In de volgende situaties kan een voicemailgroep nuttig zijn:

  • U hebt een algemene voicemail nodig voor een afdeling of werkgroep.

  • U wilt een voicemailoptie toevoegen aan een automatische beantwoorder of zoekgroep.

  • U wilt overtollige binnenkomende gesprekken vanuit een gesprekswachtrij doorleiden naar een gedeelde voicemailbox.

  • U hebt gebruikers die alleen een voicemailbox nodig hebben.

Een voicemailgroep maken met MWI via een virtuele lijn

Virtuele lijn kan worden gebruikt om een groepsvoicemail te maken met het voordeel dat wanneer iemand een voicemail verlaat, de indicator voor wachtende berichten (MWI) is ingeschakeld op de apparaten waaraan het virtuele lijnnummer is toegewezen.

Voordat u begint

Als u een virtueel lijnnummer wilt configureren als een groepsvoicemail, configureert u eerst het virtuele lijnnummer op het apparaat van meer dan één gebruiker als een gedeelde lijn. Zie voor meer informatie over de configuratie van de gedeelde lijn: Configuratie van gedeelde lijn voor telefoons voor meerdere platforms (MPP) .

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com/ naar Services en kies de kaart Calling > Virtual Lines .

2

Klik op Beheren en selecteer het virtuele lijnnummer dat u als gedeelde lijn hebt toegewezen en klik op Bellen.

3

Klik in het gedeelte Taal voor voicemail, fax en aankondiging op Voicemail.

4

Schakel Voicemail in en Alle binnenkomende gesprekken naar voicemail verzenden.

5

Klik op Opslaan.

Wanneer een gebruiker belt en een voicemail verlaat, gaat het MWI-lampje branden om aan te geven dat er een voicemail is. Een gebruiker in een groep kan de voicemail controleren door de pincode van de voicemailbox in te voeren.
Een voicemailgroep maken met een primaire lijn of toestel

U kunt een gedeelde voicemailbox of box voor inkomende faxen maken door een nieuwe voicemailgroep te maken in Control Hub.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com/ naar Services en kies Bellen > Functies.

2

Klik op de kaart Voicemailgroep en vervolgens op Toevoegen .

3

Voer op de pagina Basis de volgende informatie in en klik op Volgende.

  • Locatie: waar deze voicemailgroepservice is toegewezen.
  • Naam voicemailgroep: de naam die wordt gebruikt om deze voicemailgroep te identificeren.
  • Telefoonnummer: wijs een telefoonnummer en/of toestel toe.

    Voor de faxservice is een afzonderlijk, volledig telefoonnummer vereist. Voor alleen voicemailservice is een telefoonnummer optioneel.

  • Voornaam en achternaam beller-id: wordt weergegeven wanneer gesprekken worden doorgeschakeld of doorgeschakeld vanuit deze voicemailgroep.
  • Toegangscode voor voicemail: gebruik deze code om toegang te krijgen tot de voicemailgroep wanneer u belt.
4

Voer op de pagina Instellingen de volgende informatie in en klik op Volgende.

  • Taal: selecteer de taal voor de audioaankondigingen.
  • Berichtopslag: kies waar berichten worden opgeslagen.
  • Melding nieuw bericht: ontvang meldingen van nieuwe voicemails of faxen naar een e-mailadres.

    Voer het e-mailadres in indien dit is ingeschakeld.

  • Faxberichten: hiermee kunt u toestaan dat deze voicemailgroep faxberichten ontvangt.
  • Aanvullende voicemailinstellingen: kies een of beide van de volgende opties:

    • Schakel het selectievakje Met telefoonnummer doorverbinden voor '0' in en voer het telefoonnummer in waarmee bellers worden doorverbonden.

    • Schakel het selectievakje Een kopie van bericht versturen per e-mail in en voer het e-mailadres in waar de opnamen van alle voicemailberichten naartoe worden gestuurd.

5

Bekijk op de pagina Controleren onder elk tabblad de instellingen voor uw nieuwe voicemailgroep en controleer of alles correct is. Klik op Terug om wijzigingen aan te brengen of klik op Maken om de instellingen toe te passen op uw nieuwe voicemailgroep.

6

Klik op Gereed wanneer u klaar bent.

De volgende stap

Als u de voicemailgroep hebt ingesteld voor een specifieke werkgroep of specifieke gebruikers, moet u het voicemailgroepnummer en de toegangscode delen met deze gebruikers of groepen. U moet ook een telefoonnummer of toestel toevoegen aan de spraakportal als u dit nog niet hebt gedaan.

Een voicemailgroep in- of uitschakelen
1

Ga vanuit de klantenbeheerweergave in https://admin.webex.com/ naar Services en kies Bellen > Functies.

