Sie können eine Voicemail-Gruppe für eines der folgenden Szenarien verwenden:

  • Sie benötigen eine Allzweck-Voicemail für eine Abteilung oder Arbeitsgruppe.

  • Sie möchten einer automatischen Anrufverteilung oder einer Sammelanschlussgruppe eine Voicemail-Option hinzufügen.

  • Sie möchten die übergelaufenen eingehenden Anrufe aus einer Anrufwarteschlange an ein gemeinsam genutztes Sprachpostfach senden.

  • Sie haben Benutzer, die nur ein Sprachpostfach benötigen.

Voicemail-Gruppe mit MWI über eine virtuelle Leitung erstellen

Die virtuelle Leitung kann zum Erstellen einer Gruppen-Voicemail verwendet werden. Wenn jemand eine Voicemail verlässt, ist die Nachrichtenanzeige (MWI) auf den Geräten aktiviert, denen die Nummer der virtuellen Leitung zugewiesen ist.

Vorbereitungen

Um eine Nummer einer virtuellen Leitung als Gruppen-Voicemail zu konfigurieren, konfigurieren Sie zunächst die Nummer der virtuellen Leitung für mehr als ein Gerät eines Benutzers als gemeinsam genutzte Leitung. Weitere Informationen zur Konfiguration einer gemeinsam genutzten Leitung finden Sie unter Konfiguration einer gemeinsam genutzten Leitung für Multiplattform-Telefone (MPP).

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Melden Sie sich bei Control Hub an.

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Gehen Sie zu Dienste > Anrufe > Virtuelle Leitungen.

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Wählen Sie eine Nummer der virtuellen Leitung aus, die Sie als gemeinsam genutzte Leitung zugewiesen haben, und klicken Sie auf Anrufen.

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Klicken Sie im Abschnitt Voicemail, Fax und Ansagesprache auf Voicemail.

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Aktivieren Sie die Option Voicemail und Alle eingehenden Anrufe an Voicemail senden.

Einstellungen in Control Hub für virtuelle Leitungen, einschließlich Umschaltoptionen für „Voicemail“ und „Anrufe an Voicemail senden“
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Klicken Sie auf „Speichern“.

Wenn ein Benutzer anruft und eine Sprachnachricht hinterlässt, wird die MWI-Anzeige eingeschaltet, um anzuzeigen, dass eine Sprachnachricht vorliegt. Ein Benutzer in einer Gruppe kann die Sprachnachricht überprüfen , indem er die PIN der Sprachmailbox eingibt.

Voicemail-Gruppe mithilfe einer Hauptleitung oder eines Anschlusses erstellen

Sie können eine geteilte Box für Voicemails oder eingehende Faxe erstellen, indem Sie eine neue Voicemail-Gruppe in Control Hub erstellen.

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Melden Sie sich bei Control Hub an.

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Gehen Sie zu Dienste > Anrufe > Funktionen.

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Wählen Sie die Karte Voicemail-Gruppe aus, und klicken Sie dann auf Neu hinzufügen.

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Geben Sie auf der Seite Standard die folgenden Informationen ein und klicken Sie auf Weiter.

  • Standort: Der Ort, an dem dieser Voicemail-Gruppendienst zugewiesen ist.
  • Name der Voicemail-Gruppe – Der Name, der zum Identifizieren dieser Voicemail-Gruppe verwendet wird.
  • Telefonnummer: Weisen Sie eine Telefonnummer und/oder einen Anschluss zu.

    Für den Faxdienst ist eine separate, vollständige Telefonnummer erforderlich. Bei ausschließlicher Verwendung des Voicemail-Dienstes ist eine Telefonnummer optional.

  • Vor- und Nachname der Anrufer-ID: wird angezeigt, wenn Anrufe aus dieser Voicemail-Gruppe übergeben oder weitergeleitet werden.
  • Voicemail-Passcode – Verwenden Sie diesen Code für den Zugriff auf die Voicemail-Gruppe, wenn Sie anrufen.
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Geben Sie auf der Seite Einstellungen die folgenden Informationen ein und klicken Sie auf Weiter.

