À propos des licences des fonctionnalités de messagerie et d’appel

Nous autoriseons tous les clients à utiliser les fonctionnalités de messagerie et d’appel de base dans Webex, sans frais.Dans une seule application, les utilisateurs obtiennent une expérience homogène grâce à un accès rapide à tout ce qui est essentiel (documents, discussions, messageries vocales, invitations à des réunions, enregistrements, et plus encore).L’application assure la continuité des conversations sans avoir à changer d’application, augmentant ainsi la productivité.

Bien que nous recommandons à nos clients d’utiliser l’application Webex complète, nous comprenons que vous devez désactiver certaines fonctionnalités pour déployer Webex lentement dans toute l’organisation, si vous utilisez une application différente pour ces fonctions ou pour des raisons de conformité.

En tant qu’administrateur avec accès à la Gestion des utilisateurs, vous pouvez désactiver les fonctionnalités suivantes en supprimant les licences :

  • Messagerie de base (désactive également l’espace de réunions de base)

  • Appel de base

  • Messagerie de base et Appel de base (désactive également Basic Space Meetings)

Vous pouvez supprimer ces licences en utilisant l’une des méthodes disponibles pour attribuer ou modifier des licences dans Control Hub, ou en utilisant les API.

Avant d’effectuer de larges changements aux licences de votre organisation Webex, nous vous recommandons d’effectuer les étapes de préparation suivantes.

1

Consultez vos administrateurs pour déterminer les licences que vous voulez attribuer à chaque Profil d'utilisateur dans Control Hub.Envisagez une session de planning des licences pour profiler vos utilisateurs et accorder des licences en conséquence.

2

Validez l’attribution des licences avec une taille réduite d’utilisateurs avant d’appliquer des changements à plus grande échelle.

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Configurer un canal de commentaires dans votre organisation pour que vous soyez en mesure de collecter des commentaires.

Si vous n’utilisez pas l’attribution automatique des licences, mais que vous souhaitez désactiver la messagerie de base ou l’appel, nous vous recommandons d’utiliser les attributions automatiques de licences.Vous pouvez avoir un modèle pour toute votre organisation, ou pour chaque groupe que vous synchronisez à partir Active Directory.

Utilisez cette procédure pour configurer l’attribution automatique pour désactiver les licences de base pour les utilisateurs au moment de leur participation.Sinon, les nouveaux utilisateurs auront la licence de messagerie de base et la licence d’appel de base (car elles sont sur par défaut) et vous devez désactiver les licences que vous ne souhaitez pas pour chaque utilisateur au cours de leur participation.

Si vous prévoyez de synchroniser les utilisateurs à partir d’un répertoire externe tel que Active Directory ou Okta, configurer le modèle avant de le synchroniser.Si vous synchronisez déjà les utilisateurs avec un répertoire, vous devez suivre ces étapes et celles dans Supprimer la messagerie de base ou l’appel des utilisateurs existants.

1

Connectez-vous à votre organisation à https://admin.webex.comet ouvrez la page Utilisateurs.

2

Accédez au modèle d’attribution des licences :

  • Cliquez sur Groupes si vous utilisez des groupes AD pour attribuer des licences.

  • Cliquez sur Licences si vous utilisez un modèle de licence à l’échelle de l’organisation.

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Cliquez sur Éditer.

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Pour désactiver la messagerie, désactivez la case Messagerie de base.

Si vous avez des licences de messagerie avancées et que vous souhaitez désactiver toutes les messageries, désactivez cette case.

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Pour désactiver l’appel, allez à l’onglet Appel et désactivez la case Appeler sur Webex .

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Cliquez sur Enregistrer

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Répétez cette tâche pour tous les autres groupes si vous utilisez des modèles d’attribution de licences en groupe.

Les utilisateurs ne obtiennent pas les fonctionnalités que vous avez désactivées lorsqu’ils rejoignent votre organisation Control Hub.

Que faire ensuite

Si votre organisation a des utilisateurs existants et que vous souhaitez supprimer la messagerie de base ou l’appel pour eux, faites également les étapes dans Supprimer la messagerie de base ou l’appel des utilisateurs existants.

La modification du modèle de licence n’affecte pas les utilisateurs existants de votre organisation.Ces étapes pour supprimer la messagerie de base ou l’appel de ces utilisateurs.


