À propos des licences de fonction de messagerie et d'appel

Nous autorisons tous nos clients à utiliser gratuitement les fonctionnalités de messagerie et d’appel de base de Webex. Dans une seule application, les utilisateurs bénéficient d'une expérience cohérente avec un accès rapide à tous les éléments essentiels (documents, discussions, messages vocaux, invitations à des réunions, enregistrements, etc.). L'application assure la continuité des conversations sans qu'il soit nécessaire de changer d'application, ce qui augmente la productivité.

Bien que nous recommandions à nos clients d’utiliser l’application Webex complète, nous comprenons que vous devrez peut-être désactiver certaines fonctionnalités pour déployer lentement Webex dans l’ensemble de l’organisation, si vous utilisez une autre application pour ces fonctions, ou pour des raisons de conformité.

En tant qu'administrateur disposant d'un accès à la gestion des utilisateurs, vous pouvez désactiver les fonctionnalités suivantes en supprimant des licences :

  • Messagerie de base (désactive également les réunions Basic Space)

  • Appel de base

  • Messagerie de base et Appel de base (désactive également les réunions Basic Space)

Vous pouvez supprimer ces licences en utilisant l'une des méthodes disponibles pour attribuer ou modifier des licences dans Control Hub, ou en utilisant les API.

Avant d’apporter des modifications importantes aux licences de votre organisation Webex, nous vous recommandons les étapes de préparation suivantes.

1

Consultez vos collègues administrateurs pour déterminer les licences que vous souhaitez attribuer à chaque profil utilisateur dans Control Hub. Envisagez une session de planification des licences pour profiler vos utilisateurs et accorder des licences en conséquence.

2

Validez l’attribution de licence avec une poignée d’utilisateurs avant d’appliquer des modifications à plus grande échelle.

3

Configurez un canal de commentaires dans votre organisation pour pouvoir recueillir des commentaires.

Si vous n'utilisez pas l'attribution automatique de licence, mais que vous souhaitez désactiver la messagerie ou les appels de base, nous vous recommandons d'utiliser attributions automatiques de licences . Vous pouvez avoir un modèle pour l'ensemble de votre organisation, ou pour chaque groupe que vous synchronisez à partir d' Active Directory.

Utilisez cette procédure pour configurer l’attribution automatique pour qu’elle désactivé les licences de base pour les utilisateurs au fur et à mesure de leur adhésion. Sinon, les nouveaux utilisateurs obtiendront la licence de base de messagerie et la licence d'appel de base (car ils sont activés par défaut) et vous devrez désactiver les licences que vous ne souhaitez pas pour chaque utilisateur lorsqu'ils rejoignent la réunion.

Si vous prévoyez de synchroniser les utilisateurs à partir d'un répertoire externe tel Active Directory ou Okta, configurez le modèle avant la synchronisation. Si vous synchronisez déjà les utilisateurs avec un répertoire, vous devez effectuer à la fois ces étapes et les étapes dans Supprimer la messagerie de base ou les appels des utilisateurs existants .

1

Connectez-vous à votre organisation àhttps://admin.webex.com , et ouvrez le Utilisateurs page.

2

Cliquez sur Licences > Modifier .

3

Pour désactiver la messagerie, décochez la case Messagerie de base boîte.

Si vous en avez Messagerie avancée licences et que vous souhaitez désactiver tous messagerie, décochez cette case.

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Pour désactiver les appels, allez à la Appel puis désélectionnez l'onglet Appeler Webex boîte.

5

Cliquez sur Enregistrer.

6

Répétez cette opération pour tous les autres groupes si vous utilisez des modèles d'attribution de licence basés sur les groupes.

Les utilisateurs ne bénéficient pas des fonctionnalités que vous avez désactivées lorsqu'ils rejoignent votre organisation Control Hub.

Que faire ensuite

Si votre organisation a des utilisateurs existants et que vous souhaitez supprimer la messagerie de base ou les appels pour eux, suivez également les étapes décrites dans Supprimer la messagerie de base ou les appels des utilisateurs existants .

La modification du modèle de licence n'affecte pas les utilisateurs existants dans votre organisation. Procédez comme suit pour supprimer la messagerie ou les appels de base de ces utilisateurs.


