tijdens de vergadering is alleen van toepassing op opgeslagen chats tijdens de vergadering. U kunt chats tijdens de vergadering alleen opslaan als u zich op het Webex Suite-vergaderplatform bevindt.

Het bewaarbeleid heeft geen betrekking op chats die plaatsvinden in deelsessies. U kunt de Webex API gebruiken om offline kopieën van uw chats te maken.

Nieuwe wijzigingen in gebruikersinterface


 
We introduceren geleidelijk de nieuwe gebruikersinterface-wijzigingen. Dit betekent dat sommige organisaties mogelijk nog steeds de oude gebruikersinterface zien en andere mogelijk de nieuwe gebruikersinterface in Control Hub.
1

Meld u aan bij uw organisatie in Control Hub op https://admin.webex.com, ga naar Organisatie-instellingen en blader naar Retentie.

2

Definieer een Bewaarbeleid voor Webex-ruimten door op Wijzigen te klikken en vervolgens:

  1. Kies de Standaard of een Aangepaste bewaarperiode voor 1-1 Chat.

  2. Kies de Standaard of een Aangepaste bewaarperiode voor Groepchat.

  3. Klik op Opslaan.

De minimumwaarden zijn 1 dag, 1 maand of 1 jaar. De maximale waarden zijn 3600 dagen, 120 maanden of 10 jaar. De waarden bepalen hoelang Webex door gebruikers gegenereerde berichten, bestanden en whiteboards bewaart. U kunt verschillende of dezelfde waarden instellen voor respectievelijk 1-1 en groepschats.

3

Definieer een Webex Meetings-bewaarbeleid door te klikken op Instellingen en vervolgens:

Onder Bewaarbeleid:

  1. Kies de Standaard of een Aangepaste bewaarperiode voor vergaderingsgegevens.

De minimale waarde is 7 dagen en de maximale waarde is 3600 dagen. De waarde bepaalt hoelang Webex opnamen, transcripties en markeringen van uw vergaderingen bijhoudt.

Onder Verwijderde opname:

  1. Kies Opgeschoond binnen 30 dagen of Volg het bewaarbeleid zoals hierboven beschreven.

  2. Klik op Opslaan.

Wat u moet doen om u voor te bereiden op deze wijziging

Als u niets doet, stellen we uw standaardbewaarperiode op de bovengenoemde datum in op de nieuwe standaardinstelling.

Als u geen door gebruikers gegenereerde gegevens wilt bewaren of het u niet uitmaakt hoe we met deze gegevens omgaan, hoeft u niets te doen. We bewaren de gegevens niet meer voor onbepaalde tijd. Na de nieuwe standaardbewaarperiode worden deze verwijderd.

Als u uw door gebruikers gegenereerde Webex-inhoud wilt beheren, zijn dit uw opties:

  • De bewaarperiode van uw organisatie wijzigen via Control Hub:

    Tabel 2. Bewaarperiodekeuzes
    GegevenstypeHebt u een Pro-pakket?MinimumMaximumStandaard

    Webex-ruimte: berichten, bestanden, whiteboards

    Nee1 dag360 dagen360 dagen
    Ja1 dag3600 dagen1095 dagen

    Webex Meetings: opnamen, transcripties, chats tijdens de vergadering

    Nee7 dagen360 dagen360 dagen
    Ja7 dagen3600 dagen1095 dagen
  • Overweeg te upgraden naar het Pro-pakket als u gegevens langer wilt bewaren dan de nieuwe limieten.
  • Overweeg eDiscovery te gebruiken om gegevens te beheren voor naleving.
  • Overweeg te integreren met uw gegevensarchiveringstools als u door gebruikers gegenereerde Webex-inhoud in een offlinekopie wilt bewaren.
  • Abonneer u op ons artikel over gegevensbehoud om te worden geïnformeerd over wanneer deze wijziging plaatsvindt.
  • Neem indien nodig contact op met uw Cisco-accountvertegenwoordiger.