Configurez un référentiel commun, qui permet à différents emplacements d’utiliser une annonce partagée. Les services tels que les répondeurs automatiques, les files d’attente d’appels ou la musique d’attente peuvent pointer vers une annonce commune dans le référentiel.

Vous pouvez mettre à jour ces annonces une seule fois, et les appliquer à toutes les instances respectives. Cette fonctionnalité offre un moyen plus efficace de mettre à jour les répondeurs automatiques et vous permet de mettre à jour les annonces à l’échelle de l’entreprise. Par exemple : une annonce de vacances.​

Vous pouvez définir le référentiel d’annonces au niveau de l’entreprise et au niveau de l’emplacement.

L’option de référentiel d’annonces au niveau de l’organisation et de l’emplacement offre ces fonctionnalités :

  • Ajouter, mettre à jour et supprimer les fichiers audio

  • Remplacer les fichiers d’annonces existants

  • Fonction de filtrage et de tri pour afficher les fichiers

  • Affiche les informations sur le fichier et l'instance de la fonctionnalité qui utilise l'annonce.

  • Prend en charge la localisation des annonces

Configurer le référentiel d’annonces

Avant de commencer

  • Vous ne pouvez pas supprimer les fichiers actuels utilisés par les fonctionnalités.

  • Vous pouvez stocker des fichiers d’annonce avec une limite de stockage allant jusqu’à 1 Go sur tous les niveaux.

  • Assurez-vous de ne pas charger de fichiers d’annonce avec des noms en double.

  • Respectez les exigences suivantes lors du téléchargement des fichiers audio :

    • Format du fichier audio :

      • .WAV fichiers avec 8 ou 16 kHz, 8 bits ou 16 bits mono, µ-law, A-law, ou PCM

      • .WMA fichiers avec 8 ou 16 kHz, 16 bits mono, µ-law, A-law, ou PCM

    • Longueur audio maximale :

      • 2 minutes pour un message vocal d’accueil et un utilisateur/groupe de rappel personnalisé.

      • 10 secondes pour le nom personnalisé du portail vocal de l’utilisateur.

      • 10 minutes pour le message d’accueil de la musique d’attente.

      • 5 minutes pour tous les autres services.

    • Longueur audio minimale : 5 secondes

    • Taille maximale du fichier audio : 5 MB

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Connectez-vous au Control Hub.

2

Allez dans Services > Appel > Fonctionnalités.

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Allez à la carte Annonces et cliquez sur Ajouter nouveau pour ajouter un nouveau fichier d’annonce.

Vous pouvez ajouter les fichiers d’annonce de deux façons :

  • Charger–Vous permet de charger un fichier à partir de votre système.

  • Enregistrer–Vous permet d'enregistrer votre propre fichier audio personnalisé en utilisant l'option d'enregistrement.

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Pour charger un fichier, procédez comme suit :

  1. À partir de l’onglet Charger , choisissez à quel niveau vous souhaitez créer le fichier d’annonce.

    • Organisation—Vous permet d'accéder au fichier dans toute votre organisation.

    • Emplacement—Vous permet d'accéder au fichier uniquement à l'emplacement spécifié. Si vous choisissez cette option, alors sélectionnez l'emplacement dans la liste déroulante.

  2. Spécifiez un titre pour le fichier d’annonce dans le champ Étiquette . Par exemple : Panne du service.

  3. Faites glisser et déposez le fichier audio ou cliquez sur Choisir un fichier à charger.

  4. Cliquez sur Sélectionner le fichier pour enregistrer le fichier.

charger une page de fichier avec les options pour choisir le niveau, le libellé et choisir un fichier à partir de votre système.

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Pour enregistrer un message, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur l'onglet Enregistrer .

  2. Choisissez à quel niveau vous souhaitez créer le fichier d’annonce.

    • Organisation—Vous permet d'accéder au fichier dans toute votre organisation.

    • Emplacement—Vous permet d'accéder au fichier uniquement à l'emplacement spécifié. Si vous choisissez cette option, alors sélectionnez l'emplacement dans la liste déroulante.

  3. Spécifiez un titre pour le fichier d’annonce dans le champ Étiquette .

  4. Cliquez sur l'icône d'enregistrement pour enregistrer le message, puis cliquez sur l'icône de lecture pour écouter le message enregistré.

  5. Cliquez sur Sélectionner le fichier pour enregistrer l’enregistrement.

Page d'enregistrement avec les options permettant de choisir le niveau, le libellé et l'enregistrement du message

Les fichiers audio chargés ou enregistrés sont maintenant listés dans la page Annonces . Vous pouvez rechercher et filtrer les fichiers applicables à un emplacement ou à une organisation.

La liste des fichiers d’annonce s’affiche sous la page Annonce

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Pour supprimer un fichier audio, cliquez sur l’icône de suppression. Pour remplacer un fichier, cliquez sur le fichier audio et cliquez sur Remplacer le fichier.

Le remplacement d’un fichier d’annonce vous permet d’utiliser un seul fichier et de l’appliquer aux services concernés. Par exemple, pour modifier l'annonce spéciale mensuelle pour 25 emplacements, vous pouvez utiliser un seul fichier de remplacement.

Le référentiel d’annonces prend en charge les éléments suivants :

  • Stocke les fichiers audio sans limite de temps

  • Prend en charge tous les chargements de fichiers

  • Prend en charge la localisation des messages d’annonce

Que faire ensuite

Vous pouvez utiliser les fichiers audio pour une configuration personnalisée dans les fonctionnalités suivantes :