Med funktionen Cisco IP Manager Assistant (Cisco IPMA) kan chefer och deras assistenter samarbeta mer effektivt. Cisco IPMA stöder två driftsätt: proxylinjestöd och stöd för delad linje. Båda lägena stöder flera samtal per linje för chefen.

I delad linje-läget delar chefen och assistenten ett katalognummer. Assistanten hanterar samtal till chefen på det delade katalognumret. När en chef får ett samtal ringer både chefens och assistentens telefon.

I proxylinjeläget tilldelas assistenten ett alternativt katalognummer för chefens räkning. Assistenten måste logga in på assistenttjänsten på sin telefon för att aktivera den här funktionen. Proxylinjeläget stöder fler funktioner än delad linje-läge, inklusive samtalsroutning, avlyssning.

Identifiera ditt IPMA serviceläge

Chefstelefon

Statusfönstret på en chefstelefon i delad linje-läge visar bara en klockikon för DND-indikatorn. Telefonen i proxylinjeläge har fler indikatorer.

the status window for IPMA shared-line mode
Statusfönstret i delad linje-läge
the status window for IPMA proxy-line mode
Statusfönstret i proxylinjeläge

Assistenttelefon

Du kan också identifiera det IPMA serviceläget i Assistant Console. Följ stegen i Identifiera läget på Assistant Console.

(Assistent) Proxylinjeläge

Som assistent kan du hantera samtal antingen på telefonen eller i Assistant Console.

Om du använder Cisco IPMA i proxylinjeläge loggar du in på Assistant-tjänsten på telefonen för att hantera samtal åt chefen.

Logga in i Assistant-tjänsten

Om det är första gången du använder telefonen måste du logga in på Assistant-tjänsten för att få åtkomst till Cisco IPMA-funktionerna.

Innan du börjar

Administratören har konfigurerat Cisco IPMA-tjänsten på telefonen.

1

Beroende på din telefonmodell kan du använda tjänsten Assistant på något av följande sätt:

För 9841-, 9851- och 9861-telefoner Navigera till Inställningar the Settings hard key > Nätverk och tjänster > Anpassade tjänster > Assistant-tjänsten.

Ikon för 9871 och 8875 för vanliga ämnen Gör något av följande:

  • Tryck på den programstyrda knappen för assistenttjänsten på telefonens startsida. Namnet på knappen kan variera beroende på konfigurationen.
  • Navigera till Inställningar the Settings hard key > Anpassade tjänster > Assistenttjänst. Namnet på tjänsten kan variera beroende på konfigurationen.

2

Ange ditt användar-ID och PIN och välj sedan Skicka.

När du har loggat in visas listan över chefer som du stöder på sidan Chefstatus och statusfönstret visas på telefonens startsida.

Kontrollera chefernas status

På sidan Chefstatus kan du visa en lista över chefer som du stöder tillsammans med statusen för deras anknytningslinjer som du anger. I följande tabell finns det indikatorer för linjestatus.

Tabell 1. Chefens linjestatus
IndikatorStatus
the icon for an idle lineInaktiv
the icon for off-hook lineAv kroken
the icon for dialingUppringning
the icon for active callsI ett samtal eller ett samtal ringer.
the icon for held callsParkera
the icon for an unknown line statusOkänt
1

Tryck på Inställningar på telefonen the Settings hard key.

2

Om du uppmanas till det anger du lösenordet för att komma åt menyn Inställningar . Du kan få lösenordet från din administratör.

3

Navigera till Nätverk och tjänster > Anpassade tjänster > Assistant-tjänst.

Namnet på tjänsten kan variera beroende på konfigurationen.
4

Visa status för din chefs linje.

Hantera samtal åt dina chefer

Med de IPMA programstyrda knapparna på sidan Chefstatus kan du enkelt skicka chefernas samtal via proxy.

När ett inkommande samtal till din chef aviseras visas en uppmaning på sidan Chefstatus med de programstyrda knapparna.

