Vous pouvez utiliser un groupe de messagerie vocale pour l'un des scénarios suivants :

  • Vous avez besoin d'une messagerie vocale à usage général pour un département ou un groupe de travail.

  • Vous souhaitez ajouter une option de messagerie vocale à un accompagnateur automatique ou à un groupe de chasse.

  • Vous souhaitez envoyer les appels entrants surchargés d'une file d'attente d'appels vers une boîte aux lettres vocale partagée.

  • Vous avez des utilisateurs qui n'ont besoin que d'une boîte vocale.

Créer un groupe de messagerie vocale avec MWI à l'aide d'une ligne virtuelle

La ligne virtuelle peut être utilisée pour créer une messagerie vocale de groupe. Lorsque quelqu'un quitte une messagerie vocale, l'indicateur d'attente de message (MWI) est activé sur les appareils auxquels le numéro de ligne virtuelle est attribué.

Avant de commencer

Pour configurer un numéro de ligne virtuelle en tant que messagerie vocale de groupe, configurez d'abord le numéro de ligne virtuelle sur plus d'un appareil utilisateur en tant que ligne partagée. Pour plus d'informations sur la configuration de ligne partagée, voir Configuration de ligne partagée pour les téléphones multiplateformes (MPP).

1

Connectez-vous à Control Hub.

2

Allez dans Services > Appels > Lignes virtuelles.

3

Sélectionnez un numéro de ligne virtuelle que vous avez attribué comme ligne partagée et cliquez sur Appeler.

4

Dans la section Messagerie vocale, fax et langue d’annonce , cliquez sur Messagerie vocale.

5

Basculer sur la messagerie vocale et Envoyer tous les appels entrants à la messagerie vocale.

Paramètres dans Control Hub pour les lignes virtuelles, y compris les bascules pour 'Voicemail' et 'Send calls to voicemail'
6

Cliquez sur Enregistrer.

Lorsqu’un utilisateur appelle et laisse un message vocal, le voyant MWI s’allume pour indiquer qu’il y a un message vocal. Un utilisateur d’un groupe peut vérifier le message vocal en saisissant le code PIN de la boîte aux lettres vocale.

Créer un groupe de messagerie vocale à l'aide d'une ligne primaire ou d'une extension

Vous pouvez créer une boîte de messagerie vocale partagée ou de télécopie entrante en créant un nouveau groupe de messagerie vocale dans Control Hub.

1

Connectez-vous à Control Hub.

2

Allez dans Services > Appels > Fonctionnalités.

3

Sélectionnez la carte Groupe de messagerie vocale puis cliquez sur Ajouter une nouvelle carte.

4

Sur la page Basics , saisissez les informations suivantes, puis cliquez sur Next.

  • Emplacement—Où ce service de groupe de messagerie vocale est attribué.
  • Nom du groupe de messagerie vocale—Nom utilisé pour identifier ce groupe de messagerie vocale.
  • Numéro de téléphone—Attribuer un numéro de téléphone et/ou une extension.

    Pour le service de fax, un numéro de téléphone complet séparé est nécessaire. Pour le service de messagerie vocale uniquement, un numéro de téléphone est facultatif.

  • ID de l'appelant, prénom et nom—Présenté lorsque les appels sont transférés ou transmis à partir de ce groupe de messagerie vocale.
  • Code de messagerie vocale—Utilisez ce code pour accéder au groupe de messagerie vocale lorsque vous appelez.
5

Sur la page Paramètres , saisir les informations suivantes, puis cliquer sur Suivant.

  • Langue—Sélectionnez la langue pour les annonces audio.
  • Stockage des messages—Choisissez l'endroit où les messages sont stockés.

    • Utiliser la boîte aux lettres interne—Si vous choisissez cette option, les utilisateurs peuvent accéder à leurs messages vocaux depuis leur téléphone, l’application Webex et le hub utilisateur.

      La boîte aux lettres interne présente les limitations de stockage suivantes :

      • Limite de 10 minutes pour un seul message

      • Limite totale de 100 minutes pour la boîte aux lettres

    • Utiliser la boîte aux lettres externe—Si vous choisissez cette option, tous les messages vocaux sont envoyés à un e-mail spécifié. Les utilisateurs ne peuvent pas accéder aux messages vocaux depuis leur téléphone, Webex App ou User Hub. De plus, les messages vocaux ne sont pas transcrits.

  • Notification de nouveau message—Recevez des notifications de tout nouveau message vocal ou fax à une adresse e-mail.

    Si activé, saisissez l'adresse e-mail.

  • Messagerie par fax—Permet à ce groupe de messagerie vocale de recevoir des messages par fax.
  • Paramètres supplémentaires de messagerie vocale—Choisissez l'un des paramètres suivants ou les deux :

    • Sélectionner Transfer to '0' to phone number et saisir le numéro de téléphone auquel les appelants sont transférés.

    • Sélectionnez Envoyer une copie du message par e-mail et saisissez l'adresse e-mail à laquelle l'enregistrement de tous les messages vocaux est envoyé.

6

Sur la page Review , sous chaque onglet, examinez vos nouveaux paramètres de groupe de messagerie vocale pour vous assurer que tout est correct. Vous pouvez cliquer sur Précédent pour apporter des modifications, ou sur Créer pour appliquer les paramètres à votre nouveau groupe de messagerie vocale.