 
  • Les licences Advanced et Basic Space Meetings nécessitent une licence Basic Messaging. Pour supprimer la messagerie de base, vous devez également supprimer à la fois les licences Advanced et Basic Space Meetings. Sinon, le fichier CSV contiendra des erreurs.
  • Vous devez attribuer une licence de messagerie de base avec la licence de messagerie avancée. La messagerie avancée ne peut pas être attribuée sans la messagerie de base.

Avant de commencer


 

Soyez prudent lorsque vous supprimez des fonctionnalités en cours d’utilisation. Par exemple, si vous désactivez accidentellement la messagerie, les utilisateurs perdent l'accès à tous les espaces et messages. Les données sont conservées sur le serveur conformément aux politiques de conservation de votre organisation, vous pouvez donc restaurer l'accès immédiatement si vous en avez besoin.

1

Allez dans Utilisateurs et cliquez sur Gestion des utilisateurs.

2

Cliquez sur CSV ajouter ou modifier .

3

Cliquez sur Exporter , puis ouvrez le fichier CSV téléchargé .


 

Nous vous recommandons de télécharger un nouveau fichier CSV lorsque vous apportez des modifications aux licences utilisateur, en particulier lorsque vous supprimez des licences, plutôt que d'utiliser un fichier que vous avez déjà téléchargé.

4

Pour désactiver la messagerie, remplacez toutes les cellules des colonnes suivantes par FALSE.

  • Basic Messaging
  • Advanced Messaging
  • Basic Space Meetings
  • Advanced Space Meetings

Si vous en avez TRUE valeurs dans l'une des colonnes répertoriées ci-dessus et que vous souhaitez désactiver tous messagerie, remplacez toutes les cellules de cette colonne par FALSE.

5

Pour désactiver les appels, recherchez le Call on Webex colonne et remplacez toutes les cellules de la colonne par FALSE.

6

Importez le fichier CSV modifié.

7

Sur le Utilisateurs page, cliquez sur Gérer les utilisateurs puis CSV Ajouter ou modifier des utilisateurs .

8

Cliquez sur l'avertissement concernant les utilisateurs recevant un courrier électronique, puis faites glisser le fichier CSV modifié et déposez-le dans la zone d'importation.

9

Sélectionner Ajouter et supprimer des services et cliquez sur Suivant .

10

Attendez la fin du processus, vérifiez les erreurs, puis Fermer l'assistant.

Les utilisateurs existants de votre organisation ne voient pas les fonctionnalités de messagerie dans l'application Webex. Les changements peuvent prendre jusqu’à 24 heures pour apparaître dans Webex App.

Messagerie uniquement

Lorsque la messagerie de base est désactivée, les utilisateurs de l'application ne peuvent ni envoyer ni recevoir de messages instantanés. Le Messagerie et Équipes les commandes ne figurent pas dans le menu de navigation.

Les utilisateurs ont toujours leurs commandes d'appel et de réunion s'ils disposent d'une licence appropriée.

Tableau 1. Disponibilité des fonctionnalités lorsque la messagerie de base est désactivée

Pour certaines des fonctions ci-dessous, vous devez obtenir une tonalité avant de saisir le code.

Disponible si la messagerie de base est désactivée ?

Envoyer un message directement à quelqu'un (1:1)

-

Message dans un espace de groupe

-

Partager le bureau en dehors d'un appel ou d'une réunion

-

Contenu partagé au cours d'un appel ou d'une réunion

Oui

Planifier une réunion pour l’espace

-

Appeler l’application Webex de quelqu’un directement (1:1)

Oui

Utiliser Appel et Messagerie vocale éléments du menu de navigation

Oui

Utiliser Rejoindre (One Button to Push) pour les réunions sur un site de réunion Webex

Oui

Programmer une réunion sur un site de réunion Webex

Oui, avec licence organisateur.

Utiliser le tableau blanc

-

Annoter

Oui, pendant le partage du bureau dans un appel actif.

Non. Lorsqu'il n'y a pas appel actif, l'utilisateur ne peut pas partager le bureau ou annoter.

Afficher les informations de présence d'un utilisateur

Oui


 

L'application Webex vous empêche de créer des espaces avec des utilisateurs qui n'ont pas de messagerie. Cela peut se produire si certains utilisateurs de votre organisation disposent de la messagerie et que vous avez supprimé les licences d’autres utilisateurs.