 
  • Les licences avancées et de base des réunions de l’espace nécessitent une licence de messagerie de base.Afin de supprimer la messagerie de base, vous devez également supprimer les licences Avancées et Réunions de l’espace de base.Sinon, le CSV aura des erreurs.
  • Vous devez attribuer une licence de messagerie de base avec la licence de messagerie avancée.La messagerie avancée ne peut pas être attribuée sans la messagerie de base.

Avant de commencer


 

Soyez prudent lors de la suppression des fonctionnalités en cours d’utilisation.Par exemple, si vous désactivez accidentellement la messagerie, les utilisateurs perdront l’accès à tous les espaces et messages.Les données sont conservées sur le serveur en accord avec les politiques de rétention de votre organisation, pour vous pouvoir restaurer l’accès immédiatement si nécessaire.

1

Sur la page Utilisateurs , cliquez sur Gérer les utilisateurs.

2

Cliquez sur Ajouter ou modifier un CSV.

3

Cliquez surExporter et ouvrez le fichier CSV téléchargé.


 

Nous vous recommandons de télécharger un nouveau fichier CSV lorsque vous modifiez les licences utilisateurs—particulièrement lors de la suppression des licences—plutôt que d’utiliser un fichier que vous avez téléchargé par le passé.

4

Pour désactiver la messagerie, changez toutes les cellules dans les colonnes suivantes pour FALSE Inscription complète au programme de partenariat en SaaS

  • Basic Messaging
  • Advanced Messaging
  • Basic Space Meetings
  • Advanced Space Meetings

Si vous avez TRUE valeurs dans l’une des colonnes listées ci-dessus et que vous souhaitez désactiver toutes les messageries, changer toutes les cellules de cette colonne pour FALSE Inscription complète au programme de partenariat en SaaS

5

Pour désactiver l’appel, recherchez le Call on Webex colonne, et changez toutes les cellules dans la colonne pour FALSE Inscription complète au programme de partenariat en SaaS

6

Enregistrez le fichier CSV modifié.

7

Sur la page Utilisateurs , cliquez sur Gérer les utilisateurs puis sur Ajouter ou modifier les utilisateursavec un CSV.

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Cliquez sur l’avertissement que les utilisateurs reçoivent un courrier électronique, puis faites glisser le fichier CSV moyé et déposez-le dans la zone d’importation.

9

Sélectionnez Ajouter et supprimer des services et cliquez sur Suivant.

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Attendez la fin du processus, retentez les erreurs et fermez l’assistant.

Les utilisateurs existants dans votre organisation ne voient pas les fonctionnalités de messagerie dans l’application Webex.Les modifications peuvent prendre jusqu’à 24 heures pour aller à l’application Webex.

Messagerie éteinte

Avec la messagerie de base désactivée, les utilisateurs de l’application ne peuvent pas envoyer ou recevoir des messages instantanés.Les commandes Messagerie et Équipes ne se sont pas dans le menu de navigation.

Les utilisateurs ont toujours leurs commandes d’appel et de réunion s’ils ont une licence appropriée.

Tableau 1. Disponibilité des fonctionnalités lorsque la messagerie de base est désactivée

Pour certaines des fonctions ci-dessous, vous devez obtenir une tonalité avant de saisir le code.

Disponible si la messagerie de base est désactivée ?

Envoyer un message à quelqu’un directement (1 à 1)

-

Envoyer un message dans un espace de groupe

-

Partager un bureau en dehors d’un appel ou d’une réunion

-

Partager un bureau au cours d’un appel ou d’une réunion

Oui

Programmer une réunion dans un espace

-

Appeler l’application Webex d’une personne directement (1 à 1)

Oui

Utiliser les éléments du menu d’appel et de navigation de la messagerie vocale

Oui

Utiliser le bouton Rejoindre (Un bouton à appuyer) pour les réunions sur un site de réunion Webex

Oui

Programmer une réunion sur un site de réunion Webex

Oui, avec licence organisateur.

Utiliser le tableau blanc

-

Annoter

Oui, pendant le partage du bureau pendant un appel actif.

Non. Lorsqu’il n’y a aucun appel actif, l’utilisateur ne peut pas partager le bureau ou annoter.

Voir les infos de présence d’un utilisateur

Oui


 

L’application Webex vous empêche de créer des espaces avec les utilisateurs qui n’ont pas de messagerie.Ceci peut se produire si certains utilisateurs de votre organisation ont la messagerie et que vous avez supprimé les licences d’autres personnes.