2

Klik op Voicemailgroep en selecteer de voicemailgroep die u wilt bewerken.

3

Selecteer in het zijpaneel onder Voicemailinstellingen de pijl naast Voicemail om de instellingen uit te vouwen.

4

Gebruik de schakelaar om deze voicemailgroepservice in of uit te schakelen.

5

Als u uitschakelt, verschijnt er een pop-up waarin u wordt gevraagd om te bevestigen. Klik op OK.

Instellingen van een voicemailgroep bewerken

U kunt de instellingen van een eerder gemaakte voicemailgroep op elk moment bewerken in Control Hub.

1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Services en kies Calling > Features.

3

Klik op de kaart Voicemailgroep en klik op Beheren. Selecteer de te bewerken voicemailgroep.

4

In het zijpaneel, onder Algemene instellingen, kunt u het telefoonnummer en/of het toestel en de beller-id bewerken.

De locatie kan niet worden gewijzigd. U moet deze voicemailgroep verwijderen en deze opnieuw maken om de locatie te wijzigen.

5

Selecteer onder Voicemailinstellingen de pijl naast Voicemail om de aanvullende voicemailinstellingen uit te vouwen en te bewerken.

Als de voicemailgroepservice is uitgeschakeld, worden de aanvullende instellingen niet weergegeven.

6

Selecteer onder Taal de taal die moet worden toegepast op de audiomededelingen.

7

Kies bij Begroetingen het bericht dat wordt afgespeeld wanneer bellers deze voicemail bereiken.

  • Standaardbegroeting: speelt een standaardbegroeting af voor binnenkomende gesprekken.
  • Aangepaste begroeting: upload een audiobestand of neem een begroeting op met de opnamefunctie.

De configuratie van de voicemailgroep biedt slechts één begroeting die fungeert als begroeting zonder antwoord. Deze enkele begroeting is van toepassing op situaties met 'Geen antwoord' en 'Bezet'.

8

Onder Faxberichten kunt u het ontvangen van faxberichten voor deze voicemailgroep in- of uitschakelen.

Deze optie is mogelijk niet beschikbaar als voicemail doorsturen is uitgeschakeld.

9

Onder Aanvullende voicemailinstellingen kiest u een of beide van de volgende opties:

  • Schakel het selectievakje Met telefoonnummer doorverbinden voor '0' in en voer het telefoonnummer in waarmee bellers worden doorverbonden.

    Als u deze optie selecteert, moet u ervoor zorgen dat uw voicemailbegroeting bellers informeert dat ze worden doorverbonden door op '0' te drukken.

  • Schakel het selectievakje Een kopie van bericht versturen per e-mail in en voer het e-mailadres in waar de opnamen van alle voicemailberichten naartoe worden gestuurd.
10

Onder Toegangscode voor voicemail wijzigen kunt u de toegangscode voor deze voicemailgroep wijzigen.

11

Zodra u alle bewerkingen voor de voicemailgroep hebt voltooid, klikt u op Opslaan.

Een telefoonnummer en toestel niet toewijzen

U kunt de toewijzing van een telefoonnummer of toestel aan een voicemailgroep ongedaan maken.

Als u de voicemailgroepfunctie voor de faxservice gebruikt, is een telefoonnummer vereist. Als u deze alleen voor voicemail gebruikt, is een telefoonnummer optioneel.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com/ naar Services en kies Bellen > Functies.

2

Klik op Voicemailgroep en selecteer de voicemailgroep die u wilt bewerken.

3

Selecteer in de kolom Acties de optie Toewijzing ongedaan maken .

4

U wordt gevraagd te bevestigen dat u de toewijzing van dit telefoonnummer aan de voicemailgroep ongedaan wilt maken. Klik op Toewijzing ongedaan maken om te bevestigen.

Als faxberichten zijn ingeschakeld voor deze voicemailgroep, wordt u gevraagd een faxbericht uit te schakelen voordat u de toewijzing van het telefoonnummer ongedaan maakt. Klik op OK om te bevestigen. Klik vervolgens op Uitschakelen en toewijzing ongedaan maken.

Een voicemail groep verwijderen

U kunt een eerder gemaakte voicemailgroep verwijderen. Wanneer een voicemailgroep wordt verwijderd, worden alle berichten en gerelateerde gegevens verwijderd en kunnen deze niet worden hersteld. Als er een telefoonnummer of toestel is toegewezen, wordt de toewijzing ongedaan gemaakt.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com/ naar Services en kies Bellen > Functies.

2

Klik op Voicemailgroep en zoek de voicemailgroep die u wilt verwijderen in de lijst.

3

Selecteer in de kolom Acties de optie .

4

Klik op Verwijderen om te bevestigen.