À quoi cela ressemble pour les utilisateurs sans messagerie

Les utilisateurs peuvent programmer, rejoindre et démarrer des réunions à partir de l’affichage du calendrier. Ils ne disposent pas d’espaces, ils ne peuvent donc pas programmer de réunions dans des espaces.

Interface utilisateur de l’application Webex sans messagerie : Affichage du calendrier

Les utilisateurs peuvent passer et recevoir des appels, de sorte qu’ils voient toujours leurs contacts, leur clavier et l’historique des appels :

Interface utilisateur de l’application Webex sans messagerie : Contacts
Interface utilisateur de l’application Webex sans messagerie : Clavier
Interface utilisateur de l’application Webex sans messagerie : Historique des appels

À quoi cela ressemble-t-il pour vos utilisateurs qui peut utiliser les fonctionnalités de messagerie

Si vous avez des utilisateurs au sein de votre organisation qui ont des licences de messagerie, ils ne peuvent pas utiliser leurs commandes de messagerie pour collaborer avec des utilisateurs qui ne disposent pas de la licence. Ils peuvent voir les commandes, mais elles sont inactives.

Vous ne pouvez pas inviter ces utilisateurs dans les espaces ; leurs noms sont grisés et leur état indique qu'ils ne peuvent pas recevoir de messages :

Inviter des utilisateurs dans des espaces, si ces utilisateurs ne disposent pas de la messagerie de base

Vous ne pouvez pas envoyer de message direct à ces utilisateurs, leurs noms sont grisés lorsque vous les recherchez :

Messagerie directe (1:1) avec les utilisateurs qui ne disposent pas de la messagerie de base

Vous ne pouvez pas utiliser le contrôle de message direct sur la carte de contact d'un utilisateur. Le contrôle est visible mais inactif, et une alerte vous rappelle que la personne ne peut pas recevoir de messages. Les autres modes de collaboration sont toujours actifs sur la fiche du contact :

Carte de contact d'un utilisateur qui ne peut pas recevoir de messages

La vue de vos contacts affiche les utilisateurs qui ne peuvent pas recevoir de messages. Le contrôle du message direct est visible mais inactif, et les autres modes de collaboration sont toujours actifs sur le contact :

Affichage des contacts affichant un contact qui ne peut pas recevoir de message

Appeler sur Webex désactivé (et aucune autre option d’appel)

Lorsque vous désactivez la licence d'appel gratuite sur Webex pour un utilisateur et qu'aucune licence d'appel payante n'est en place, l'utilisateur ne peut pas passer d'appels à partir de l'application Webex.

Tableau 2. Disponibilité de la fonctionnalité lorsque tous les appels sont désactivés

Pour certaines des fonctions ci-dessous, vous devez obtenir une tonalité avant de saisir le code.

Disponible si Appeler sur Webex désactivé ?

Envoyer un message directement à quelqu'un (1:1)

Oui

Message dans un espace de groupe

Oui

Partager le bureau en dehors d'un appel ou d'une réunion

Oui

Contenu partagé au cours d'un appel ou d'une réunion

-

Planifier une réunion pour l’espace

Oui

Appeler l’application Webex de quelqu’un directement (1:1)

-

Utiliser Appel et Messagerie vocale éléments du menu de navigation

Non

Oui, avec une licence d'appel avancée (l'option d'appel est différente de Appeler Webex ).

Utiliser Rejoindre (One Button to Push) pour les réunions sur un site de réunion Webex

Oui

Programmer une réunion sur un site de réunion Webex

Oui, avec licence organisateur.

Utiliser le tableau blanc

-

Annoter

-

Afficher les informations de présence d'un utilisateur

Oui

Ces utilisateurs peuvent utiliser la messagerie directe, les espaces et les équipes, mais l'historique des appels et les options du clavier ne sont pas disponibles dans le menu de navigation :

Interface utilisateur de l’application Webex sans appel : Vue Contacts

Les utilisateurs peuvent programmer, rejoindre et démarrer des réunions à partir de la vue du calendrier :

Interface utilisateur de l’application Webex sans appel : Affichage du calendrier

Messagerie et Appel sur Webex désactivés (avec une option d’appel payante)

Lorsque la messagerie de base et l'appel sur Webex sont désactivés, les utilisateurs voient les commandes liées aux réunions et à leur option d'appel payant. Ils ne peuvent pas utiliser Appeler sur Webex pour appeler un autre utilisateur. Messagerie et Équipes n'apparaissent pas dans le menu de navigation.