À quoi cela ressemble pour les utilisateurs sans messagerie

Les utilisateurs peuvent programmer, rejoindre et démarrer des réunions à partir de l’affichage du calendrier.Ils n’ont pas d’espaces, donc ils ne peuvent pas programmer des réunions dans les espaces.

Figure 1 :IU de l’application Webex sans messagerie :Affichage du calendrier

Les utilisateurs peuvent effectuer et recevoir des appels, afin qu’ils voient toujours leurs contacts, leur clavier et historique des appels :

Figure 2 :IU de l’application Webex sans messagerie :Contacts
Figure 3 :IU de l’application Webex sans messagerie :Clavier
Figure 4 :IU de l’application Webex sans messagerie :Historique des appels

Qu’est-ce que cela ressemble à vos utilisateurs qui peuvent utiliser les fonctionnalités de messagerie

Si vous avez des utilisateurs de votre organisation qui ont des licences de messagerie, ils ne peuvent pas utiliser leurs commandes de messagerie pour collaborer avec les utilisateurs qui n’ont pas la licence.Ils peuvent voir les commandes, mais elles sont inactives.

Vous ne pouvez pas inviter ces utilisateurs dans les espaces ; leurs noms sont en grisé et leur statut indique qu’ils ne peuvent pas recevoir de messages :

Figure 5 :Inviter des utilisateurs dans les espaces, si ces utilisateurs n’ont pas la messagerie de base

Vous ne pouvez pas envoyer un message direct à ces utilisateurs, leurs noms sont grisés lorsque vous les recherchez :

Figure 6 :Messagerie directe (1 à 1) avec les utilisateurs qui n’ont pas la messagerie de base

Vous ne pouvez pas utiliser la commande de message direct sur l’ordinateur d’un carte de visite/carte de contact.La commande est visible mais inactive et une alerte vous rappelle que la personne ne peut pas recevoir de messages.Les autres modes de collaboration sont encore actifs sur le carte de visite/carte de contact :

Figure 7 :La carte de contact d’un utilisateur qui ne peut pas recevoir de messages

L’affichage de vos contacts affiche les utilisateurs qui ne peuvent pas recevoir de messages.La commande de message direct est visible mais inactive et les autres modes de collaboration restent actifs sur le contact :

Figure 8 :L’affichage des contacts affiche un contact qui ne peut pas recevoir un message

Appel sur Webex off (et aucune autre option d’appel)

Lorsque vous désactivez la licence Appel gratuit sur Webex pour un utilisateur et qu’aucune licence d’appel payante n’est en place, alors l’utilisateur ne peut pas effectuer des appels à partir de l’application Webex.

Tableau 2. Disponibilité des fonctionnalités lorsque tous les appels sont désactivés

Pour certaines des fonctions ci-dessous, vous devez obtenir une tonalité avant de saisir le code.

Disponible si l’appel sur Webex est désactivé ?

Envoyer un message à quelqu’un directement (1 à 1)

Oui

Envoyer un message dans un espace de groupe

Oui

Partager un bureau en dehors d’un appel ou d’une réunion

Oui

Partager un bureau au cours d’un appel ou d’une réunion

-

Programmer une réunion dans un espace

Oui

Appeler l’application Webex d’une personne directement (1 à 1)

-

Utiliser les éléments du menu d’appel et de navigation de la messagerie vocale

Non

Oui, avec une licence d’appel avancée (l’option d’appel est quelque chose de différent de Appeler sur Webex).

Utiliser le bouton Rejoindre (Un bouton à appuyer) pour les réunions sur un site de réunion Webex

Oui

Programmer une réunion sur un site de réunion Webex

Oui, avec licence organisateur.

Utiliser le tableau blanc

-

Annoter

-

Voir les infos de présence d’un utilisateur

Oui

Ces utilisateurs peuvent utiliser la messagerie directe, les espaces et les équipes, mais les options du clavier historique des appels et du clavier ne sont pas disponibles sur le menu de navigation :

Figure 9 :IU de l’application Webex sans appeler :Affichage des contacts

Les utilisateurs peuvent programmer, rejoindre et démarrer des réunions à partir de l’affichage du calendrier :

Figure 10 :IU de l’application Webex sans appeler :Affichage du calendrier

À la fois la Messagerie et l’Appel sur Webex (avec une option d’appel payante)

Avec la messagerie de base et l’appel sur Webex désactivés, les utilisateurs voient les commandes liées à Meetings et leur option d’appel payant.Ils ne peuvent pas utiliser l’appel sur Webex pour appeler un autre utilisateur. La messagerie et les équipes ne s’affichent pas dans le menu de navigation.

Pour certaines des fonctions ci-dessous, vous devez obtenir une tonalité avant de saisir le code.

Disponible si la messagerie de base et l’appel sur Webex sont désactivés ?

Envoyer un message à quelqu’un directement (1 à 1)

-

Envoyer un message dans un espace de groupe

-

Partager un bureau en dehors d’un appel ou d’une réunion

-

Partager un bureau au cours d’un appel ou d’une réunion

-

Programmer une réunion dans un espace

-

Appeler l’application Webex d’une personne directement (1 à 1)

-

Utiliser les éléments du menu d’appel et de navigation de la messagerie vocale

Oui

Utiliser le bouton Rejoindre (Un bouton à appuyer) pour les réunions sur un site de réunion Webex

Oui

Programmer une réunion sur un site de réunion Webex

Oui, avec licence organisateur.

Utiliser le tableau blanc

-

Annoter

-

Voir les infos de présence d’un utilisateur

Oui

À quoi ressemble Webex pour les utilisateurs qui ont une option d’appel payant sans messagerie de base

Les utilisateurs peuvent programmer, rejoindre et démarrer des réunions à partir de l’affichage du calendrier.Ils n’ont pas d’espaces, donc ils ne peuvent pas programmer des réunions dans les espaces.

Figure 11 :IU de l’application Webex avec appel payant, mais aucun message :Affichage du calendrier

Les utilisateurs peuvent effectuer et recevoir des appels, afin qu’ils voient toujours leurs contacts, leur clavier et historique des appels :

Figure 12 :IU de l’application Webex avec appel payant, mais aucun message :Contacts
Figure 13 :IU de l’application Webex avec appel payant, mais aucun message :Clavier
Figure 14 :IU de l’application Webex avec appel payant, mais aucun message :Historique des appels

Messagerie de base off (off) et Appel (Webex) off (Meetings uniquement)

Avec la messagerie de base et l’appel sur Webex désactivés, les utilisateurs de l’application voient uniquement la navigation relative aux réunions et (autres) options d’appel.Les utilisateurs de l’application Webex ne peuvent pas utiliser l’appel sur Webex pour appeler un autre utilisateur. La messagerie et les équipes ne s’affichent pas dans le menu de navigation.

Tableau 3. Disponibilité des fonctionnalités lorsque la messagerie de base et l’appel sur Webex sont désactivés

Pour certaines des fonctions ci-dessous, vous devez obtenir une tonalité avant de saisir le code.

Disponible si la messagerie de base et l’appel sur Webex sont désactivés ?

Envoyer un message à quelqu’un directement (1 à 1)

-

Envoyer un message dans un espace de groupe

-

Partager un bureau en dehors d’un appel ou d’une réunion

-

Partager un bureau au cours d’un appel ou d’une réunion

-

Programmer une réunion dans un espace

-

Appeler l’application Webex d’une personne directement (1 à 1)

-

Utiliser les éléments du menu d’appel et de navigation de la messagerie vocale

Oui, avec une licence d’appel avancée (l’option d’appel est quelque chose de différent de Appeler sur Webex).

Utiliser le bouton Rejoindre (Un bouton à appuyer) pour les réunions sur un site de réunion Webex

Oui

Programmer une réunion sur un site de réunion Webex

Oui, avec licence organisateur.

Utiliser le tableau blanc

-

Annoter

-

Voir les infos de présence d’un utilisateur

Oui

À quoi Ressemble Webex pour les utilisateurs sans appel ni messagerie

Les utilisateurs peuvent programmer, rejoindre et démarrer des réunions à partir de l’affichage du calendrier.Le menu de navigation n’a pas d’icônes Équipes, Messagerie, Historique des appels ou Clavier.

