Skapa ett gemensamt arkiv som gör det möjligt för olika platser att använda ett delat meddelande. Tjänster som automatiska svarstjänster, samtalsköer eller musik i vänteläge kan peka på ett gemensamt meddelande i databasen.

Du kan uppdatera dessa meddelanden en gång och tillämpa dem på alla respektive instanser. Den här funktionen ger ett effektivare sätt att uppdatera automatiska receptionister och låter dig uppdatera företagsomfattande meddelanden. Till exempel: ett semestermeddelande.

Du kan ställa in meddelandearkivet på organisationsnivå och platsnivå.

Alternativet för meddelandearkiv på organisations- och platsnivå tillhandahåller dessa capabilities:​

  • Lägg till, uppdatera och ta bort ljudfiler

  • Ersätt befintliga meddelandefiler

  • Filter- och sorteringsfunktion för att visa filer

  • Visar filinformationen och den funktionsinstans som använder meddelandet.

  • Stöder lokalisering av meddelandena

Konfigurera meddelandearkiv

Innan du börjar

  • Du kan inte ta bort filer som funktionerna använder.

  • Du kan lagra meddelandefiler med upp till 1 GB lagringsutrymme på alla nivåer.

  • Se till att du inte laddar upp meddelandefiler med dubbletter av namn.

  • Följ följande krav när du laddar upp ljudfilerna:

    • Ljudfilformat:

      • .WAV filer med 8 eller 16 kHz, 8-bitars eller 16-bitars mono, µ-law, A-law eller PCM

      • .WMA filer med 8 eller 16 kHz, 16-bitars mono, µ-lag, A-lag eller PCM

    • Maximal ljudlängd:

      • 2 minuter för en röstmeddelandehälsning och anpassad återuppringning user/group.

      • 10 sekunder för användarens personliga namn i röstportalen.

      • 10 minuter för hälsningsfrasen med musik i vänteläge.

      • 5 minuter för alla andra tjänster.

    • Minsta ljudlängd: 5 sekunder

    • Maximal ljudfilstorlek: 5 MB

1

Logga in på Control Hub.

2

Gå till Tjänster > Ringer > Funktioner.

3

Gå till kortet Meddelanden och klicka på Lägg till ny för att lägga till en ny meddelandefil.

Du kan lägga till meddelandefilerna på två sätt:

  • Ladda upp—Låter dig ladda upp en fil från ditt system.

  • Inspelning—Låter dig spela in din egen anpassade ljudfil med inspelningsalternativet.

Om du ändrar hälsningstypen från Standard till Anpassad och sedan växlar tillbaka till Standard, förblir den anpassade hälsningen kopplad till meddelandefilen. Därför kan du inte ta bort den anpassade hälsningen omedelbart. För att ta bort hälsningen, ange först hälsningstypen till Anpassad och ladda upp ett nytt meddelande. Spara dina ändringar, så kan du radera den gamla meddelandefilen.

4

För att ladda upp en fil, utför följande steg:

  1. Från fliken Ladda upp väljer du på vilken nivå du vill skapa meddelandefilen.

    • Organisation – Ger dig åtkomst till filen i hela organisationen.

    • Plats – Gör att du endast kan komma åt filen på den angivna platsen. Om du väljer det här alternativet väljer du platsen från rullgardinsmenyn.

  2. Ange en titel för meddelandefilen i fältet Etikett. Till exempel: Avbrott i tjänsten.

  3. Dra och släpp ljudfilen eller klicka på Välj en fil att ladda upp.

  4. Klicka på Välj fil för att spara filen.

uppladdningssida med alternativ för att välja nivå, etikett och välja fil från ditt system.

5

För att Spela in ett meddelande, utför följande steg:

  1. Klicka på fliken Spela in.

  2. Välj på vilken nivå du vill skapa meddelandefilen.

    • Organisation – Ger dig åtkomst till filen i hela organisationen.

    • Plats – Gör att du endast kan komma åt filen på den angivna platsen. Om du väljer det här alternativet väljer du platsen från rullgardinsmenyn.

  3. Ange en titel för meddelandefilen i fältet Etikett.

  4. Klicka på inspelningsikonen för att spela in meddelandet och klicka sedan på uppspelningsikonen Uppspelningsikon för att lyssna på det inspelade meddelandet.

  5. Klicka på Välj fil för att spara inspelningen.

Inspelningssida med alternativ för att välja nivå, etikett och spela in meddelandet

De uppladdade eller inspelade ljudfilerna listas nu på sidan Meddelanden . Du kan söka och filtrera filer som är tillämpliga för en plats eller organisation.

Listan över meddelandefiler visas under sidan Meddelande

6

För att radera en ljudfil, klicka på raderingsikonen. För att ersätta en fil, klicka på ljudfilen och klicka på Ersätt fil.

Att ersätta en meddelandefil låter dig använda en enda fil och tillämpa den på relevanta tjänster. Om du till exempel vill ändra månadens erbjudanden för 25 platser kan du använda en enda ersättningsfil.

Meddelandearkivet stöder följande:

  • Lagrar ljudfiler utan tidsbegränsning

  • Stöder valfritt antal filuppladdningar

  • Stöder lokalisering av meddelandena

Nästa steg

Du kan använda ljudfilerna för anpassad konfiguration i följande funktioner: