Richten Sie ein gemeinsames Repository ein, das es verschiedenen Standorten ermöglicht, eine gemeinsame Ankündigung zu verwenden. Dienste wie automatische Vermittlungen, Anrufwarteschlangen oder Wartemusik können auf eine gemeinsame Ansage im Repository verweisen.

Sie können diese Ankündigungen einmal aktualisieren und auf alle entsprechenden Instanzen anwenden. Diese Funktion bietet eine effizientere Möglichkeit, automatische Telefonzentralen zu aktualisieren und ermöglicht Ihnen die Aktualisierung unternehmensweiter Ankündigungen. Beispiel: eine Feiertagsankündigung.​

Sie können das Ankündigungs-Repository auf Organisations- und Standortebene festlegen.

Die Option „Ankündigungs-Repository“ auf Organisations- und Standortebene bietet diese capabilities:​

  • Audiodateien hinzufügen, aktualisieren und löschen​

  • Vorhandene Ankündigungsdateien ersetzen

  • Filter- und Sortierfunktion zum Anzeigen der Dateien​

  • Zeigt die Dateiinformationen und die Funktionsinstanz an, die die Ankündigung verwendet.​

  • Unterstützt die Lokalisierung der Ankündigungen

Ankündigungsrepository einrichten

Vorbereitungen

  • Sie können aktuelle Dateien, die von den Funktionen verwendet werden, nicht löschen.

  • Sie können Ankündigungsdateien mit einem Speicherlimit von bis zu 1 GB auf allen Ebenen speichern.

  • Stellen Sie sicher, dass Sie keine Ankündigungsdateien mit doppelten Namen hochladen.

  • Beachten Sie beim Hochladen der Audiodateien folgende Vorgaben:

    • Audiodateiformat:

      • .WAV Dateien mit 8 oder 16 kHz, 8-Bit oder 16-Bit Mono, µ-law, A-law oder PCM

      • .WMA Dateien mit 8 oder 16 kHz, 16-Bit Mono, µ-law, A-law oder PCM

    • Maximale Audiolänge:

      • 2 Minuten für eine Sprachnachrichtenbegrüßung und einen benutzerdefinierten Rückruf user/group.

      • 10 Sekunden für den personalisierten Namen des Sprachportals des Benutzers.

      • 10 Minuten für die Warteschleifenbegrüßung.

      • 5 Minuten für alle anderen Dienste.

    • Minimale Audiolänge: 5 Sekunden

    • Maximale Audiodateigröße: 5 MB

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Melden Sie sich bei Control Hub an.

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Gehe zu Dienstleistungen > Anrufen > Merkmale.

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Gehen Sie zur Karte Ankündigungen und klicken Sie auf Neu hinzufügen, um eine neue Ankündigungsdatei hinzuzufügen.

Sie können die Ankündigungsdateien auf zwei Arten hinzufügen:

  • Hochladen– Ermöglicht Ihnen, eine Datei von Ihrem System hochzuladen.

  • Aufnehmen– Ermöglicht Ihnen, mit der Aufnahmeoption Ihre eigene benutzerdefinierte Audiodatei aufzunehmen.

Wenn Sie den Begrüßungstyp von „Standard“ in „Benutzerdefiniert“ ändern und dann wieder zurück zu „Standard“ wechseln, bleibt die benutzerdefinierte Begrüßung mit der Ansagedatei verknüpft. Aus diesem Grund können Sie die benutzerdefinierte Begrüßung nicht sofort löschen. Um die Begrüßung zu entfernen, stellen Sie zunächst den Begrüßungstyp auf „Benutzerdefiniert“ ein und laden Sie eine neue Ankündigung hoch. Speichern Sie Ihre Änderungen, anschließend können Sie die alte Ankündigungsdatei löschen.

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Um eine Datei hochzuladen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Hochladen aus, auf welcher Ebene Sie die Ankündigungsdatei erstellen möchten.