Om du har samtal på telefonen när ett samtal till din chef aviseras kan du också gå till sidan Chefstatus och använda programstyrda knappar i listan Alla samtal för att besvara, vidarekoppla eller överföra samtal åt din chef.

Tabell 2. Programstyrda knappar som finns på assistentens telefon
Programstyrd knappBeskrivning
MarkeraTar dig till chefsinställningarna för den valda chefen.

Mer information om chefsinställningar finns i Konfigurera chefsinställningar.

Svara

Besvarar ett inkommande samtal för den aktuella chefen.

AvslutaAvslutar sidan Chefstatus och tar dig till menyn Anpassade tjänster.
Omdirigera

Vidarekopplar omedelbart ett ringande, anslutet eller väntande samtal till den aktuella chefen (som standard) eller till ett annat förinställt nummer.

Om du vill ange ett katalognummer för vidarekopplingsmålet trycker du på AsstSett, sedan på Ange vidarekopplingsmål och anger numret.

TransfVM

Skickar ett ringande, anslutet eller väntande samtal till chefens röstbrevlåda.

IntercomGör att du kan tala med en chef på en snabbtelefonlinje.
GoOffLine

Tar dig offline.

När du är offline och det finns en annan assistent konfigurerad för chefen, blir den assistenten aktiv assistent för chefen.

Om inga andra assistenter finns tillgängliga filtreras eller vidarekopplas inte samtal till chefen, utan chefens telefon ringer.

När den primära assistenten går offline eller loggar ut visas chefens telefon- och samtalsstatus på telefonen för nästa tillgängliga assistent, som blir primär assistent.

AsstSettTar dig till Assistent-inställningarna, där du kan konfigurera olika inställningar. Mer information om inställningarna finns i Konfigurera assistentinställningar.
1

Öppna Inställningar på telefonen the Settings hard key.

2

Om du uppmanas till det anger du lösenordet för att komma åt menyn Inställningar . Du kan få lösenordet från din administratör.

3

Navigera till Nätverk och tjänster > Anpassade tjänster > Assistenttjänst.

Namnet på tjänsten kan variera beroende på konfigurationen.
4

sidan Chefstatus utför du önskade åtgärder baserat på din telefonmodell:

För 9841-, 9851- och 9861-telefoner Välj chefens linje och tryck på önskad programknapp som finns på telefonen. Om du vill visa fler programstyrda knappar trycker du på den programstyrda knappen Mer (....).

Ikon för 9871 och 8875 för vanliga ämnen Tryck på Mer The More button on the "New call" screen after tapping a line on Desk Phone 9871 i chefens linje och välj önskat alternativ.

Konfigurera chefsinställningar

På telefonen kan du konfigurera IPMA inställningar för din chef. Statusändringarna för Filter, Stör ej och Vidarekoppla samtal synkroniseras med statusfönstret på chefens telefon.

Se följande tabell för tillgängliga inställningar:

Tabell 3. Chefsinställningar på telefonen
FältBeskrivning
Filter

Växlar filtret och av. När värdet är gäller de filterregler som konfigurerats i filterläget.

Använd Assistant Console när du vill konfigurera filter för en chef. Mer information finns i Assistant Console.

Filterläge

Växlar mellan exklusivt och inkluderande.

  • Exklusivt – Samtal som matchar telefonnumren i filterlistan skickas till assistenten, övriga samtal skickas till chefen.

  • Inkluderande – Samtal som matchar telefonnumren i filterlistan skickas till chefen, övriga samtal skickas till assistenten.

I Assistant Console kan du bara använda jokertecknen X för en siffra och * för en siffersträng endast i början eller slutet av ett tal.

Stör ejSlår på eller av ringsignalen på chefens telefon.
Vidarekoppla samtalVäxlar mellan och Av. När inställningen är omdirigeras alla samtal till chefen automatiskt till assistenten eller till det katalognummer som angetts i Ställ in vidarekopplingsmål.
Ange vidarekopplingsmål

Det nummer som samtal vidarekopplas till, om fältet Vidarekoppla samtal är inställt på På.

Som standard vidarekopplas samtal till motsvarande assistents telefon om inte ett annat katalognummer har konfigurerats här.

VarningstonVäxlar varningston och av. När inställningen är utlöser samtal till chefen en ljudvarning på chefens telefon.
1

Öppna Inställningar på telefonen the Settings hard key.

2

Om du uppmanas till det anger du lösenordet för att komma åt menyn Inställningar . Du kan få lösenordet från din administratör.

3

Navigera till Nätverk och tjänster > Anpassade tjänster > Assistant-tjänst.

Namnet på tjänsten kan variera beroende på konfigurationen.
4

sidan Chefstatus utför du åtgärden baserat på din telefonmodell:

För 9841-, 9851- och 9861-telefoner

  1. Använd upp- och nedknapparna i navigeringsklustret för att markera önskad chefslinje och trycka på den programstyrda knappen Välj .
  2. Använd upp- och nedknapparna för att markera önskad inställning och tryck på den programstyrda knappen Välj för att ändra inställningen.

Ikon för 9871 och 8875 för vanliga ämnen

  1. På chefens linje trycker du på Mer The More button on the "New call" screen after tapping a line on Desk Phone 9871 > Välj.
  2. Tryck på önskad inställning för att ändra den.

Konfigurera assistentinställningar

Använd sidan Assistant-inställningar för att konfigurera visnings-, sorterings- och vidarekopplingsmål för statusuppdateringar. På den här sidan finns också sammansättningar av användbara programstyrda knappar.

Tabell 4. Fält för assistentinställningar
FältBeskrivning
CallPlaneSkriv över

Växlar mellan aktiverad och inaktiverad.

När inställningen är Aktiverad kan du visa chefens statusuppdateringar i realtid även när du sitter i ett samtal. Det är bra att veta om chefens linje är upptagen eller ledig innan du vidarekopplar ett samtal.

Smartsortering

Växlar mellan aktiverad och inaktiverad.

När värdet är Aktiverat sorteras sidan Chefstatus efter nya samtalshändelser. Statussidan förblir statisk när det här fältet är inställt på Inaktiverad.

Ange vidarekopplingsmål

När fältet Vidarekoppla alla har värdet för en chef vidarekopplas inkommande samtal till chefen till det förinställda vidarekopplingsmålet. Vidarekopplingsmålet kan vara antingen den valda chefen (som standard) eller ett annat katalognummer.

Ange katalognumret om du vill ändra standardmålet.

Tabell 5. Programstyrda knappar för assistentinställningar
FältBeskrivning
Markera

Ändrar växlingsinställningarna eller öppnar en inställning.

StpUpdt/StrUpdt

Sidan Chefstatus uppdateras som standard när en chefs status ändras eller när en chef ringer nytt.

StpUpdt inaktiverar automatisk uppdatering och StrUpdt aktiverar det.

Om du har en lång lista över ansvariga som stöds rekommenderar vi att du inaktiverar automatisk uppdatering för att förhindra att du förlorar din plats medan du rullar eller missar viktiga statusuppdateringar.

Avsluta

Avslutar skärmen Assistant-inställningar och återgår till sidan Chefstatus.

Utloggning

Loggar ut dig från tjänsten IPMA. Om ingen annan sekreterare är tillgänglig för din chef efter att du loggat ut visas Assistentbevakning - Av istatusfönstret på chefens telefon.

Information om hur du loggar in finns i Logga in i tjänsten Assistant.

1

Öppna Inställningar på telefonen the Settings hard key.

2

Om du uppmanas till det anger du lösenordet för att komma åt menyn Inställningar . Du kan få lösenordet från din administratör.

3

Navigera till Nätverk och tjänster > Anpassade tjänster > Assistant-tjänst.

Namnet på tjänsten kan variera beroende på konfigurationen.
4

sidan Chefstatus utför du åtgärden baserat på din telefonmodell:

För 9841-, 9851- och 9861-telefoner

  1. Tryck på den programstyrda knappen Mer (...) tills du ser AsstSett. Tryck sedan på AsstSett för att öppna inställningsmenyn.
  2. Använd upp- och nedknappen på navigeringsklustret för att markera önskad inställning och tryck på Välj för att göra en ändring.

Ikon för 9871 och 8875 för vanliga ämnen

  1. På valfri chefs linje trycker du på Mer The More button on the "New call" screen after tapping a line on Desk Phone 9871 > AsstSett.
  2. Tryck på Välj i önskad inställning för att ändra den.

5

Välj Avsluta när du är klar med ändringarna.

(Chef) Proxylinjeläge

Som chef loggas du automatiskt in i funktionen Chefsassistenten, såvida du inte har konfigurerats att använda Cisco Extension Mobility.

Använda statusfönstret

I statusfönstret på telefonens startskärm visas status för assistentövervakning, samtal, DND och samtalsfilter.

Det finns två områden i statusfönstret:

  • Assistentbevakningsområde – Den övre delen av statusfönstret som visar assistentens status och samtalsstatus.

  • Området Assistent och funktioner – Den största delen av statusfönstret med ikoner som anger närvaron av en aktiv assistent och på/av-status för dina funktioner.
  • Statusfönstret visas inte när du använder telefonen för att ringa eller ta emot samtal.

  • Statusfönstrets visningsposition varierar beroende på telefonmodell:

    9841: Stöds inte

    9851/9861: I det nedre högra avsnittet på hemskärmen

    9871/8875: I det övre vänstra avsnittet på hemskärmen. Du kan dra den till valfri plats på hemskärmen.

Tabell 6. Meddelanden från Assistant Watch
MeddelandeBeskrivning

Assistentklocka - på/av

Visar status för Assistant Watch för linjen.

Om Assistentbevakning är visas samtalsstatusen på assistentens proxylinje när det kommer en avisering eller ett anslutet samtal. Om den är Av visas inte samtalsstatusen i statusfönstret.

Du kan ändra statusen med hjälp av den programstyrda knappen Ställ in bevakning på telefonen.

Ring från <nummerpresentation>Ett inkommande samtal omdirigerades till din assistent och ringer för närvarande på assistentens telefon. Du kan fånga upp samtalet.
<Nummerpresentation> och <en timer>Assistenten besvarade det inkommande samtalet. Timern börjar när assistenten besvarar samtalet. Du kan avbryta samtalet om det behövs.
Filtrera nerSamtalsfiltreringsfunktionen är inte tillgänglig.
Tabell 7. Funktionsstatusikoner
SymbolBeskrivning

Ikonen för IPMA Samtalsfilter på

Assistent tillgänglig

Visar assistentens tillgänglighet.

Statusen ändras när assistenten är online och offline.

Ikonen för IPMA Assistant Watch Off

Assistenten är inte tillgänglig

Ikonen för IPMA Samtalsfilter på

Filtrera på

Visar status för samtalsfiltret som har konfigurerats.

När filtret är aktiverat skickas samtal som matchar telefonnumren i filterlistan till assistenten (exklusivt läge) eller till chefen (inkluderande läge), beroende på vilket filterläge som angetts.

Ikonen för IPMA Samtalsfilter av

Filtrera av

Ikonen för IPMA DND av

DND-lampan är släckt

Visar status för Stör ej (DND).

När DND är aktiverat är alla samtalsaviseringar tysta, förutom snabbtelefonsamtal.

Ikonen för IPMA DND på

DND-lampan lyser

Ikonen för IPMA Vidarekoppla alla är på

Vidarekoppla alla aktiverat

Visar status för vidarekoppling av samtal.

