Voit käyttää vastaajaryhmää missä tahansa seuraavista tilanteista:

  • Tarvitset yleiskäyttöisen vastaajan osastolle tai työryhmälle.

  • Haluat lisätä automaattiseen vastaajaan tai hakuryhmään vastaajavaihtoehdon.

  • Haluat lähettää ylivuotavat saapuvat puhelut puhelujonosta jaettuun äänipostilaatikkoon.

  • Sinulla on käyttäjiä, jotka tarvitsevat vain äänipostilaatikon.

Luo äänipostiryhmä MWI:llä virtuaalilinjan avulla.

Virtuaalilinjaa voidaan käyttää ryhmäpuhepostin luomiseen. Kun joku jättää vastaajaan viestin, MWI (Message Waiting Indicator) otetaan käyttöön laitteissa, joille virtuaalilinjan numero on määritetty.

Ennen kuin aloitat

Jos haluat määrittää virtuaalilinjan numeron ryhmäpuhepostiksi, määritä ensin virtuaalilinjan numero useamman kuin yhden käyttäjän laitteeseen jaetuksi linjaksi. Lisätietoja jaetun linjan konfiguroinnista on osoitteessa Jaetun linjan konfigurointi monialustapuhelimille (MPP).

1

Kirjaudu sisään osoitteessa Control Hub.

2

Siirry osoitteeseen Palvelut > Soittaminen > Virtuaalilinjat.

3

Valitse virtuaalilinjan numero, jonka olet määrittänyt jaetuksi linjaksi, ja valitse Calling.

4

Valitse Ääniposti, faksi ja ilmoituskieli -osiosta Ääniposti.

5

Kytke päälle Vastaaja ja Lähetä kaikki saapuvat puhelut vastaajaan.

Virtuaalilinjojen asetukset ohjauskeskuksessa, mukaan lukien vaihtoehdot 'Vastaaja' ja 'Lähetä puhelut vastaajaan'.
6

Napsauta Tallenna.

Kun käyttäjä soittaa ja jättää ääniviestin, MWI-merkkivalo syttyy merkiksi siitä, että ääniviesti on saapunut. Ryhmäkäyttäjä voi tarkistaa ääniviestin syöttämällä äänipostilaatikon PIN-koodin.

Luo vastaajaryhmä ensisijaisen linjan tai lisälaajennuksen avulla.

Voit luoda jaetun vastaajan tai saapuvan faksin laatikon luomalla uuden vastaajaryhmän Control Hubissa.

1

Kirjaudu sisään osoitteessa Control Hub.

2

Siirry osoitteeseen Palvelut > Soitot > Ominaisuudet.

3

Valitse Voicemail Group -kortti ja valitse sitten Add new.

4

Syötä Perusteet -sivulla seuraavat tiedot ja napsauta sitten Seuraava.

  • Sijainti-Missä tämä vastaajaryhmäpalvelu on määritetty.
  • Voicemail Group Name- Nimi, jolla tämä vastaajaryhmä tunnistetaan.
  • Puhelinnumero- Määritä puhelinnumero ja/tai numeronumero.

    Faksipalvelua varten tarvitaan erillinen, täydellinen puhelinnumero. Puhelinnumero on valinnainen, jos kyseessä on pelkkä vastaajapalvelu.

  • Soittajan etunimi ja sukunimi-näytetään, kun puheluita siirretään tai ohjataan pois tästä vastaajaryhmästä.
  • Vastaajakoodi-Käytä tätä koodia päästäksesi vastaajaryhmään soittaessasi.
5

Syötä seuraavat tiedot Asetukset -sivulla ja napsauta sitten Seuraava.

  • Kieli-Valitse ääni-ilmoitusten kieli.
  • Viestien tallennus-Viestien tallennuspaikan valinta.

    • Käytä sisäistä postilaatikkoa- Jos valitset tämän vaihtoehdon, käyttäjät voivat käyttää ääniviestejään puhelimesta, Webex App -sovelluksesta ja User Hubista.

      Sisäisellä postilaatikolla on seuraavat tallennusrajoitukset:

      • Yhden viestin 10 minuutin rajoitus

      • Kokonaispostilaatikkorajoitus on 100 minuuttia

    • Käytä ulkoista postilaatikkoa- Jos valitset tämän vaihtoehdon, kaikki ääniviestit lähetetään määritettyyn sähköpostiin. Käyttäjät eivät voi käyttää ääniviestejä puhelimestaan, Webex-sovelluksesta tai User Hubista. Myöskään ääniviestejä ei kirjoiteta puhtaaksi.

  • Ilmoitus uusista viesteistä- Vastaanota ilmoitukset uusista ääniviesteistä tai fakseista sähköpostiosoitteeseen.

    Jos käytössä, anna sähköpostiosoite.

  • Fax Messaging-Salli tämän vastaajaryhmän vastaanottaa faksiviestejä.
  • Äänipostin lisäasetukset-Valitse yksi tai molemmat seuraavista:

    • Valitse Siirrä '0' puhelinnumeroon ja anna puhelinnumero, johon soittajat siirretään.

    • Valitse Lähetä kopio viestistä sähköpostitse ja anna sähköpostiosoite, johon kaikkien ääniviestien tallenteet lähetetään.

6

Tarkista Review -sivulla kunkin välilehden alla uudet vastaajaryhmäasetukset ja varmista, että kaikki on oikein. Voit tehdä muutokset valitsemalla Takaisin tai valitsemalla Luo , jolloin asetukset otetaan käyttöön uudessa vastaajaryhmässä.

