Vous pouvez utiliser un groupe de messagerie vocale dans tous les scénarios suivants :

  • Vous avez besoin d’une messagerie vocale générale pour un service ou un groupe de travail.

  • Vous souhaitez ajouter une option de messagerie vocale à un standard automatique ou à un groupe de recherche.

  • Vous souhaitez envoyer les appels entrants débordés d'une file d'attente d'appels vers une boîte vocale partagée.

  • Vous avez des utilisateurs qui n’ont besoin que d’une boîte vocale.

Créer un groupe de messagerie vocale avec MWI à l'aide d'une ligne virtuelle

La ligne virtuelle peut être utilisée pour créer une messagerie vocale de groupe. Lorsqu'une personne laisse un message vocal, l'indicateur de message en attente (MWI) est activé sur les appareils auxquels le numéro de ligne virtuelle est attribué.

Avant de commencer

Pour configurer un numéro de ligne virtuelle en tant que messagerie vocale de groupe, configurez d'abord le numéro de ligne virtuelle sur l'appareil de plusieurs utilisateurs en tant que ligne partagée. Pour plus d'informations sur la configuration de ligne partagée, voir Configuration de ligne partagée pour les téléphones multiplateformes (MPP).

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Connectez-vous au Control Hub.

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Accéder à Services > Appel > Lignes virtuelles.

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Sélectionnez un numéro de ligne virtuelle que vous avez attribué en tant que ligne partagée et cliquez sur Appel.

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Dans la section Messagerie vocale, fax et langue d'annonce, cliquez sur Messagerie vocale.

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Activez Messagerie vocale et Envoyer tous les appels entrants vers la messagerie vocale.

Paramètres dans Control Hub pour les lignes virtuelles, y compris les boutons « Messagerie vocale » et « Envoyer les appels vers la messagerie vocale »
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Cliquez sur Enregistrer.

Lorsqu'un utilisateur appelle et laisse un message vocal, le voyant MWI s'allume pour indiquer qu'il y a un message vocal. Un utilisateur d'un groupe peut consulter le message vocal en saisissant le code PIN de la boîte vocale.

Créer un groupe de messagerie vocale à l'aide d'une ligne principale ou d'une extension

Vous pouvez créer une boîte de messagerie vocale ou de télécopie entrante partagée en créant un nouveau groupe de messagerie vocale dans Control Hub.

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Connectez-vous au Control Hub.

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Accéder à Services > Appel > Caractéristiques.

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Sélectionnez la carte Groupe de messagerie vocale puis cliquez sur Ajouter un nouveau.

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Sur la page Bases, saisissez les informations suivantes, puis cliquez sur Suivant.

  • Emplacement— Où ce service de groupe de messagerie vocale est attribué.
  • Nom du groupe de messagerie vocale— Le nom utilisé pour identifier ce groupe de messagerie vocale.
  • Numéro de téléphone— Attribuer un numéro de téléphone and/or extension.

    Pour le service de télécopie, un numéro de téléphone complet et distinct est requis. Pour le service de messagerie vocale uniquement, un numéro de téléphone est facultatif.

  • Nom d'identification de l'appelant de la ligne directe— Sélectionnez un identifiant d'appelant à afficher lorsqu'une personne passe un appel à partir de ce groupe de messagerie vocale. Vous pouvez choisir un Nom d'affichage ou Autre nom d'identification de l'appelant de ligne directe, un champ s'affiche dans lequel vous pouvez saisir un nom personnalisé.

    Les autres noms d'identification de l'appelant de ligne directe prennent en charge les caractères Unicode d'une longueur maximale de 128 caractères.

  • Numéroter par nom— Saisissez le nom que vous souhaitez utiliser pour composer ce groupe de messagerie vocale.

    Le champ Numéroter par nom prend en charge les caractères ASCII.

  • Code d'accès de la messagerie vocale— Utilisez ce code pour accéder au groupe de messagerie vocale lorsque vous appelez.
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Sur la page Paramètres, saisissez les informations suivantes, puis cliquez sur Suivant.

  • Langue— Sélectionnez la langue des annonces audio.
  • Stockage des messages— Choisissez où les messages sont stockés.

    • Utiliser la boîte aux lettres interne— Si vous choisissez cette option, les utilisateurs peuvent accéder à leurs messages vocaux depuis le téléphone, l'application Webex et le hub utilisateur.

      La boîte aux lettres interne a les limites de stockage suivantes :

      • limite de 10 minutes par message

      • limite totale de la boîte aux lettres de 100 minutes

    • Utiliser une boîte aux lettres externe— Si vous choisissez cette option, tous les messages vocaux sont envoyés à une adresse e-mail spécifiée. Les utilisateurs ne peuvent pas accéder aux messages vocaux depuis leur téléphone, l'application Webex ou le hub utilisateur. De plus, les messages vocaux ne sont pas transcrits.

  • Notification de nouveau message— Recevez des notifications de tout nouveau message vocal ou fax à une adresse e-mail.

    Si cette option est activée, saisissez l’adresse électronique.

  • Messagerie fax— Autoriser ce groupe de messagerie vocale à recevoir des messages fax.
  • Paramètres de messagerie vocale supplémentaires— Choisissez l’une ou les deux options suivantes :

    • Sélectionnez Transférer vers « 0 » vers le numéro de téléphone et entrez le numéro de téléphone vers lequel les appelants sont transférés.

    • Sélectionnez Envoyer une copie du message par e-mail et saisissez l'adresse e-mail à laquelle l'enregistrement de tous les messages vocaux est envoyé.