När inställningen är aktiverad skickas alla samtal till chefen eller till det angivna vidarekopplingsmålet.

the icon for IPMA Divert All is Off

Vidarekoppla alla inaktiverade

Hantera samtal

Cisco IPMA erbjuder en rad programstyrda knappar så att du enkelt kan hantera samtal och samarbeta med din assistent. Programstyrda knappar är tillgängliga på hemskärmen och skärmen Alla samtal.

Tabell 8. IPMA programstyrda knappar
Programstyrd knappBeskrivning
Svara Besvarar ett inkommande samtal.
Omdirigera Omdirigerar ett samtal till din assistent.
Ta över Fångar upp ett samtal när det ringer eller är anslutet på assistenttelefonen.
TrnsfVM Överför ett samtal till röstbrevlådan.
Visa info. Aktiverar eller inaktiverar funktionen Assistentövervakning.

Om Assistentbevakning är aktiverat visar statusfönstret samtalsstatus när det finns en avisering eller ett anslutet samtal på assistentens proxylinje. Om den är avstängd visas inte samtalsstatusen i statusfönstret.

Följ dessa steg baserat på ditt användningsscenario och telefonmodell:

  • Om du vill besvara eller avvisa ett aviseringssamtal väljer du Svara eller Avvisa därefter.

  • För att omdirigera, fånga upp eller överföra ett samtal,

    För 9841-, 9851- och 9861-telefoner Tryck på den programstyrda knappen Mer (....) och tryck sedan på önskad programstyrd knapp.

    Ikon för 9871 och 8875 för vanliga ämnen Tryck på Mer The More button on the "New call" screen after tapping a line on Desk Phone 9871 och tryck sedan på önskat alternativ.

Konfigurera dina Cisco IPMA-inställningar

På tjänstsidan för assistenten på telefonen kan du välja assistent, ändra filterinställningar och ange mål för vidarekoppling av samtal.

Tabell 9. Chefens inställningar
ArkiveratBeskrivning
Filter

Växlar filtret och av. När värdet är gäller de filterregler som konfigurerats i filterläget.

Assistenten kan konfigurera filterlistan i Assistant Console.

Filterläge

Växlar mellan exklusivt och inkluderande.

  • Exklusivt – Samtal som matchar telefonnumren i filterlistan skickas till assistenten, övriga samtal skickas till chefen.

  • Inkluderande – Samtal som matchar telefonnumren i filterlistan skickas till chefen, övriga samtal skickas till assistenten.

Assistent

Visar din nuvarande assistent och låter dig välja din assistent om du har flera assistenter.

Om du har flera tillgängliga assistenter kan du välja en av dem i listan och fungera som aktiv assistent. Om du bara har en assistent visas bara assistentens namn i det här fältet.

Varningston

Växlar varningston och av. När inställningen är utlöser inkommande samtal en ljudvarning på telefonen.

1

Beroende på din telefonmodell kan du använda tjänsten Assistant på något av följande sätt:

För 9841-, 9851- och 9861-telefoner Navigera till Inställningar the Settings hard key > Nätverk och tjänster > Anpassade tjänster > Assistant-tjänsten.

Ikon för 9871 och 8875 för vanliga ämnen Leta reda på och tryck på assistenttjänstens programstyrda knapp på startskärmen.

Namnet på tjänsten kan variera beroende på konfigurationen.

2

Ändra filterinställningarna eller uppdatera vidarekopplingsmålet på sidan Assistant-tjänsten .

För 9841-, 9851- och 9861-telefoner Använd upp- och nedknapparna i navigeringsklustret för att markera menyalternativet och tryck sedan på den programstyrda knappen Välj för att ändra inställningen.

Ikon för 9871 och 8875 för vanliga ämnen Tryck på Välj på ett menyalternativ.