7

Napsauta Valmis.

Mitä tehdä seuraavaksi

Jos olet määrittänyt vastaajaryhmän tietylle työryhmälle tai tietyille käyttäjille, sinun on jaettava vastaajaryhmän numero ja salasana näiden käyttäjien tai ryhmien kanssa. Sinun on myös lisättävä puhelinnumero tai laajennuksen ääniportaaliin, jos et ole jo tehnyt niin.

Ota puhepostiryhmä käyttöön tai poista se käytöstä.

1

Kirjaudu sisään osoitteessa Control Hub.

2

Siirry osoitteeseen Palvelut > Soitot > Ominaisuudet.

3

Valitse Voicemail Group -kortti ja valitse Manage.

4

Valitse muokattava vastaajaryhmä.

5

Napsauta sivupaneelissa Vastaaja.

6

Ota äänipostiryhmäpalvelu käyttöön tai poista se käytöstä.

7

Napsauta Tallenna.

Äänipostiryhmän asetusten muokkaaminen

Voit muokata aiemmin luodun vastaajaryhmän asetuksia milloin tahansa Control Hubissa.

1

Kirjaudu sisään osoitteessa Control Hub.

2

Siirry osoitteeseen Palvelut > Soitot > Ominaisuudet.

3

Valitse Voicemail Group -kortti ja valitse Manage.

4

Valitse muokattava vastaajaryhmä.

5

Muokkaa sivupaneelissa Puhelinnumero, Laajennus, Soittajan tunnus ja Aikavyöhyke.

Sijaintia ei voi muuttaa. Jos haluat muuttaa sijaintia, sinun on poistettava tämä vastaajaryhmä ja luotava se uudelleen.

6

Muokkaa vastaajan lisäasetuksia valitsemalla Voicemail .

Jos vastaajaryhmäpalvelu on poistettu käytöstä, lisäasetukset eivät näy.

  • Valitse ääni-ilmoituksiin sovellettava kieli.

  • Valitse viesti, joka toistetaan, kun soittajat soittavat tähän vastaajaan.

    • Oletustervehdys-näyttää oletustervehdyksen saapuville puheluille.

    • Mukautettu tervehdys- Lataa äänitiedosto tai äänitä tervehdys äänitystoiminnolla.

    Äänipostiryhmän kokoonpanossa on vain yksi tervehdysvaihtoehto, joka toimii ei-vastaajaan-vastaanoton tervehdyksenä. Tämä yksittäinen tervehdys koskee sekä "Ei vastausta" että "Varattu" -tilanteita.

  • Ota käyttöön Vastaanota ilmoitus uusista ääniviesteistä tai fakseista sähköpostiosoitteeseen syöttääksesi sähköpostiosoitteen.

  • Ota käyttöön Salli tämän vastaajaryhmän vastaanottaa faksiviestejä ja valitse puhelinnumero. Voit myös syöttää lisäosan.

    Tämä vaihtoehto ei ehkä ole käytettävissä, jos äänipostin edelleenlähetys on poistettu käytöstä.

  • Valitse tai poista valinta Siirrä '0' puhelinnumeroon. Jos valittuna, anna puhelinnumero, johon soittajat siirretään.

    Jos valitset tämän vaihtoehdon, varmista, että puhepostin tervehdyksessä ilmoitetaan soittajille, että 0-painikkeen painaminen siirtää heidät.

  • Valitse tai poista valinta Lähetä kopio viestistä sähköpostitse. Jos valittuna, anna sähköpostiosoite, johon kaikkien ääniviestien tallenteet lähetetään.

  • Muuta tarvittaessa tämän vastaajaryhmän salasana.

7

Napsauta Tallenna.

Poista puhelinnumeron ja laajennuksen määrittäminen

Voit poistaa puhelinnumeron tai liittymän osoittamisen vastaajaryhmästä.

Jos käytät faksipalvelun vastaaja-ryhmätoimintoa, tarvitaan puhelinnumero. Jos käytät sitä vain vastaajaan, puhelinnumero on valinnainen.

1

Kirjaudu sisään osoitteessa Control Hub.

2

Siirry osoitteeseen Palvelut > Soitot > Ominaisuudet.

3

Valitse Voicemail Group -kortti ja valitse Manage.

4

Valitse Toiminnot -sarakkeessa Unassign Unassign kuvake.

5

Sinua pyydetään vahvistamaan, että haluat poistaa tämän puhelinnumeron osoittamisen vastaajaryhmästä. Vahvista valitsemalla Unassign .

Jos faksiviestit on otettu käyttöön tässä vastaajaryhmässä, sinua pyydetään poistamaan faksiviesti käytöstä ennen puhelinnumeron osoittamisen poistamista. Vahvista valitsemalla Okay. Napsauta sitten Disable ja Unassign.

Äänipostiryhmän poistaminen

Voit poistaa aiemmin luodun vastaajaryhmän. Kun vastaajaryhmä poistetaan, kaikki viestit ja niihin liittyvät tiedot poistetaan, eikä niitä voi palauttaa. Jos puhelinnumero tai numeronumero on määritetty, sitä ei ole määritetty.

1

Kirjaudu sisään osoitteessa Control Hub.

2

Siirry osoitteeseen Palvelut > Soitot > Ominaisuudet.

3

Valitse Voicemail Group -kortti ja valitse Manage.

4

Napsauta Toiminnot -sarakkeessa äänipostiryhmän kohdalla Poista-painike, jota edustaa roskakorin kuvake.

5

Vahvista valitsemalla Delete.