7

Cliquer sur Done.

Que faire ensuite

Si vous avez configuré le groupe de messagerie vocale pour un groupe de travail spécifique ou des utilisateurs spécifiques, vous devez partager le numéro de groupe de messagerie vocale et le code d'accès avec ces utilisateurs ou groupes. Vous devez également ajouter un numéro de téléphone ou une extension au portail vocal, si vous ne l'avez pas déjà fait.

Activer ou désactiver un groupe de messagerie vocale

1

Connectez-vous à Control Hub.

2

Allez dans Services > Appels > Fonctionnalités.

3

Sélectionnez la carte Voicemail Group et cliquez sur Gérer.

4

Sélectionnez un groupe de messagerie vocale à éditer.

5

Dans le panneau latéral, cliquez sur Messagerie vocale.

6

Activer ou désactiver le service de groupe de messagerie vocale.

7

Cliquez sur Enregistrer.

Modifier les paramètres d'un groupe de messagerie vocale

Vous pouvez modifier les paramètres d'un groupe de messagerie vocale précédemment créé à tout moment dans Control Hub.

1

Connectez-vous à Control Hub.

2

Allez dans Services > Appels > Fonctionnalités.

3

Sélectionner la carte Groupe de messagerie vocale et cliquer sur Gérer.

4

Sélectionnez un groupe de messagerie vocale à éditer.

5

Dans le panneau latéral, éditer Numéro de téléphone, Extension, ID de l’appelant et Fuseau horaire.

Vous ne pouvez pas changer l'emplacement. Pour changer l'emplacement, vous devez supprimer ce groupe de messagerie vocale et le recréer.

6

Cliquez sur Messagerie vocale pour modifier les paramètres supplémentaires de messagerie vocale.

Si le service de groupe de messagerie vocale est désactivé, les paramètres supplémentaires n'apparaissent pas.

  • Choisissez la langue à appliquer aux annonces audio.

  • Choisissez le message qui est joué lorsque les appelants atteignent cette messagerie vocale.

    • Accueil par défaut—Joue un accueil par défaut pour les appels entrants.

    • Accueil personnalisé—Téléchargez un fichier audio ou enregistrez un accueil en utilisant la fonction d'enregistrement.

    La configuration du groupe de messagerie vocale ne fournit qu'une option d'accueil unique qui agit comme l'accueil sans réponse. Ce salut unique s'applique à la fois aux situations « Pas de réponse » et « Occupé ».

  • Activez le bouton Recevoir notification de tout nouveau message vocal ou fax à une adresse e-mail pour saisir l'adresse e-mail.

  • Activez le bouton Autoriser ce groupe de messagerie vocale à recevoir des messages de télécopie et choisissez un numéro de téléphone. Vous pouvez également saisir une extension.

    Cette option peut être indisponible si l'envoi de messages vocaux est désactivé.

  • Sélectionner ou désélectionner Transfer to '0' to phone number. Si sélectionné, entrez le numéro de téléphone auquel les appelants sont transférés.

    Si vous sélectionnez cette option, assurez-vous que votre message de voicemail informe les appelants qu'appuyer sur « 0 » les transfère.

  • Sélectionner ou désélectionner Envoyer une copie du message par courriel. Si cette option est cochée, saisissez l'adresse e-mail à laquelle l'enregistrement de tous les messages vocaux est envoyé.

  • Modifiez le code d'accès de ce groupe de messagerie vocale si nécessaire.

7

Cliquez sur Enregistrer.

Désaffecter un numéro de téléphone et une extension

Vous pouvez désaffecter un numéro de téléphone ou une extension à partir d'un groupe de messagerie vocale.

Si vous utilisez la fonction groupe de messagerie vocale pour le service de fax, un numéro de téléphone est nécessaire. Si vous l’utilisez uniquement pour la messagerie vocale, un numéro de téléphone est facultatif.

1

Connectez-vous à Control Hub.

2

Allez dans Services > Appels > Fonctionnalités.

3

Sélectionner la carte Groupe de messagerie vocale et cliquer sur Gérer.

4

Dans la colonne Actions d’un groupe de messagerie vocale, cliquez sur Désaffecter Icône de désaffectation.

5

Vous êtes invité à confirmer que vous souhaitez désaffecter ce numéro de téléphone du groupe de messagerie vocale. Cliquez sur Désaffecter pour confirmer.

Si la messagerie par fax est activée pour ce groupe de messagerie vocale, vous êtes invité à désactiver un message par fax avant de désaffecter le numéro de téléphone. Pour confirmer, cliquez sur Ok. Puis cliquez sur Désactiver et Désaffecter.

Supprimer un groupe de messagerie vocale

Vous pouvez supprimer un groupe de messagerie vocale précédemment créé. Lorsqu'un groupe de messagerie vocale est supprimé, tous les messages et données connexes sont supprimés et ne peuvent pas être récupérés. S’il y a un numéro de téléphone ou une extension attribué, il n’est pas attribué.

1

Connectez-vous à Control Hub.

2

Allez dans Services > Appels > Fonctionnalités.

3

Sélectionner la carte Groupe de messagerie vocale et cliquer sur Gérer.

4

Dans la colonne Actions d’un groupe de messagerie vocale, cliquez sur Bouton de suppression représenté par une icône corbeille.

5

Pour confirmer, cliquez sur Supprimer.