    • Organisation – Ermöglicht Ihnen den Zugriff auf die Datei in Ihrer gesamten Organisation.

    • Speicherort: Ermöglicht Ihnen den Zugriff auf die Datei nur am angegebenen Speicherort. Wenn Sie diese Option wählen, wählen Sie den Standort aus der Dropdown-Liste aus.

  2. Geben Sie im Feld Beschriftung einen Titel für die Ankündigungsdatei an. Beispiel: Dienstausfall.

  3. Ziehen Sie die Audiodatei per Drag & Drop oder klicken Sie auf Datei auswählen zum Hochladen.

  4. Klicken Sie auf Datei auswählen, um die Datei zu speichern.

Seite zum Hochladen von Dateien mit den Optionen zum Auswählen von Ebene, Bezeichnung und Datei aus Ihrem System.

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Um eine Nachricht aufzuzeichnen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Aufzeichnen.

  2. Wählen Sie aus, auf welcher Ebene Sie die Ankündigungsdatei erstellen möchten.

    • Organisation – Ermöglicht Ihnen den Zugriff auf die Datei in Ihrer gesamten Organisation.

    • Speicherort: Ermöglicht Ihnen den Zugriff auf die Datei nur am angegebenen Speicherort. Wenn Sie diese Option wählen, wählen Sie den Standort aus der Dropdown-Liste aus.

  3. Geben Sie im Feld Beschriftung einen Titel für die Ankündigungsdatei an.

  4. Klicken Sie auf das Aufnahmesymbol , um die Nachricht aufzunehmen, und klicken Sie dann auf das Wiedergabesymbol Wiedergabe-Symbol, um die aufgenommene Nachricht anzuhören.

  5. Klicken Sie auf Datei auswählen, um die Aufnahme zu speichern.

Aufzeichnungsseite mit den Optionen zum Auswählen der Ebene, zum Beschriften und Aufzeichnen der Nachricht

Die hochgeladenen oder aufgezeichneten Audiodateien werden jetzt auf der Seite Ankündigungen aufgelistet. Sie können die für einen Standort oder eine Organisation relevanten Dateien suchen und filtern.

Die Liste der Ankündigungsdateien wird auf der Ankündigungsseite angezeigt.

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Um eine Audiodatei zu löschen, klicken Sie auf das Löschsymbol . Um eine Datei zu ersetzen, klicken Sie auf die Audiodatei und dann auf Datei ersetzen.

Durch das Ersetzen einer Ankündigungsdatei können Sie eine einzelne Datei verwenden und sie auf die entsprechenden Dienste anwenden. Um beispielsweise die monatliche Ankündigung von Sonderangeboten für 25 Standorte zu ändern, können Sie eine einzige Ersetzungsdatei verwenden.

Das Ankündigungsrepository unterstützt Folgendes:

  • Speichert die Audiodateien ohne Zeitlimit

  • Unterstützt eine beliebige Anzahl von Datei-Uploads

  • Unterstützt die Lokalisierung der Ankündigungsnachrichten

Nächste Schritte

Sie können die Audiodateien für die benutzerdefinierte Konfiguration in den folgenden Funktionen verwenden:

  • Wartemusik– Wählen Sie die Option Benutzerdefinierte Musik abspielen, um benutzerdefinierte Musik abzuspielen, wenn sich ein Anruf in der Warteschlange befindet. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Warteschleifenmusik-Einstellungen über Control Hub.

  • Automatische Anrufvermittlung– Wählen Sie die Option Benutzerdefinierte Begrüßung, um eine Nachricht festzulegen, die die Anrufer hören, wenn sie während der Geschäftszeiten anrufen. Weitere Einzelheiten finden Sie unter Automatische Telefonzentralen verwalten.

  • Anrufwarteschlange– Wählen Sie die Option Benutzerdefinierte Ansage, um Nachrichten und Musik festzulegen, die die Anrufer hören, wenn die Agenten beschäftigt sind. Einzelheiten finden Sie unter Anrufwarteschlangenansagen verwalten.