Vous pouvez utiliser un groupe de messagerie vocale dans tous les scénarios suivants :

  • Vous avez besoin d’une messagerie vocale générale pour un service ou un groupe de travail.

  • Vous souhaitez ajouter une option de messagerie vocale à un standard automatique ou à un groupe de recherche.

  • Vous souhaitez envoyer les messages entrants qui débordent d’une file d’attente d’appels vers une boîte de messagerie vocale partagée.

  • Certains utilisateurs ont seulement besoin d’une boîte de messagerie vocale.

Créer un groupe de messagerie vocale avec MWI en utilisant la ligne virtuelle

La ligne virtuelle peut être utilisée pour créer une messagerie vocale de groupe avec l’avantage que lorsqu’une personne quitte une messagerie vocale, l’indicateur de message en attente (MWI) est activé sur les périphériques auxquels le numéro de ligne virtuelle est attribué.

Avant de commencer

Pour configurer un numéro de ligne virtuelle en tant que messagerie vocale de groupe, configurez d’abord le numéro de ligne virtuelle sur le périphérique de plus d’un utilisateur en tant que ligne partagée. Pour plus d'informations sur la configuration de la ligne partagée, voir : Configuration de ligne partagée pour les téléphones multiplateformes (MPP) .

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À partir de l’affichage du client dans https://admin.webex.com/, allez dans Services, puis choisissez la carte Appel > Lignes virtuelles .

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Cliquez sur Gérer et sélectionnez le numéro de ligne virtuelle que vous avez attribué comme ligne partagée, puis cliquez sur Calling.

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Dans la section Messagerie vocale, fax et langue de l’annonce , cliquez sur Messagerie vocale.

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Activez Messagerie vocale et Envoyer tous les appels entrants vers la messagerie vocale.

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Cliquez sur Enregistrer.

Lorsqu'un utilisateur appelle et laisse une messagerie vocale, le voyant MWI s'allume pour indiquer qu'il y a une messagerie vocale. Un utilisateur d'un groupe peut vérifier la messagerie vocale en saisissant le code PIN de la boîte de messagerie vocale.
Créer un groupe de messagerie vocale en utilisant la ligne principale ou le poste

Vous pouvez créer une boîte de messagerie vocale ou de télécopie entrante partagée en créant un nouveau groupe de messagerie vocale dans Control Hub.

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Dans l’affichage du client dans https://admin.webex.com/, allez dans Services, et choisissez Appel > Fonctionnalités.

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Cliquez sur la carte Groupe de messagerie vocale puis sur Ajouter .

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Sur la page Bases, saisissez les informations suivantes, puis cliquez sur Suivant.

  • Emplacement—Où ce service de groupe de messagerie vocale est attribué.
  • Nom du groupe de messagerie vocale—Le nom utilisé pour identifier ce groupe de messagerie vocale.
  • Numéro de téléphone—Attribuez un numéro de téléphone et/ou un numéro de poste.

    Pour le service de télécopie, un numéro de téléphone complet et distinct est requis. Pour le service de messagerie vocale uniquement, un numéro de téléphone est facultatif.

  • Prénom et nom de l'ID de l'appelant—Présentés lorsque les appels sont transférés ou renvoyés hors de ce groupe de messagerie vocale.
  • Code d'accès de messagerie vocale—Utilisez ce code pour accéder au groupe de messagerie vocale lorsque vous appelez.
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Sur la page Paramètres, saisissez les informations suivantes, puis cliquez sur Suivant.

  • Langue—Sélectionnez la langue des annonces audio.
  • Stockage des messages—Choisissez où les messages sont stockés.
  • Notification de nouveaux messages—Recevoir des notifications de tous les nouveaux messages vocaux ou télécopies vers une adresse électronique.

    Si cette option est activée, saisissez l’adresse électronique.

  • Messagerie par télécopie—Activez cette option pour permettre à ce groupe de messagerie vocale de recevoir des messages par télécopie.
  • Paramètres supplémentaires de la messagerie vocale—Choisissez l'une des options suivantes ou les deux :

    • cochez la case Transférer vers le numéro de téléphone « 0 » et saisissez le numéro de téléphone vers lequel les appelants sont transférés.

    • Cochez la case Envoyer une copie du message et saisissez l’adresse électronique à laquelle l’enregistrement de tous les messages vocaux est envoyé.

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Sur la page Révision, sous chaque onglet, vérifiez les paramètres de votre nouveau groupe de messagerie vocale pour vous assurer que tout est correct. Vous pouvez cliquer sur Retour pour apporter des modifications ou sur Créer pour appliquer les paramètres à votre nouveau groupe de messagerie vocale.

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Cliquez sur Terminé lorsque vous avez terminé.

Ce qu’il faut faire ensuite

Si vous avez configuré le groupe de messagerie vocale pour un groupe de travail spécifique ou des utilisateurs spécifiques, vous devrez partager le numéro et le code d’accès du groupe de messagerie vocale avec ces utilisateurs ou groupes. Vous devrez également ajouter un numéro de téléphone ou une extension au portail vocal, si vous ne l’avez pas déjà fait.

Activer ou désactiver un groupe de messagerie vocale
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Dans l’affichage d’administration du client, dans https://admin.webex.com/, allez dans Services, et choisissez Appel > Fonctionnalités.