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Sur la page Révision, sous chaque onglet, vérifiez les paramètres de votre nouveau groupe de messagerie vocale pour vous assurer que tout est correct. Vous pouvez cliquer sur Retour pour apporter des modifications ou sur Créer pour appliquer les paramètres à votre nouveau groupe de messagerie vocale.

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Cliquez sur Terminé.

Que faire ensuite

Si vous avez configuré le groupe de messagerie vocale pour un groupe de travail spécifique ou des utilisateurs spécifiques, vous devez partager le numéro du groupe de messagerie vocale et le code d'accès avec ces utilisateurs ou groupes. Vous devez également ajouter un numéro de téléphone ou un poste au portail vocal, si vous ne l'avez pas déjà fait.

Activer ou désactiver un groupe de messagerie vocale

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Connectez-vous au Control Hub.

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Accéder à Services > Appel > Caractéristiques.

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Sélectionnez la carte Groupe de messagerie vocale et cliquez sur Gérer.

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Sélectionnez un groupe de messagerie vocale à modifier.

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Dans le panneau latéral, cliquez sur Messagerie vocale.

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Activer ou désactiver le service de groupe de messagerie vocale.

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Cliquez sur Enregistrer.

Modifier les paramètres d’un groupe de messagerie vocale

Vous pouvez modifier les paramètres d’un groupe de messagerie vocale précédemment créé à tout moment dans Control Hub.

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Connectez-vous au Control Hub.

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Accéder à Services > Appel > Caractéristiques.

3

Sélectionnez la carte Groupe de messagerie vocale et cliquez sur Gérer.

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Sélectionnez un groupe de messagerie vocale à modifier.

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Dans le panneau latéral, modifiez le Numéro de téléphone, Extension, ID de l'appelantet Fuseau horaire.

Vous ne pouvez pas changer l'emplacement. Pour changer l'emplacement, vous devez supprimer ce groupe de messagerie vocale et le recréer.

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Cliquez sur Messagerie vocale pour modifier les paramètres de messagerie vocale supplémentaires.

Si le service de groupe de messagerie vocale est désactivé, les paramètres supplémentaires ne s’affichent pas.

  • Choisissez la langue à appliquer aux annonces audio.

  • Choisissez le message qui est joué lorsque les appelants atteignent cette messagerie vocale.

    • Message d'accueil par défaut— Lit un message d'accueil par défaut pour les appels entrants.

    • Message d'accueil personnalisé— Téléchargez un fichier audio ou enregistrez un message d'accueil à l'aide de la fonction d'enregistrement.

    La configuration du groupe de messagerie vocale ne fournit qu'une seule option de message d'accueil qui fait office de message d'accueil sans réponse. Ce message d'accueil unique s'applique à la fois aux situations « Pas de réponse » et « Occupé ».

  • Activez Recevoir une notification de tout nouveau message vocal ou fax à une adresse e-mail pour saisir l'adresse e-mail.

  • Activez l'option Autoriser ce groupe de messagerie vocale à recevoir des messages fax et choisissez un numéro de téléphone. Vous pouvez également saisir une extension.

    Cette option peut être indisponible si le forwarding de la messagerie vocale est désactivé.

  • Sélectionnez ou désélectionnez Transférer vers « 0 » vers le numéro de téléphone. Si cette option est sélectionnée, saisissez le numéro de téléphone vers lequel les appelants sont transférés.

    Si vous sélectionnez cette option, assurez-vous que votre message d'accueil de messagerie vocale informe les appelants qu'appuyer sur « 0 » les transfère.

  • Sélectionnez ou désélectionnez Envoyer une copie du message par e-mail. Si cette option est sélectionnée, saisissez l'adresse e-mail à laquelle l'enregistrement de tous les messages vocaux est envoyé.

  • Modifiez le code d’accès de ce groupe de messagerie vocale si nécessaire.

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Cliquez sur Enregistrer.

Désattribuer un numéro de téléphone et une extension

Vous pouvez annuler l’attribution d’un numéro de téléphone ou d’un poste d’un groupe de messagerie vocale.

Si vous utilisez la fonction de groupe de messagerie vocale pour le service de télécopie, un numéro de téléphone est nécessaire. Si vous l’utilisez uniquement pour la messagerie vocale, un numéro de téléphone est facultatif.

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Connectez-vous au Control Hub.

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Accéder à Services > Appel > Caractéristiques.

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Sélectionnez la carte Groupe de messagerie vocale et cliquez sur Gérer.

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Dans la colonne Actions d'un groupe de messagerie vocale, cliquez sur Annuler l'attribution Icône de désaffectation.

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Vous êtes invité à confirmer que vous souhaitez désattribuer ce numéro de téléphone du groupe de messagerie vocale. Cliquez sur Désaffecter pour confirmer.

Si la messagerie fax est activée pour ce groupe de messagerie vocale, vous êtes invité à désactiver un message fax avant d'annuler l'attribution du numéro de téléphone. Pour confirmer, cliquez sur Ok. Cliquez ensuite sur Désactiver et désaffecter.

Supprimer un groupe de messagerie vocale

Vous pouvez supprimer un groupe de messagerie vocale précédemment créé. Lorsqu'un groupe de messagerie vocale est supprimé, tous les messages et données associées sont supprimés et ne peuvent pas être récupérés. S'il existe un numéro de téléphone ou un poste attribué, il n'est pas attribué.

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Connectez-vous au Control Hub.

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Accéder à Services > Appel > Caractéristiques.

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Sélectionnez la carte Groupe de messagerie vocale et cliquez sur Gérer.

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Dans la colonne Actions d’un groupe de messagerie vocale, cliquez sur Bouton Supprimer représenté par une icône de corbeille.

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Pour confirmer, cliquez sur Supprimer.