Pour certaines des fonctions ci-dessous, vous devez obtenir une tonalité avant de saisir le code.

Disponible si la messagerie de base et les appels sur Webex sont désactivés ?

Envoyer un message directement à quelqu'un (1:1)

-

Message dans un espace de groupe

-

Partager le bureau en dehors d'un appel ou d'une réunion

-

Contenu partagé au cours d'un appel ou d'une réunion

-

Planifier une réunion pour l’espace

-

Appeler l’ Webex App de quelqu’un directement (1:1)

-

Utiliser Appel et Messagerie vocale éléments du menu de navigation

Oui

Utiliser Rejoindre (One Button to Push) pour les réunions sur un site de réunion Webex

Oui

Programmer une réunion sur un site de réunion Webex

Oui, avec licence organisateur.

Utiliser le tableau blanc

-

Annoter

-

Afficher les informations de présence d'un utilisateur

Oui

À quoi ressemble Webex pour les utilisateurs qui ont une option d’appel payante sans messagerie de base

Les utilisateurs peuvent programmer, rejoindre et démarrer des réunions à partir de l’affichage du calendrier. Ils ne disposent pas d’espaces, ils ne peuvent donc pas programmer de réunions dans des espaces.

Interface utilisateur de l’application Webex avec appels payants, mais pas de messagerie : Affichage du calendrier

Les utilisateurs peuvent passer et recevoir des appels, de sorte qu’ils voient toujours leurs contacts, leur clavier et l’historique des appels :

Interface utilisateur de l’application Webex avec appels payants, mais pas de messagerie : Contacts
Interface utilisateur de l’application Webex avec appels payants, mais pas de messagerie : Clavier
Interface utilisateur de l’application Webex avec appels payants, mais pas de messagerie : Historique des appels

Messagerie de base désactivée et Appel activé Webex désactivé (Réunions uniquement)

Lorsque la messagerie de base et l'appel sur Webex sont désactivés, les utilisateurs de l'application voient uniquement la navigation liée aux réunions et aux (autres) options d'appel. Les utilisateurs de l’application Webex ne peuvent pas utiliser Appeler sur Webex pour appeler un autre utilisateur. Messagerie et Équipes n'apparaissent pas dans le menu de navigation.

Tableau 3. Disponibilité des fonctionnalités lorsque la messagerie de base et les appels sur Webex sont désactivés

Pour certaines des fonctions ci-dessous, vous devez obtenir une tonalité avant de saisir le code.

Disponible si la messagerie de base et les appels sur Webex sont désactivés ?

Envoyer un message directement à quelqu'un (1:1)

-

Message dans un espace de groupe

-

Partager le bureau en dehors d'un appel ou d'une réunion

-

Contenu partagé au cours d'un appel ou d'une réunion

-

Planifier une réunion pour l’espace

-

Appeler l’ Webex App de quelqu’un directement (1:1)

-

Utiliser Appel et Messagerie vocale éléments du menu de navigation

Oui, avec une licence d'appel avancée (l'option d'appel est différente de Appeler Webex ).

Utiliser Rejoindre (One Button to Push) pour les réunions sur un site de réunion Webex

Oui

Programmer une réunion sur un site de réunion Webex

Oui, avec licence organisateur.

Utiliser le tableau blanc

-

Annoter

-

Afficher les informations de présence d'un utilisateur

Oui

À quoi ressemble Webex pour les utilisateurs sans appel ni messagerie

Les utilisateurs peuvent programmer, rejoindre et démarrer des réunions à partir de l’affichage du calendrier. Le menu de navigation n’a pas d’icônes Teams, Messaging, Call History ou Keypad.