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Cliquez sur Groupe de messagerie vocale, puis sélectionnez le groupe de messagerie vocale à modifier.

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Dans le panneau latéral, sous Paramètres de messagerie vocale, sélectionnez la flèche située à côté de Messagerie vocale pour l’agrandir.

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Utilisez le commutateur pour activer ou désactiver ce service de groupe de messagerie vocale.

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Si vous le désactivez, une fenêtre contextuelle s’affiche pour vous demander de confirmer, cliquez sur Ok.

Modifier les paramètres d’un groupe de messagerie vocale

Vous pouvez modifier les paramètres d’un groupe de messagerie vocale précédemment créé à tout moment dans Control Hub.

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Connectez-vous au Control Hub.

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Allez dans Services, puis choisissez Appel > Fonctionnalités.

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Cliquez sur la carte Groupe de messagerie vocale et cliquez sur Gérer. Sélectionnez le groupe de messagerie vocale à modifier.

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Dans le panneau latéral, sous Paramètres généraux, vous pouvez modifier le numéro de téléphone et/ou les numéros de postes ainsi que l’ID de l’appelant.

L’emplacement ne peut pas être modifié. Vous devez supprimer ce groupe de messagerie vocale et le recréer pour modifier l’emplacement.

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Sous Paramètres de messagerie vocale, sélectionnez la flèche située à côté de Messagerie vocale pour agrandir et modifier les paramètres supplémentaires de la messagerie vocale.

Si le service de groupe de messagerie vocale est désactivé, les paramètres supplémentaires ne s’affichent pas.

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Sous Langue, sélectionnez la langue à appliquer aux annonces audio.

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Sous la rubrique Bienvenue, choisissez le message qui est diffusé lorsque les appelants atteignent cette boîte vocale.

  • Message d'accueil par défaut—Lit un message d'accueil par défaut pour les appels entrants.
  • Message d'accueil personnalisé—Téléchargez un fichier audio ou enregistrez un message d'accueil à l'aide de la fonction d'enregistrement.

La configuration du groupe de messagerie vocale ne fournit qu'une seule option de message d'accueil qui agit comme message d'accueil sans réponse. Ce message d'accueil unique s'applique aux situations « Sans réponse » et « Occupé ».

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Sous Messagerie par télécopie, vous pouvez activer ou désactiver la réception de messages par télécopie pour ce groupe de messagerie vocale.

Cette option peut être indisponible si le forwarding de la messagerie vocale est désactivé.

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Sous Paramètres supplémentaires de messagerie vocale, vous pouvez choisir l’une ou les deux options suivantes :

  • cochez la case Transférer vers le numéro de téléphone « 0 » et saisissez le numéro de téléphone vers lequel les appelants sont transférés.

    Si vous sélectionnez cette option, assurez-vous que votre message d'accueil de messagerie vocale informe les appelants que le fait d'appuyer sur « 0 » les transfère.

  • Cochez la case Envoyer une copie du message et saisissez l’adresse électronique à laquelle l’enregistrement de tous les messages vocaux est envoyé.
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Sous Changer le code d’accès de la messagerie vocale, vous pouvez changer le code d’accès pour ce groupe de messagerie vocale.

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Une fois que vous avez terminé toutes vos modifications dans le groupe de messagerie vocale, cliquez sur Enregistrer.

Désattribuer un numéro de téléphone et une extension

Vous pouvez annuler l’attribution d’un numéro de téléphone ou d’un poste d’un groupe de messagerie vocale.

Si vous utilisez la fonction de groupe de messagerie vocale pour le service de télécopie, un numéro de téléphone est nécessaire. Si vous l’utilisez uniquement pour la messagerie vocale, un numéro de téléphone est facultatif.

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Dans l’affichage du client dans https://admin.webex.com/, allez dans Services, et choisissez Appel > Fonctionnalités.

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Cliquez sur Groupe de messagerie vocale et sélectionnez le groupe de messagerie vocale à modifier.

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Dans la colonne Actions, sélectionnez Supprimer .

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Vous êtes invité à confirmer que vous souhaitez désaffecter ce numéro de téléphone du groupe de messagerie vocale. Cliquez sur Désaffecter pour confirmer.

Si la messagerie par télécopie est activée pour ce groupe de messagerie vocale, vous êtes invité à désactiver un message par télécopie avant de désaffecter le numéro de téléphone. Pour confirmer, cliquez sur Ok. Cliquez ensuite sur Désactiver et désaffecter.

Supprimer un groupe de messagerie vocale

Vous pouvez supprimer un groupe de messagerie vocale précédemment créé. Lorsqu’un groupe de messagerie vocale est supprimé, tous les messages et les données associées sont supprimés et ne peuvent pas être récupérés. Si un numéro de téléphone ou un numéro de poste est attribué, il n’est pas attribué.

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Dans l’affichage du client dans https://admin.webex.com/, allez dans Services, et choisissez Appel > Fonctionnalités.

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Cliquez sur Groupe de messagerie vocale et recherchez le groupe de messagerie vocale à supprimer dans la liste.

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Dans la colonne Actions, sélectionnez .

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Pour confirmer, cliquez sur Supprimer.