Figure 15 :IU de l’application Webex avec Meetings uniquement :Affichage du calendrier
Figure 16 :IU de l’application Webex avec Meetings uniquement :Affichage des contacts

L’utilisateur n’a pas de licence pour envoyer des messages directs, créer des espaces ou passer des appels.Lorsqu’ils cliquent sur le bouton + , ils voient uniquement les options pour ajouter un contact ou programmer une réunion :

Figure 17 :IU de l’application Webex avec Meetings uniquement :Ajouter un contact ou programmer une réunion

Lorsqu’un autre utilisateur ouvre le carte de visite/carte de contact pour un utilisateur qui n’a pas de licences de messagerie ou d’appel, il ne voit pas les boutons qu’ils auraient besoin d’envoyer un message direct ou de passer un appel à cet utilisateur :

Figure 18 :La carte de visite/carte de contact d’un utilisateur qui ne peut pas passer/recevoir des appels ou envoyer/recevoir des messages

Si je supprime la licence de messagerie d’un utilisateur, que devient l’instance de messagerie et les données de l’utilisateur ?

L’utilisateur perd les fonctions de messagerie et ne peut pas envoyer ou recevoir des messages.

Les données de l’utilisateur (messages, fichiers, etc.) sont conservées en fonction de la politique de rétention de votre organisation.

Combien de temps faut-il pour que les modifications s’affichent sur l’application Webex ?

Les modifications des licences peuvent prendre jusqu’à 24 heures pour être reflétées dans l’application.

Allez-vous envoyer un courrier électronique de bienvenue lorsque je modifie les licences d’un utilisateur ?

Nous envoyons des courriers électroniques de bienvenue uniquement une seule fois aux utilisateurs, lorsque vous les avez intégrés pour la première fois.Ils ne recevront pas de courrier électronique pour la modification de la licence.Si vous prévoyez de modifier les licences des utilisateurs, vous devez également prévoir de communiquer avec les utilisateurs.

Comment puis-je arrêter l’envoi de ces courriers électroniques de bienvenue ?

Lire supprimer les courriers électroniques de bienvenue automatisés.

Que se passe t-il si je supprime une licence par erreur ?Cette personne perd-elle tous ses messages ?

Nous conservons les données générées par les utilisateurs pendant un certain temps, ce qui vous permettra de récupérer les données des utilisateurs en accordant à nouveau la licence.Le message période de rétention est régi par la politique de rétention de votre organisation.

Puis-je modifier les licences via l’API ?

Oui.Voir la documentation API à l'. https://developer.webex.com/docs/api/guides/admin-api


 
  • Les licences avancées et de base des réunions de l’espace nécessitent une licence de messagerie de base.Afin de supprimer la messagerie de base, vous devez également supprimer les licences Avancées et Réunions de l’espace de base.Sinon, les API auront des erreurs.
  • Vous devez attribuer une licence de messagerie de base avec la licence de messagerie avancée.La messagerie avancée ne peut pas être attribuée sans la messagerie de base.

Appels API pertinents :

Pour supprimer une ou plusieurs licences d’un utilisateur, mettez à jour l’utilisateur avec chaque licence hormis celle à supprimer, à partir de la liste suivante des chaînes de caractères encodées BASE64 (remplacement de ORGID et USERID avec les valeurs appropriées) :

Licence

Chaîne de caractères

Licence UCM

ciscospark://us/LICENSE/ORGID:UCPREM_USERID

Messagerie de base

ciscospark://us/LICENSE/ORGID:FMS_USERID

Réunions de base dans l’espace


 

Les réunions des espaces de base sont automatiquement attribuées lorsque vous avez une licence de messagerie (de base ou avancée).Vous ne pouvez pas les contrôler individuellement.

ciscospark://us/LICENSE/ORGID:FTM_USERID

Appel de base

ciscospark://us/LICENSE/ORGID:FTC_USERID

Problèmes généraux lors de la suppression des licences

  • Les modifications apportées aux licences utilisateur peuvent prendre jusqu’à 24 heures pour que les changements se propagent sur tout le système.

Problèmes avec la suppression des licences de messagerie de base

  • Si un utilisateur d’une autre organisation envoie un message à un utilisateur qui n’a pas de messagerie de base, Webex n’explique pas à l’expéditeur que le message n’a pas été envoyé.

    Ce problème existe car nous ne partageons pas les fonctions de messagerie entre les organisations.

  • Si deux utilisateurs de la même organisation partagent un espace de messagerie privé (1 à 1) et que la Messagerie de base est supprimée pour l’un de ces utilisateurs, l’autre utilisateur peut toujours envoyer des messages vers l’espace.