  • Sprache: Wählen Sie die Sprache für die Audioansagen aus.
  • Nachrichtenspeicher: Wählen Sie aus, wo Nachrichten gespeichert werden sollen.

    • Interne Mailbox verwenden – Wenn Sie diese Option auswählen, können Benutzer über das Telefon, die Webex-App und den User Hub auf ihre Sprachnachrichten zugreifen.

      Der Speicher der internen Mailbox ist wie folgt begrenzt:

      • Limit von 10 Minuten für einzelne Nachrichten

      • Limit von 100 Minuten für die gesamte Mailbox

    • Externe Mailbox verwenden: Wenn Sie diese Option auswählen, werden alle Sprachnachrichten an eine angegebene E-Mail-Adresse gesendet. Benutzer können nicht auf Sprachnachrichten über ihr Telefon, die Webex-App oder den User Hub zugreifen. Voicemails werden auch nicht transkribiert.

  • Benachrichtigung über neue Nachrichten: Sie erhalten Benachrichtigungen über neue Voicemails oder Faxe an eine E-Mail-Adresse.

    Falls aktiviert, geben Sie die E-Mail-Adresse ein.

  • Faxnachrichten: Ermöglichen Sie dieser Voicemail-Gruppe, Faxnachrichten zu empfangen.
  • Zusätzliche Voicemail-Einstellungen: Wählen Sie eine oder beide der folgenden Einstellungen aus:

    • Wählen Sie „0“ an Telefonnummer übergeben aus, und geben Sie die Telefonnummer ein, an die Anrufer übergeben werden.

    • Wählen Sie Kopie der Nachricht per E-Mail versenden aus, und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die Aufzeichnung aller Voicemails gesendet wird.

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Überprüfen Sie auf der Seite Überprüfen auf den einzelnen Registerkarte die neuen Einstellungen der Voicemail-Gruppe, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist. Sie können auf Zurück klicken, um Änderungen vorzunehmen, oder auf Erstellen, um die Einstellungen auf Ihre neue Voicemail-Gruppe anzuwenden.

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Klicken Sie auf Fertig.

Nächste Schritte

Wenn Sie die Voicemail-Gruppe für eine bestimmte Arbeitsgruppe oder für bestimmte Benutzer eingerichtet haben, müssen Sie die Voicemail-Gruppennummer und den Passcode für diese Benutzer oder Gruppen freigeben. Sie müssen auch eine Telefonnummer oder einen Anschluss zum Sprachportal hinzufügen, wenn Sie dies noch nicht getan haben.

Voicemail-Gruppen aktivieren oder deaktivieren

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Melden Sie sich bei Control Hub an.

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Gehen Sie zu Dienste > Anrufe > Funktionen.

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Wählen Sie die Karte Voicemail-Gruppe aus, und klicken Sie auf Verwalten.

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Wählen Sie eine zu bearbeitende Voicemail-Gruppe aus.

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Klicken Sie im seitlichen Bereich auf Voicemail.

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Aktivieren oder deaktivieren Sie den Voicemail-Gruppendienst.

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Klicken Sie auf Speichern.

Bearbeiten der Einstellungen einer Voicemail-Gruppe

Sie können die Einstellungen für eine zuvor erstellte Voicemail-Gruppe jederzeit in Control Hub bearbeiten.

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Melden Sie sich bei Control Hub an.

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Gehen Sie zu Dienste > Anrufe > Funktionen.

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Wählen Sie die Karte Voicemail-Gruppe aus, und klicken Sie auf Verwalten.

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Wählen Sie eine zu bearbeitende Voicemail-Gruppe aus.

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Bearbeiten Sie im seitlichen Bereich die Telefonnummer, den Anschluss, die Anrufer-ID und die Zeitzone.

Sie können den Standort nicht ändern. Um den Standort zu ändern, müssen Sie diese Voicemail-Gruppe löschen und neu erstellen.

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Klicken Sie auf Voicemail , um die zusätzlichen Voicemail-Einstellungen zu bearbeiten.

Wenn der Voicemail-Gruppendienst deaktiviert ist, werden die zusätzlichen Einstellungen nicht angezeigt.

  • Wählen Sie die Sprache für die Audioansagen aus.

  • Wählen Sie die Nachricht aus, die abgespielt wird, wenn Anrufer diese Voicemail erreichen.

    • Standardbegrüßung: Gibt eine Standardbegrüßung für eingehende Anrufe wieder.

    • Benutzerdefinierte Begrüßung – Laden Sie eine Audiodatei hoch oder zeichnen Sie eine Begrüßung mit der Aufzeichnungsfunktion auf.

    Die Konfiguration der Voicemail-Gruppe bietet nur eine einzige Begrüßungsoption, die als Begrüßung bei keiner Antwort fungiert. Diese einzelne Begrüßung gilt sowohl für „Keine Antwort“ als auch für „Besetzt“-Situationen.

  • Aktivieren Sie die Option Benachrichtigung über neue Voicemails oder Faxe an eine E-Mail-Adresse senden , um die E-Mail-Adresse einzugeben.

  • Aktivieren Sie die Option Dieser Voicemail-Gruppe erlauben, Faxnachrichten zu empfangen und wählen Sie eine Telefonnummer aus. Sie können auch einen Anschluss eingeben.

    Diese Option ist möglicherweise nicht verfügbar, wenn die Voicemail-Weiterleitung deaktiviert ist.

  • Wählen oder heben Sie die Auswahl von „0“ an Telefonnummer übertragen auf. Wenn diese Option ausgewählt ist, geben Sie die Telefonnummer ein, an die Anrufer weitergeleitet werden.

    Wenn Sie diese Option auswählen, stellen Sie sicher, dass Ihre Voicemail-Begrüßung die Anrufer darüber informiert, dass sie durch Drücken von „0“ weitergeleitet werden.

  • Wählen oder heben Sie die Option Kopie der Nachricht per E-Mail versenden auf. Bei aktivierter Option geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die Aufzeichnung aller Sprachnachrichten gesendet werden.

  • Ändern Sie bei Bedarf den Passcode für diese Voicemail-Gruppe.

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Klicken Sie auf Speichern.

Rufnummern und Durchwahlen nicht zuweisen

Sie können die Zuweisung einer Telefonnummer oder eines Anschlusses zu einer Voicemail-Gruppe aufheben.

Wenn Sie die Voicemail-Gruppenfunktion für den Faxdienst verwenden, ist eine Telefonnummer erforderlich. Wenn Sie sie es nur für Voicemail verwenden, ist eine Telefonnummer optional.

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Melden Sie sich bei Control Hub an.

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Gehen Sie zu Dienste > Anrufe > Funktionen.

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Wählen Sie die Karte Voicemail-Gruppe aus, und klicken Sie auf Verwalten.

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Klicken Sie in der Spalte Aktionen einer Voicemail-Gruppe auf Zuweisung aufheben Zuweisung aufheben.

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Sie werden aufgefordert, zu bestätigen, dass Sie die Zuweisung dieser Telefonnummer zur Voicemail-Gruppe aufheben möchten. Klicken Sie zur Bestätigung auf Zuweisung aufheben.

Wenn für diese Voicemail-Gruppe Faxnachrichten aktiviert sind, werden Sie aufgefordert, eine Faxnachricht zu deaktivieren, bevor Sie die Zuweisung der Telefonnummer aufheben. Klicken Sie zur Bestätigung auf Okay. Klicken Sie anschließend auf Deaktivieren und Zuweisung aufheben.

Eine Voicemail-Gruppe löschen

Sie können eine zuvor erstellte Voicemail-Gruppe löschen. Wenn eine Voicemail-Gruppe entfernt wird, werden alle Nachrichten und zugehörigen Daten gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden. Wenn eine Telefonnummer oder ein Anschluss zugewiesen ist, wird die Zuweisung aufgehoben.

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Melden Sie sich bei Control Hub an.

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Gehen Sie zu Dienste > Anrufe > Funktionen.

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Wählen Sie die Karte Voicemail-Gruppe aus, und klicken Sie auf Verwalten.

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Klicken Sie in der Spalte Aktionen einer Voicemail-Gruppe auf Schaltfläche „Löschen“ durch ein Papierkorb-Symbol dargestellt.

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Klicken Sie zur Bestätigung auf Löschen.