Interface utilisateur de l’application Webex avec réunions uniquement : Affichage du calendrier
Interface utilisateur de l’application Webex avec réunions uniquement : Vue Contacts

L'utilisateur n'est pas autorisé à envoyer des messages directs, à créer des espaces ou à passer des appels. Lorsqu'ils cliquent sur le bouton +, ils voient uniquement les options pour ajouter un contact ou programmer une réunion :

Interface utilisateur de l’application Webex avec réunions uniquement : Ajouter un contact ou planifier une réunion

Lorsqu'un autre utilisateur ouvre la carte de contact d'un utilisateur qui n'a pas de licence de messagerie ou d'appel, il ne voit pas les boutons dont il aurait besoin pour envoyer un message direct ou passer un appel à cet utilisateur :

La carte de contact d'un utilisateur qui ne peut pas passer/recevoir des appels ou envoyer/recevoir des messages

Si je supprime la licence de messagerie d'un utilisateur, qu'advient-il de l'instance de messagerie et des données de l'utilisateur ?

L'utilisateur perd les fonctionnalités de messagerie et ne peut ni envoyer ni recevoir de messages.

Les données de l'utilisateur (messages, fichiers, etc.) sont conservées conformément à la stratégie de conservation de votre organisation.

Combien de temps faudra-t-il pour que les modifications apparaissent sur l’application Webex ?

Les modifications apportées à la licence peuvent prendre jusqu'à 24 heures pour être répercutées dans l'application.

Enverrez-vous un courrier électronique de bienvenue lorsque je modifie les licences d'un utilisateur ?

Nous n’envoyons les e-mails de bienvenue aux utilisateurs qu’une seule fois, lorsque vous les intégrez pour la première fois. Ils ne recevront pas de courrier électronique pour la modification de la licence. Si vous envisagez de modifier les licences utilisateur, vous devez également prévoir de communiquer avec les utilisateurs.

Comment puis-je empêcher l’envoi de ces courriers électroniques de bienvenue ?

Lire supprimer les courriers électroniques de bienvenue automatisés .

Que faire si je supprime une licence par erreur ? Cette personne perd-elle tous ses messages ?

Nous conservons les données générées par l'utilisateur pendant un certain temps, vous pouvez donc être en mesure de récupérer les données de l'utilisateur en accordant à nouveau la licence. La période de conservation des messages est régie par la politique de rétention de votre organisation .

Puis-je modifier les licences via l' API?

Oui. Voir la documentation de l' API à l'adressehttps://developer.webex.com/docs/admin-api-guide.


 
  • Les licences Advanced et Basic Space Meetings nécessitent une licence Basic Messaging. Pour supprimer la messagerie de base, vous devez également supprimer à la fois les licences Advanced et Basic Space Meetings. Sinon, les API auront des erreurs.
  • Vous devez attribuer une licence de messagerie de base avec la licence de messagerie avancée. La messagerie avancée ne peut pas être attribuée sans la messagerie de base.

Appels d' API pertinents :

Pour supprimer une ou plusieurs licences d'un utilisateur, mettez à jour l'utilisateur avec chaque licence sauf celles à supprimer, à partir de la liste suivante de chaînes encodées BASE64 (remplaçant ORGID et USERID avec les valeurs appropriées) :

Licence

Chaîne de caractères

Licences CMR

ciscospark://us/LICENSE/ORGID:UCPREM_USERID

messagerie de base

ciscospark://us/LICENSE/ORGID:FMS_USERID

réunions de base dans les espaces


 

Les réunions de l'espace de base sont automatiquement attribuées lorsque vous disposez d'une licence de messagerie (de base ou avancée). Vous ne pouvez pas les contrôler individuellement.

ciscospark://us/LICENSE/ORGID:FTM_USERID

Appel de base

ciscospark://us/LICENSE/ORGID:FTC_USERID

Problèmes généraux liés à la suppression de licences

  • Les modifications apportées aux licences utilisateur peuvent prendre jusqu'à 24 heures pour se propager dans le système.

Problèmes liés à la suppression de la licence de messagerie de base

  • Si un utilisateur d'une autre organisation envoie un message à un utilisateur qui ne dispose pas de la messagerie de base, Webex n'indique pas à l'expéditeur que le message n'a pas été remis.

    Ce problème existe car nous ne partageons pas les fonctionnalités de messagerie entre les organisations.

  • Si deux utilisateurs au sein de la même organisation partagent un espace de messagerie 1:1 et que la messagerie de base a été supprimée de l'un de ces utilisateurs, l'autre utilisateur peut toujours envoyer des messages à l'espace.