(Assistent) Delat linje-läge

Du måste logga in i Assistant-tjänsten för att få åtkomst till funktionerna. Samtal till din chef ringer automatiskt på din telefon. På telefonen kan du hantera samtal åt din chef på följande sätt:

  • Besvara samtal
  • Vidarekoppla samtal till din chef eller ett annat förinställt nummer
  • Överföra samtal till chefens röstmeddelandesystem

Visa chefens status

Du kan identifiera chefens status med hjälp av DND-statusen i statusfönstret.

  • Ikonen för IPMA DND av Manager har stängt av DND.

  • Ikonen för IPMA DND på Manager har aktiverat DND.

IPMA programstyrda knappar

Använd programstyrda knappar på telefonen när du vill hantera samtal åt din chef.

  • Omdirigera: Omdirigerar ett samtal till chefen eller till ett annat förinställt nummer.

  • TransVM: Skickar ett ringande eller anslutet samtal till chefens röstbrevlåda.

  • Intercom: Initierar eller svarar på snabbtelefonsamtal. Den här funktionsknappen är endast tillgänglig när den har konfigurerats.

Assistant Console

Med programmet Assistant Console kan assistenter hantera samtal till chefer effektivare. Med Assistant Console kan du:

  • Ringa, besvara, vidarekoppla, överföra, avsluta eller parkera ett samtal
  • Lägga till konferensdeltagare i ett samtal
  • Utföra kortnummer
  • Göra katalogsökningar
  • Öppna en snabbtelefonlinje till chefen
  • Övervaka chefens samtalsaktivitet
  • Ändra chefsfunktioner och inställningar
  • Anpassa dina samtalshanteringsverktyg
  • Knappa in nummer på en virtuell knappsats som svar på interaktiva röstsystem

Information om hur du använder Assistant Console finns i följande avsnitt i Cisco Unified Communications Manager Assistant användarhandboken för Cisco Unified Communications Manager:

(Chef) Delat linje-läge

I delad linje-läget har du och din assistent samma katalognummer och din sekreterare använder det delade numret för att hantera samtal åt dig.

Du kan använda de IPMA programstyrda knapparna på telefonen för att vidarekoppla, överföra och vanligtvis hantera aktiva samtal:

  • Omdirigera: Omdirigerar ett samtal till assistenten eller till ett annat telefonnummer som har angetts som vidarekopplingsmål. Du eller din assistent kan ändra målet i fönstret Chefkonfiguration.

  • TransVM: Skickar ett samtal direkt från din telefon till din röstbrevlåda.

  • Intercom: Initierar eller svarar på snabbtelefonsamtal. Den här funktionsknappen är endast tillgänglig när den har konfigurerats.

Stäng av ringsignalen på telefonen

Funktionen Stör ej (DND) inaktiverar ringsignalen för alla linjer på telefonen, förutom snabbtelefonsamtal. Din DND-status är synlig för din assistent så att de kan hantera dina samtal baserat på din tillgänglighet.

Stäng av ringsignalen på telefonen genom att

För 9841-, 9851- och 9861-telefoner Tryck på den programstyrda knappen DND för att slå på eller av Stör ej.

Ikon för 9871 och 8875 för vanliga ämnen Tryck på den mjuka DND-knappen på din telefon för att slå på eller av Stör Stör.

Konfigurera Cisco IPMA

Funktionen Unified Communications Manager Assistant är ett plugin-program som en assistent kan använda för att hantera samtal åt en chef, fånga upp chefssamtal och dirigera dem på rätt sätt.

Manager Assistant stöder upp till 3500 chefer och 3500 assistenter. För att hantera det här antalet användare kan du konfigurera upp till tre Manager Assistant-program i ett Unified Communications Manager-kluster och tilldela chefer och assistenter till varje instans av programmet.

Manager Assistant stöder stöd för delade linjer och proxylinjer.

Information om administrationskonfigurationen för IPMA finns i Manager Assistant i Feature Configuration Guide för Cisco Unified Communications Manager