Perustetaan yhteinen arkisto, jonka avulla eri toimipisteet voivat käyttää yhteistä ilmoitusta. Palvelut, kuten automaattiset avustajat, puhelujonot tai pidossa oleva musiikki, voivat osoittaa arkistossa olevaan yhteiseen ilmoitukseen.

Voit päivittää nämä ilmoitukset kerran ja soveltaa niitä kaikkiin vastaaviin instansseihin. Tämä toiminto tarjoaa tehokkaamman tavan päivittää automaattisia avustajia ja mahdollistaa koko yrityksen laajuisten ilmoitusten päivittämisen. Esimerkiksi: loma-ilmoitus.

Voit määrittää ilmoitusarkiston organisaatiotasolla ja sijaintitasolla.

Organisaatio- ja sijaintitason ilmoitusarkistovaihtoehto tarjoaa nämä ominaisuudet.

  • Lisää, päivitä ja poista äänitiedostoja

  • Korvaa olemassa olevat ilmoitustiedostot

  • Suodatus- ja lajittelumahdollisuus tiedostojen tarkasteluun

  • Näyttää tiedoston tiedot ja ilmoitusta käyttävän ominaisuusinstanssin.

  • Tukee ilmoitusten lokalisointia

Ilmoitusarkiston perustaminen

Ennen kuin aloitat

  • Et voi poistaa nykyisiä tiedostoja, joita ominaisuudet käyttävät.

  • Voit tallentaa ilmoitustiedostoja enintään 1 Gt:n tallennusrajoituksella kaikilla tasoilla.

  • Varmista, ettet lataa ilmoitustiedostoja, joilla on päällekkäiset nimet.

  • Noudata seuraavia vaatimuksia, kun lataat äänitiedostoja:

    • Äänitiedostomuoto:

      • .WAV 8 tai 16 kHz:n, 8-bittisen tai 16-bittisen monoäänen, µ-law-, A-law- tai PCM-tiedostot.

      • .WMA 8 tai 16 kHz:n, 16-bittisen mono-, µ-law-, A-law- tai PCM-tiedostot.

    • Äänen enimmäispituus:

      • 2 minuuttia ääniviestin tervehdykselle ja mukautetulle takaisinsoittokäyttäjälle/-ryhmälle.

      • 10 sekuntia käyttäjän ääniportaalin henkilökohtaista nimeä varten.

      • 10 minuuttia odotusaikamusiikkitervehdystä varten.

      • 5 minuuttia kaikille muille palveluille.

    • Äänen vähimmäispituus: 5 sekuntia

    • Äänitiedoston enimmäiskoko: 5 MB

1

Kirjaudu sisään osoitteessa Control Hub.

2

Siirry osoitteeseen Palvelut > Soitot > Ominaisuudet.

3

Siirry Ilmoitukset -korttiin ja valitse Lisää uusi lisätäksesi uuden ilmoitustiedoston.

Voit lisätä ilmoitustiedostoja kahdella tavalla:

  • Upload- Voit ladata tiedoston järjestelmästäsi.

  • Record- Voit tallentaa oman mukautetun äänitiedoston äänitysvaihtoehdon avulla.

4

To Upload tiedosto, suorita seuraavat vaiheet:

  1. Valitse Upload -välilehdeltä, millä tasolla haluat luoda ilmoitustiedoston.

    • Organisaatio-Sallii tiedostojen käytön koko organisaatiossasi.

    • Sijainti - Voit käyttää tiedostoa vain määritetyssä sijainnissa. Jos valitset tämän vaihtoehdon, valitse sijainti pudotusvalikosta.

  2. Määritä ilmoitustiedoston otsikko kentässä Label . Esimerkiksi: Palvelukatkos.

  3. Vedä ja pudota äänitiedosto tai napsauta Valitse tiedosto ladataksesi sen.

  4. Tallenna tiedosto valitsemalla Valitse tiedosto .

lataa tiedosto -sivu, jossa voit valita tason, etiketin ja valita tiedoston järjestelmästäsi.

5

Voit tallentaa viestin osoitteeseen Record seuraavasti:

  1. Napsauta Record -välilehteä.

  2. Valitse, millä tasolla haluat luoda ilmoitustiedoston.

    • Organisaatio-Sallii tiedostojen käytön koko organisaatiossasi.

    • Sijainti - Voit käyttää tiedostoa vain määritetyssä sijainnissa. Jos valitset tämän vaihtoehdon, valitse sijainti pudotusvalikosta.

  3. Määritä ilmoitustiedoston otsikko kentässä Label .

  4. Tallenna viesti napsauttamalla tallennuskuvaketta ja kuuntele tallennettu viesti napsauttamalla toistokuvaketta .

  5. Tallenna tallennus valitsemalla Valitse tiedosto .

Tallennussivu, jossa voit valita tason, merkinnän ja tallentaa viestin.

Ladatut tai nauhoitetut äänitiedostot luetellaan nyt Announcements -sivulla. Voit etsiä ja suodattaa sijaintiin tai organisaatioon sovellettavia tiedostoja.

Ilmoitustiedostojen luettelo näkyy Ilmoitus-sivulla

6

Voit poistaa äänitiedoston napsauttamalla poistokuvaketta . Jos haluat korvata tiedoston, napsauta äänitiedostoa ja valitse Korvaa tiedosto.

Ilmoitustiedoston korvaamisen avulla voit käyttää yhtä tiedostoa ja soveltaa sitä asianomaisiin palveluihin. Jos haluat esimerkiksi muuttaa kuukausittaista erikoisuutisilmoitusta 25 paikkakunnalla, voit käyttää yhtä korvaavaa tiedostoa.

Ilmoitusarkisto tukee seuraavia:

  • Tallentaa äänitiedostot ilman aikarajaa

  • Tukee minkä tahansa määrän tiedostojen latauksia

  • Tukee ilmoitusviestien lokalisointia

Mitä tehdä seuraavaksi

Voit käyttää äänitiedostoja mukautettuihin määrityksiin seuraavissa toiminnoissa:

  • Music on Hold-Valitsemalla Toista mukautettua musiikkia voit soittaa mukautettua musiikkia, kun puhelu on jonossa. Lisätietoja on osoitteessa Configure music-on-hold settings from Control Hub.

  • Auto Attendant-Valitsemalla Custom Greeting -vaihtoehdon voit asettaa viestin, jonka soittajat kuulevat soittaessaan työaikana. Lisätietoja on kohdassa Automaattisten avustajien hallinta.

  • Call Queue-Valitsemalla vaihtoehdon Custom announcement voit asettaa viestejä ja musiikkia, jotka soittajat kuulevat, kun agentit ovat varattuja. Lisätietoja on osoitteessa Puhelujonoilmoitusten hallinta.